Colaboração de fornecedores com fornecedores externos
O módulo Colaboração do fornecedor é destinado a fornecedores que não tenham integração EDI (Troca de dados eletrônica) com o Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Ele permite que os fornecedores trabalhem com ordens de compra (OCs), faturas, informações de estoque de consignação e solicitações de cotação (RFQs), e também os permitem acessar parte dos dados mestre de fornecedor. Este artigo explica como você pode colaborar com fornecedores externos que usam a interface de colaboração do fornecedor para trabalhar com OCs, RFQs e estoque de consignação. Ele também explica como habilitar um fornecedor específico para usar a colaboração do fornecedor e como definir as informações que todos os fornecedores verão ao responderem a uma OC.
Para saber mais sobre o que os fornecedores externos podem fazer na interface de colaboração do fornecedor, consulte Colaboração do fornecedor com clientes.
Para saber mais sobre como os fornecedores podem usar a colaboração do fornecedor nos processos de faturamento, consulte Espaço de trabalho de faturamento de colaboração do fornecedor. Para saber mais sobre como provisionar novos usuários de colaboração do fornecedor, consulte Gerenciar usuários de colaboração do fornecedor.
Definindo as informações mostradas aos fornecedores quando eles respondem a OCs
Quando os fornecedores respondem a uma OC enviada, eles veem uma das três caixas de mensagem onde devem confirmar que querem aceitar a OC, rejeitá-la ou aceitá-la com alterações. Como a informação que deve ser mostrada ao fornecedor nesse ponto pode ser específica para sua empresa, você pode especificar o texto que aparece em cada mensagem de confirmação. Por exemplo, o texto pode informar o fornecedor sobre as próximas etapas do processo ou sobre termos e condições.
Para definir o texto que é mostrado na resposta da OC, siga estas etapas
- Na página Informações para fornecedores em resposta a OCs, selecione o tipo de resposta e selecione Editar.
- Na caixa Mensagem de informações, insira informações que deve ser exibidas a fornecedores na caixa de mensagem.
Se você precisar adicionar mensagens em mais de um idioma, crie mensagens separadas e especifique o código de idioma apropriado para cada uma. A mensagem que é mostrada a cada fornecedor estará no idioma que o fornecedor usa.
Definindo opções de colaboração do fornecedor para um fornecedor específico
Um administrador configura as definições gerais para a colaboração do fornecedor, como as funções de segurança disponíveis para todos os fornecedores com os quais você colabora. Porém, há também configurações que podem ser diferentes para cada conta do fornecedor. Você deve definir essas configurações.
- Habilite a colaboração do fornecedor.
- Especifique se o fornecedor deverá ver as informações sobre preço.
Habilitando a colaboração do fornecedor
Antes que as contas de usuário possam ser criadas para um fornecedor externo, você deve configurar a conta de fornecedor para permitir que ele use a colaboração do fornecedor. Na página Fornecedores, na guia Geral, defina o campo Ativação de colaboração. As opções a seguir estão disponíveis:
- Ativo (a OC é confirmada automaticamente)– as OCs são confirmadas automaticamente, se o fornecedor as aceita sem alterações. Se você usar esta opção, certifique-se de agendar o trabalho em lotes Confirmar ordens de compra aceitas da colaboração do fornecedor, que é responsável por processar as confirmações. Para obter instruções, consulte a próxima seção.
- Ativo (a OC não é confirmada automaticamente)– as OCs precisam ser confirmadas manualmente por sua organização depois que o fornecedor aceitá-las.
Agendando o trabalho em lotes de confirmação automática
Se usar a opção Ativo (confirmação automática de OC) para um ou mais fornecedores (conforme descrito na seção anterior), você deverá agendar o trabalho em lotes Confirmar ordens de compra aceitas da colaboração do fornecedor, que é responsável por processar e confirmar suas OCs Caso contrário, as confirmações automáticas nunca ocorrerão. Use o procedimento a seguir para agendar esse trabalho.
Acesse Compras e Fornecimento > Ordens de compra > Confirmação de ordem de compra > Confirmar ordens de compra aceitas da colaboração do fornecedor.
Na caixa de diálogo Confirmar ordens de compra aceitas da colaboração do fornecedor, na Guia Rápida Executar em segundo plano, selecione Recorrência.
Na caixa de diálogo Definir recorrência, defina a agenda na qual o trabalho deve ser executado. Quando estiver escolhendo a agenda, considere as seguintes questões:
- Se o seu sistema processa um grande volume de dados e executa vários trabalhos em lote, o desempenho pode ser um problema. Nesse caso, você provavelmente não deve executar esse trabalho mais do que a cada 10 minutos (dependendo dos outros requisitos). Se o desempenho não for um problema, você poderá executá-lo a cada um ou dois minutos se necessário.
