Liberar espaço de armazenamento no Microsoft Dynamics CRM
Publicado: novembro de 2016
Aplicável a: Dynamics CRM 2015
Estas são as maneiras de reduzir a quantidade de espaço de armazenamento usado removendo ou excluindo diferentes tipos de informações do Microsoft Dynamics 365. Use um ou mais destes métodos para controlar seu uso de armazenamento de dados total com o Microsoft Dynamics 365. Você pode excluir determinadas categorias de dados à medida que surge a necessidade ou pode configurar trabalhos de exclusão em massa de forma que eles ocorram em intervalos predefinidos.
Aviso
As sugestões neste tópico incluem notas sobre exclusão, anexos, histórico de importação e outros dados. Antes de excluir dados, certifique-se de que os dados não sejam mais necessários porque você não pode recuperar dados excluídos. Não há um recurso “desfazer” para restaurar dados uma vez que forem excluídos. Isso significa que talvez faça mais sentido aumentar a quantidade de espaço de armazenamento disponível na sua Assinatura do Microsoft Dynamics CRM Online do que reduzir a quantidade de espaço de armazenamento usado.
Observação
Com exceção dos métodos 3 e 5, todos esses métodos exigem que você tenha um direito de acesso do Microsoft Dynamics 365 de administrador, como Administrador do Sistema. Isso lhe dará permissão para excluir registros em massa ou excluir trabalhos do sistema.
Neste tópico
Método 1: Excluir instâncias de fluxo de trabalho e email em massa usando um trabalho de exclusão em massa
Método 2: avaliar e excluir fluxos de trabalho suspensos
Método 3: Remover anexos de email usando a Localização Avançada
Método 4: Remover mensagens de email com anexos usando um trabalho de exclusão em massa.
Método 5: Remover notas com anexos usando a Localização Avançada
Método 6: Remover notas com anexos usando um trabalho de exclusão em massa
Método 7: remover trabalhos de detecção de duplicidades em massa e cópias associadas de registros de duplicidades
Método 8: excluir instâncias de importação em massa usando um trabalho de exclusão em massa
Método 9: excluir instâncias de trabalhos de exclusão em massa usando um trabalho de exclusão em massa
Método 10: excluir logs de auditoria
Método 1: Excluir instâncias de fluxo de trabalho e email em massa usando um trabalho de exclusão em massa
Aviso
Se excluir esses dados, você não será mais capaz de saber se um email foi enviado através de email em massa ou se um fluxo de trabalho foi executado para um registro. Os emails enviados e as ações executadas para o registro no fluxo de trabalho permanecerão.
Vá para Configurações > Gerenciamento de Dados.
Escolha Exclusão em Massa de Registros. Na barra de menus, escolha Novo. Isso abrirá o Assistente de Exclusão em Massa.
Selecione Próximo.
Na lista Procurar, selecione Trabalhos do Sistema.
Na área de critérios da pesquisa, adicione critérios semelhantes a estes:
Tipo de Trabalho do Sistema – Igual a – Email em Massa; Fluxo de Trabalho;
Razão do Status – Igual a – Êxito
Data de Conclusão – Anterior a X Meses – 1
Agrupe as três linhas de critérios:
Escolha a seta ao lado de cada linha de critérios e escolha Selecionar Linha.
Com as três linhas selecionadas, escolha Agrupar E.
Selecione Próximo.
Na caixa de texto Nome, digite um nome para o trabalho de exclusão em massa.
Selecione a data e hora para o início do trabalho; de preferência uma hora em que não houver usuários no Microsoft Dynamics 365.
Marque a caixa de seleção Executar este trabalho a cada e na lista dias, selecione com que frequência deseja que o trabalho seja executado.
Se desejar que uma notificação seja enviada por email, marque a caixa de seleção Enviar um email para mim (email@domínio.com) quando este trabalho for concluído.
Escolha Próximo, examine o trabalho de exclusão em massa e escolha Enviar para criar o trabalho recorrente.
Método 2: avaliar e excluir fluxos de trabalho suspensos
Às vezes fluxos de trabalho entram em estado suspenso porque há uma condição que não pode ser atendida ou outra razão que não permite que o fluxo de trabalho continue.
Aviso
Alguns fluxos de trabalho entram em estado suspenso porque estão aguardando uma condição que ainda não foi atendida, o que é esperado. Por exemplo, um fluxo de trabalho pode estar aguardando que uma tarefa seja concluída.
Escolha Localização Avançada.
Na lista Procurar, selecione Trabalhos do Sistema.
Na área de critérios da pesquisa, adicione critérios semelhantes a estes:
Tipo de Trabalho do Sistema – Igual a – Fluxo de Trabalho
Razão do Status – Igual a – Aguardando
Agrupe as duas linhas de critérios:
Escolha a seta ao lado de cada linha de critérios e escolha Selecionar Linha.
Com as três linhas selecionadas, escolha Agrupar E.
Escolha Localizar.
Na janela de resultados, você pode abrir cada item para determinar se o fluxo de trabalho pode ser excluído.
