Caixa pequeno

Este artigo fornece informações sobre a funcionalidade de caixa pequeno que estende os recursos de localização existentes como um recurso global para todos os países e regiões. Para obter mais informações, consulte Caixa pequeno para o Leste Europeu e a Rússia.

Você pode usar a funcionalidade de caixa pequeno para automatizar o recebimento e as despesas de pagamento à vista, a criação de documentos primários e a impressão de relatórios relacionados.

O caixa pequeno realiza as seguintes ações:

• Contabilizar o recebimento e as despesas de ativos em dinheiro disponíveis.
• Gere formulários de pagamento à vista típicos. Entre os exemplos estão guias de reembolso de pagamento à vista, guias de pagamento de pagamento à vista e o diário de registro para guias de pagamento à vista.
• Controle o valor de pagamento à vista máximo permitido para clientes ou fornecedores.
• Reflita operações de pagamento à vista em moedas variadas.
• Converter os valores das operações de pagamento à vista em moeda estrangeira para a moeda padrão para gerar relatórios contábeis.

Pré-requisitos

Para que você possa usar a funcionalidade de caixa pequeno, os seguintes pré-requisitos devem estar implantados:

• Habilite o caixa pequeno.

• Configure os seguintes itens:

  • Contas de pagamento à vista
  • Perfis de lançamento no pagamento à vista
  • Sequências numéricas para numeração de documentos do pagamento à vista
  • Valores padrão para parâmetros do Gerenciamento de caixa e bancos
  • Nomes de diário de pagamento à vista em contabilidade

Habilitar caixa para pequenas despesas

Para habilitar caixa pequeno, siga estas etapas.

1. Em Gerenciamento de recursos, habilite o recurso Caixa pequeno.
2. Vá até Parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos>Pagamento à Vista e selecione a opção Habilitar caixa pequeno.

Configurar contas de pagamento à vista

Para configurar as contas de pagamento à vista, siga as etapas.

1. Vá até Gerenciamento de caixa e bancos>Caixa pequeno>Contas de pagamento à vista.

2. Insira as seguintes informações:

   Campo	Descrição
   Pagamento à vista	Inserir um código para identificar a conta de pagamento à vista (pagamento à vista)
   Organização	Insira uma descrição da conta de pagamento à vista.
   Moeda	Selecione o código de moeda padrão para transações de pagamento à vista.
   Grupo de sequências numéricas	Se a numeração dos documentos de pagamento à vista for diferente da numeração especificada nos parâmetros, insira um código.
   Mais moedas	Marque a caixa de seleção para permitir que moedas diferentes da moeda contábil sejam lançadas.
   Pagamento à vista negativo	Marque a caixa de seleção para permitir saldos de pagamento à vista negativos em qualquer moeda.

Para configurar regras de controle do saldo em pagamento à vista para uma conta de pagamento à vista, siga as etapas.

1. Selecionar a conta de pagamento à vista.

2. Na guia Conta de pagamento à vista, na seção Limite de saldo, selecione Limite de saldo e insira as informações a seguir.

   Campo	Descrição
   Tipo de moeda	Selecione o tipo de moeda: Moeda contábil – use o código de moeda básico da empresa. Moeda indicada – Use um código de moeda diferente do código de moeda básico da empresa.
   Moeda	Se você selecionou Moeda indicada no campo Tipo de moeda, selecione um código de moeda. Este campo não estará disponível se você tiver selecionado Moeda contábil no campo Tipo de moeda.
   Tipo de limite de saldo	Selecione o tipo de limite de saldo: Máximo – o saldo de pagamento à vista não deve exceder o valor do limite de saldo da conta de pagamento à vista (limite superior). Mínimo – O saldo de pagamento à vista não deve ser menor que o valor do limite de saldo da conta de pagamento à vista (limite inferior).
   Verificar limite de saldo	Selecione o que ocorre durante o processo de aprovação de documentos de pagamento à vista se o valor do limite de saldo da conta de pagamento à vista for excedido: Aceitar – O limite pode ser excedido. Aviso – o limite pode ser excedido, mas o usuário receberá uma mensagem de aviso. O documento de pagamento à vista será confirmado ou aprovado. Erro – O limite não pode ser excedido, e o usuário recebe uma mensagem de erro. O documento de pagamento à vista não é confirmado nem aprovado. Para obter mais informações sobre o processo de aprovação dos documentos de pagamento à vista, consulte a seção Aprovação e lançamento das transações de pagamento à vista, posteriormente neste artigo.
   Limite de saldo	Insira um limite para o saldo de conta de pagamento à vista. O valor deve estar na moeda especificada.