- Se os seus fornecedores tendem a entregar os bens com rapidez (no dia que foi acordado), a recorrência deve ser frequente (a cada 10 a 30 minutos ou algo semelhante). Dessa forma, os operadores de depósito poderão receber as mercadorias da OC confirmada após a conclusão da confirmação.
- Se os seus fornecedores tendem a ter um prazo de entrega longo (mais de 24 horas), você pode definir essa tarefa para ser executada apenas uma vez por dia ou algo semelhante.
Selecione OK para aplicar a agenda e retorne à caixa de diálogo Confirmar ordens de compra aceitas da colaboração do fornecedor.
Defina outras opções em segundo plano conforme necessário. A caixa de diálogo fornece as opções usuais para a configuração de trabalhos em lotes no Supply Chain Management.
Para obter mais informações sobre trabalhos em lote, consulte Visão geral do processamento em lote.
Especificando se o fornecedor deverá ver as informações sobre preço
Para compartilhar as informações sobre preços das OCs por meio da interface de colaboração do fornecedor, você deve definir a opção Valor/preços das ordens de compra na guia Padrões da ordem de compra para a conta do fornecedor como Sim. Essas informações sobre preços incluem o preço unitário, descontos e os encargos.
Trabalhando com OCs ao usar a colaboração do fornecedor
Enviando uma OC a um fornecedor
As OCs são preparadas no Supply Chain Management. Quando a OC tiver um status de Aprovada, você a enviará ao fornecedor, selecionando Enviar para confirmação na página Ordem de compra. O status da OC será mudado para Em Revisão externa. Depois que a PO for enviada, o fornecedor pode vê-la na página Ordens de compra para revisão na interface de colaboração de fornecedor. O fornecedor pode então aceitar a OC, rejeitá-la ou sugerir mudanças nela. O fornecedor também pode adicionar comentários para comunicar informações como as alterações na OC. Se quiser chamar a atenção do fornecedor para a nova OC, você também pode usar o sistema de gerenciamento de impressão para enviar a OC por email.
Confirmação e aceitação de uma OC por um fornecedor
Depois que um fornecedor aceita uma OC, a OC pode ser confirmada automaticamente ou pode ter que ser confirmada manualmente. O comportamento depende se o campo Ativação de fornecedor está definido como Ativo (a OC é confirmada automaticamente) ou como Ativo (a OC não é confirmada automaticamente) para o fornecedor.
A tabela a seguir mostra a troca comum de informações, dependendo da resposta do fornecedor quando você envia uma OC para confirmação.
| Resposta do fornecedor | Resultado |
|---|---|
| O fornecedor aceita a ordem, e o Supply Chain Management é configurado para confirmar OCs automaticamente que o fornecedor aceita. | O status da ordem é atualizado para Confirmada. Se a ordem não puder ser atualizada por algum motivo, a resposta do fornecedor ainda é registrada como Aceita, mas o status da OC permanecerá Em Revisão externa.
A PO enviada ao fornecedor e com o status Em revisão externa está atualizada com as datas de recebimento confirmadas nas linhas. Esta atualização inicia uma nova versão que é automaticamente definida para o status Confirmado. Quando a OC é confirmada, ela aparecerá na interface de colaboração do fornecedor. |
| O fornecedor aceita a ordem, mas o Supply Chain Management não está configurado para confirmar OCs automaticamente que o fornecedor aceita. | A resposta do fornecedor é registrada como Aceita, mas o status da OC permanece Em Revisão externa.
