Caixa pequeno para o Leste Europeu e a Rússia

Este artigo fornece informações sobre a funcionalidade de caixa pequeno que permite que os usuários na Estônia, Lituânia, República Tcheca, Hungria, Letônia, Polônia e Rússia reflitam operações de pagamento à vista no sistema.

Você pode usar a funcionalidade de caixa pequeno para automatizar operações para recebimentos e despesas em dinheiro, a criação de documentos principais e a impressão de relatórios relacionados. A funcionalidade de caixa pequeno permite que você execute as seguintes operações:

• Contabilizar o recebimento e as despesas de ativos em dinheiro disponíveis.
• Gerar formulários de pagamento à vista típicos: guias de reembolso à vista, guias de pagamento à vista e um diário de registro para guias de pagamento à vista.
• Controlar o valor máximo em dinheiro permitido para operações com clientes, fornecedores e assim por diante.
• Refletir as operações de pagamento à vista em várias moedas no sistema.
• Converter os valores das operações de pagamento à vista em moeda estrangeira para a moeda padrão para gerar relatórios contábeis.
• Gere um relatório de livro-caixa e um relatório de caixa.

Pré-requisitos

Para que possa usar a funcionalidade de caixa pequeno, você deve concluir os seguintes pré-requisitos:

• Configurar contas de pagamento à vista.
• Configurar perfis de lançamento de pagamento à vista.
• Configurar sequências numéricas para a numeração de documentos de pagamento à vista.
• Configurar valores padrão para os parâmetros de Gerenciamento de caixa e bancos.
• Configurar nomes de diários de pagamento à vista na Contabilidade.

Configurar contas de pagamento à vista

Para configurar um Pagamento à vista, abra Gerenciamento de caixa e bancos>Contas bancárias>Contas de pagamento à vista e insira as seguintes informações:

Campo	Descrição
Pagamento à vista	Inserir um código para identificar a conta de pagamento à vista (pagamento à vista)
Organização	Insira uma descrição da conta de pagamento à vista.
Moeda	Selecione o código de moeda padrão para transações de pagamento à vista.
Grupo de sequências numéricas	Se a numeração de documentos de pagamento à vista precisar ser diferente da numeração especificada nos parâmetros, insira um código.
Mais moedas	Marque esta caixa de seleção para permitir que moedas diferentes da moeda contábil sejam lançadas.
Pagamento à vista negativo	Marque esta caixa de seleção para permitir saldos de caixa negativos em qualquer moeda.

Para configurar regras de controle de saldo de pagamento à vista para uma conta de pagamento à vista, selecione a conta de pagamento à vista e, no Painel de Ações, na guia Conta de pagamento à vista, no grupo Limite de saldo clique em Limite de saldo. Insira as seguintes informações:

Campo	Descrição
Tipo de moeda	Selecione o tipo de moeda: Moeda contábil – use o código de moeda básico da empresa. Moeda indicada – use um código de moeda diferente do código de moeda básico da empresa.
Moeda	Se você selecionou Moeda indicada no campo Tipo de moeda, selecione um código de moeda. Este campo não estará disponível se você tiver selecionado Moeda contábil no campo Tipo de moeda.
Tipo de limite de saldo	Selecione um dos valores disponíveis: Máximo – o saldo de pagamento à vista não deve exceder o valor do Limite de saldo da conta de pagamento à vista (limite superior). Mínimo – o saldo de pagamento à vista não deve ficar abaixo o valor do Limite de saldo da conta de pagamento à vista (limite inferior).
Verificar limite de saldo	Selecione o que ocorre durante o processo de aprovação de documentos de pagamento à vista se o valor do limite de saldo da conta de pagamento à vista for excedido: Aceitar – o limite pode ser excedido. Aviso – o limite pode ser excedido, mas o usuário receberá uma mensagem de aviso. O documento de pagamento à vista será confirmado ou aprovado. Erro – o limite não pode ser excedido. O usuário receberá uma mensagem de erro e o documento de pagamento à vista não será confirmado ou nem aprovado. Para obter mais informações sobre o processo de aprovação de documentos de pagamento à vista, consulte a seção "Aprovação e lançamento de transações de pagamento à vista", posteriormente neste artigo.
Limite de saldo	Insira um limite para o saldo de conta de pagamento à vista. O valor deve estar na moeda especificada.

