Visão geral do gerenciamento de documentos da empresa
Microsoft Office do SharePoint Server 2007 fornece um conjunto de cliente e servidor documento serviços para ajudá-lo a gerenciar usuários e trabalho com os volumes crescentes de de conteúdo hoje é processos empresa gerar.
Controle
O Office SharePoint Server 2007 possui vários recursos que fornecem controle aprimorado de acessar e versionamento de documentos:
Aplicar verificar no e verificar fora Você pode agora aplicar obrigatório verificar no e verificar out of de conteúdo O Office SharePoint Server 2007 ossossshort.
Fazer check-out para local Este recurso permite que um usuário verificar um documento e aberto-lo para edição em suas computador cliente usando um botão de opção.
Versionamento pequeno O Office SharePoint Server 2007 suporta menor versionamento.Com base nas configurações especifica o administrador site, os usuários também podem ter a opção para escolher se deseja incremento o principal ou menor versionamento quando eles verificar um documento editado voltar em uma biblioteca documento.Os usuários também podem adicionar comentários Version-specific durante a verificação no documento.
Painéis de informações de documentos
Com freqüência em sistemas gerenciamento documento, os usuários solicitados ? geralmente no apontar quando eles são salvar seus documentos ? para fornecer metadados (Propriedades) para seus documentos. Em muitos casos, os usuários não oferecem a solicitação qualquer consideração séria, talvez por causa do posicionamento ou temporização da solicitação. Documento informações painéis são projetados para habilitar usuários especificar todas as propriedades em um documento em uma vez, em um local, em qualquer apontar quando eles estiver trabalhando com esse documento.
Um painel informações documento é uma forma que é exibido dentro de aplicativo cliente e que contém campos de metadados de documento. Documentar informações painéis habilitar os usuários insiram metadados importantes sobre um arquivo a qualquer momento que desejar, sem deixar o aplicativo cliente sistema Microsoft Office.
Para obter mais informações, consulte Visão geral do painel de informações documento.
Reutilização de conteúdo e distribuição
O Office SharePoint Server 2007 tem recursos para suporte a distribuição e a reutilização de de conteúdo.
É importante entre eles a concepção das cópias ao vivo. A copiar ao vivo é um documento um usuário tenha copiado para outra localidade site do SharePoint, mas que mantém um ponteiro para o original documento. Quando o original documento for editado, O Office SharePoint Server 2007 notifica o usuário, que tem a opção de atualização de copiar com essas alterações as well.
Além disso, O Office SharePoint Server 2007 oferece suporte Rendition, que permite que os usuários a localizar o de conteúdo mesmo que tenha sido salvo em um formato arquivo diferente.
Conversores de documentos
Você pode oferecer de conteúdo em uma variedade de formatos through the use of documento conversores.
conversor documentoé um personalizado arquivo executável que leva um documento do tipo um arquivo e gera um copiar desse arquivo em outro tipo arquivo. Microsoft Office do SharePoint Server 2007 inclui uma estrutura extensível para habilitar seu próprio personalizado conversores documento para bibliotecas de documento em um determinado aplicativo da Web. A
Para obter mais informações, consulte Visão geral sobre Conversores de documentos.
Segurança do Item de rascunho
Rascunho item segurança proporciona um administrador site a capacidade revise de conteúdo enviado antes tornando visíveis sobre o site. Este recurso utiliza a melhor versionamento O Office SharePoint Server 2007 agora oferece: administradores podem decidir examinar de conteúdo enviado como menor ou principal versões antes de torná-la visível.
Adicionando personalizar formatos de arquivo de direitos-gerenciado
A arquitetura extensível de O Office SharePoint Server 2007 permite aos desenvolvedores criar seus próprios direitos conversores gerenciamento para formatos arquivo adicionais além daqueles originalmente com suporte por O Office SharePoint Server 2007. O Office SharePoint Server 2007 suporta os direitos-gerenciado formatos arquivo para Microsoft Office Word, Excel Microsoft Office e PowerPoint Microsoft Office.
Usando essa arquitetura extensível, os desenvolvedores podem criar direitos conectável gerenciamento conversores que personalizado converter tipos arquivo para formatos gerenciamento direitos quando o usuário downloads-los e, em seguida, converter esses arquivos voltar para os formatos arquivo non-Encrypted quando o usuário carrega-las para armazenamento na biblioteca de documento.
Implementar gerenciamento direitos requer duas coisas:
Um formato arquivo que possui direitos gerenciamento compilado nela.
Um aplicativo que entenda gerenciamento direitos e pode exibir o arquivo formato com os vários níveis acessar determinados pelo gerenciamento direitos.
