Usar fluxo de trabalho para gerenciamento de propostas no Project Server
Este artigo descreve como o gerenciamento de demanda é implementado no Project Web App.
Você pode usar as ferramentas de gerenciamento de demanda no Project Web App para capturar todas as ideias de projeto em um só lugar e orientá-las por meio de um processo de tomada de decisão que atenda às necessidades da sua empresa. O uso dessas ferramentas pode ajudar seus usuários a tomarem decisões sobre quais propostas aprovar e rastrear o andamento de um projeto até o trabalho ser concluído.
O gerenciamento de demanda em Project Online usa:
Páginas de detalhes do projeto – páginas do Project Web App em que os usuários podem exibir e atualizar informações do projeto.
Estágios – conjuntos de páginas de detalhes do projeto específicas para uma área do ciclo de vida do projeto.
Fases – uma maneira de organizar vários estágios.
Fluxos de trabalho – uma maneira de impor seus processos de negócios à medida que os projetos passam pelas várias fases e estágios.
Tipos de projeto empresariais – uma maneira de trazer fases, estágios e páginas de detalhes do projeto junto com um fluxo de trabalho em uma maneira padronizada de fazer um projeto.
Vamos examinar cada uma delas nas seções a seguir.
Páginas de Detalhes do Projeto
Os usuários do Project Web App exibem ou atualizam dados do projeto em páginas de detalhes do projeto. Você pode personalizar uma página de detalhes do projeto escolhendo Web Parts que usem os campos que você deseja exibir. No gerenciamento de propostas, as páginas de detalhes do projeto são exibidas para o usuário em diversos estágios de um projeto, sempre que você precisar coletar informações de um usuário ou exibir informações para um usuário.
Estágios
Um estágio inclui uma ou mais páginas de detalhes do projeto, agrupadas para coletar informações sobre um projeto. Essas informações podem ser usadas ou atualizadas por um fluxo de trabalho.
No Project Web App, você pode definir quais páginas de detalhes do projeto são exibidas em um determinado estágio, quais campos são necessários e quais são leitura/gravação ou somente leitura e qual fase (falaremos sobre fases na próxima seção) da qual o estágio faz parte.
Para cada estágio de um projeto, recomendamos que você defina quais ações são necessárias e quais informações precisam ser coletadas com base em seus requisitos comerciais para o projeto. Essas informações ajudarão você a definir a lista de campos que você precisa exibir nas páginas de detalhes do projeto e quais ações será necessário que o fluxo de trabalho tome. As etapas a seguir listam o procedimento geral:
Definir o que precisa acontecer com o projeto em cada estágio
Definir as informações necessárias que você deseja capturar usando páginas de detalhes do projeto
Definir o estado dos campos em cada estágio (Obrigatório, leitura/gravação ou somente leitura)
Fases
Uma fase de gerenciamento de demanda é usada para organizar vários estágios que compõem um conjunto comum de atividades no ciclo de vida do projeto. Exemplos de fases são criação de projeto, seleção de projeto e gerenciamento de projetos (representados nas fases padrão do Project Web App como Criar, Selecionar e Gerenciar). As próprias fases são apenas uma forma de organizar seus estágios e não determinam a ordem em que os estágios são executados. (A ordem dos estágios é determinada pelo fluxo de trabalho associado.)
Consulte Melhores práticas para criar fases e estágios para obter mais informações.
Fluxos de trabalho
Os fluxos de trabalho impõem seus processos comerciais e oferecem uma forma estruturada pelas quais projetos se movem por fases e estágios. Você pode configurar um fluxo de trabalho para fazer uma variedade de ações com base na entrada do usuário para cada estágio, incluindo o envio de emails, a atribuição de tarefas e a espera por ações de projeto específicas.
Por exemplo, você pode ter um estágio "Proposta Inicial" em que você inclui uma página de detalhes do projeto com um campo personalizado para o custo do projeto. Você poderia configurar o fluxo de trabalho para aceitar ou rejeitar automaticamente o projeto com base no custo do projeto exceder ou não um determinado limite.
A imagem abaixo mostra as cinco fases de gerenciamento de demanda incluídas no Project Web App e como elas se encaixam. Em cada fase estão estágios de exemplo, como "Propor ideia" e "Revisão inicial". Cada estágio pode ter uma ou mais páginas de detalhes do projeto associadas. A coleta de estágios inteira representa um único fluxo de trabalho que pode ser associado a um tipo de projeto corporativo.
Há quatro etapas gerais a serem executadas para criar seu fluxo de trabalho no Project Web App:
Criar o fluxo de trabalho com base em seus requisitos de negócios.
Crie os campos personalizados necessários, páginas de detalhes do projeto, fases e estágios no Project Web App.
Crie o fluxo de trabalho no SharePoint Designer 2013 e implante-o no Project Web App.
Crie um tipo de projeto corporativo que use o fluxo de trabalho.
Tipos de Projeto de Empresa
Um tipo de projeto de empresa agrupa todos os elementos de gerenciamento de propostas combinando um único fluxo de trabalho com suas fases e estágios com definições de departamento e de modelo de site do projeto. Normalmente, os Tipos de Projeto da Empresa são alinhados a departamentos individuais, por exemplo, projetos de marketing, projetos de TI ou projetos de RH. O uso de Tipos de Projeto da Empresas ajuda a categorizar projetos na mesma organização com um ciclo de vida de projeto semelhante. Para um usuário, os Tipos de Projeto da Empresas aparecem em uma lista suspensa quando o usuário clica em Novo Projeto na Central de Projetos.