Configurar o Bookable Desks no Microsoft Teams
Desbloqueie todo o potencial das suas secretárias com o Microsoft Teams. As mesas reservadas no Microsoft Teams foram concebidas para melhorar a eficiência da sua organização ao permitir que os utilizadores reservem facilmente mesas no plug-in para periféricos, ao mesmo tempo que lhe fornecem as ferramentas para compreender e gerir esses espaços.
Descrição geral dos passos
Para configurar e utilizar o Bookable Desks na sua organização, tem de efetuar estas tarefas:
Passo 1: rever os pré-requisitos.
Passo 2: criar contas de recursos.
Passo 3: recolher informações sobre dispositivos periféricos em cada secretária, como um monitor.
Passo 4: Ativar funcionalidades adicionais para os utilizadores.
Passo 5: Verificar a experiência do utilizador.
Passo 6: rever os dados nos relatórios de utilização.
Passo 1 – Rever os pré-requisitos
Confirme que tem acesso ao portal de Gestão do Microsoft Teams Pro.
Certifique-se de que os seus utilizadores têm acesso à nova versão da aplicação de ambiente de trabalho do Microsoft Teams no Windows ou Mac.
Passo 2 – Criar Contas de Conjunto de Secretária
As contas de agrupamento de secretária, conhecidas como "áreas de trabalho" no Exchange, são ligeiramente diferentes das contas de sala. A capacidade de um agrupamento de secretária representa o número de lugares nessa piscina e é definida pelo administrador. O conjunto pode ser reservado por vários utilizadores ao mesmo tempo até que todos os assentos (a capacidade) sejam ocupados. Por exemplo, a capacidade num conjunto de secretária está definida como 2. O Utilizador A e o Utilizador B podem reservá-lo das 8h às 17h e a capacidade restante será 0. Isto significa que um terceiro utilizador não poderá reservá-lo entre as 8h e as 17h.
Para criar uma conta de conjunto de secretária, tem de configurar a conta de recurso da área de trabalho no Exchange. Recomendamos que siga os passos descritos em Configurar a reserva de secretária.
Depois de criar a conta, aguarde 24 a 48 horas para que a conta apareça no Outlook, Teams e no Portal de Gestão do Salas Teams Pro.
Passo 3 – Recolher informações sobre dispositivos periféricos
Em seguida, para garantir uma experiência de utilizador totalmente integrada, os periféricos, como os monitores nos suportes físicos, têm de estar associados ou ligados à conta do conjunto de secretária que criou anteriormente. Para tal, tem de identificar os periféricos com base nas respetivas informações exclusivas, como o ID do produto, o ID do fornecedor e o número de série.
Pode utilizar um script gratuito do PowerShell para obter os detalhes de um periférico e garantir que estão mapeados para as contas do conjunto de secretária correspondentes no portal de Gestão do Salas Teams Pro. O script do PowerShell está localizado aqui para transferir e, para obter instruções passo a passo detalhadas, veja Adicionar periféricos ao inventário.
Passo 4 – Ativar funcionalidades adicionais para os utilizadores
Tem a opção de ativar a política de atualização automática da localização de trabalho para a sua organização ou para um grupo de utilizadores. As atualizações automáticas de localização de trabalho foram concebidas para melhorar a experiência do utilizador final, facilitando a atualização da localização de trabalho e a ligação com outras pessoas quando estão no escritório. Com a política ativada, os utilizadores têm a opção de ativar as atualizações automáticas da localização de trabalho. Podem fazê-lo no cliente de ambiente de trabalho do Teams em Definições>Privacidade>Gerir a minha localização de trabalho. Depois de os utilizadores optarem por participar, a respetiva localização de trabalho será atualizada automaticamente para No escritório quando se ligarem a uma secretária reservável, desde que a localização de trabalho tenha sido definida anteriormente como desconhecida ou remota. Se o agrupamento de secretária estiver ligado a um edifício, a respetiva localização de trabalho também pode ser alterada para um edifício específico quando se ligam a um escrivaninha reservado, desde que a localização do trabalho tenha sido definida anteriormente como desconhecida, remota ou No escritório. A localização detetada dura até ao fim do horário de trabalho. Se ligarem após o horário de trabalho, a localização estará definida até às 23h59 desse dia. Esta funcionalidade permite uma transição totalmente integrada entre trabalho remoto e no escritório, o que melhora a colaboração e a comunicação dentro da sua equipa e de outros utilizadores.