Manutenção de conteúdo com gerenciamento registros
Gerenciamento registros diz respeito à manutenção informações mais importantes de uma empresa da maneira mais organizada. A tecnologia da informação cria uma fartura de informações, e precisamos inventar novas maneiras de gerenciar esses documentos eletrônicos. Nós deve garantir temos tudo que precisa, bem como garantir get RID de todos os itens não precisamos.
Gerenciamento registros aborda o armazenamento de longo prazo e gerenciamento de itens de valor para uma empresa. Em tal um contexto, um registro representa algo importante para uma empresa, ser ele um documento, lista ou outro item de informações.
Definir diretivas para controle de conteúdo
Uma diretiva gerenciamento informações é um conjunto de regras para um determinado tipo de de conteúdo importante. Política permite aos administradores controle e avaliar quem pode acessar as informações, quanto para reter informações e como efetivamente as pessoas estão conformidade com a própria diretiva. The most comum criadores e enforcers da diretiva são gerentes conformidade, gerentes registros, a equipe de TI e os membros do profissões semelhantes.
Com O Office SharePoint Server 2007, você pode aplicar diretivas que habilitar você a gerenciar seu de conteúdo de acordo com processa sua empresa. Enquanto O Office SharePoint Server 2007 contém vários recursos de diretiva você pode personalizar para suas necessidades, ele também contém um intervalo de extensibilidade ferramentas que habilitar a criação, personalizar e implantar suas próprias diretivas e recursos de diretiva.
Os recursos de diretiva predefinidas contidos O Office SharePoint Server 2007 incluem o seguinte:
Retenção
A auditoria
Documento códigos barra
Etiquetas de documentos
Para obter mais informações sobre a estrutura da diretiva gerenciamento informações, consulte Introdução à política de gerenciamento de informações.
O armazenamento de documentos usando a Central de registro
Windows SharePoint Services fornece um ambiente intuitivo, robusto para documento colaboração e armazenamento. No entanto, muitas empresas ter registros gerenciamento e necessidades conformidade normativa que exigem manutenção separar servidores que são usados para gerenciar empresa oficial registros e outros altamente regulamentado material. Isso apresenta um desafio para os gerentes registros: Como para fácil e consistente, mover documentos dos sites de colaboração SharePoint para o ambiente mais estritamente controlado de um servidor repositório registros. Windows SharePoint Services fornece funcionalidade projetada para habilitar registra os gerentes automatizar o processo de mover documentos em um repositório registros.
O Office SharePoint Server 2007 avançado fornece ferramentas para ajudar registros gerentes mover seus documentos importantes e relacionado metadados, para centralizar um controle de registros:
Serviço da Web da Central registros registros os gerentes podem usar o serviço da Web Records Center para automatizar o processo de mudança documentos de sites SharePoint em um centralizar registros, ser que outro, mais estritamente controle site do SharePoint ou uma terceira-parte repositório.
Modelo do site central registros The Records centralizar site modelo fornece aos gerenciadores registros com uma solução centralizar registros direito dentro O Office SharePoint Server 2007. O modelo site totalmente implementa o serviço da Web Records Center e é personalizado para uso como um centralizar registros.
Processamento documento Usando pesquisa e processos
Habilitar de operações de pesquisa e processo usar O Office SharePoint Server 2007 para executar uma consulta pesquisa e em seguida, executar um determinado, ação personalizada após cada item da lista retornado pela consulta. De exemplo, talvez você precise identificar um determinado conjunto de documentos, com base em metadados documento específico e em seguida, mover os documentos em um repositório registros.
Além disso, você pode especificar uma lista de pessoas que são enviadas um mensagem de email com os resultados da operação de pesquisa e processo.
Para obter mais informações, consulte Visão geral do processo e de pesquisa.
Ferramentas de relatório de gerenciamento registros
O Office SharePoint Server 2007 oferece ferramentas para auditar e relatório da diretiva. Relatórios de auditoria permite controlar eventos que ocorrer em documentos em um site. De exemplo, você pode controlar qual usuário excluído um arquivo determinado. Política relatório permite coletar informações sobre como as diretivas estão sendo implementadas em um site. Política relatar examina um site inteiro e retorna informações sobre quais diretivas estão em uso e as porcentagens de uso para cada diretiva. Em seguida, você pode levar esse informações e compará-la contra o que você pensou o uso da diretiva poderia ser, ou comparar ao ver quem está usando diretivas em porcentagens diferentes a partir de médias gerais.
Consulte também
Outros recursos
Visão geral do painel de informações documento
Fluxos de Trabalho em SharePoint Office Server 2007
Visão geral sobre Conversores de documentos
Visão geral do processo e de pesquisa
Guia para recursos Server SharePoint