Definir configurações de email para o sistema de fluxo de trabalho

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Você pode configurar o Microsoft Dynamics AX para enviar mensagens de email para os usuários quando ocorrerem eventos relacionados a fluxo de trabalho. Por exemplo, as mensagens de email poderão ser enviadas aos usuários quando documentos forem atribuídos a eles para aprovação. Conclua os procedimentos deste tópico para definir as configurações de email para o sistema de fluxo de trabalho.

Essa tarefa for parte de um processo maior

Este tópico explica como definir configurações de email para o sistema de fluxo de trabalho. Esta é a etapa 4 no diagrama a seguir. A configuração da funcionalidade de email no Microsoft Dynamics AX é o processo mais amplo que você deverá concluir. Para obter mais informações sobre este processo, consulte Configurar a funcionalidade de email no Microsoft Dynamics AX.

Permitir que usuários recebam mensagens de email relacionadas a fluxo de trabalho

A primeira etapa do processo é permitir que os usuários recebam mensagens de email relacionadas ao fluxo de trabalho. O procedimento a seguir explica como fazer isso. Você deve concluir este procedimento para cada usuário do Microsoft Dynamics AX.

Observação

Se preferir que os usuários definam suas respectivas configurações de email, forneça as seguintes instruções:

1. Abra o cliente Microsoft Dynamics AX.

2. Clique em Arquivo > Ferramentas > Opções.

3. Conclua as etapas de 5 a 8 no procedimento a seguir.

1. Abra o cliente Microsoft Dynamics AX.

2. Clique em Administração do sistema > Comum > Usuários > Usuários.

3. Selecione um usuário.

4. Clique em Opções.

5. No campo Email, verifique o endereço de email do usuário selecionado.

6. Clique em Notificações.

7. Na seção Notificações de fluxo de trabalho, especifique como você deseja que o usuário seja notificado sobre eventos relacionados a fluxo de trabalho. Para fazer isso, siga estas etapas:

   1. Na lista Tipo de notificação do item de linha, especifique como deseja que o usuário receba notificações de fluxo de trabalho para itens de linha:

      • Agrupado – as notificações para itens de linha são agrupadas em uma única mensagem de email.

      • Individual – uma mensagem de email é enviada para cada item de linha.

   2. Se desejar que o usuário receba notificações no cliente do Microsoft Dynamics AX, marque a caixa de seleção Mostrar notificações no cliente Microsoft Dynamics AX.

      Se você marcar a caixa de seleção Mostrar notificações no cliente Microsoft Dynamics AX, também será possível especificar se deseja que o usuário receba notificações como mensagens pop-up. Se desejar que o usuário receba mensagens pop-up, marque a caixa de seleção Mostrar pop-ups para notificações.

   3. Se desejar que o usuário receba notificações como email, marque a caixa de seleção Enviar notificações no email.

8. Clique em Fechar.

9. A página Usuários será reexibida. Selecione outro usuário e repita as etapas 4 a 8.

Determine quantos modelos de email são necessários criar para o sistema de fluxo de trabalho

Determine quantos modelos de email são necessários para criar o sistema de fluxo de trabalho. Você pode criar vários modelos de email ou apenas dois modelos de email (como explicado abaixo). As suas necessidades comerciais ajudam você a determinar quantos modelos de email será necessário criar. Por exemplo, talvez você queira:

• Crie um modelo de email para todos os fluxos de trabalho.

• Crie um modelo de email para todos os tipos de fluxo de trabalho.

  Nesse cenário, todos os fluxos de trabalho de um determinado tipo usariam o mesmo modelo de email. Consulte Tipos de fluxo de trabalho para obter uma lista de todos os tipos de fluxos de trabalho que podem ser criados.

• Crie dois modelos de email.

  Nesse cenário, um modelo de email deve ser usado por todos os fluxos de trabalho usados na organização inteira. O outro modelo de email deveria ser usado por todos os fluxos de trabalho específicos da empresa. Consulte Tipos de fluxo de trabalho para obter mais informações sobre como cada tipo de luxo de trabalho é usado.

criar modelos de email

Depois de determinar quantos modelos de email deverão ser criados, você poderá criar os modelos. Para obter instruções sobre como fazer isso, consulte Configurar a funcionalidade de email no Microsoft Dynamics AX.

Usar espaços reservados

Ao criar modelos de email, recomendamos que você use espaços reservados. Quando as mensagens de email forem geradas, esses espaços reservados serão substituídos pelo texto do fluxo de trabalho específico.

Por exemplo, suponha que você tenha inserido o espaço reservado %subject% no modelo de email. Neste exemplo, quando o email for gerado e enviado aos usuários, esse espaço será automaticamente substituído pelo texto encontrado no campo Assunto do item de trabalho. De maneira semelhante, se você inserir %message% no modelo de email, o espaço reservado será substituído pelo texto encontrado no campo Instruções do item de trabalho.

Para obter mais informações sobre como inserir espaços reservados em modelos de email, consulte Configurar a funcionalidade de email no Microsoft Dynamics AX.

Especificar quando cada modelo de email será usado

Quando você configura as propriedades de um fluxo de trabalho, pode selecionar o modelo de email que deve ser usado para gerar mensagens de email do fluxo de trabalho. Para obter instruções passo a passo, consulte Configurar as propriedades de um fluxo de trabalho.

Se você não selecionar um modelo de email ao configurar um fluxo de trabalho, um modelo padrão será usado. Você pode especificar que modelo de email será o modelo padrão ao concluir os procedimentos a seguir.

Especifique o modelo de email padrão para fluxos de trabalho no nível da organização

Alguns fluxos de trabalho são usados para processar os documentos associados a toda a sua organização. Conclua o procedimento a seguir para especificar o modelo de email padrão que será usado para gerar notificações para os fluxos de trabalho no nível da organização.

Para exibir uma lista de fluxos de trabalho no nível da organização, consulte Tipos de fluxo de trabalho.

1. Clique em Administração do sistema > Configuração > Fluxo de trabalho > Parâmetros do fluxo de trabalho.

2. Selecione um modelo de email na lista.

   A lista exibirá os modelos de email que foram criados quando a caixa de seleção Mostrar emails do sistema foi marcada no formulário Modelos de email.

3. Clique em Fechar para salvar as alterações.

Especifique o modelo de email padrão para os fluxos de trabalho específicos da organização

Muitos fluxos de trabalho são usados para processar documentos associados a uma organização específica, por exemplo, uma entidade legal. Conclua o procedimento a seguir para especificar o modelo de email padrão que será usado para gerar notificações para os fluxos de trabalho específicos da organização.

Para exibir uma lista de fluxos de trabalho de uma organização específica, consulte Tipos de fluxo de trabalho.

1. Clique em Administração da organização > Configuração > Fluxo de trabalho > Parâmetros do fluxo de trabalho.

2. Selecione um modelo de email na lista.

   A lista exibirá os modelos de email que foram criados quando a caixa de seleção Mostrar emails do sistema não foi marcada no formulário Modelos de email.

3. Clique em Fechar para salvar as alterações.