Método 3: Remover anexos de email usando a Localização Avançada
Aviso
Se você excluir esses dados, os anexos não estarão mais disponíveis no Microsoft Dynamics 365. Entretanto, se você os tiver salvado no Microsoft Office Outlook, eles ainda estarão lá.
Escolha Localização Avançada.
Na lista Procurar, selecione Mensagens de Email.
Na área de critérios da pesquisa, adicione critérios semelhantes a estes:
Anexos de Email (Item)
Tamanho do Arquivo (Bytes) – É maior que - Na caixa de texto, digite um valor de byte, como 25000.
Escolha Resultados.
Em Atividades, você terá uma lista de mensagens de email com anexos maiores do que 'X' bytes. Examine os emails e exclua os anexos conforme necessário.
Método 4: Remover mensagens de email com anexos usando um trabalho de exclusão em massa.
Aviso
Se você excluir esses dados, as mensagens de email e os anexos associados não estarão mais disponíveis no Microsoft Dynamics 365. Entretanto, se você os tiver salvado no Microsoft Office Outlook, eles ainda estarão lá.
Vá para Configurações > Gerenciamento de Dados.
Escolha Exclusão em Massa de Registrose, na barra de menus, escolha Nova. Isso abrirá o Assistente de Exclusão em Massa.
Selecione Próximo.
Na lista Procurar, selecione Mensagens de Email.
Na área de critérios da pesquisa, adicione critérios semelhantes a estes:
Razão do Status – Igual a – Concluído
Término Real – Anterior a X Meses – 1
Anexos de Email (Item)
Tamanho do Arquivo (Bytes) – É maior que – Na caixa de texto, digite um valor de byte, como 25000.
Agrupe as duas primeiras linhas de critérios:
Escolha a seta ao lado de cada linha de critérios e escolha Selecionar Linha.
Com as duas linhas selecionadas, escolha Grupo E.
Selecione Próximo.
Na caixa de texto Nome, digite um nome para o trabalho de exclusão em massa.
Selecione a data e hora para o início do trabalho; de preferência uma hora em que não houver usuários no Microsoft Dynamics 365.
Marque a caixa de seleção Executar este trabalho a cada e na lista dias, selecione com que frequência deseja que o trabalho seja executado.
Se desejar que uma notificação seja enviada por email, marque a caixa de seleção Enviar um email para mim (email@domínio.com) quando este trabalho for concluído.
Escolha Próximo, examine o trabalho de exclusão em massa e escolha Enviar para criar o trabalho recorrente.
Método 5: Remover notas com anexos usando a Localização Avançada
Aviso
Se você excluir esses dados, as anotações e os anexos associados não estarão mais disponíveis no Microsoft Dynamics 365.
Escolha Localização Avançada.
Na lista Procurar, selecione Anotações.
Na área de critérios da pesquisa, adicione critérios semelhantes a estes:
Tamanho do Arquivo (Bytes) – É maior que – Na caixa de texto, digite um valor de byte, como 1048576.
Escolha Resultados.
Você agora terá uma lista de anexos maiores do que o tamanho que especificou.
Selecione um ou vários anexos e escolha Excluir (X).
Método 6: Remover notas com anexos usando um trabalho de exclusão em massa
Aviso
Se você excluir esses dados, as anotações e os anexos associados não estarão mais disponíveis no Microsoft Dynamics 365.
Vá para Configurações > Gerenciamento de Dados.
Escolha Exclusão em Massa de Registrose, na barra de menus, escolha Nova. Isso abrirá o Assistente de Exclusão em Massa.
Selecione Próximo.
Na lista Procurar, selecione Anotações.
Na área de critérios da pesquisa, adicione critérios semelhantes a estes:
Tamanho do Arquivo (Bytes) – É maior que – Na caixa de texto, digite um valor de byte, como 1048576.
Data de Criação – Anterior a X Meses – 1
Agrupe as duas linhas de critérios:
Escolha a seta ao lado de cada linha de critérios e escolha Selecionar Linha.
Com as três linhas selecionadas, escolha Agrupar E.
Selecione Próximo.
Na caixa de texto Nome, digite um nome para o trabalho de exclusão em massa.
Selecione a data e hora para o início do trabalho; de preferência uma hora em que não houver usuários no Microsoft Dynamics 365.
Marque a caixa de seleção Executar este trabalho a cada e na lista dias, selecione com que frequência deseja que o trabalho seja executado.
Se desejar que uma notificação seja enviada por email, marque a caixa de seleção Enviar um email para mim (email@domínio.com) quando este trabalho for concluído.
Escolha Próximo, examine o trabalho de exclusão em massa e escolha Enviar para criar o trabalho recorrente.
Método 7: remover trabalhos de detecção de duplicidades em massa e cópias associadas de registros de duplicidades
Toda vez que um trabalho de detecção de duplicatas é executado, uma cópia de cada registro de duplicatas é armazenado no banco de dados como parte do trabalho de detecção de duplicatas. Por exemplo, se você tiver 100 registros de duplicatas, toda vez que executar um trabalho de detecção de duplicatas para encontrar essas duplicatas, seja ele manual ou recorrente, esses 100 registros de duplicatas serão armazenados no banco de dados sob a instância desse trabalho de duplicatas até que as duplicatas sejam mescladas ou excluídas ou até que até que a instância desse trabalho de detecção de duplicatas seja excluída.