Configurar perfis de lançamento de pagamento à vista

Os perfis de lançamento de pagamento à vista definem os lançamentos na contabilidade. Para configurar um perfil de lançamentos de pagamento à vista, acesse Pagamento à vistae gerenciamento de bancos>Configuração>Perfis de lançamento de pagamento à vista e selecione ou crie um perfil de lançamentos. Insira as seguintes informações:

Campo	Descrição
Válido para	Selecione se o perfil de lançamento se aplica a uma conta de pagamento à vista específica ou a todas as contas de pagamento à vista: Tabela – se houver uma linha de perfil de lançamento para a conta de pagamento à vista, essa linha será usada para o lançamento da transação de pagamento à vista. Tudo – não há linha de perfil de lançamentos para a conta de pagamento à vista.
Pagamento à vista	Se você selecionou Tabela no campo Válido para, especifique a conta de pagamento à vista. Esse campo permanecerá em branco se você selecionou Tudo no campo Válido para.
Conta contábil	Insira o número da conta contábil a ser usada como conta resumo para a conta de pagamento à vista.

Configurar sequências numéricas de documentos de pagamento à vista

Para configurar sequências numéricas para documentos de pagamento à vista, acesse Gerenciamento de caixa e bancos>Configuração>Parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos. Na guia Sequência numérica, especifique códigos de sequência numérica para os documentos Guias de reembolso à vista, Guias de pagamento à vista, Comprovante de correção de pagamento à vista e Ajuste cambial e para o Número do relatório de pagamento à vista.

Configurar valores padrão para os parâmetros de Gerenciamento de caixa e bancos

Para configurar valores padrão para os parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos e para a funcionalidade de caixa pequeno, acesse Gerenciamento de caixa e bancos>Configuração>Parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos. Na guia Pagamento à vista, insira as seguintes informações:

Campo	Descrição
Pagamento à vista	Selecione a conta de pagamento à vista padrão nos diários.
Lançamento de pagamento à vista	Insira o perfil de lançamentos de pagamento à vista padrão que é usado quando nenhum outro perfil de lançamentos é especificado.
Verificar o comprovante usado	Selecione o que ocorre se forem encontrados números duplicados durante a verificação do número do documento de pagamento à vista: Rejeitar duplicata Rejeitar cópias dentro do ano fiscal Aceitar duplicatas Aviso em caso de cópias
Verificar limite de operações	Especifique o que ocorre se o limite de operações com contramedidas for excedido: Aceitar – o limite pode ser excedido. Aviso – o limite pode ser excedido, mas o usuário receberá uma mensagem de aviso. A operação será lançada. Erro – o limite não pode ser excedido. O usuário recebe uma mensagem de erro e a operação não será lançada.
Método de validação	Selecione o método de validação usado para controlar os valores de limite excedido das operações: Operação – a validação é feita por transação Contrato – a validação é feira por transação que tenha um contrato com uma contramedida.
Limite de operações	Insira o valor máximo permitido para operações com contramedidas em pagamento à vista.
Lançar em data anterior	Marque esta caixa de seleção para habilitar transações de pagamento à vista a serem lançadas antes da última data da transação de pagamento à vista.
Dimensões	Insira as dimensões nos campos Código de departamento, Código de análise e Código de finalidade. O formulário de impressão de documentos de pagamento à vista refletirá essas informações.
Usar o status de confirmação	Marque esta caixa de seleção para usar um status adicional, Confirmado, durante o processo de aprovação de documentos de pagamento à vista. (Para obter mais informações, consulte a seção "Aprovação e lançamento de transações de pagamento à vista".)

Configurar nomes de diários de pagamento à vista na Contabilidade

Para criar um diário para o lançamento de transações de pagamento à vista, acesse Contabilidade>Configuração de diário>Nomes de diário e crie um registro. No campo Tipo de diário, especifique Pagamento à vista. Defina outros parâmetros de diário padrão conforme necessário.

Operações diárias de pagamento à vista por meio de um diário de guias

Para criar um documento de pagamento à vista por meio de um diário de guias, acesse Gerenciamento de caixa e bancos>transações de pagamento à vista>Diário de guias e crie um diário. No Painel de Ações, clique em Linhas. Adicionar uma nova linha e insira as seguintes informações:

Campo	Descrição
Data	Insira a data da transação.
Conta	Selecionar a conta de pagamento à vista. Por padrão, uma conta de pagamento à vista. é especificada nos parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos.
Descrição	Insira um texto explicativo para a transação.
Débito/crédito	Insira o valor do documento de pagamento à vista em um destes campos: Débito – use esse campo para registrar recebimentos de pagamento à vista e uma guia de reembolso à vista. Crédito – use esse campo para registrar despesas com pagamento à vista e uma guia de pagamento à vista.
Tipo de contrapartida e conta de contrapartida	Selecione um tipo de contrapartida e o número da contrapartida.
Moeda	Selecione o código de moeda da transação.
Comprovante	Esse campo é preenchido automaticamente, com base na configuração do diário.
Número da ordem	Se nenhuma outra sequência numérica for configurada para a conta de pagamento à vista, esse campo será preenchido automaticamente, com base na sequência numérica especificada nos parâmetros. Você pode inserir manualmente um número de ordem nesse campo, conforme necessário. Para evitar inconsistências na numeração de documentos de pagamento à vista, o seguinte controle é aplicado: o número de um documento de pagamento à vista com uma data de operação anterior não poderá ser maior do que o número de um documento de pagamento à vista que tenha uma data de operação posterior. Se você não exigir esse controle, marque a caixa de seleção Lançar em data anterior nos Parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos.
Status de aprovação	O primeiro status da transação é Nenhum. Para obter informações sobre como definir o status da transação, consulte a seção "Aprovação e lançamento de transações de pagamento à vista".
Tipo de documento	Este campo na guia Ordem de pagamento à vista é preenchido automaticamente com base no valor inserido do documento do pagamento à vista: Guia de reembolso à vista – esse valor será usado se você tiver inserido um valor no campo Débito da conta de pagamento à vista. Guia de pagamento à vista – esse valor será usado se você tiver inserido um valor no campo Crédito da conta de pagamento à vista Correção – você inseriu um valor negativo no campo Débito ou no campo Crédito da conta de pagamento à vista.
Grupo de impostos de vendas	Especifique um grupo de impostos para calcular os impostos sobre a operação.
Grupo de impostos do item	Especifique um grupo de impostos do item para calcular os impostos sobre a operação.
Motivo	Na guia Ordem de pagamento à vista, insira o texto que descreve o assunto da transação. Esse texto será impresso no formulário de relatório da guia de pagamento à vista.
Data do Documento	Insira a descrição, o número e a data do documento principal que é o motivo da transação (por exemplo, relatórios de adiantamento, fatura ou ordem).
Tipo de representante	Esse campo pode ter os seguintes valores: Trabalhador – a pesquisa do Representante conterá uma lista de funcionários se o campo Contrapartida estiver definido como Razão ou Banco, ou conterá uma lista das pessoas de contato da contramedida se o campo Contrapartida estiver definido como Cliente ou Fornecedor. Para configurar representantes, acesse Básico>Configuração>Contatos>Pessoa de contato. Outro– a pesquisa de Representante conterá uma lista de outros clientes. Para configurar destinatários que não aparecem na tabela Clientes ou Fornecedores, acesse Contabilidade>Destinatários. Esse tipo só está disponível para a Letônia. (A chave de configuração CSELatvia deverá estar habilitada.) Fornecedor– a pesquisa de Representante conterá uma lista de fornecedores. Para configurar fornecedores, acesse Contas a pagar>Fornecedores. Cliente– a pesquisa de Representante conterá uma lista de clientes. Para configurar clientes, acesse Contas a receber>Clientes.
Representante	Selecione um representante do tipo especificado no campo Tipo de representante.
Nome da pessoa	Esse campo é preenchido automaticamente, com base nos campos Contrapartida e Representante. O formulário de impressão de guias de pagamento à vista refletirá essas informações.
Cartão de identidade	Esse campo é preenchido automaticamente, com base nos dados da carteira de identidade da pessoa de contato (representante). Se o campo Tipo de contrapartida for definido como Titular avançado e o campo Contrapartida for definido como um número de funcionário, poderão ser feitos recebimentos de pagamento à vista ou despesas de ou para o funcionário. Nesse caso, o campo Cartão de identidade será preenchido automaticamente com os dados da carteira de identidade da tabela Funcionário (Contabilidade de pessoal>tabela Funcionário).
Finalidade	Na tabela Finalidade, defina um ou mais códigos de destino para o valor da transação. Selecione um código de destino no campo Finalidade e insira uma explicação no campo Texto da transação. No campo Valor, insira um valor na moeda da transação. O campo Porcentagem mostra, como uma porcentagem, a proporção do valor de destino para o valor total da transação.
Pendência	O valor restante que é calculado. Observe que todo o valor da transação deve ser atribuído a códigos de destino.
Autoridades	Na guia Autoridades, especifique os nomes e cargos das pessoas responsáveis: Diretor, Diretor contábil e Caixa. Os valores Posição são determinados pela configuração de autoridades nas guias Geral e Razão da página Autoridades (Básico>Configuração>Contatos>Autoridades).
Pagamento antecipado	Marque esta caixa de seleção se a transação for um pagamento antecipado.
Perfil de lançamento	Insira o perfil de lançamento para a conta de pagamento à vista. Por padrão, é usado o perfil de lançamento especificado nos parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos.
Perfil de lançamento de compensação	Insira o perfil de lançamento para a contrapartida selecionada.
Valor total	No grupo de campos Valor total na parte inferior da página, o campo Reimb mostra o total calculado para todas as guias de reembolso à vista inseridas no diário atual, e o campo Disb mostra o total para todas as guias de pagamento à vista.

