Salvar as atividades do Outlook no CRM
Como vendedor, você pode salvar toda a comunicação de saída e entrada com seus clientes em seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Dessa forma, todos em sua empresa podem visualizar as atividades relevantes e usá-las para criar serviços avançados que ajudam você a vender mais.
No entanto, é tedioso e demorado atualizar o CRM com todas as suas atividades em todos os canais de comunicação que você usa. Felizmente, você pode usar o Copilot para Vendas para salvar as interações do Outlook (emails e reuniões) no CRM em um único toque ou clique.
Observação
Se você usa Dynamics 365 como seu CRM, observe os seguintes pontos:
- Quando você salva um email no Dynamics 365, as respostas a esse email serão salvas automaticamente no CRM se a sincronização no servidor estiver habilitada e se qualquer opção, exceto Nenhuma mensagem de email, estiver selecionada na guia Email nas configurações de personalização do Dynamics 365.
- Você pode salvar rascunhos de emails e rascunhos de compromissos em Dynamics 365. Os emails não são salvos imediatamente no CRM. Eles só serão salvos depois de enviados. Os compromissos são salvos imediatamente no CRM. Se você atualizar um compromisso depois que ele for salvo no CRM, as alterações serão salvas automaticamente no CRM.
- Você pode salvar um compromisso em Dynamics 365 somente se o horário do compromisso estiver dentro do horário de trabalho de todos os participantes. Se o horário do compromisso estiver fora do horário de trabalho de qualquer participante, o compromisso não poderá ser salvo no Dynamics 365. Para obter informações sobre como definir horas de trabalho para um usuário em Dynamics 365, vá para Definir horas de trabalho para um usuário.
Se você usa Salesforce como seu CRM, observe os seguintes pontos:
- Você pode salvar rascunhos de emails e rascunhos de compromissos no Salesforce.
- As respostas aos emails salvos e as atualizações dos eventos salvos não são salvas automaticamente.
- Quando você salva um email ou uma reunião no Salesforce, ele é exibido como salvo apenas para você e não para outros participantes do email ou da reunião. Outros participantes devem salvar o email ou a reunião no Salesforce separadamente.
A gravação de atividades do Outlook em caixas de correio compartilhadas não é compatível.
A gravação de reuniões recorrentes no CRM não é compatível.
Se você salvar uma atividade do Outlook (email ou compromisso) usando o Dynamics 365 App for Outlook, ele não será mostrado como salvo no Copilot para vendas. Você deve salvar a atividade do Outlook usando o Copilot para vendas. Se você salvar a atividade do Outlook novamente usando o Copilot para vendas, um registro duplicado será criado no CRM.
Salvar atividades do Outlook no cartão de destaque
Para sincronizar um email ou uma reunião do Outlook com o CRM, siga estas etapas:
Abra o email ou a reunião que você deseja salvar no CRM e, em seguida, abra o Copilot para vendas.
No cartão Salvar email no <tipo de sistema CRM>, selecione Salvar.
Se conectar o Copilot para vendas ao ambiente do Dynamics 365 e a sincronização no servidor não estiver habilitada, você deverá habilitar a sincronização no servidor da caixa de correio ao salvar uma atividade do Outlook pela primeira vez. Para obter mais informações, vá até Usar sincronização no servidor com o Copilot para vendas
Como alternativa, você pode salvar uma atividade do Outlook no CRM a partir de um cartão de registro relacionado.
Em Conectar-se a um registro, você pode selecionar o registro ao qual deseja conectar a atividade.
Por padrão, o Copilot para vendas mostra sugestões da plataforma IA para contas e oportunidades relacionadas aos contatos na atividade. Selecione um dos registros sugeridos para conexão.
Observação
Algumas sugestões da plataforma AI só são fornecidas para oportunidades quando o conteúdo do email e da reunião está em inglês.
Como alternativa, use a caixa de pesquisa para encontrar e se conectar a outro registro de qualquer tipo de registro adicionado pelo administrador ao Copilot para Vendas.