A PO enviada ao fornecedor e com o status Em revisão externa está atualizada com as datas de recebimento confirmadas nas linhas. Esta atualização inicia uma nova versão que é automaticamente definida para o status Em revisão externa. Em seguida, você poderá confirmar a OC manualmente. |
| O fornecedor rejeita a ordem. | A resposta do fornecedor é registrada como Rejeitada e o status da OC permanece Em Revisão Externa. A rejeição é recebida junto com as anotações do fornecedor. |
O fornecedor aceita a ordem com alterações. As alterações são sugeridas em nível de linha. O fornecedor pode aceitar ou rejeitar linhas individuais. Eis algumas outras alterações que o fornecedor pode sugerir:
|
A resposta do fornecedor é registrada como Aceita com alterações, e o status da PO permanece Em revisão externa. Os status mostram os tipos de alterações que o fornecedor sugeriu. Para obter informações sobre o consumo automático das alterações, consulte a seção "Atualizar a OC quando um fornecedor sugerir mudanças" posteriormente neste artigo. |
Você pode usar o espaço de trabalho Preparação da ordem de compra para monitorar as OCs respondidas pelo fornecedor. Este espaço de trabalho contém duas listas que contêm OCs com um status Em Revisão Externa:
- Em revisão externa requer ação
- Em revisão externa aguardando a resposta do fornecedor
Alterando uma OC
Para alterar uma OC que já foi respondida por um fornecedor, você deve enviar uma nova versão da OC para o fornecedor. A nova OC terá um sufixo de versão para indicar que é uma versão modificada de uma OC anteriormente enviada. A página Histórico de confirmações do fornecedor de ordens de compra permite que você e seus fornecedores acompanhem o histórico de cada ordem. A versão anteriormente confirmada de uma PO permanecerá na lista de POs confirmadas até que a nova PO seja confirmada.
Cancelando uma OC
Quando você cancela uma OC, o status é alterado para Aprovada. Você deve enviar a OC novamente ao fornecedor, de forma que o fornecedor possa confirmar ou rejeitar o cancelamento. Depois que o cancelamento for confirmado, a OC aparecerá na lista de OCs confirmadas como Cancelada.
Adicionando anexos a uma OC
Você pode adicionar anexos, como arquivos, imagens e anotações, à PO usando o sistema de gerenciamento de documentos. Anexos do tipo Externo estarão visíveis para o fornecedor quando você enviar a PO.
Atualizando uma OC quando um fornecedor sugerir mudanças
Se um fornecedor respondeu a uma OC e sugeriu mudanças, o próximo passo é processar a resposta.
No espaço de trabalho Preparação da ordem de compra na lista Em revisão externa, requer ação, você pode identificar OCs que um fornecedor aceitou com alterações. Desta lista, você também pode navegar até a resposta do fornecedor.
Em uma resposta, um fornecedor pode alterar as seguintes informações no cabeçalho:
- Referência de documento do fornecedor
- Modo de entrega
- Condições de entrega
- Data de recebimento confirmada
O fornecedor também pode adicionar uma nota ou um anexo.
Nas linhas, o fornecedor pode alterar a quantidade e as datas de recebimento, adicionar notas e anexos, rejeitar uma linha, substituir uma linha por um outro produto que é inserido como texto e dividir uma linha em entregas múltiplas. O status de uma linha, varia dependendo alterações que o fornecedor sugeriu:
- Aceito com alterações
- Rejeitado
- Substituído - neste caso, uma linha extra com o status Substituto será adicionada.
- Confirmado
- Dividido em agenda – Neste caso, são adicionadas linhas extras que têm um status Linhas da agenda.
Se uma linha não tiver nenhuma alteração, o status da linha é Aceito.
Em resposta, os status da linha o informam os tipos de alterações que o fornecedor fez. Além disso, todos os campos alterados aparecem em negrito para ajudá-lo a identificar as alterações.
Você pode atualizar uma OC selecionando Processar atualização de OC na resposta ou em uma linha de cada vez. Um campo A atualização da OC foi processada? no cabeçalho e nas linhas indica se o sistema processou o cabeçalho ou as linhas para atualizar a OC com alterações se originam da resposta. Você pode executar a ação Processar atualização da OC apenas uma vez por cabeçalho ou linha.
Nem todas as alterações sugeridas podem ser atualizadas em uma PO. Somente as atualizações no cabeçalho e as atualizações das datas e quantidades nas linhas podem ser atualizadas automaticamente na OC. Para outras alterações, você deve atualizar manualmente a PO. Nesse caso, o valor do campo A atualização da OC foi processada? será Atualização manual. Por exemplo, se um fornecedor sugerir que uma linha seja dividida em uma agenda, essa alteração será feita manualmente.
Cada linha que tem um status Aceita terá uma data de recebimento confirmada. Quando você executa a ação Processar atualização da OC, essa data será atualizada na OC. Notas e anexos não serão transferidos automaticamente para a OC atual. Além disso, os contratos comerciais não são reavaliados nas linhas da OC quando você atualiza a OC por meio da ação Processar atualização da OC.
Status e versões da PO
Esta seção descreve os diversos status que uma OC pode ter até o momento em que é confirmada. Também descreve quando as novas versões de uma OC são disponibilizadas para o fornecedor. O comportamento varia, dependendo se você usa o gerenciamento de mudanças para POs.
