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Etapa 1. Usar Microsoft Syntex para identificar arquivos de contrato e extrair dados

  • Artigo

Sua organização precisa de uma maneira de identificar e classificar todos os documentos de contrato dos muitos arquivos que você recebe. Você também deseja poder exibir rapidamente vários elementos-chave em cada um dos arquivos de contrato identificados (por exemplo, cliente, empreiteiro e valor de taxa). Você pode fazer isso usando o Syntex] para criar um modelo de processamento de documentos não estruturado e aplicá-lo a uma biblioteca de documentos.

Visão geral do processo de implantação

Modelos de processamento de documentos não estruturados usam a IA (inteligência artificial) para automatizar a classificação de arquivos e a extração de informações. Esses tipos de modelos também são ideais na extração de informações de documentos não estruturados e semiestruturados em que as informações necessárias não estão contidas em tabelas ou formulários, como contratos.

Modelos de processamento de documentos não estruturados usam a tecnologia OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para verificar PDFs, imagens e arquivos TIFF, tanto quando você treina um modelo com arquivos de exemplo quanto quando executa o modelo em arquivos em uma biblioteca de documentos.

  1. Primeiro, você precisa encontrar pelo menos cinco arquivos de exemplo que você pode usar para "treinar" o modelo para pesquisar características específicas para o tipo de conteúdo que você está tentando identificar (um contrato).

  2. Usando o Syntex, crie um novo modelo de processamento de documento não estruturado. Usando seus arquivos de exemplo, você precisa criar um classificador. Ao treinar o classificador com seus arquivos de exemplo, você o ensina a pesquisar características específicas do que você veria nos contratos da sua empresa. Por exemplo, crie uma "explicação" que pesquise cadeias de caracteres específicas que estão em seus contratos, como Contrato de Serviço, Termos de Contrato e Compensação. Você pode até treinar sua explicação para procurar essas cadeias de caracteres em seções específicas do documento ou localizadas ao lado de outras cadeias de caracteres. Quando você acha que treinou seu classificador com as informações necessárias, você pode testar seu modelo em um conjunto de exemplo de arquivos de exemplo para ver o quão eficiente ele é. Após o teste, se necessário, você poderá optar por fazer alterações em suas explicações para torná-las mais eficientes.

  3. Em seu modelo, você pode criar um extrator para extrair partes específicas de dados de cada contrato. Por exemplo, para cada contrato, as informações com as quais você está mais preocupado são quem é o cliente, o nome do contratante e o custo total.

  4. Depois de criar seu modelo com êxito, aplique-o a uma biblioteca de documentos do SharePoint. Ao carregar documentos na biblioteca de documentos, seu modelo de processamento de documentos não estruturado será executado e identificará e classificará todos os arquivos que correspondem ao tipo de conteúdo de contratos definido em seu modelo. Todos os arquivos classificados como contratos serão exibidos em uma exibição de biblioteca personalizada. Os arquivos também exibirão os valores de cada contrato que você definiu em seu extrator.

    Contratos na biblioteca de documentos.

  5. Se você tiver requisitos de retenção ou segurança para seus contratos, também poderá usar seu modelo para aplicar um rótulo de retenção ou um rótulo de confidencialidade que impedirá que seus contratos sejam excluídos por um período especificado ou para restringir quem pode acessar os contratos.

Etapas para criar e treinar seu modelo

Observação

Para estas etapas, você pode usar os arquivos de exemplo no repositório Ativos de Solução de Gerenciamento de Contratos. Os exemplos neste repositório contêm os arquivos de modelo e os arquivos usados para treinar o modelo.

Criar um modelo de contrato

A primeira etapa é criar seu modelo de Contrato.

  1. No centro de conteúdo, selecione Novo>Método de Ensinode Modelo>.

  2. No painel Criar um modelo com o método de ensino , no campo Nome , digite o nome do modelo. Para essa solução de gerenciamento de contrato, você pode nomear o contrato de modelo.

  3. Escolha Criar. Isso cria uma página inicial para o modelo.

    Captura de tela da página inicial do Contrato.