Para salvar o email ou a reunião no CRM sem se conectar a um registro, selecione Salvar sem se conectar. O email ou reunião ainda está associado aos contatos nos campos Para, Cc e Cco.
Observação
- Quando você procura um registro ao qual se conectar, os resultados da pesquisa mostram o nome do registro e os campos-chave selecionados pelo administrador. Para obter mais informações sobre campos-chave, vá para Selecionar campos-chave para a miniexibição.
- Você pode se conectar a todos os tipos de registro que o administrador habilitou para atividades e adicionados ao Copilot para Vendas. Para obter informações sobre como adicionar tipos de registro, vá para Adicionar um novo tipo de registro (ou um objeto Salesforce).
O cartão Contatos relacionados mostra os contatos na atividade, porque a atividade é mostrada em sua linha do tempo.
Na seção Adicionar categorias de email, insira as informações para categorizar o email ou a reunião no CRM. Os campos só serão mostrados se o administrador tiver configurado os campos para categorização.
(Opcional) Selecione e salve os anexos que você deseja armazenar no CRM.
Na seção Salvar anexos, selecione e salve os anexos que você gostaria de armazenar no CRM. Esta seção será exibida somente se o administrador tiver habilitado a capacidade de salvar anexos.
Os anexos são salvos no registro de atividade relacionado ao email ou à reunião no CRM. Não consegue salvar o anexo? Saiba por quê.
Selecione Salvar.
O email ou a reunião é conectado ao registro selecionado e salvo no CRM.
- O cartão Conectado a mostra o registro conectado e ao tipo.
- O ícone de anexo mostra o número de anexos salvos no CRM.
- O ícone de marca mostrará o número de campos de categorização, se você tiver selecionado algum.
Observação
Se você usa Salesforce como seu CRM, observe os seguintes pontos:
Se o email avançado estiver desativado, você poderá receber uma mensagem de erro ao salvar atividades do Outlook. Para obter informações sobre como corrigir o erro, vá para Email avançado desativado. Se você entrou em contato com o Suporte da Microsoft para salvar atividades do Outlook sem ativar o email avançado, a atividade será salva como um registro de tarefa no Salesforce. Se o email avançado estiver ativado, a atividade será salva como um registro da mensagem de email.
Se você salvar um email no Salesforce CRM e o número de caracteres no corpo do email do Outlook (incluindo marcação HTML) exceder o número máximo de caracteres que podem ser armazenados nos registros de email do Salesforce, o email será truncado e salvo. Uma mensagem sobre o truncamento é mostrada no cartão Conectado a.
Salvar atividades do Outlook de um cartão de registro relacionado
O Copilot para Vendas mostra registros relacionados aos contatos salvos em um email. Todos os registros do mesmo tipo de registro aparecem em um cartão para esse tipo de registro. A partir dos cartões, você pode salvar o e-mail em seu CRM.
Observação
Se você já salvou o email ou a reunião no CRM a partir do cartão de destaque, não poderá salvá-lo novamente de um cartão de registro relacionado.
Abra o email ou a reunião que você deseja salvar no CRM e, em seguida, abra o Copilot para vendas.
No cartão (tipo de registro), passe o mouse sobre o registro no qual você deseja salvar o email ou a reunião, selecione Mais ações (...) e selecione Salvar e conectar email. Por exemplo, se você quiser salvar o email na conta, passe o mouse sobre a conta no cartão Contas, selecione Mais ações (...) e Salvar e conectar email.
Como alternativa, selecione um registro para abrir seus detalhes. Nos detalhes, selecione Mais ações (...) >Salvar e conectar o email.
O email ou a reunião é conectado ao registro selecionado e salvo no CRM. O cartão Conectado a mostra o registro conectado e ao tipo.
Observação
- Se o administrador tiver habilitado a capacidade de salvar todos os anexos por padrão, os anexos qualificados serão salvos no CRM automaticamente.
