Compreender distribuição do registro em regras de atribuição
No Dynamics 365 Sales, as regras de atribuição distribuem ou atribuem automaticamente clientes potenciais, oportunidades e insights novos e atualizados para a equipe de vendas. O processo automatizado economiza tempo e esforço, além de otimizar a carga de trabalho da equipe de vendas.
As regras de atribuição podem distribuir esses registros de duas maneiras: round robin ou balanceamento de carga.
- Em distribuição round robin, a principal consideração acontece quando um registro foi atribuído aos vendedores pela última vez.
- Em distribuição de balanceamento de carga, a principal consideração é a capacidade, ou em quantos registros ativos eles estão trabalhando.
Dependendo da definição, uma regra que prioriza o balanceamento de carga ainda pode usar critérios round robin para atribuir registros a vendedores.
É importante compreender as diferenças entre eles e como outros critérios (como a carga de trabalho e os agendamentos dos vendedores) afetam a maneira como os registros são atribuídos.
Segmentos e regras de atribuição fazem parte do recurso de atribuição do trabalho. A atribuição de trabalho está disponível na versão 9.1.23074.10021 do acelerador de vendas e está sendo implementada em fases em regiões diferentes. Aprenda mais sobre atribuição de trabalho.
Distribuição round robin
A atribuição round robin distribui um registro novo ou atualizado de maneira justa entre os vendedores que atendem aos critérios da regra. Ele fornece o registro para o vendedor que aguardou mais tempo por um novo cliente potencial, oportunidade ou insight, inclusive registros que foram atribuídos manualmente ou por um suplemento.
Observação
A ordem de atribuição dos vendedores usando o algoritmo round robin é armazenada no nível da organização, e não no nível da regra.
Vamos ver alguns cenários para compreender a distribuição round robin.
Cenário1
Um cliente potencial entra no sistema às 13h33. Com base nos critérios de seleção definidos na regra de atribuição, três vendedores podem trabalhar no cliente potencial:
| Vendedor | Atribuiu um cliente potencial pela última vez |
|---|---|
| Miriam | 10:02 |
| Sanjay | 10:31 |
| Susana | 11:17 |
A atribuição mais recente de Miriam é anterior à de Sanjay e à de Susana. Como ela esteve esperando há mais tempo, o cliente potencial é atribuído a ela, e a hora da atribuição mais recente é atualizada.
Outro cliente potencial entra no sistema às 13h50. Desta vez, somente Miriam e Sanjay têm os atributos necessários para trabalhar nele:
| Vendedor | Atribuiu um cliente potencial pela última vez |
|---|---|
| Miriam | 1:33 |
| Sanjay | 10:31 |
Mas, desta vez, Sanjay esteve esperando há mais tempo do que Miriam. Sanjay fica com o cliente potencial.
Cenário 2
Vamos supor que você tenha três vendedores – Miriam, Sanjay e Susana. Um conjunto de regras é criado para atribuir registros a elas. A ordem inicial é Miriam, Sanjay e Susana.
- A regra 1 atribui um cliente potencial de entrada 1 a Miriam. A nova ordem passa a ser Sanjay, Susana e Miriam.
- A Regra 2 atribui o próximo cliente potencial 2 de entrada a Sanjay. A ordem agora é Sanjay, Susana e Miriam.
- A regra 3 atribui o cliente potencial 3 a Susana. A ordem final passa a ser Miriam, Sanjay e Susana.
- Agora, um novo cliente potencial chega ao aplicativo – a Regra 1 atribui o cliente potencial 4 a Miriam.
No entanto, você deve ter notado que só a Regra 1 está atribuindo o registro a Miriam duas vezes consecutivas. Isso acontece porque a ordem de atribuição dos registros é armazenada no nível da organização, e não no nível da regra.
Cenário 3
Vamos supor que você tenha dois vendedores – Miriam e Sanjay. Uma regra é criada para atribuir registros a elas. A ordem inicial é Miriam e Sanjay.
Agora, se o Cliente Potencial 1 for gerado por Miriam, ela passará a ser automaticamente a proprietária. Dessa forma, quando a regra é executada, o cliente potencial é atribuído a Sanjay, pois Miriam já é a proprietária e parte da lista de distribuição. A nova ordem de atribuição muda para Miriam e Sanjay.
Isso porque, sempre que cria um registro, um vendedor é incluído automaticamente na lista de distribuição. Isso afeta a ordem de atribuição para registros futuros.