Treinar seu modelo para classificar um tipo de arquivo

Adicionar arquivos de exemplo para seu modelo

Você precisa adicionar pelo menos cinco arquivos de exemplo que são documentos de contrato e um arquivo de exemplo que não é um documento de contrato (por exemplo, uma instrução de trabalho).

  1. Na página Contrato de Modelos>, em Ações-chave>Adicionar arquivos de exemplo, selecione Adicionar arquivos.

    Captura de tela mostrando a página Contratos com a opção Adicionar arquivos de exemplo realçada.

  2. Na página Selecionar arquivos de exemplo para sua página de modelo , abra a pasta Contrato, selecione arquivos que você deseja usar e selecione Adicionar. Se você não tiver arquivos de exemplo lá, selecione Carregar para adicioná-los.

Rotular os arquivos como exemplos positivos ou negativos

  1. Na página Contrato de Modelos>, em Ações-chave>Classifique arquivos e execute o treinamento, selecione Treinar classificador.

    Captura de tela mostrando a página Contratos com arquivos Classify e a opção de treinamento de execução realçada.

  2. Na página classificador contrato de modelos >>, no visualizador na parte superior do primeiro arquivo de exemplo, você verá texto perguntando se o arquivo é um exemplo do modelo de contrato que você criou. Se for um exemplo positivo, selecione Sim. Se for um exemplo negativo, selecione Não.

  3. Na lista de exemplos rotulados à esquerda, selecione outros arquivos que você deseja usar como exemplos e rotule-os.

    Página inicial do classificador.

Adicione pelo menos uma explicação para treinar o classificador

  1. Na página classificador contrato de modelos >>, selecione a guia Treinar.

  2. Na seção Arquivos treinados , você verá uma lista dos arquivos de exemplo que você rotulou anteriormente. Selecione um dos arquivos positivos da lista para exibi-lo no visualizador.

  3. Na seção Explicações , selecione Novo e, em seguida , Em branco.

  4. Na página Criar uma explicação:

    a. No campo Nome , digite o nome da explicação (como "Contrato").

    b. No campo Tipo de explicação , selecione Lista de frases, pois você adiciona uma cadeia de caracteres de texto.

    c. Na caixa Lista de frases , digite a cadeia de caracteres (como "AGREEMENT"). Você pode selecionar Caso confidencial se a cadeia de caracteres precisar ser sensível a casos.

    d. Selecione Salvar e treinar.

    Captura de tela do painel Criar uma explicação.

Testar seu modelo

Você pode testar seu modelo de contrato em arquivos de exemplo que ele não viu antes. Isso é opcional, mas pode ser uma prática recomendada útil.

  1. Na página Classificador de Contrato > de Modelos>, selecione a guia Teste. Isso executa o modelo em seus arquivos de exemplo não rotulados.

  2. Na lista Arquivos de Teste , seus arquivos de exemplo exibem e mostram se o modelo previu que eles seriam positivos ou negativos. Use essas informações para ajudá-lo a determinar a eficácia do seu classificador na identificação de seus documentos.

    Captura de tela dos arquivos não rotulados na lista Arquivos de Texto.

  3. Quando terminar, selecione Sair Treinamento.

Criar e treinar um extrator

  1. Na página Contrato de Modelos>, em Ações-chave>Criar e treinar extratores, selecione Criar extrator.

    Captura de tela mostrando a página Contratos com a opção Criar e treinar extratores realçada.

  2. No painel Extrator nova entidade , no campo Novo nome , digite o nome do extrator. Por exemplo, nomeie-o Cliente se você quiser extrair o nome do cliente de cada contrato.

  3. Quando terminar, selecione Criar.

Rotular a entidade que você deseja extrair

Quando você cria o extrator, a página do extrator é aberta. Aqui você vê uma lista com seus arquivos de amostra, e o primeiro arquivo da lista é exibido no visualizador.

Captura de tela da página Exemplos rotulados do extrator cliente.

Para rotular a entidade:

  1. No visualizador, selecione os dados que deseja extrair dos arquivos. Por exemplo, se você quiser extrair o Cliente, realça o valor do cliente no primeiro arquivo (neste exemplo, Best For You Organics) e selecione Salvar. Você verá a exibição de valor do arquivo na lista exemplos rotulados , na coluna Rótulo .