Passo 5 – Testar a experiência do utilizador final
Aguarde 24 horas após a associação para testar esta experiência. Depois desse ponto, certifique-se de que tem sessão iniciada no Teams num portátil Windows ou Mac. Ao ligar o portátil a um periférico que associou a uma conta de piscina de secretária e assumir que existem lugares disponíveis para reservar, deverá receber uma notificação do feed de atividades a informar que "O espaço está reservado e pronto para si" juntamente com uma reserva no seu calendário. Também pode reservar a secretária para um intervalo de tempo futuro. Para saber mais sobre a experiência do utilizador final, consulte As primeiras coisas a saber sobre mesas reservadas no Microsoft Teams.
Passo 6 – Rever os dados nos relatórios de utilização
Assim que a experiência do utilizador final estiver a funcionar, pode começar a rever relatórios para saber mais sobre como os conjuntos de secretária estão a ser utilizados. Os relatórios de utilização de secretária estão localizados no portal de Gestões de Salas Teams Pro Utilização de Relatórios > do Portal > de Gestão.
As principais métricas listadas estão descritas na tabela seguinte:
| Métricas | Definição |
|---|---|
| Total de mesas associadas | O número total de grupos de dispositivos associados a todos os conjuntos de secretária. |
| Total de conjuntos de secretária não utilizados | O número total de conjuntos de secretária que têm 0% de utilização. |
| Reservas não planeadas | A percentagem de reservas em todos os conjuntos de secretária que não foram planeadas com antecedência e que foram reservadas automaticamente. |
Abaixo das métricas principais, existe uma tabela que fornece uma discriminação granular de cada conjunto de secretária, acompanhada por métricas específicas que realçam a utilização de cada um. Pode ajustar o filtro de tempo para ver a utilização ao longo de diferentes períodos de tempo.
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Nome a apresentar | O nome do agrupamento de secretária. |
| Utilização | A percentagem de tempo em que os utilizadores foram ligados às secretárias associadas durante o horário comercial no período de tempo especificado. |
| Mesas associadas | O número de grupos de dispositivos associados a este conjunto de secretárias, fora do total de capacidade definido neste conjunto de secretária. |
| Reservas | O número de reservas em mesas reserváveis no período de tempo selecionado. |
| Reservas não planeadas | A percentagem de reservas que não foram planeadas com antecedência e que foram reservadas automaticamente. |
| Ocupação da reserva | A percentagem de tempo que os utilizadores passaram ligados a mesas reserváveis durante as reservas. Os valores mais baixos indicam que foram gastas mais reservas com menos tempo ligado à corrente. |
Configurações
Desativar a recolha automática de dados de deteção e utilização no cliente do Teams
As mesas reserváveis no Microsoft Teams utilizam dados periféricos com origem no cliente de ambiente de trabalho do Teams em execução nos portáteis dos utilizadores para detetar periféricos, bem como compreender quando são utilizados os conjuntos de secretária aos quais estão associados. Não são recolhidos dados pessoais, mas se considerar que esta recolha de dados não é adequada para o seu inquilino ou um grupo de utilizadores no seu inquilino, poderá utilizar os seguintes cmdlets do PowerShell para configurar a política adequadamente. Tenha em atenção que, para clouds governamentais, esta política está desativada por predefinição.
Primeiro, certifique-se de que o módulo do Microsoft Teams está na versão 6.5.0 ou superior. Para confirmar a versão, execute o seguinte:
Import-Module MicrosoftTeams
Get-Module -Name MicrosoftTeams
Se não tiver o módulo do Microsoft Teams instalado, execute o seguinte e, em seguida, execute novamente o comando acima para marcar a versão:
Install-Module -Name MicrosoftTeams -Force -AllowClobber
Import-Module MicrosoftTeams
Se a sua versão for inferior à 6.5.0, siga estas instruções para atualizá-la.
