Medição do sucesso em relação ao valor comercial
Depois de identificar o valor comercial que considere possível, descubra como medir o progresso em relação à obtenção desse valor. Para fazer isso, identifique medidas SMART. A sigla de SMART significa:
S para específico: o que, onde e como. Um objetivo específico é distinto e não contém linguagem ambígua.
M para mensurável: De e Até — uma medida fornece comentários e indica quando o objetivo foi alcançado. Em geral, o valor "de" é onde estamos hoje e o valor "até" é a meta que estamos buscando.
A para atribuível: "quem" é o indivíduo ou grupo que alcançará a meta. Muitas vezes, mudanças no comportamento são desencadeadas pelo fato de a pessoa saber que algo está sendo medido. O A às vezes é definido como Alcançável, mas Atribuível reconhece que a medida Realista está relacionada ao fato de o objetivo ser ou não Alcançável.
R para realista: o que está sendo medido é viável? Metas realistas são desafiadoras, mas atingíveis dentro do prazo determinado.
T para baseada em tempo: quando o objetivo será alcançado? O período deve ser agressivo, mas realista
Ao identificar a medida, sempre se pergunte: isso ajudará a obter o valor comercial que identificamos? Não perca tempo medindo atividades que não ajudam a obter valor comercial.
Algumas medidas serão uma quantia em dólares, mas outras podem ser apenas um número. A conversão desses valores em dólar exigirá um pouco de esforço. Por exemplo, se você souber a quantidade de tempo que será economizada por pessoa, multiplique o tempo pelo custo carregado da pessoa que estiver executando o processo. O resultado é o valor em dólar que foi salvo.
Outra metodologia de definição de objetivos que você pode usar é definir objetivos e resultados importantes (OKRs). O objetivo é a visão geral que você está tentando alcançar. O principal resultado é a maneira como você medirá o progresso para atingir essa meta. Por exemplo, um objetivo pode ser "Aumentar a retenção na equipe de contabilidade" e o resultado principal pode ser "20% de aumento na satisfação no trabalho medida pela pesquisa após o lançamento do aplicativo".
Retorno do investimento
O cálculo do retorno do investimento (ROI) é feito revisando o custo de criação da solução para garantir que o valor seja maior do que esse custo.
Em muitos casos, quando um usuário corporativo está resolvendo um problema, isso é feito no tempo livre e não precisa necessariamente ser contabilizado como custo. Mas, quando você precisa determinar o ROI, é importante entender o tempo necessário para criar a solução. Para ajudá-lo a estimar isso, vá para a próxima seção, Criação de um plano de projeto.
Exemplo: medição do sucesso da solução de relatório de despesas
Para decidir sobre nossas metas, analisamos novamente o objetivo do projeto:
Relatório de despesas: criar um processo eficiente para os funcionários e departamento de contabilidade, permitir um rastreamento mais rápido do orçamento e reduzir nossa exposição nas auditorias.
Podemos considerar algumas medidas significativas de sucesso em nosso exemplo.
Inicialmente, consideramos o controle do número de relatórios de despesas devolvidos para retrabalho. No entanto, se o aplicativo for criado para impor regras de negócios —como exigir um recibo por uma cobrança maior que $75 — o funcionário que enviar o relatório de despesas não poderá enviá-lo até fornecer o recibo; assim, essa medida não será muito significativa.
Uma medida que será valiosa é rastrear o tempo que um funcionário leva para concluir o relatório de despesas; afinal, baseamos nossa economia de custos no fato de o usuário conseguir reduzir de 1 hora para 20 minutos. Pode valer a pena rastrear o tempo real em que o usuário está no aplicativo para validar esse número e relatar com base nele.
Agora que Nick e os outros gerentes são responsáveis por aprovar os relatórios de despesas, pode valer a pena rastrear o tempo entre o tempo que o relatório de despesas é enviado pelo funcionário até o momento em que Nick e os outros gerentes o aprovam. Rastrear isso e informar os gerentes de que estão sendo rastreados ajudarão a melhorar esse comportamento. As pessoas tendem a se concentrar no que está sendo medido.
Optamos pelos seguintes objetivos SMART:
Por pelo menos 80 por cento dos relatórios de despesas, os criadores de relatórios de despesas não passam mais de 20 minutos trabalhando ativamente na criação de relatórios.
Por pelo menos 90 por cento dos relatórios de despesas, o tempo entre o envio do relatório e o pagamento do logon no sistema financeiro é inferior a três dias úteis.
Até o final deste ano, os gerentes de departamento acessam um relatório de orçamento semanal atualizado para todas as despesas dentro de uma hora após a aprovação.
Dentro de um mês após a disponibilidade da solução, 100 por cento dos relatórios de despesas usam o sistema digital.
O número de erros encontrados na auditoria semestral é reduzido em 50 por cento.
Observação
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