Habilitar o gerenciamento de documentos do SharePoint para entidades específicas

 

Publicado: novembro de 2017

Aplicável a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Armazene os documentos relacionados aos registros de entidade do Microsoft Dynamics 365 no Microsoft SharePoint e acesse, compartilhe e gerencie rapidamente esses documentos pelo Microsoft Dynamics 365 habilitando o gerenciamento de documentos em entidades específicas.

Dica

Se você não configurou a integração do SharePoint baseada em fornecedor, convém fazer isso antes de habilitar o gerenciamento de documentos para entidades específicas. Para obter mais informações, consulte TechNet: configuração da integração do SharePoint com o Microsoft Dynamics CRM.

1. O Verifique se você tem direito de acesso de Administrador do Sistema ou permissões equivalentes no Microsoft Dynamics 365. Ou verifique se você tem privilégios de Leitura e Gravação em todos os tipos de registro personalizáveis.

   Verifique seu direito de acesso

   • Siga as etapas em Exibir seu perfil de usuário.

   • Não possui as permissões corretas? Entre em contato com o administrador do sistema.

2. Vá para Configurações > Gerenciamento de Documentos.

3. Clique em Configurações de Gerenciamento de Documentos.

4. Selecione as entidades que você quer usar para gerenciar documentos do SharePoint.

   Se uma URL ainda não estiver especificada, insira a URL do site do SharePoint onde os locais dos documentos e as pastas para armazenar documentos serão criados e clique em Avançar.

5. Se você usar a integração baseada em servidor (recomendada)

   • Marque Baseado em entidade para ter bibliotecas e pastas de documentos com base na entidade Conta do Dynamics 365 criada automaticamente no site do SharePoint. Os usuários não serão solicitados a criá-las.

     Se você não quiser que as pastas sejam criadas automaticamente, desmarque a caixa de seleção Baseado em entidade.

     Ao visitar a grade de documentos pela primeira vez, se você quiser que os usuários confirmem a criação de pastas correspondentes ao registro da entidade no SharePoint, desmarque a caixa de seleção Criar pasta automaticamente.

     Importante

     Se você tiver o Microsoft Dynamics 365 (online) e o SharePoint Online, verifique se o site está no mesmo locatário do Office 365 que suas instâncias do Dynamics 365.

     A opção As pastas serão criadas automaticamente no site do SharePoint foi introduzida pela primeira vez no Atualização 1 do Microsoft Dynamics CRM Online 2016 e no Microsoft Dynamics CRM 2016 Service Pack 1.

   • Clique em Concluir.

     Para obter mais informações sobre a integração baseada no servidor, confira TechNet: Configurar a integração do SharePoint com o Microsoft Dynamics CRM.

   Se você não usar a integração baseada em servidor

   • Se você quiser que as bibliotecas e pastas de documentos sejam criadas, especifique a URL válida de um site do SharePoint e verifique se o site do SharePoint tem o Lista de componentes do Microsoft Dynamics CRM para SharePoint Server instalado. Observação, isso também funcionará se você especificar uma URL do site do SharePoint Online.

     Observação

     O componente de lista foi preterido a partir do Atualização 1 do Microsoft Dynamics CRM Online 2015. Para obter informações sobre a conversão do Componente Lista, confira TechNet: Alternando do componente de lista ou alterando a implantação

   • As etapas restantes supõem que o site especificado está no SharePoint Server 2010 ou no SharePoint Server 2013, e o conjunto de sites desse site tem o Componente de Lista do Microsoft Dynamics CRM instalado.

   Por padrão, é criada uma pasta para cada registro sob a biblioteca de documentos correspondente para a entidade. Por exemplo, para um registro de oportunidade “100 Bikes”, uma biblioteca de documentos "opportunity" é criada, e uma pasta "100 Bikes<entityGUID>” é criada nessa biblioteca. O caminho é ../opportunity/100 Bikes<entityGUID>.

6. Para ter as pastas criadas sob a conta ou contato primário, selecione a caixa Baseado em entidade. Na lista ao lado da caixa de seleção, escolha Conta ou Contato.

   Quando você selecionar essa opção, as pastas são criadas sob a pasta de conta ou contato relacionada.

   A estrutura é: .../account/Margie's Travel/opportunity/100 Bikes<entityGUID>, em que “account” é a biblioteca de documentos da entidade referenciada que você selecionou na lista, e “Margie's Travel” é a pasta do registro referenciado da entidade selecionada, que neste caso é a entidade Opportunity.

7. Clique em Avançar.

   O Microsoft Dynamics 365 cria bibliotecas de documentos para as entidades selecionadas no SharePoint. O Microsoft Dynamics 365 cria os registros de locais de documentos correspondentes no que contém os links para essas bibliotecas de documentos. O assistente Configurações de Gerenciamento de Documentos mostra o status de criação das bibliotecas de documentos.

Confira Também

Editar registros existentes do site do SharePoint
TechNet: Configurar a integração do SharePoint com o Microsoft Dynamics CRM