Utilize os seguintes comandos para criar, definir, conceder ou remover uma configuração na política TeamsBYODAndDesks:
Import-Module MicrosoftTeams
Connect-MicrosoftTeams
Get-CSTeamsBYODAndDesksPolicy
Set-CSTeamsBYODAndDesksPolicy -Identity Test -DeviceDataCollection Enabled
Grant-CSTeamsBYODAndDesksPolicy -PolicyName Test -Identity testuser@test.onmicrosoft.com
Grant-CSTeamsBYODAndDesksPolicy -Group
Grant-CSTeamsBYODAndDesksPolicy -Global -PolicyName Test
Remove-CSTeamsBYODAndDesksPolicy -Identity Test
Configurar dados na cloud
Eliminar dados do dispositivo
Esta definição permite que os administradores eliminem todos os dados de gestão de dispositivos de um utilizador específico.
Permissão de gestão de inventário
A permissão de gestão de inventário no portal de Gestão do Salas Teams Pro permite que outras pessoas vejam e giram o inventário. Pode criarfunções emFunções de Definições> no portal de Gestão do Teams Room Pro e conceder permissões para aceder ao inventário e associar periféricos às secretárias.
Perguntas frequentes
Pergunta: O que são Conjuntos de Secretária?
Resposta: As piscinas de secretária são um grupo de assentos no escritório que estão próximos um do outro e na mesma área. Quando um funcionário reserva uma secretária na piscina, reserva um lugar na piscina.
Pergunta: Qual é a diferença entre secretárias individuaise agrupamentos de secretária?
Resposta: As secretárias individuais são um novo tipo de conta de recurso no Exchange que permitirá a um utilizador reservar um lugar específico em vez de reservar um dos assentos numa piscina de secretária. O suporte para secretárias individuais para a solução De secretárias reserváveis estará disponível em breve.
Pergunta:A funcionalidade de mesas reserváveis está disponível no Clássico (Teams antigo) e no novo Teams?
Resposta: Não, a experiência de escrivaninha reservável só está disponível no novo cliente do Teams. Para transferir e mudar para o cliente mais recente do Teams, consulte Novo Microsoft Teams.
Pergunta: As mesas reserváveisfuncionam com Microsoft Places?
Resposta: Sim, sim! Se um utilizador for automaticamente reservado numa piscina de secretária, a reserva também será apresentada como a reserva de escrivaninha do utilizador para o dia em Places. Se um utilizador reservar um assento numa piscina de secretária com antecedência através de Places, após o plug-in para uma secretária reservável, o utilizador vê uma mensagem de confirmação de que está pronto para a reserva.
Pergunta: Como posso ter a certeza de que funcionará com os meus dispositivos? Preciso de para comprar novo hardware?
Resposta: Esta é uma das belezas das mesas reserváveis! Não é necessário hardware novo. Concebemos a nossa solução com o objetivo de trabalhar com todos os modelos e fabricantes, que depende do dispositivo ter propriedades exclusivas. Atualmente, suportamos monitores e dispositivos com capacidades de áudio e vídeo. O suporte para estações de ancoragem e câmaras Web está disponível em breve.
Pergunta: Existe outra forma de associar os meus dispositivos que não o script do PowerShell?
Resposta: Sim, há! Também pode associar o dispositivo manualmente através do portal de Gestão pro. Navegue para Planear > Dispositivos >de Inventário > selecione num dispositivo não associado (um com uma etiqueta "Precisa de ação") > selecione em "Adicionar dispositivo a uma sala ou secretária" > procure o conjunto de secretária pretendido ao qual pretende atribuir o dispositivo. Para facilitar a deteção de dispositivos, estes são automaticamente detetados através da aplicação Teams dos seus utilizadores. Assim que cinco utilizadores exclusivos estiverem ligados a um dispositivo numa secretária, serão automaticamente apresentados no separador Dispositivos para associação.
Pergunta: O que preciso para aceder aos relatórios de utilização?
Resposta: Estes relatórios estão atualmente em pré-visualização e não necessitam de uma licença para aceder.