Configurar perfis de lançamento de pagamento à vista

Os perfis de lançamento de pagamento à vista definem os lançamentos na contabilidade. Para configurar um perfil de lançamento no pagamento à vista, siga as etapas.

1. Vá até Gerenciamento de caixae bancos> Configuração>Perfis de lançamento de pagamento à vista.

2. Selecione ou crie um perfil de lançamento e insira as informações a seguir.

   Campo	Descrição
   Válido para	Selecione se o perfil de lançamento se aplica a uma conta de pagamento à vista específica ou a todas as contas de pagamento à vista: Tabela – Se There uma linha de perfil de lançamento para a conta de pagamento à vista, essa linha será usada para o lançamento da transação de pagamento à vista. Tudo – não There linha de perfil de lançamento para a conta de pagamento à vista.
   Pagamento à vista	Se você selecionou Tabela no campo Válido para, especifique a conta de pagamento à vista. Esse campo permanecerá em branco se você selecionou Tudo no campo Válido para.
   Conta principal	Insira o número da conta principal a ser usada como a conta de resumo para a conta de pagamento à vista.

Configurar sequências numéricas de documentos de pagamento à vista

Para configurar sequências numéricas para documentos de pagamento à vista, siga as etapas.

1. Vá até Gerenciamento de caixa e bancos>Configuração>Parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos.
2. Na guia Sequência numérica, especifique códigos de sequência numérica para as referências Guias de reembolso à vista, Guias de pagamento à vista, Comprovante de correção de pagamento à vista e Ajuste cambial.

Configurar valores padrão para os parâmetros de Gerenciamento de caixa e bancos

Para configurar valores padrão para parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos para caixa pequeno, siga as etapas.

1. Vá até Gerenciamento de caixa e bancos>Configuração>Parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos.

2. Na guia Pagamento à vista, insira as seguintes informações:

   Campo	Descrição
   Pagamento à vista	Selecione a conta de pagamento à vista padrão nos diários.
   Lançamento de pagamento à vista	Insira o perfil de lançamento de pagamento à vista padrão usado se nenhum outro perfil de lançamento for especificado.
   Verificar o comprovante usado	Selecione o que ocorre se forem encontrados números duplicados durante a verificação do número do documento de pagamento à vista: Rejeitar duplicata Rejeitar cópias dentro do ano fiscal Aceitar duplicatas Aviso em caso de cópias
   Verificar limite de operações	Selecione o que ocorrerá se o limite de operações com contramedidas for excedido: Aceitar – O limite pode ser excedido. Aviso – o limite pode ser excedido, mas o usuário receberá uma mensagem de aviso. A operação será lançada. Erro – O limite não pode ser excedido, e o usuário recebe uma mensagem de erro. A operação não é lançada.
   Método de validação	Selecione o método de validação usado para controlar os valores de limite excedido de operações: Operação – A validação é feita por transação. Contrato – a validação é feita por transação que tenha um contrato com uma contramedida.
   Limite de operações	Insira o valor máximo permitido para operações com contramedidas em pagamento à vista.
   Lançar em data anterior	Marque esta caixa de seleção para permitir que as transações de pagamento à vista sejam lançadas antes da última data da transação de pagamento à vista.
   Dimensões	Insira as dimensões nos campos Código de departamento, Código de análise e Código de finalidade. A página de impressão para documentos de pagamento à vista reflete essas informações.
   Usar o status de confirmação	Marque esta caixa de seleção para usar um status adicional, Confirmado, durante o processo de aprovação de documentos de pagamento à vista.