Distribuição de balanceamento de carga
A atribuição de balanceamento de carga encontra os vendedores que atendem aos critérios da regra e entrega o registro para aquele que pode assumir mais um trabalho. Esse método garante que todos os vendedores tenham uma parcela justa do trabalho e reduz cargas de trabalho desiguais.
Vamos ver um exemplo para compreender a distribuição de balanceamento de carga.
Um cliente potencial entra no sistema. Com base nos critérios de seleção definidos na regra de atribuição, três vendedores podem trabalhar no cliente potencial:
| Vendedor | Capacidade disponível |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Susana pode assumir mais trabalho agora do que Miriam ou Sanjay. Susana assume o cliente potencial e a capacidade disponível dela agora é 14.
Dando continuidade a esse exemplo, vamos supor que Miriam, Sanjay e Susana possam trabalhar nos próximos clientes potenciais recebidos.
Dois clientes potenciais novos entram no sistema. Como Susana ainda tem a maior capacidade disponível, os clientes potenciais são atribuídos a ela. Depois disso, a capacidade disponível ficará assim:
| Vendedor | Capacidade disponível |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
Mais um cliente potencial entra no sistema. Sanjay e Susana estão igualmente disponíveis. Como Susana conseguiu mais recentemente um cliente potencial, o novo é atribuído a Sanjay com base em critérios round robin. Agora, a capacidade disponível fica assim:
| Vendedor | Capacidade disponível |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
Miriam fecha três clientes potenciais, aumentando a capacidade disponível dela para 13. Um novo cliente potencial entra no sistema. Como Miriam agora tem a maior capacidade, ele é atribuído a ela.
Outros critérios de distribuição
As regras de atribuição priorizam a imparcialidade de maneiras diferentes, dependendo da seleção da distribuição round robin ou de balanceamento de carga. Porém, imparcialidade não é a única consideração quando registros precisam ser atribuídos. Eles também podem levar em consideração se os vendedores estão disponíveis para assumir mais trabalho (ou seja, a carga de trabalho e o horário de trabalho dos vendedores).
Levar em consideração a carga de trabalho do vendedor
Nas definições da regra de atribuição, você pode selecionar Atribuir tipo de registro com base na capacidade do vendedor. Esta opção só distribui registros para vendedores que tenham capacidade para trabalhar neles. Se ninguém o fizer, os registros permanecerão não atribuídos.
Vamos rever nossa equipe de vendas, um pouco depois no mesmo dia.
Um novo cliente potencial entra no sistema. Com base nos critérios de seleção definidos na regra de atribuição, quatro vendedores podem trabalhar nele:
| Vendedor | Atribuição mais recente | Capacidade disponível |
|---|---|---|
| Sanjay | 2:37 | 0 |
| Susana | 2:57 | 4 |
| David | 3:02 | 0 |
| Miriam | 2:35 | –2 |
Somente com a distribuição round robin, Miriam ficaria com o cliente potencial porque ela esteve esperando por mais tempo por uma atribuição do que os outros. No entanto, você definiu a regra para Atribuir clientes potenciais com base na capacidade do vendedor, e a capacidade disponível de Miriam no momento é –2. Sanjay esteve esperando há mais tempo, mas a capacidade disponível é 0. O cliente potencial fica com Susana.
Se nenhum vendedor atendendo aos critérios tivesse capacidade disponível maior que zero, o cliente potencial permaneceria não atribuído.
Considerar a agenda de trabalho do vendedor
Nas definições da regra de atribuição, você pode selecionar Atribuir se um vendedor estiver disponível em N horas, em que N é um número inteiro de 1 a 120. Esta opção só distribui registros para vendedores cujo horário de trabalho mostre que eles estão disponíveis no horário selecionado. Se ninguém estiver, os registros permanecerão não atribuídos. Aprenda a definir a disponibilidade do vendedor.
A regra leva em consideração os vendedores correspondentes primeiro por prioridade de atribuição (balanceamento de carga ou round robin) e depois por quem está disponível, de agora até o tempo máximo permitido.
Conforme mostrado no diagrama a seguir, os vendedores correspondentes são divididos em seis buckets de 24 horas cada, com base nos horários de trabalho. Se nenhum vendedor cair no primeiro bucket, a distribuição round robin substituirá o balanceamento de carga, mesmo que a distribuição do balanceamento de carga seja priorizada. A regra continua avaliando os buckets de cima para baixo. Quando encontra um bucket não vazio, a regra atribui o cliente potencial aos vendedores no bucket com base em critérios round robin.
Vamos ver um exemplo para entender como os horários de trabalho dos vendedores afetam a atribuição de registros.
Nas regras de atribuição, você prioriza a distribuição round robin e define um limite de tempo de 48 horas.
