Visão geral dos catálogos de compras
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
No Microsoft Dynamics AX, os profissionais de compra podem criar e manter catálogos que os funcionários da empresa podem usar ao solicitar itens e serviços para uso interno. O uso dos catálogos para compras indiretas tem as seguintes vantagens:
Os funcionários podem encontrar os itens ou serviços desejados rápida e facilmente e criar requisições de compra para esses itens e serviços.
Os profissionais de compras podem aplicar as diretivas de compra e garantir que o funcionário solicite somente itens e serviços aprovados.
Quando você cria um catálogo de compras, você conclui as seguintes tarefas:
Determinar quais categorias você deseja exibir para seus funcionários no site de compras. Você pode usar sua hierarquia de categorias de compras para criar seu catálogo ou pode definir manualmente seu catálogo de categorias. Se você deseja usar uma hierarquia de categorias de compras, a hierarquia deve ser configurada antes de você criar o catálogo.
Determine quais produtos você deseja que seus funcionários consigam solicitar. Você pode importar dados do catálogo de produtos diretamente dos fornecedores, adicionar produtos às categorias de seu catálogo manualmente ou usar os produtos que já estão atribuídos às categorias de compras.
Determine qual o nível de detalhe que você deseja fornecer para seus produtos. Você pode adicionar atributos e configurar relacionamentos de produtos para fornecer uma experiência mais guiada da ordem para seus funcionários.
Determina se os funcionários podem solicitar produtos diretamente de um fornecedor externo. Se você deseja fornecer acesso aos catálogos de fornecedores externos, você deve configurar os parâmetros de acesso ao site do catálogo do fornecedor e adicionar um link para o site do catálogo do fornecedor para o catálogo de compras.
Determine quantos catálogos de compras são necessários. Acesso a um catálogo de compras é determinado pela regra de políticas do catálogo que você configurar para a entidade legal e a unidade operacional a que um funcionário está atribuído. Para obter mais informações sobre como configurar uma regra de política de catálogo, consulte Configurar uma regra de política de catálogo de compras.
Criando um catálogo de compras
O processo para criar um novo catálogo inclui várias etapas. O diagrama a seguir ilustra o fluxo de processo e identifica a função que é responsável por cada etapa.
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Pré-requisitos
A tabela a seguir descreve as tarefas que devem ser concluídas antes que o profissional possa criar um catálogo de compras.
Tarefa |
Função |
Descrição |
|---|---|---|
Configurar uma hierarquia de categorias de compras |
Gerente de compras |
As hierarquias de categorias de compras classificam os itens ou transações para gerar relatórios e análises. Ao usar a hierarquia de categorias de compras, as empresas podem gerenciar categorias, produtos, fornecedores e outros fatores de compras de maneira estratégica para um local central. Uma hierarquia de categorias de compras é definida por uma organização inteira. Você pode criar a estrutura de navegação do catálogo copiando a hierarquia de categorias de compras em um catálogo de compras. As categorias de compras que são copiadas se tornam parte das categorias, fornecedores, produtos e atributos do catálogo que são associados às categorias de compras que são incluídas automaticamente a seu catálogo. Depois de copiar a hierarquia de categorias de compras para o catálogo, você pode modificar a estrutura das categorias de catálogo para atender às necessidades de seu site de compras. Você também pode especificar os produtos, fornecedores, os sites do catálogo de fornecedor externo, etc., que você deseja exibir no site. Para obter mais informações sobre como configurar a hierarquia de categorias de compras, consulte Principais tarefas: configurar uma hierarquia de categoria. |
Configurar fornecedores |
Gerente de compras |
Para poder adicionar produtos de um fornecedor a um catálogo de compras, o fornecedor deve ser registrado no Microsoft Dynamics AX e incluído no fornecedor mestre. O fornecedor também pode ser associado com uma categoria de compras que está incluída no catálogo de compras. Para obter mais informações sobre como registrar fornecedores em Microsoft Dynamics AX, consulte Gerenciar solicitações de fornecedor – visão geral. |
Adicionar produtos ao produto mestre |
Gerente de compras |
Antes que você possa adicionar produtos à um catálogo de compras, os produtos devem ser incluídos no produto mestre no Microsoft Dynamics AX. Para adicionar produtos a produtos mestre, você pode ou importar dados de produtos dos catálogos do fornecedor, ou inserir dados do produto manualmente no formulário Detalhes do produto ou no formulário Detalhes do produto liberado. Depois que você adicionar um produto aos produtos mestre, você também deve atribuí-lo a uma categoria de compras. Somente os produtos que são atribuídos às categorias de compras podem ser adicionados a seu catálogo de compras. Para obter mais informações sobre como importar dados de produtos de um fornecedor, consulte Importar um catálogo de um fornecedor. Para obter mais informações sobre como adicionar produtos de compras manualmente a Microsoft Dynamics AX, consulte Principais tarefas: definir os produtos. |
Defina as relações de produtos (opcional) |
Gerente de compras |
As relações de produtos identificam como os produtos se relacionam. Usando as relações de produtos, você pode incentivar os funcionários a selecionar um conjunto de produtos preferido e incentivar um controle mais preciso sobre a despesa do funcionário. Por exemplo, você pode desejar associar um computador com um monitor específico que é um bom valor. De essa forma, quando um funcionário seleciona um computador o monitor preferido é oferecido. As relações entre produtos podem ser definidas pelo fornecedor ou você pode defini-las no produto mestre. Para obter mais informações sobre como definir relações de produtos, consulte Configurar tipos de relação de produto. |
Adicionar atributos (opcional) |