Configurar nomes de diários de pagamento à vista na Contabilidade

Para criar um diário para lançamento na transação de pagamento à vista, siga as etapas.

1. Vá até Contabilidade>Configuração do diário>Nomes de diário e crie um registro.
2. No campo Tipo de diário, especifique Pagamento à vista. Defina outros parâmetros de diário padrão conforme necessário.

Operações diárias de pagamento à vista por meio de um diário de guias

Para criar um documento de pagamento à vista por meio de um diário de guia, siga as etapas.

1. Vá até Gerenciamento de caixa e bancos>Caixa pequeno>Diário de guia e crie um diário.

2. No Painel de Ações, selecione Linhas.

3. Adicione uma linha e insira as seguintes informações:

   Campo	Descrição
   Data	Insira a data da transação.
   Conta	Selecionar a conta de pagamento à vista. Por padrão, uma conta de pagamento à vista é especificada em parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos.
   Descrição	Insira um texto para a transação.
   Débito, Crédito	Insira o valor do documento de pagamento à vista em um destes campos: Débito – Use esse campo para registrar recibos e uma guia de reembolso à vista. Crédito – Use esse campo para registrar despesas de pagamento à vista e uma guia de pagamento à vista.
   Tipo de contrapartida, Conta de contrapartida	Selecione um tipo de contrapartida e um número de contrapartida.
   Moeda	Selecione o código da moeda de transação.
   Comprovante	Este campo é definido com base na configuração do diário.
   Número da ordem	Se nenhuma sequência numérica for configurada para a conta de pagamento à vista, o campo será definido automaticamente com base na sequência numérica especificada nos parâmetros. Você pode inserir manualmente um número de ordem nesse campo. Para ajudar a evitar uma numeração de documentos de pagamento à vista inconsistente, o seguinte controle é aplicado: o número de um documento de pagamento à vista com uma data de operação anterior não pode ser maior do que o número de um documento de pagamento à vista que tenha uma data de operação posterior. Se você não precisar desse controle, marque a caixa de seleção Lançamento em data anterior em parâmetros do Gerenciamento de caixa e bancos.
   Status de aprovação	O primeiro status da transação é Nenhum. Para obter informações sobre como definir o status da transação, consulte a seção Aprovação e lançamento de transações de pagamento à vista.
   Tipo de documento	Este campo na guia Ordem de pagamento à vista é definido automaticamente com base no valor inserido do documento de pagamento à vista: Guia de reembolso à vista – Você inseriu um valor no campo Débito para a conta de pagamento à vista. Guia de pagamento à vista– Você inseriu um valor no campo Crédito da conta de pagamento à vista. Correção – Você inseriu um valor negativo no campo Débito ou no campo Crédito da conta de pagamento à vista.
   Grupo de impostos de vendas	Especifique um grupo de impostos para calcular os impostos sobre a operação.
   Grupo de impostos do item	Especifique um grupo de impostos do item para calcular os impostos sobre a operação.
   Motivo	Neste campo da guia Ordem de pagamento à vista, insira o texto para descrever o assunto da transação. Esse texto é impresso na página de relatório da guia de pagamento à vista.
   Data do documento	Insira a descrição, o número e a data do documento principal que é o motivo da transação (por exemplo, relatórios de adiantamento, fatura ou ordem).
   Tipo de representante	Esse campo pode ter os seguintes valores: Trabalhador – Se o campo Contrapartida estiver definido como Razão ou Banco , a pesquisa Representante conterá uma lista de funcionários. Se o campo Contrapartida estiver definido como Cliente ou Fornecedor, a pesquisa de Representante vai conter uma lista das pessoas de contato da contramedida. Para configurar representantes, acesse Básico>Configuração>Contatos>Pessoa de contato. Outro – A pesquisa Representante contém uma lista de outros clientes. Para configurar destinatários que não aparecem na tabela Clientes ou Fornecedores, acesse Contabilidade>Destinatários. Nota: Este tipo de representante está disponível apenas para a Letónia. (A chave de configuração CSELatvia deverá estar habilitada.) Fornecedor – A pesquisa de Representante contém uma lista de fornecedores. Para configurar fornecedores, acesse Contas a pagar>Fornecedores. Cliente – A pesquisa de Representante contém uma lista de clientes. Para configurar clientes, acesse Contas a receber>Clientes.
   Representante	Selecione um representante do tipo especificado no campo Tipo de representante.
   Nome da pessoa	Este campo é definido automaticamente com base nos valores Contrapartida e Representante. A página de impressão para guias de pagamento à vista reflete essas informações.
   Pendência	O valor restante calculado. Observe que todo o valor da transação deve ser atribuído a códigos de destino.
   Perfil de lançamento	Insira o perfil de lançamento para a conta de pagamento à vista. Por padrão, o perfil de lançamento especificado nos parâmetros de Gerenciamento de caixa e bancos é usado.
   Perfil de lançamento de compensação	Insira o perfil de lançamento para a contrapartida selecionada.
   Valor total	Na seção Valor total na parte inferior da página, o campo Reemb mostra o total calculado para todas as guias de reembolso de pagamento à vista inseridas no diário atual. O campo Pag mostra o total de todas as guias de pagamento à vista.

