Configurar o Bookable Desks no Microsoft Teams
Este artigo ajuda-o a orientá-lo ao longo do processo de configuração de Mesas Reserváveis no Microsoft Teams. Isto inclui criar contas de conjuntos de secretária, procurar e identificar os dispositivos que pretende incluir e, em seguida, associar esses dispositivos a contas de conjuntos de secretária.
Bookable Desks é o nome desta funcionalidade no Microsoft Teams que utiliza contas do Conjunto de Secretárias do Exchange para fornecer aos utilizadores a capacidade de reservar ou reservar uma secretária individual que faz parte de um conjunto de secretária quando ligam a dispositivos nessa secretária.
Mesas Reserváveis no Microsoft Teams
Quando os utilizadores finais estão a trabalhar num ambiente de trabalho híbrido ou precisam de um local de destino num edifício para trabalhar durante o dia, terão de conseguir reservar ou reservar um espaço para trabalhar. Bookable Desks é a funcionalidade que pode ser utilizada para tornar isto mais fácil. Depois de configurar o Bookable Desks no Teams, um utilizador final pode utilizar a nova aplicação de ambiente de trabalho do Teams no Windows ou um Mac para reservar uma área de trabalho.
A funcionalidade Bookable Desk permite aos utilizadores finais dirigirem-se a mesas partilhadas para as reservarem quando ligarem ou reservarem com antecedência e serem notificados quando lá chegarem sobre uma reserva existente se tiverem a aplicação Teams em execução no respetivo PC Windows ou Mac.
Para os administradores, o portal de Gestão de Salas Microsoft Teams Pro fornece a capacidade de gestão, incluindo a capacidade de detetar dispositivos e torná-los visíveis no inventário.
Descrição geral dos passos
Para configurar e utilizar o Bookable Desks na sua organização, tem de efetuar estas tarefas:
- Passo 1: verifique se os pré-requisitos estão cumpridos.
- Passo 2: criar contas de conjunto de secretária.
- Passo 3: recolher informações sobre dispositivos periféricos em secretárias individuais.
- Passo 4: testar a experiência do utilizador final.
Passo 1 – Verificar se os pré-requisitos foram cumpridos
- Verifique se tem acesso ao portal de Gestão do Microsoft Teams Pro.
- Verifique se tem, no mínimo, uma licença Partilhada do Teams ou uma licença de Salas Teams Pro por organização.
- Crie e configure as contas de recursos necessárias encontradas no Passo 2.
- Utilize a nova versão da aplicação de ambiente de trabalho do Microsoft Teams no Windows ou num Mac.
Passo 2 – Criar Contas de Conjunto de Secretária
As contas do conjunto de secretária são ligeiramente diferentes das contas de sala, mas baseiam-se na arquitetura da caixa de correio de recursos da área de trabalho. Um conjunto de secretária pode ser reservado várias vezes por diferentes utilizadores ao mesmo tempo, até uma capacidade definida. No entanto, as salas só podem ser reservadas uma vez a uma hora específica. Veja a secção FAQ abaixo para obter mais clareza. Uma vez que esta experiência só é suportada para um grupo de secretárias, tem de criar contas de agrupamento de secretária. Criar um conjunto de secretária é como configurar uma sala.
Para criar uma conta de conjunto de secretária
- Passo 1: configurar novas áreas de trabalho ou conjuntos de secretária no Exchange. Para tal, consulte Criar e reservar uma área de trabalho no Outlook.
- Passo 2: configurar metadados para os Bookable Desks. Para tal, veja o cmdlet Set-Place .
Depois de criar as áreas de trabalho e definir os metadados, os Bookable Desks são encontrados ao utilizar Places Finder no Outlook ou ao reservar um conjunto de secretária no Teams.
Passo 3 – Recolher informações sobre dispositivos periféricos em secretárias individuais
Existem duas formas de recolher informações de dispositivos e periféricos: através de um script do PowerShell transferível ou manualmente.
Utilizar o script do PowerShell para recolher informações de dispositivos e periféricos
Para garantir uma experiência de utilizador ponto a ponto totalmente integrada, os dispositivos e periféricos, como monitores ligados às secretárias físicas, têm de estar associados ou ligados a uma conta de conjunto de secretária que criou anteriormente. Para tal, tem de identificar os dispositivos com base em informações exclusivas, como o ID do produto, o ID do fornecedor, o número de série, o modelo e o fabricante.
Pode utilizar um script personalizado para obter os detalhes do dispositivo das secretárias para localizar os dispositivos corretamente e garantir que estão mapeados para as contas do conjunto de secretária correspondentes. O script do PowerShell localizado aqui tem de ser executado com permissões de administrador.
Para obter instruções passo a passo detalhadas, consulte Obter informações sobre periféricos ligados. Depois de carregar informações nos dispositivos e periféricos, utilize o portal de Gestão do Teams Pro para confirmar se os dispositivos estão corretamente associados aos conjuntos de secretária.
Recolher informações de dispositivos e periféricos através da deteção automática
Pode utilizar a funcionalidade de deteção automática para obter as informações do dispositivo e, em seguida, associá-la a uma conta de conjunto de secretária correspondente através do portal de Gestão do Microsoft Teams Pro.
Inicie sessão e abra oInventário do portal > de Gestão do Microsoft Teams Prono painel de navegação esquerdo.
