Qual é a melhor maneira de usar o Outlook e os aplicativos do Customer Engagement juntos?
Existem três maneiras de usar aplicativos baseados em modelo nos aplicativos de Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation) e o Outlook juntos:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Microsoft Exchange acompanhamento de pastas
Use o Dynamics 365 App for Outlook com sincronização no servidor para visualizar dados dos aplicativos de Customer Engagement no Outlook e rastrear registros do Outlook nos aplicativos de Customer Engagement. Você pode usar o Dynamics 365 App for Outlook junto com o Microsoft Outlook na web, o aplicativo para desktop do Outlook ou com Outlook para celular. Com o Dynamics 365 App for Outlook, as informações dos aplicativos de Customer Engagement aparecem ao lado das mensagens de email ou compromissos do Outlook de um usuário. Por exemplo, as pessoas podem visualizar as informações sobre contatos e clientes potenciais armazenadas nos aplicativos do Customer Engagement e adicionar os contatos diretamente de uma mensagem de email. Também podem vincular registros de email, compromisso e contato a registros novos ou existentes, como registros de oportunidade, conta ou caso. Para usar o Dynamics 365 App for Outlook, você precisa sincronizar o email com a sincronização no servidor. Mais informações: Integrar seus sistema de email
Com que frequência os registros são sincronizados ao longo da sincronização do servidor?
Se você sincronizar registros com a sincronização no servidor, o processo será dinâmico e exclusivo para a caixa de correio de cada usuário. O algoritmo de sincronização assegura que as caixas de correio serão sincronizadas de acordo com parâmetros dinâmicos, como número de mensagens de email e atividade na caixa de correio. Normalmente, a sincronização de emails ocorre a cada 5 minutos. Quando uma caixa de correio tiver várias mensagens de email, o intervalo poderá ser reduzido dinamicamente para 2 minutos. Se a caixa de correio for menos ativa, o intervalo poderá ser aumentado para até 12 minutos. Em termos gerais, é possível pressupor que uma caixa de correio será sincronizada pelo menos uma vez a cada 12 minutos.
Porém, quando você usa o Dynamics 365 App for Outlook para rastrear ou definir o registro referente para um email ou compromisso, a sincronização acontece imediatamente na maioria dos cenários para emails recebidos e compromissos enviados. Se a sincronização imediata no Dynamics 365 App for Outlook falhar, nós aproveitamos a sincronização no servidor para criar ou atualizar o registro da atividade.
Onde eu posso encontrar as informações de problemas de sincronização do servidor de resolução de problemas?
É possível encontrar informações sobre resolução de problemas e problemas conhecidos aqui: Resolução de problemas e pontos a saber sobre a sincronização do servidor.
As permissões de segurança afetam a sincronização?
Sim. Se um administrador de sistema tiver implementado a segurança para determinados campos ou registros, poderá afetar os dados que são sincronizados.
Avisos de privacidade
Se você estiver usando o Dynamics 365 quando usar a sincronização no servidor, os contatos e as atividades do Dynamics 365 (incluindo emails, compromissos, contatos e tarefas) serão sincronizados com o sistema de email especificado (como o Exchange).
O administrador pode configurar a funcionalidade de sincronização no servidor para especificar quais usuários terão a capacidade de enviar emails ou compromissos do Dynamics 365 ou de sincronizar atividades e contatos entre o Dynamics 365 e a caixa de correio do usuário. Tanto o administrador quanto os usuários finais podem personalizar ainda mais os critérios de filtragem, e os administradores podem até definir que campos da entidade serão sincronizados.
Se você usa o Dynamics 365 (online), quando usar o recurso Sincronização com o Outlook, os dados do Dynamics 365 que você está sincronizando serão "exportados" para o Outlook. Um link será mantido entre as informações do Outlook e as informações do Dynamics 365 (online) para assegurar que elas foram atualizadas nos dois aplicativos. O recurso Sincronizar com o Outlook baixa apenas as IDs dos registros relevantes do Dynamics 365 para uso quando um usuário tenta acompanhar e definir um item do Outlook. Os dados da empresa não são armazenados no dispositivo.
Um administrador determinará se os usuários da organização terão permissão para sincronizar os dados do Dynamics 365 com o Outlook usando os direitos de acesso.
Para usar Microsoft Dynamics 365 for Outlook, você precisa fazer login usando suas credenciais (um endereço de e-mail e uma senha). Você pode optar por salvar essas informações localmente para que as credenciais não sejam solicitadas a cada vez que abrir o Outlook. Nesse caso, o Dynamics 365 for Outlook estabelecerá uma conexão automática com o Microsoft Dynamics 365 (online) sempre que você abrir o Outlook.
Após a primeira vez que você entrar e usar o Dynamics 365 for Outlook, a conexão entre seu computador e o Dynamics 365 (online) será sempre aberta quando você tiver acesso à Internet. Você pode optar por desativar a conexão entre o computador e o Dynamics 365 usando apenas uma configuração, mas se desativar a conexão, o Dynamics 365 for Outlook poderá apresentar um desempenho pior.
Caso você use o Dynamics 365 for Outlook para rastrear emails, o thread de emails ficará visível para os usuários da sua organização que tiverem permissão para vê-los.
Para cada email que você receber, o Dynamics 365 for Outlook enviará ao Dynamics 365 (online) o endereço de email do remetente, o endereço de email do destinatário e a linha de assunto da mensagem. Isso permite que o Dynamics 365 (online) valide se um email específico deve ser armazenado ou não pelo serviço do Dynamics 365 (online). Quando você rastreia um item, uma cópia dele é mantida pelo serviço Dynamics 365 e fica visível para os outros usuários da organização que tiverem as permissões apropriadas. Quando você cancela o acompanhamento de um item, essa cópia é excluída automaticamente do Dynamics 365 (online), mas apenas se você for o proprietário do item.