- Se o administrador tiver desabilitado a capacidade de salvar anexos ou desativado a capacidade de salvar todos os anexos por padrão, os anexos não serão salvos no CRM.
Salvar atividades do Outlook por meio de ações de CRM rápidas em banners de email
Quando você lê um email de contato de contatos externos, se você não salvou o email no CRM, a mensagem do banner na parte superior do email incluirá uma ação de CRM rápida que você poderá usar para salvar o email.
Abra um email que tenha pelo menos um contato externo.
Na mensagem do banner, selecione Salvar este email.
No painel Copilot para vendas, em Conectar-se a um registro, selecione o registro ao qual você deseja conectar a reunião.
(Opcional) Selecione e salve os anexos que você deseja armazenar no CRM.
Os anexos são salvos no registro de atividade relacionado ao email ou à reunião no CRM. Não consegue salvar o anexo? Saiba por quê.
Selecione Salvar.
Observação
- Atualmente, as mensagens de banner que incluam ações de CRM rápidas estão disponíveis em até dois emails externos por usuário por dia. Se você não quiser que essas faixas desapareçam, peça ao administrador para desabilitá-las.
Considerações sobre anexo
Ao salvar um email ou uma reunião no CRM, você também pode optar por salvar quaisquer anexos que fazem parte do email ou da reunião. No entanto, leve em consideração as seguintes limitações relacionadas aos anexos:
Anexos muito grandes ou de um tipo de arquivo não permitido não podem ser salvos no CRM. O administrador do CRM configura as restrições do tipo e do tamanho de arquivo. Qualquer alteração feita nessa configuração pode demorar até uma hora para entrar em vigor no Copilot para vendas. Para obter mais informações sobre como configurar restrições de tipo e tamanho de arquivo, acesse:
- Para Dynamics 365: Configure o limite de tamanho de arquivo e as extensões de arquivo
- Para Salesforce: tamanho de arquivo e limites de compartilhamento
Os anexos em linha não podem ser salvos no CRM. Os anexos em linha são imagens ou arquivos exibidos no corpo de um email. Entre os exemplos estão assinaturas de email, imagens ou arquivos colados no corpo do email.
No Salesforce, os anexos são salvos como arquivos em registros de atividade.
No Dynamics 365, se o salvamento de anexos para compromissos estiver desativado na sincronização no servidor, os anexos de reuniões não poderão ser salvos no CRM a partir do Copilot para vendas. Saiba mais sobre como sincronizar anexos de compromisso.
Observação
A seção Salvar anexos será exibida somente se o administrador tiver habilitado a capacidade de salvar anexos.
Editar atividades no Outlook
Se quiser atualizar os detalhes de uma atividade no Outlook depois de salvar a atividade no CRM, você poderá editá-los e salvar novamente as alterações feitas no CRM.
Você pode atualizar os seguintes campos na atividade:
- Registro conectado
- Categorias de email
- Contatos relacionados
Observação
A edição só está disponível para atividades que foram salvas no Dynamics 365.
Para editar uma atividade, selecione o botão Mais ações (...) na seção Conectado a no painel lateral do Copilot para vendas e selecione Editar detalhes do email salvo e faça as alterações necessárias.
Remover emails salvos do CRM
Se conectar o Copilot para vendas ao ambiente do Dynamics 365 e habilitar a sincronização no servidor, você poderá usar o Copilot para Vendas para remover reuniões e emails salvos que não forem mais relevantes do CRM. Dessa forma, você ajuda a manter o CRM limpo e atualizado.
Observação
A remoção só está disponível para atividades que foram salvas no Dynamics 365.
Abra a reunião ou o email salvo no CRM e, em seguida, abra o Copilot para vendas.
Selecione a guia Dynamics 365.
No cartão Conectado a , selecione o botão Mais ações (...) e, em seguida, selecione Remover email do Dynamics 365.
O email é excluído do Dynamics 365 e você recebe uma mensagem de confirmação.
Informações relacionadas
Configurar como emails e eventos do Outlook são salvos no CRM