Os dispositivos são detetados automaticamente com a aplicação Teams dos seus utilizadores para enviar dados do dispositivo para o Portal de Gestão do Teams Pro. Quando cinco utilizadores ligam ao dispositivo numa secretária, todos os monitores ligados e periféricos de áudio/vídeo USB são analisados e transmitidos para a cloud. Estes dispositivos povoam o separador Dispositivos na secção Inventário .
Aceda à página Planear>Dispositivos deInventário>.
Selecione o dispositivo específico que pretende associar a um conjunto de secretária. Verá uma faixa de ação Precisa .
Verifique se um novo painel apresenta as informações do dispositivo e um botão de chamada à ação com o nome Adicionar dispositivo a uma sala ou secretária.
Selecione Adicionar dispositivo a uma sala ou secretária.
É apresentada a lista de conjuntos de secretária que lhe permite selecionar o conjunto de secretária pretendido na lista onde o dispositivo está localizado.
Nota
Se quiser procurar um conjunto de secretária específico, utilize o filtro PlaceType: desks na barra de pesquisa para ver apenas as contas do Conjunto de Secretária na organização.
Depois de selecionar o conjunto de secretária, selecione Guardar.
O dispositivo está agora associado à conta do Conjunto de Secretária.
Aceda à página Inventory>Desks e certifique-se de que o dispositivo tem o conjunto de secretárias associado específico na localização.
Nota
O Conjunto de secretárias tem o nome Desk no portal de Gestão do Microsoft Teams Pro.
Passo 4 – Testar a experiência do utilizador final
Pegue no portátil ou tablet e inicie sessão no Teams.
Ligue fisicamente o portátil. Quando liga a este dispositivo associado, recebe uma notificação de reserva de secretária com uma reserva apresentada no calendário do Teams. Também irá reservar uma secretária através da aplicação Teams ou Places Finder no Outlook. Se reservar um Bookable Desk, verá uma notificação de chegada para uma reserva existente.
Passo 5 – Ativar atualizações automáticas da localização de trabalho
Assim que a experiência do utilizador final estiver a funcionar, tem a opção de ativar a política de atualização automática da localização de trabalho para a sua organização ou para um grupo de utilizadores. As atualizações automáticas de localização de trabalho foram concebidas para melhorar a experiência do utilizador final, facilitando a atualização da localização de trabalho e a ligação com outras pessoas quando estão no escritório. Com a política ativada, os utilizadores terão a opção de ativar as atualizações automáticas da localização de trabalho. Podem fazê-lo no cliente de ambiente de trabalho do Teams em Definições>Privacidade>Partilhar a sua localização de trabalho. Depois de os utilizadores optarem por participar, a respetiva localização de trabalho será atualizada automaticamente para No escritório quando se ligarem a uma secretária reservável, desde que a localização de trabalho tenha sido definida anteriormente como desconhecida ou remota. A localização detetada irá durar até ao fim do horário de trabalho. Se ligarem após o horário de trabalho, a localização estará definida até às 23h59 desse dia. Esta funcionalidade permite uma transição totalmente integrada entre trabalho remoto e no escritório, o que melhora a colaboração e a comunicação dentro da sua equipa e de outros utilizadores.
Perguntas frequentes
Pergunta: O que são Conjuntos de Secretária?
Resposta: Os Conjuntos de Secretária são um grupo de secretárias individuais próximos uns dos outros configurados com o mesmo equipamento e experiência. Os Conjuntos de Secretária permitem que os funcionários reservem uma secretária, reduzindo simultaneamente a sobrecarga para os administradores gerirem milhares de secretárias individuais no sistema. Quando um funcionário reserva uma secretária na piscina de secretária, é garantida uma secretária na piscina de secretária e pode selecionar a secretária exata a sentar-se ao mesmo tempo que chega ao espaço.
Pergunta: as funcionalidades de mesas reservadas estão disponíveis no Teams Clássico (antigo) e no novo Teams?
Resposta: Não, a experiência de escrivaninha reservada só está disponível no novo cliente do Teams. Para transferir e mudar para o cliente mais recente do Teams, consulte Mudar para o novo Microsoft Teams.
Pergunta: A funcionalidade de secretária reservável funcionará se a aplicação Teams não estiver a ser executada ativamente no portátil?
Resposta: Não, para que a funcionalidade de escrivaninha reservável funcione, o que significa que permitir que os utilizadores finais reservem uma secretária numa aplicação plug-in do Teams tem de estar já em execução no seu portátil antes de se ligarem.
Pergunta: Qual é a diferença entre secretárias individuais, agrupamentos de secretária e Mesas reserváveis neste artigo?
Resposta: As secretárias individuais que fazem parte de um conjunto de secretárias têm o mesmo Nome Principal de Utilizador (UPN) ou endereço de e-mail de recurso, muitas vezes idênticos e próximos uns dos outros num escritório. Os conjuntos de secretária são um cluster de secretárias individuais que têm uma conta de recurso dedicada. A conta de recurso está no Exchange suportada pela arquitetura da caixa de correio da área de trabalho. A capacidade de um conjunto de secretária, juntamente com metadados como a localização, pode ser definida com o cmdlet Set-Place . Todos os dispositivos têm de estar associados a contas de conjuntos de secretária no Portal de Gestão do Teams Pro para que a funcionalidade ponto a ponto funcione.