Para revisar entradas de diário, no Painel de Ação, selecione Validar.

Operações diárias de pagamento à vista por meio de um diário geral

Para criar uma transação de pagamento à vista por meio de um diário geral, siga as etapas.

1. Vá até Contabilidade>Entradas de diário>Diários gerais e crie um diário.

2. No Painel de Ações, selecione Linhas.

3. Adicione uma linha e insira as seguintes informações:

   Campo	Descrição
   Data	Insira a data da transação.
   Tipo de conta	Selecione Caixa pequeno.
   Conta	Selecione o número da conta de pagamento à vista.
   Texto da transação	Insira um texto explicativo para a transação.
   Débito, Crédito	Insira o valor do documento de pagamento à vista em um destes campos: Débito – Use esse campo para registrar recibos e uma guia de reembolso à vista. Crédito – Use esse campo para registrar despesas de pagamento à vista e uma guia de pagamento à vista.
   Tipo de contrapartida, Conta de contrapartida	Selecione um tipo de contrapartida e um número de contrapartida.
   Moeda	Selecione o código de moeda da transação.

Na guia Fatura, especifique perfis de lançamento para a conta e a contrapartida selecionadas. Se a transação registrada for um pagamento antecipado, na guia Pagamento, marque a caixa de seleção Pagamento antecipado. Na seção Representante, defina os campos a serem impressos no relatório Pagamento à vista. Para revisar entradas de diário, no Painel de Ação, selecione Validar.

Aprovação e lançamento de transações de pagamento à vista

Para transações de pagamento à vista, os seguintes status podem ser aplicados:

• Nemhum(a)
• Confirmado
• Aprovado(a)
• Rejeitada

Um parâmetro Usar status de confirmação está disponível na FastTab Aprovação da guia Pagamento à vista. Vá até Gerenciamento de caixa e bancos>Configuração>Parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos para ativar dois status adicionais: Confirmado e Rejeitado.

A confirmação é indicada quando documentos de pagamento à vista são emitidos, e recebimentos de pagamento à vista ou despesas são compartilhados entre dois funcionários: um contador e um caixa. A função Redefinir status altera o status da transação atual. Aprovado se torna Confirmado e Confirmado se torna Nenhum . As entradas de diários de pagamento à vista só poderão ser editadas quando o status for Nenhum. As transações de pagamento à vista só podem ser rejeitadas quando o status da transação é Confirmado.