Versões e status se você não usar o gerenciamento de alterações
A tabela a seguir mostra um exemplo das alterações de status e versão pelas quais uma OC pode passar.
| Ação | Status e versão |
|---|---|
| A versão inicial da OC é criada no Supply Chain Management. | O status é Aprovada. |
| A OC é enviada ao fornecedor. | Uma versão é registrada na interface de colaboração do fornecedor e o status é alterado para Em Revisão externa. |
| O fornecedor envia uma resposta Aceito com alterações. | O status ainda é Em Revisão externa. |
| Você fez algumas alterações que foram solicitadas pelo fornecedor. | O status é alterado para Aprovada. |
| Você envia a nova versão da OC ao fornecedor. | Uma nova versão é registrada na interface de colaboração do fornecedor e o status é alterado para Em Revisão externa. |
| O fornecedor aceita a nova versão da OC. | O status ainda é Em Revisão externa a menos que a conta do fornecedor seja configurada para definir automaticamente as OCs para um status Confirmado quando o fornecedor as aceita. |
Os fornecedores não precisam confirmar uma OC usando a interface de colaboração do fornecedor. Eles também podem enviar um email ou comunicar a aceitação de uma OC por meio de outro canais. Em seguida, você poderá confirmar a ordem manualmente. Nesse caso, você receberá um aviso de que a ordem está sendo confirmada, mesmo que não haja nenhuma resposta do fornecedor. A OC aparecerá no histórico de confirmação como uma ordem confirmada aberta que não tem nenhuma resposta. Neste ponto, o fornecedor não terá mais a opção de confirmar ou rejeitar a OC.
Observação
A versão da OC disponível para outros processos no Supply Chain Management sempre será a versão mais recente, mesmo se essa versão ainda não tiver sido registrada na interface de colaboração do fornecedor.
Versões e status se você usar o gerenciamento de alterações
Se o gerenciamento de alterações estiver ativado para as OCs, as OCs passarão por um fluxo de trabalho de aprovação para atingir o status Aprovada. Esse processo não aparece para o fornecedor.
A tabela a seguir mostra um exemplo das alterações de status e versão pelas quais uma OC poderá passar quando o gerenciamento de alterações estiver ativado: Uma versão será registrada quando a OC for aprovada, não quando a OC for enviada ao fornecedor ou confirmada.
| Ação | Status e versão |
|---|---|
| A versão inicial da OC é criada no Supply Chain Management. | O status é Rascunho. |
| A OC é submetida ao processo de aprovação (O processo de aprovação é um processo interno no qual o fornecedor não está envolvido). | O status é alterado de Rascunho para Em Revisão para Aprovação se a OC não for rejeitada durante o processo de aprovação. A OC aprovada é registrada como uma versão. |
| A OC é enviada ao fornecedor. | A versão é registrada na interface de colaboração do fornecedor e o status é alterado para Em Revisão externa. |
| Você faz algumas alterações solicitadas pelo fornecedor, manualmente ou usando a ação Processar atualização da OC na resposta para atualizar a OC. | O status é alterado novamente para Rascunho. |
| A OC é submetida ao processo de aprovação novamente. | O status é alterado de Rascunho para Em Revisão para Aprovação se a OC não for rejeitada durante o processo de aprovação. Alternativamente, o sistema pode ser configurado para que as alterações específicas do campo não exijam uma nova aprovação. Nesse caso, o status é primeiro alterado para Rascunho e depois automaticamente atualizado para Aprovada. A OC aprovada é registrada como uma nova versão. |
| Você envia a nova versão da OC ao fornecedor. | A nova versão é registrada na interface de colaboração do fornecedor e o status é alterado para Em Revisão externa. |
| O fornecedor aprova a nova versão da OC. | O status é alterado para Confirmada automaticamente ou quando você recebe a resposta do fornecedor e confirma a OC. |
Compartilhando informações sobre o estoque de consignação
Se você estiver usando o estoque de consignação, os fornecedores poderão usar a interface de colaboração do fornecedor para exibir informações nas seguintes páginas:
- Ordens de compra que consomem o estoque de consignação – as OCs para o estoque de consignação são geradas quando a propriedade do estoque é alterada do fornecedor para a sua empresa. Um recebimento de produto é lançado ao mesmo tempo. Essas OCs de consignação são exibidas somente na página Ordens de compra que consomem o estoque em consignação. Elas não estão incluídas na página Todas as ordens de compra confirmadas, no módulo Colaboração do fornecedor.
