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Configurar a reserva de secretária

  • Artigo

Secretária individual vs. conjunto de secretária

Microsoft Places oferece suporte para reservas de secretária individuais para o Microsoft 365, o que permite que os utilizadores finais selecionem uma secretária específica em vez de reservarem a partir de um conjunto de secretária.

Conceitos-chave:

  • Cada secretária na sua organização pode ser configurada para ser reservável ou permanecer não reservável.

  • Uma secretária pode ser marcada como não reservável quando é atribuída a um utilizador específico ou quando não está disponível devido a atividades de manutenção ou por qualquer outro motivo.

  • As secretárias podem ser configuradas individualmente ou agrupadas com outras secretárias próximas. Os conjuntos de secretária são referidos como "áreas de trabalho" no Exchange Online.

  • Ambos os modelos, secretárias individuais e conjuntos de secretária podem coexistir lado a lado na sua organização, mas cada secretária física só pode ser configurada de uma forma.

  • As secretárias seguem uma hierarquia estrita no diretório Places: secção > do piso > do edifício > e piscinas de secretária.

Importante

  • A reserva de secretária individual é uma funcionalidade melhorada que exige que os utilizadores das suas organizações estejam licenciados para Teams Premium. Os utilizadores também têm de estar ativados para Places finder para reservar mesas individuais.
  • Atualmente, a nova experiência de reserva de secretária só está disponível no Novo Outlook , que está disponível no Windows e na Web. Estamos a trabalhar para trazer esta experiência para outras superfícies em breve.

Pré-requisitos

Configurar mesas para reservas individuais

Passo 1: criar secções e mesas

Utilize o cmdlet GetPlaceV3 para localizar o PlaceId do piso onde se encontra a nova secção. Em seguida, utilize a sintaxe no exemplo para criar uma nova secção num piso existente e, em seguida, ligue as secretárias a essa secção.

Connect-MicrosoftPlaces
$building = Get-PlaceV3 -Type Building | Where-Object -Property DisplayName -eq 'NYC Times Square'
$floor = Get-PlaceV3 -AncestorId $building.PlaceId | Where-Object -Property DisplayName -eq "1"
$section = New-Place -type Section -Name "A" -ParentId $floor.PlaceId
$desk1 = New-Place -type Desk -Name "Desk 1" -ParentId $section.PlaceId
$desk2 = New-Place -type Desk -Name "Desk 2" -ParentId $section.PlaceId

Passo 2: tornar as mesas reserváveis

Para tornar uma secretária reservável, crie uma caixa de correio de secretária e associe-a ao objeto de secretária ao transmitir o Alias ou a Identidade da caixa de correio para o parâmetro Caixa de Correio de Set-PlaceV3.

Importante

Sem ligar uma caixa de correio à secretária, que é o último comando neste exemplo, a secretária não será apresentada na IU de reserva.

Connect-ExchangeOnline
$mbx = New-Mailbox -Room "Desk 1"
Set-Mailbox $mbx.Identity -Type Desk -HiddenFromAddressListsEnabled $true
Set-PlaceV3 $desk1.PlaceId -Mailbox $mbx.Identity

Passo 3: adicionar capacidades às secretárias (opcional)

Pode adicionar metadados a cada secretária, por exemplo, para especificar se é acessível a cadeiras de rodas ou listar dispositivos disponíveis na secretária. Veja Set-PlacesV3 para saber mais sobre os metadados suportados. Também podem ser adicionadas etiquetas totalmente personalizáveis, por exemplo, para indicar se a secretária é ajustável ou próxima de uma janela. Estas informações permitem que os utilizadores finais escolham o suporte certo com base nas suas necessidades e preferências.

Connect-MicrosoftPlaces
Set-PlaceV3 $desk1.PlaceId -Tags "height-adjustable-desk"
Set-PlaceV3 $desk2.PlaceId -IsWheelChairAccessible $true

Passo 4: Aplicar políticas de reserva a secretárias (opcional)

Pode utilizar o comando Set-CalendarProcessing do Exchange PowerShell para aplicar políticas de reserva, conforme necessário.