  2. Selecione Próximo arquivo para arquivar automaticamente e abrir o próximo arquivo na lista no visualizador. Ou selecione Salvar e selecione outro arquivo na lista de exemplos rotulados .

  3. No visualizador, repita as etapas 1 e 2 e repita até salvar o rótulo em todos os arquivos.

Depois de rotular os arquivos, uma faixa de notificação é exibida informando que você será movido para o treinamento. Você pode optar por rotular mais documentos ou avançar para o treinamento.

Adicione uma explicação

Você pode criar uma explicação que forneça uma dica sobre o formato de entidade em si e as variações que ela pode ter nos arquivos de exemplo. Por exemplo, um valor de data pode estar em vários formatos diferentes, como:

  • 14/10/2019
  • 14 de outubro de 2019
  • Segunda-feira, 14 de outubro de 2019

Para ajudar a identificar a Data de Início do Contrato, você pode criar uma explicação.

  1. Na seção Explicações , selecione Novo e, em seguida , Em branco.

  2. Na página Criar uma explicação:

    a. No campo Nome , digite o nome da explicação (como Data).

    b. No campo Tipo de explicação , selecione Lista de frases.

    c. No campo Valor , forneça a variação de data conforme elas aparecem nos arquivos de exemplo. Por exemplo, se você tem formatos de data que aparecem como 0/00/0000, digite quaisquer variações que aparecem em seus documentos, como por exemplo:

    • 0/0/0000
    • 0/00/0000
    • 00/0/0000
    • 00/00/0000

  3. Selecione Salvar e treinar.

Testar seu modelo novamente

Você pode testar seu modelo de contrato em arquivos de exemplo que ele não viu antes. Isso é opcional, mas pode ser uma prática recomendada útil.

  1. Na página Classificador de Contrato > de Modelos>, selecione a guia Teste. Isso executa o modelo em seus arquivos de exemplo não rotulados.

  2. Na lista Arquivos de teste , seus arquivos de exemplo exibem e mostram se o modelo é capaz de extrair as informações necessárias. Use essas informações para ajudá-lo a determinar a eficácia do seu classificador na identificação de seus documentos.

  3. Quando terminar, selecione Sair Treinamento.

Aplicar seu modelo a uma biblioteca de documentos

Para aplicar seu modelo a uma biblioteca de documentos do SharePoint:

  1. Na página Contrato de Modelos>, em Ações-chave>Aplicar modelo a bibliotecas, selecione Aplicar modelo.

    Captura de tela mostrando a opção Contratos com Aplicar modelo a bibliotecas realçada.

  2. No painel Adicionar Contrato , selecione o site do SharePoint que contém a biblioteca de documentos à qual você deseja aplicar o modelo. Se o site não for mostrado na lista, use a caixa de pesquisa para localizá-lo. Selecione Adicionar.

    Observação

    Você deve ter permissões de Gerenciar Lista ou direitos deEditar na biblioteca de documentos para a qual você está aplicando o modelo.

  3. Depois de selecionar o site, selecione a biblioteca de documentos à qual deseja aplicar o modelo.

  4. Como o modelo está associado a um tipo de conteúdo, ao aplicá-lo à biblioteca, ele adicionará o tipo de conteúdo e sua exibição com os rótulos extraídos mostrando como colunas. Essa exibição é a exibição padrão da biblioteca por padrão, mas opcionalmente você pode optar por que ela não seja a exibição padrão selecionando configurações avançadas e desmarcando a caixa de seleção Definir essa nova exibição como padrão .

  5. Selecione Adicionar para aplicar o modelo à biblioteca.

  6. Na página Contrato de Modelos>, na seção Bibliotecas com este modelo, você verá a URL no site do SharePoint listado.

    Captura de tela da página inicial do Contrato mostrando a seção Bibliotecas com este modelo.

  7. Em Configurações configurações>de biblioteca:

    • Adicione uma coluna chamada Status e selecione Escolha como o tipo de coluna.
    • Aplique os valores In review, Approved e Rejected .

Depois de aplicar o modelo à biblioteca de documentos, você pode começar a carregar documentos no site e ver os resultados.

Próxima etapa

Etapa 2. Usar o Microsoft Teams para criar seu canal de gerenciamento de contratos