Um novo cliente potencial entra no sistema na noite de sexta-feira por um formulário de consulta no site. Diversos vendedores atendem aos critérios de uma regra de atribuição, mas nenhum deles está trabalhando agora. Em seguida, a regra leva em consideração os vendedores correspondentes disponíveis nas próximas 24 horas. Esse dia cai no sábado. Normalmente, Sanjay estaria trabalhando, mas o calendário mostra que ele está em férias. Como nenhum outro vendedor está disponível, a regra observa as próximas 24 horas. Ninguém trabalha no domingo também. Como a regra atingiu o limite de 48 horas, o cliente potencial permanece não atribuído. Se o limite de tempo fosse 60 horas, o cliente potencial teria sido atribuído ao primeiro vendedor que estivesse disponível na manhã de segunda-feira.
Exemplos
Vamos ver mais alguns exemplos em detalhes para compreender como a disponibilidade e a carga de trabalho do vendedor afetam a distribuição round robin e de balanceamento de carga. Vamos usar a seguinte notação para a disponibilidade de um vendedor no momento do roteamento:
- 0D - Disponível atualmente
- 1D - O primeiro disponível dentro de 24 horas
- 2D - O primeiro disponível dentro de 24 a 48 horas
- 3D - O primeiro disponível dentro de 48 a 72 horas
- 4D - O primeiro disponível dentro de 72 a 96 horas
- 5D - O primeiro disponível dentro de 96 a 120 horas
Exemplo 1: round robin, só leve em consideração a disponibilidade do vendedor
A regra correspondeu aos seguintes vendedores:
| Vendedor | Disponibilidade | Atribuiu um cliente potencial pela última vez |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 2:37 |
| Maya | 1D | 2:15 |
| Vivek | 0D | 3:02 |
| Maria | 2D | 3:10 |
| Sal | 0D | 2:29 |
Dois vendedores, Vivek e Sal, estão disponíveis primeiro. Como Vivek recebeu um cliente potencial mais recentemente do que Sal, a regra distribui o cliente potencial para Sal.
Os próximos clientes potenciais a chegar são atribuídos para Vivek, depois para Sal e assim por diante, até que a disponibilidade dos vendedores correspondentes mude. A capacidade dos vendedores não é levada em consideração.
Exemplo 2: balanceamento de carga, só leve em consideração a disponibilidade do vendedor
Mais uma vez, a regra correspondeu aos seguintes vendedores:
| Vendedor | Disponibilidade | Capacidade disponível |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
Mais uma vez, Vivek e Sal estão disponíveis primeiro. Desta vez, como Vivek tem a maior capacidade, a regra distribui o cliente potencial para ele.
Os próximos clientes potenciais a chegar serão atribuídos a Vivek até a capacidade ficar abaixo da capacidade de Sal. Os clientes potenciais a seguir vão para Sal até a capacidade ficar abaixo da capacidade de Vivek, e assim por diante, até a disponibilidade dos vendedores correspondentes mudar. Nesse cenário, a capacidade dos vendedores não é levada em consideração. A capacidade de Vivek e Sal pode ficar abaixo de zero desde que estejam disponíveis antes da capacidade das outras pessoas.
Exemplo 3: balanceamento de carga, leve em consideração a disponibilidade e a capacidade
Mais uma vez, a regra correspondeu aos seguintes vendedores:
| Vendedor | Disponibilidade | Capacidade disponível |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 0 |
Como Atribuir clientes potenciais com base na capacidade do vendedor foi selecionado na definição da regra de atribuição, a regra ignora Vivek e Sal, mesmo que eles estejam disponíveis primeiro. Isso deixa Burt, Maya e Maria:
| Vendedor | Disponibilidade | Capacidade disponível |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2D | 10 |
Como Burt e Maya estão disponíveis antes de Maria, Maria é descartada:
| Vendedor | Disponibilidade | Capacidade disponível |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
A regra está configurada para priorizar o balanceamento de carga. Porém, a distribuição de balanceamento de carga só funciona com vendedores disponíveis no momento do roteamento. Como Burt e Maya não estão disponíveis agora, a regra usa critérios round robin.
Como a capacidade não é mais um problema, a regra leva em consideração quem está esperando por um cliente potencial há mais tempo:
| Vendedor | Atribuiu um cliente potencial pela última vez |
|---|---|
| Burt | 2:37 |
| Maya | 2:15 |
A regra atribui o cliente potencial a Maya. Os próximos clientes potenciais a chegar são atribuídos para Burt, depois para Maya e assim por diante, até que a disponibilidade dos vendedores correspondentes mude.