• Para confirmar uma transação, selecione a linha do diário da guia correspondente e selecione Aprovação de documentos>Confirmar. Um número de ordem é gerado com base na sequência numérica especificada. O status da transação será alterado para Confirmado e você não poderá mais editar a linha do diário. O saldo da conta de pagamento à vista permanecerá inalterado.
• Para rejeitar um documento de pagamento à vista, selecione Aprovação de documentos>Rejeitar. Essa opção está disponível somente para documentos com status Confirmado.
• Para aprovar uma transação, selecione a linha do diário da guia correspondente e Aprovação de documentos>Aprovar. O status Aprovado indica que os fundos de pagamento à vista foram recebidos ou gastos. O saldo de de pagamento à vista será alterado. A transação de de pagamento à vista poderá ser lançada.
• Para cancelar um status Aprovado e redefini-lo como Nenhum, selecione Aprovação de documentos>Redefinir status. Somente as transações de pagamento à vista aprovadas poderão ser lançadas. Para lançar um diário, selecione Lançar>Lançar.

Tarefas periódicas

Para concluir as tarefas a seguir, vá até Gerenciamento de caixa e bancos>Tarefas periódicas.

Tarefa periódica	Descrição
Verificar limite de saldo	Verifique o saldo da conta de pagamento à vista selecionada na data especificada e mostre o resultado em uma mensagem informativa. Somente as transações aprovadas podem ser contadas no cálculo do saldo.
Recálculo de saldo de pagamento à vista	Use esta tarefa para confirmar se os saldos do razão para contas de pagamento à vista se encaixam no saldo de pagamento à vista.
Reavaliação de moeda estrangeira - Pagamento à vista	Use essa tarefa para garantir que você tenha um saldo indicado na moeda padrão na data do relatório na qual as operações são inseridas em moedas estrangeiras. Use a função Filtrar na guia Registros a serem incluídos para especificar a conta de pagamento à vista para a qual executar a tarefa. Na caixa de diálogo da tarefa, use os campos Moeda inicial e Moeda final para especificar as moedas da transação. O sistema compara o valor na moeda convertida usando a taxa de câmbio na data selecionada com o valor na moeda padrão. A diferença entre os dois valores (excluindo o ajuste cambial anterior) é o ajuste cambial calculado. Esta tarefa cria uma transação de pagamento à vista aprovada do tipo Ajuste cambial. A transação do razão é criada usando-se a conta contábil para pagamento à vista especificado no campo Lucro não realizado ou Perda não realizada na tabela Moeda.

Consultas e relatórios

Consulta ou relatório	Descrição
Transações de pagamento à vista	Acesse Gerenciamento de caixa e bancos>Consultas e relatórios>Transações de pagamento à vista para exibir transações de pagamento à vista. Use a função Filtrar para especificar critérios adicionais a fim de limitar a seleção de transações de pagamento à vista.
Saldo em dinheiro	Vá até Gerenciamento de caixa e bancos>Consultas e relatórios>Saldo de pagamento à vista para exibir o saldo de pagamento à vista.
Pagamento à vista - Reconciliação do razão	Vá até Gerenciamento de caixa e bancos>Consultas e relatórios>Relatórios de pagamento à vista>Pagamento à vista – Reconciliação do razão para executar o relatório.
Relatório de demonstrativo do pagamento à vista	Vá até Gerenciamento de caixa e bancos>Consultas e relatórios>Relatórios de pagamento à vista>Relatório de demonstrativo do pagamento à vista para executar o relatório.
Relatório de transação do pagamento à vista	Vá até Gerenciamento de caixa e bancos>Consultas e relatórios>Relatórios de pagamento à vista>Relatório de transações de pagamento à vista para executar o relatório.