Connect-ExchangeOnline
Set-CalendarProcessing <desk_mailbox_alias> -BookInPolicy <BookableGroupDL>

Configurar conjuntos de secretária

Passo 1: criar o conjunto de secretária

Os conjuntos de secretária têm de ser criados no Exchange Online, onde são referidos como "áreas de trabalho".

Utilize Exchange Online PowerShell para criar uma caixa de correio para cada conjunto de secretária, utilizando o tipo de caixa de correio Área de Trabalho.

Connect-ExchangeOnline
New-Mailbox -Room -Alias <mailbox_alias> -Name <workspace_name> | Set-Mailbox -Type Workspace 
Set-CalendarProcessing -Identity <mailbox_alias> -EnforceCapacity $True

Passo 2: disponibilizar o conjunto de secretária para reservar

Utilize Set-PlacesV3 para ligar o conjunto de secretária a uma Secção. Este passo é necessário para que o conjunto de secretária apareça na nova experiência de reserva de secretária.

Utilize o mesmo cmdlet para configurar a capacidade do conjunto de secretárias (número de mesas disponíveis para reservar no conjunto). A utilização do cmdlet Set-PlacesV3 escreve estas informações no Exchange Online, garantindo que a capacidade é consistente no localizador de Salas do Outlook.

Pode seguir a sintaxe neste exemplo:

Connect-MicrosoftPlaces
$building = Get-PlaceV3 -Type Building | Where-Object -Property DisplayName -eq 'NYC Times Square'
$floor = Get-PlaceV3 -AncestorId $building.PlaceId | Where-Object -Property DisplayName -eq '1'
$section = Get-PlaceV3 -AncestorId $floor.PlaceId | Where-Object -Property DisplayName -eq 'A'
Set-PlaceV3 -Identity <mailbox_alias> -Capacity 10 -ParentId $section.PlaceId

Utilize o cmdlet Add-DistributionGroupMember Exchange Online para adicionar o conjunto de secretária a uma RoomList, para se certificar de que o conjunto de secretária também aparece no localizador de Salas do Outlook:

Add-DistributionGroupMember <roomlistAlias> -Member <

Passo 3: adicionar capacidades a conjuntos de secretária (opcional)

Pode adicionar metadados a cada conjunto de secretária. Por exemplo, especifique se é acessível para cadeiras de rodas e adicione detalhes dos dispositivos disponíveis na secretária. Veja Set-PlacesV3 para saber mais sobre os metadados suportados. Também podem ser adicionadas etiquetas totalmente personalizáveis. Por exemplo, indique se as secretárias são ajustáveis à altura. Estas informações permitem que os utilizadores finais escolham o conjunto de secretária certo com base nas suas necessidades e preferências.

Connect-MicrosoftPlaces
Set-PlaceV3 -Identity <mailbox_alias> -IsWheelChairAccessible $True -Tags "Docking Station"

Passo 4: Aplicar políticas de reserva a conjuntos de secretária (opcional)

Utilize o cmdlet Set-CalendarProcessing Exchange Online para aplicar outras políticas de reserva, conforme necessário.

Connect-ExchangeOnline
Set-CalendarProcessing <mailbox_alias> -BookInPolicy <BookableGroupDL>

Pode utilizar a capacidade do Microsoft Teams para ligar os dispositivos periféricos presentes nestas secretárias ao objeto do conjunto de secretária no diretório. Isto permite que os utilizadores reservem totalmente a mesa através da reserva automática se se esquecerem de reservar com antecedência e muito mais. Pode obter informações sobre a utilização do suporte com base nos utilizadores que se ligam a monitores e outros periféricos na secretária.

Também poderá querer ativar a política de atualização automática da localização de trabalho para que, quando um utilizador liga o portátil a estes periféricos, a respetiva localização de trabalho no M365 seja atualizada automaticamente após o consentimento único, tornando mais fácil do que nunca ligar-se a colegas no escritório.

Esta funcionalidade do Microsoft Teams suporta atualmente apenas conjuntos de secretária. O suporte para ligar dispositivos periféricos a secretárias individuais estará disponível em breve.