Definindo o valor do negócio da solução do problema
O valor do negócio se enquadra em uma das quatro categorias, facilmente lembradas como REVO:
Receita: Esta solução gera receita que de outra forma não seria alcançada, por meio de uma nova linha de negócios ou de um serviço que não havia sido oferecido antes.
Eficiência : Eficiência é efetivamente a economia de custos. Esta solução permite que os participantes que executam o processo o façam mais rapidamente.
Volume: A redução de custos é alcançada ao permitir que os usuários atuais processem mais transações, evitando o custo de recursos adicionais.
Outros: A solução ajuda a organização a cumprir seus requisitos "obrigatórios", o que pode resultar em evitar multas financeiras.
Após a definição da categoria, precisamos definir o valor que alcançaremos:
Receita
Determinar o que será cobrado pelo serviço
Determine quantos clientes comprarão o serviço ou o produto
Determinar o horizonte de tempo a ser mensurado (mensalmente, trimestralmente, anualmente)
Receita = (preço ×clientes) para o horizonte de tempo
Eficiência
Determine o número de pessoas que fazem o trabalho hoje
Determine a quantidade de tempo direta que eles levam para realizar o trabalho hoje ("horário antigo")
Determine o número de pessoas que farão o trabalho após a criação da solução Microsoft Power Platform
Determine a quantidade de tempo direta que levará para usar a nova solução ("nova hora")
Economia de tempo = tempo antigo –nova hora (para converter isso em dólares, multiplique a economia de tempo pelo custo total das pessoas para a unidade de tempo em que você está medindo (por exemplo, horas).)
Volume
Determine o volume de transações que uma única pessoa pode processar por uma determinada unidade de tempo ("transações por pessoa")
Determine o volume de transações que a nova solução poderá processar nesse período ("novas transações por pessoa")
Determine o volume de transações que precisam ser processadas nesse período ("volume")
Evitar custos = (volume ÷ transações por pessoa) – (volume ÷ novas transações por pessoa)
Isso calcula o número de pessoas que não precisarão processar transações para atingir o volume processado pela solução.
Outra
- Determine a penalidade que pode ser evitada tendo as informações capturadas e disponíveis na solução
Se o valor do negócio que você receberá ao automatizar o processo não se compara favoravelmente ao o custo de não fazer nada, você deve se perguntar se esse é o problema comercial certo para se concentrar.
No entanto, se o valor do negócio que você recebe ao resolver o problema for maior que o custo de não fazer nada —mais seu tempo de desenvolvimento e o custo mensal de qualquer licença de software—, faz sentido automatizar o processo.
Exemplo: o valor comercial da automação do processo de despesas
No caso do nosso aplicativo de exemplo, a principal categoria de valor do negócio é a eficiência. O novo aplicativo reduzirá o tempo necessário para processar o mesmo número de relatórios de despesas a cada semana, mês e ano. Analisamos o novo processo e o que gostaríamos que o aplicativo realizasse com nossos futuros usuários. Perguntamos a eles quanto tempo esperavam economizar com o novo processo e puderam criar algumas das regras no aplicativo de relatório de despesas.
Ainda teremos 140 relatórios de despesas sendo enviados a cada semana; isso não mudou. No entanto, quando conversamos com as pessoas que enviam relatórios, descobrimos que poderíamos reduzir o tempo que eles gastaram para 20 minutos —por serem capazes de inserir informações imediatamente e tirar fotos de recibos, quando um recibo era necessário. O custo totalmente carregado também permanece o mesmo.
(140 relatórios de despesa por semana × 20 minutos) × $90/h = $4.158 por semana = $216.216 por ano
Nelson revisará os relatórios de despesas de sua equipe (aproximadamente 100 vendedores) e estima que levará aproximadamente 5 minutos para revisar cada relatório de despesas. A revisão de Nelson é limitada ao tipo de despesa a ser submetida, reconhecendo-se que a necessidade de recebimentos e a necessidade de incluir os nomes dos hóspedes nas refeições e distribuir as despesas do hotel nas categorias apropriadas serão controladas pelo aplicativo.
(100 relatórios de despesa por semana × 5 minutos) × $90/h = $750 por semana = $39.000 por ano
Outros gerentes revisarão e aprovarão os relatórios de despesas de seus departamentos daqui para frente; portanto, os 40 relatórios de despesas restantes custarão $15.600 por ano.
O trabalho de Alberto e sua equipe agora mudou para detectar relatórios de verificação. Eles não deveriam precisar fazer nenhum retrabalho; de fato, a equipe da Alberto poderá ser encarregada de outras atividades devido à redução no esforço necessário para revisar os relatórios de despesas.
Otimizamos o processo para associar o código contábil correto do razão geral a cada uma das categorias de despesas. Agora Alberto e sua equipe podem extrair os dados para criar o diário de pagamentos, reduzindo as horas de 40,3 (16,5 para codificação + 23,8 para postagem) por semana para alguns minutos, economizando $188.604 ($77.220 para codificação e $111.384 para lançamento) por ano. Alberto poderá atribuir parte de sua equipe a outro trabalho mais importante de seu departamento.
Com o novo processo, Alberto e sua equipe poderão publicar os relatórios de despesas todos os dias, o que fornecerá a Carla uma visão atualizada do orçamento todos os dias. Isso também permitirá que Carla responda mais rapidamente à medida que as restrições orçamentárias se aproximarem.
O novo custo para a empresa que usa o aplicativo automatizado é aproximadamente:
$216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 por ano
Salvando a empresa aproximadamente $777.738 a cada ano
Observação
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