Gerente de compras |
Ao configurar atributos, você pode especificar o nível de detalhes que deseja manter para os produtos em seu catálogo. Os atributos são detalhes que sua organização deseja acompanhar para um produto ou categoria em particular. Os exemplos de atributos incluem o número SKU, a versão do produto, a cor e o tamanho. Os atributos podem ser atribuídos a uma categoria de compras. Todos os produtos que são atribuídos a uma categoria de compras herdam os atributos desta categoria. Depois que uma categoria e seus produtos são atribuídas a um catálogo, todos os atributos desse produto são exibidos no site de compras. Para obter mais informações sobre como definir atributos, consulte Configurar atributos e tipos de atributo. |
Adicionar fornecedores e produtos para as categorias de compras |
Gerente de compras |
Quando a hierarquia de categorias de compras é criada para sua organização, cada categoria de compras pode ser associada aos fornecedores específicos, produtos, e assim por diante. Se um catálogo é criado usando a hierarquia de categorias de compras, essas associações podem ser copiadas automaticamente para o catálogo. As mesmas restrições podem ser aplicadas no nível do catálogo e no site de compras. Para obter mais informações sobre como adicionar fornecedores e produtos com categorias de compras, consulte Principais tarefas: configurar e manter hierarquias de categorias de compras. |
Configurar o acesso aos sites do catálogo do fornecedor externo |
Gerente de compras |
Você pode configurar o acesso aos catálogos de fornecedores externos de modo que os usuários possam solicitar produtos diretamente do site de catálogo de um fornecedor. Você configura o acesso ao site de catálogos do fornecedor externo com base nos dados fornecidos pelo fornecedor. Você deve validar as configurações e ativa as configurações do catálogo em Microsoft Dynamics AX. Observação Antes que você configure o acesso ao site do catálogo de um fornecedor externo, ele deve ser registrado no Microsoft Dynamics AX. Para obter mais informações sobre como configurar o acesso aos catálogos de fornecedores externos, consulte Configurar um catálogo de fornecedor externo. |
Configurando um catálogo
Depois que os pré-requisitos forem atendidos, você pode configurar um catálogo. Você pode criar um catálogo que é usado pela sua organização inteira. O acesso ao catálogo é controlado pelas regras de diretiva de compras. Como alternativa, você pode criar vários catálogos que são usados por diferentes divisões de sua organização.
A tabela a seguir descreve as tabelas que devem ser concluídas para configurar um catálogo.
Tarefa |
Função |
Descrição |
|---|---|---|
Criar um novo catálogo |
Gerente de compras |
Quando você cria um catálogo, você especifica um nome e uma descrição para o catálogo. Você também define como você deseja criar uma estrutura de navegação, definir se o catálogo será atualizado manual ou automaticamente e especificar o proprietário do catálogo. Para obter mais informações sobre como configurar um catálogo de compras, veja Principais tarefas: criar catálogos de compras. |
Criar as categorias de navegação para o site de compras |
Gerente de compras |
A estrutura definidas para as categorias de navegação determina o que os usuários verão no painel de navegação no site de compras. Você pode criar a estrutura de navegação manualmente ou copiando a hierarquia de categorias de compras da sua organização. Os produtos podem ser associados a várias categorias de modo que os usuários possam encontrar facilmente o que estão procurando. Por exemplo, os cabos força para laptops podem ser incluídos na categoria de hardware e na categoria de materiais de escritório. Para obter mais informações sobre como configurar categorias de navegação para catálogos, consulte Principais tarefas: criar catálogos de compras. |
Adicionar produtos ao catálogo |
Gerente de compras |
Se você usar a hierarquia de categorias de compras para criar seu catálogo, os produtos que estão associados às categorias de compras são adicionados automaticamente e mapeados para as categorias de catálogo. Você pode adicionar mais produtos usando a guia Produtos no formulário Catálogos. Os produtos que são adicionados ao catálogo usando a hierarquia de categorias de compras não podem ser removidos. No entanto, você pode ocultar os produtos que você não deseja que sejam exibidos em seu site de compras. Se você criar suas categorias de catálogos manualmente, você deve adicionar os produtos que você deseja exibir manualmente em cada categoria do catálogo. Todos os produtos que são adicionados manualmente podem ser removidos de uma categoria de catálogo. Para obter mais informações sobre como adicionar produtos a um catálogo de compras, consulte Principais tarefas: criar catálogos de compras. |
Adicionar acesso ao sites do catalogo de fornecedor externo (opcional) |
Gerente de compras |
Se você permite que os funcionários solicitem itens e serviços diretamente de um fornecedor, você pode adicionar um link ao site de catálogos externo do fornecedor às categorias de compras ou de catálogos selecionados. Para obter mais informações sobre como configurar o acesso a sites de catálogos de fornecedores externos, consulte Configurar um catálogo de fornecedor externo. |
Publicar o catálogo no site de compras |
Gerente ou agente de compras |
Antes de exibir um catálogo no site de compras, você deve definir uma regra de política do catálogo, o status do catálogo para Ativo e publicá-lo. Também é possível desativar os catálogos que você não deseja que estejam disponíveis para seus funcionários no site de compras. Para obter mais informações sobre como publicar um catálogo de compras, consulte Principais tarefas: criar catálogos de compras. |
Sincronizar dados de pesquisa de produto |
Gerente ou agente de compras |
Para criar um mecanismo de pesquisa mais eficiente e efetivo, sincronize os dados de pesquisa do produto ao portal Empresarial. Você deverá sincronizar os dados de pesquisa do produto ao portal Empresarial em todas as atualizações. |
Consulte também
Principais tarefas: criar catálogos de compras