Vá para Configurações > Gerenciamento de Dados.
Escolha Trabalhos de Detecção de Duplicidades.
Selecione as instâncias do trabalho de detecção de duplicidades que deseja excluir e escolha Excluir (X).
Para evitar o desperdício de espaço de armazenamento, verifique se as duplicatas são resolvidas prontamente para que não sejam relatadas em vários trabalhos de detecção de duplicatas.
Método 8: excluir instâncias de importação em massa usando um trabalho de exclusão em massa
Toda vez que você realiza uma importação em massa, há um trabalho do sistema associado a essa importação. Os detalhes do trabalho do sistema mostram quais registros foram importados com êxito e quais falharam.
Aviso
Depois de excluir esses trabalhos de importação em massa, você não poderá ver quais dados foram importados e não poderá reverter a importação.
Vá para Configurações > Gerenciamento de Dados.
Escolha Exclusão em Massa de Registrose, na barra de menus, escolha Nova. Isso abrirá o Assistente de Exclusão em Massa.
Selecione Próximo.
Na lista Procurar, selecione Trabalhos do Sistema.
Na área de critérios da pesquisa, adicione critérios semelhantes a estes:
Tipo de Trabalho do Sistema – Igual a – Importar
Razão do Status – Igual a – Êxito
Data de Conclusão – Anterior a X Meses – 1
Agrupe as três linhas de critérios:
Escolha a seta ao lado de cada linha de critérios e escolha Selecionar Linha.
Com as três linhas selecionadas, escolha Agrupar E.
Selecione Próximo.
Na caixa de texto Nome, digite um nome para o trabalho de exclusão em massa.
Selecione a data e hora para o início do trabalho; de preferência uma hora em que não houver usuários no Microsoft Dynamics 365.
Marque a caixa de seleção Executar este trabalho a cada e na lista dias, selecione com que frequência deseja que o trabalho seja executado.
Se desejar que uma notificação seja enviada por email, marque a caixa de seleção Enviar um email para mim (email@domínio.com) quando este trabalho for concluído.
Escolha Próximo, examine o trabalho de exclusão em massa e escolha Enviar para criar o trabalho recorrente.
Método 9: excluir instâncias de trabalhos de exclusão em massa usando um trabalho de exclusão em massa
Quando você exclui dados em massa, como em muitos dos métodos descritos neste artigo, um trabalho de exclusão em massa do sistema é criado e pode ser excluído.
Aviso
Depois de excluir esses trabalhos, você perderá o histórico dos trabalhos de exclusão em massa executados anteriormente.
Vá para Configurações > Gerenciamento de Dados.
Escolha Exclusão em Massa de Registrose, na barra de menus, escolha Nova. Isso abrirá o Assistente de Exclusão em Massa.
Selecione Próximo.
Na lista Procurar, selecione Trabalhos do Sistema.
Na área de critérios da pesquisa, adicione critérios semelhantes a estes:
Tipo de Trabalho do Sistema – Igual a – Exclusão em Massa
Razão do Status – Igual a – Êxito
Data de Conclusão – Anterior a X Meses – 1
Observação
Você também pode excluir trabalhos que tenham falhado ou sido cancelados.
Agrupe as três linhas de critérios:
Escolha a seta ao lado de cada linha de critérios e escolha Selecionar Linha.
Com as três linhas selecionadas, escolha Agrupar E.
Selecione Próximo.
Na caixa de texto Nome, digite um nome para o trabalho de exclusão em massa.
Selecione a data e hora para o início do trabalho; de preferência uma hora em que não houver usuários no Microsoft Dynamics 365.
Marque a caixa de seleção Executar este trabalho a cada e na lista dias, selecione com que frequência deseja que o trabalho seja executado.
Se desejar que uma notificação seja enviada por email, marque a caixa de seleção Enviar um email para mim (email@domínio.com) quando este trabalho for concluído.
Escolha Próximo, examine o trabalho de exclusão em massa e escolha Enviar para criar o trabalho recorrente.
Método 10: excluir logs de auditoria
Ao habilitar a auditoria, o Microsoft Dynamics 365 cria logs de auditoria para armazenar o histórico de auditoria dos registros. Você pode excluir esses para liberar espaço quando não forem mais necessários.
Aviso
Quando você exclui um log de auditoria, não pode mais exibir o histórico de auditoria do período coberto por esse log.
Vá para Configurações > Auditoria.
Na área Auditoria, escolha Gerenciamento do log de auditoria.
Selecione o log de auditoria mais antigo e escolha Excluir Logs.
Na mensagem de confirmação, escolha OK.
Observação
Somente é possível excluir o log de auditoria mais antigo do sistema. Para excluir mais de um log, você deve repetir a exclusão do log de auditoria mais antigo disponível até que logs suficientes tenham sido excluídos.
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