- Produtos recebidos do estoque de consignação – esta página lista todas as transações em que a propriedade dos produtos foi transferida do fornecedor para a sua empresa. Os fornecedores podem usar essas informações para faturar o cliente.
- Estoque de consignação disponível – esta página mostra o estoque de consignação disponível de propriedade do fornecedor que foi recebido em seu depósito.
Trabalhando com RFQs ao usar a colaboração do fornecedor
Esta seção descreve as interações entre clientes e fornecedores durante o processo de RFQ. Também explica como as informações são comunicadas aos fornecedores. Para uma visão geral básica de suporte para o processo de RFQ, consulte Visão geral de solicitações de cotação (RFQs).
Alternativas, anexos, alterações e devoluções
Alternativas – Em um cabeçalho de exemplos de RFQ, você pode especificar quais alternativas serão permitidas para linhas de item não catalogadas. Quando as alternativas forem habilitadas, os fornecedores poderão adicionar uma linha alternativa para cada linha solicitada.
Anexos – Os anexos podem ser adicionados tanto em nível de cabeçalho como em nível de linha de um caso de RFQ. Os anexos podem ser classificados como internos ou externos. Os anexos internos podem ser exibidos apenas pelo cliente, enquanto os fornecedores podem exibir anexos externos depois que forem enviados.
Os fornecedores também pode adicionar anexos na resposta do lance. Esses anexos podem ser exibidos pelo cliente depois que um fornecedor enviar a resposta do lance. Os anexos que os fornecedores adicionam sempre são classificados como externos. Para acessar um anexo que um fornecedor enviou com um lance, selecione Anexos de lances ou Anexos de linhas de lances.
Para abrir os anexos enviados juntos com o caso de RFQ, use o símbolo de clipe de papel de manuseio de documento na resposta.
Alterações – Quando uma alteração é finalizada, as respostas de lances existentes são removidas, de forma que possam ser substituídas pelos valores atualizados. As informações como a linha de preço e quantidade de respostas de lances anteriores podem ser exibidas por meio de diários no caso de RFQ.
Para aplicar o processamento de modificação, na página Parâmetros de compras, na Guia Rápida Solicitação de cotação, defina a opção Bloquear RFQs quando elas forem enviadas como Sim. (Essa opção está definida e é obrigatória para o setor público.)
Devoluções – Se um fornecedor enviou um lance, mas são necessárias mais informações ou informações modificadas para o caso de RFQ, o cliente pode devolver o lance para o fornecedor. Os dados do lance enviados anteriormente serão mantidos e o fornecedor podem fazer as alterações solicitadas sem ter que reiniciar o processo de lance.
Extensões do setor público
Para o setor público, a funcionalidade estendida permite que um caso RFQ seja enviado aos fornecedores e publicados. Quando você publica um RFQ, qualquer pessoa que solicitar informações poderá ver o trabalho que está de acordo com as regulamentações do setor público. Todos os trabalhos disponíveis são refletidos na página de listagem Solicitações de cotações em aberto publicadas e as RFQ canceladas, pendentes ou concedidas podem ser exibidas na página Solicitações de cotações fechadas publicadas. Esses documentos também podem ser exibidos em um site fora do Supply Chain Management por meio de integrações com as seguintes entidades de dados:
- Solicitações publicadas para cotações
- Solicitações publicadas para linha de cotação
- Solicitações publicadas para anexos de cabeçalho de cotação
Essas entidades permitem que pessoas que não são usuários provisionados no Supply Chain Management, mas que tenha acesso anônimo ao site externo, exibam o trabalho disponível e fechado. Além disso, a funcionalidade estendida em Enviar e publicar permite ao usuário que configura os parâmetros do processo de RFQ definir um modelo de email. Quando o profissional de compras cria o caso de RFQ, ele deverá selecionar o modelo de email para enviar as informações obrigatórias aos fornecedores do caso de RFQ.
O usuário que configura os parâmetros para o processo de RFQ pode criar vários modelos de email. Esses modelos de email podem conter o texto estático e os seguintes tokens substituição. Os tokens serão substituídos pelos valores contextuais quando um email for criado.
- %RFQCase%
- %RFQCaseName%
- %bidType%
- %inviteOnly%
- %expiryDateTime%
- %requester%
- %requestingDepartment%
- %accountnum%
- %todaysdate%
- %createddate%
Se uma alteração for necessária e for enviada após a RFQ ser enviada, a RFQ será enviada novamente a todos os fornecedores convidados. O documento publicado também será atualizado na página Abrir solicitações publicadas para cotações.