Usar o assistente para adicionar e acompanhar vários contatos do Outlook no Dynamics 365 for Outlook

Você pode rastrear seus contatos do Office Outlook no Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Ao rastrear um contato, uma cópia desse registro do contato é salva no Dynamics 365 for Outlook e sincronizada com o registro do Outlook. Após os seus contatos terem sido rastreados, você verá qualquer e-mail, tarefa ou atividades de compromisso do Customer Engagement associados a esses contatos. Se você sincronizar o Outlook em seu dispositivo móvel, também é possível acessar os registros de contato nesse dispositivo.

Rastrear contatos no Dynamics 365 for Outlook é um processo manual. É possível rastrear até 20 contatos ao mesmo tempo escolhendo o botão Rastrear ou o botão Configurar pai no Dynamics 365 for Outlook. Se desejar adicionar mais de 20 contatos ao mesmo tempo ou adicionar todos os contatos do Outlook no Customer Engagement, é possível usar o assistente Adicionar contatos. O assistente também pode ajudá-lo definir o número de opções. Por exemplo, é possível especificar se as futuras comunicações com contatos rastreados devem ser sincronizados com o Dynamics 365 for Outlook.

Importante

Para rastrear contatos Dynamics 365 for Outlook, seu endereço de email do Outlook deve corresponder ao endereço de email do Customer Engagement. Não é possível sincronizar um ou vários endereços de email.

Etapa 1: Preparar-se

Antes de adicionar seus contatos do Outlook:

• Para obter melhores resultados, certifique-se de que seus dados de contato do Outlook estejam da forma mais exata e completa possível. Preencha todas as informações ausentes e verifique se os nomes de pessoas estão escritos corretamente.

• Como você terá a oportunidade de "mapear" os nomes de empresas em sua lista de contatos do Outlook para um nome da conta no Dynamics 365 for Customer Engagement, certifique-se de que as contas estejam escritas da mesma forma em ambos os aplicativos.

Etapa 2: Executar o assistente

1. Escolha Arquivo>aplicativos do Dynamics 365>Importar contatos>Adicionar contatos.

2. Selecione Próximo.

3. Confirme a pasta em que os seus contatos do Outlook serão armazenados e escolha Avançar.

   Nota

   • O assistente determina a pasta, normalmente chamada Contatos. Você pode selecionar ou desmarcar subpastas na pasta Contatos .
     • Se permitir que alguém gerencie seu email (chamado "representante"), você não pode adicionar contatos da pasta de contatos dessa pessoa.

4. Selecione como agrupar seus contatos. Os grupos são:

   • Nome da Empresa. Agrupe os contatos pelo nome da conta correspondente no Dynamics 365 for Customer Engagement. O assistente lista o número de contatos associados com cada conta. Escolha o link para verificar a lista de nomes para cada conta.

   • Domínio de Email. Agrupe os contatos por domínio de email. O domínio de email é a parte do endereço após o símbolo @. Por exemplo, no endereço de e-mail someone@contoso.com, "contoso.com" é o domínio. Escolha o link para verificar a lista de nomes em cada domínio.

   • Categorias. Agrupe os contatos por categoria usada para organizar contatos no Outlook, se aplicável. Escolha o link para verificar a lista de nomes para cada categoria.

     Se não quiser adicionar todos os grupos, desmarque as caixas de seleção à esquerda de qualquer grupo que você não deseja.

   Nota

   A coluna Número de Contatos exibe uma cor para indicar quantos contatos já estão vinculados ao Dynamics 365 for Customer Engagement:

   • Verde. Todos os contatos já estão no Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Amarelo. Mais de 50% dos contatos já estão no Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Vermelho. Pelo menos um contato já está no Dynamics 365 for Customer Engagement.

   Gorjeta

   Você pode achar que os agrupamentos têm muitas variações se os nomes de empresa não corresponderem exatamente. Se for o caso, pode ser melhor cancelar o assistente, corrigir os nomes das empresas no Outlook e, em seguida, executar o assistente novamente.

5. Verifique se Usar Nome da Empresa para a Conta está selecionado (recomendado). Caso contrário, se quiser associar um nome da conta com cada contato mais tarde no Dynamics 365 for Customer Engagement, desmarque essa caixa de seleção.

6. Selecione Acompanhar todas as comunicações para os contatos adicionados para acompanhar mensagens, compromissos e tarefas associados com os contatos do Outlook no Dynamics 365 for Customer Engagement.

7. Para selecionar manualmente as contas para associar os contatos, escolha Avançado. Na coluna Configurar conta, escolha a linha para o contato. Na lista suspensa, selecione um dos seguintes:

   • Deixe o campo em branco (Não Definido) para associar contatos com uma conta depois no Dynamics 365 for Customer Engagement.

   • Selecione Usar Nome da Empresa para associar os contatos com uma conta do Dynamics 365 for Customer Engagement usando o nome da empresa.

   • Selecione Selecionar conta existente, selecione uma conta ou um contato escolha OK.

8. Na coluna Incluir comunicação, desmarque a caixa de seleção para qualquer agrupamento que não quiser rastrear as mensagens de e-mail, compromissos ou tarefas no Dynamics 365 for Customer Engagement.

9. Escolha Adicionar contatos.

10. Examine a página Resumo e exiba quaisquer erros, se aplicável. Selecione Fechar.

Consulte também

Visão geral de rastreamento de registros no Dynamics 365 for Outlook
Perguntas frequentes sobre a sincronização de registros entre os aplicativos do Microsoft Dynamics 365 e o Microsoft Outlook