Para verificaras entradas do diário, no Painel de Ações, clique em Validar.

Operações diárias de pagamento à vista por meio de um diário geral

Para criar uma transação de pagamento à vista por meio de um diário geral, acesse Contabilidade>Entradas do diário>Diários gerais e crie um diário. No Painel de Ações, clique em Linhas. Adicionar uma nova linha e insira as seguintes informações:

Campo	Descrição
Data	Insira a data da transação.
Tipo de conta	Selecione Caixa pequeno.
Conta	Selecione o número da conta de pagamento à vista.
Texto da transação	Insira um texto explicativo para a transação.
Débito/crédito	Insira o valor do documento de pagamento à vista em um destes campos: Débito – use esse campo para registrar recebimentos de pagamento à vista e uma guia de reembolso à vista. Crédito – use esse campo para registrar despesas com pagamento à vista e uma guia de pagamento à vista.
Tipo de contrapartida e conta de contrapartida	Selecione um tipo de contrapartida e o número da contrapartida.
Moeda	Selecione o código de moeda da transação.

Na guia Fatura, é possível pode especificar perfis de lançamento para a conta e a contrapartida selecionadas. Se a transação registrada for um pagamento antecipado, marque a caixa de seleção Pagamento antecipado na guia Pagamento. No grupo de campos Representante, preencha os campos como fez anteriormente para que as linhas do diário da guia sejam impressas no relatório Pagamento à vista. Para verificaras entradas do diário, no Painel de Ações, clique em Validar.

Aprovação e lançamento de transações de pagamento à vista

Para transações de pagamento à vista, os seguintes status podem ser aplicados: Nenhum, Confirmado, Aprovado e Rejeitado. Um parâmetro Usar o status de confirmação na Guia Rápida Aprovação da guia Pagamento à vista em Gerenciamento de caixa e bancos>Configuração>Parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos permite que você ative dois status: Confirmado e Rejeitado. A confirmação é apropriada quando documentos de pagamento à vista são emitidos, e recebimentos de pagamento à vista ou despesas são compartilhados entre dois funcionários: contador e caixa. A função Redefinir status altera o status da transação atual. Aprovado se torna Confirmado e Confirmado se torna Nenhum. As entradas de diários de pagamento à vista só poderão ser editadas quando o status for Nenhum. As transações de pagamento à vista só poderão ser rejeitadas se o status da transação for Confirmado. Os documentos de pagamento à vista rejeitados serão incluídos no relatório Diário de registro de documentos de pagamento à vista, mas não serão refletidos no relatório Livro-caixa. Para confirmar uma transação, selecione a linha do diário de guias correspondente e clique em Aprovação de documentos>Confirmar. Um número de ordem será gerado com base na sequência numérica especificada. O status da transação será alterado para Confirmado e você não poderá mais editar a linha do diário. O saldo da conta de pagamento à vista permanecerá inalterado. Para rejeitar um documento de pagamento à vista, clique em Aprovação de documentos>Rejeitar. Essa opção está disponível somente para documentos com status Confirmado. Para aprovar uma transação, selecione a linha do diário de guias correspondente e clique em Aprovação de documentos>Aprovar. O status Aprovado indica que os fundos de pagamento à vista foram recebidos ou gastos. O saldo de de pagamento à vista será alterado. A transação de de pagamento à vista poderá ser lançada. Para cancelar um status Aprovado e redefini-lo como Nenhum, clique em Aprovação de documentos>Redefinição de status. Somente as transações de pagamento à vista aprovadas poderão ser lançadas. Para lançar um diário, clique em Lançar>Lançar.

Imprimir uma ordem de pagamento à vista

Para imprimir uma ordem de pagamento à vista, selecione uma linha do diário de guias e, no Painel de Ações, clique em Imprimir>Relatório de ordem de pagamento à vista. O sistema gerará um formulário de impressão para uma guia de reembolso à vista ou para uma guia de pagamento à vista, dependendo do valor inserido no campo Débito ou no campo Crédito da linha selecionada:

• Se houver um valor no campo Débito: guia de reembolso à vista
• Se houver um valor no campo Crédito: guia de pagamento à vista

As linhas do diário de guias com status Confirmado, Aprovado ou Rejeitado poderão ser impressas. Você também pode imprimir documentos da ordem de pagamento à vista em Gerenciamento de caixa e bancos>Consultas e relatórios>Ordem de pagamento à vista.

Tarefas periódicas

As tarefas a seguir podem ser realizadas em Gerenciamento de caixa e bancos>Tarefas periódicas.

Tarefa periódica	Descrição
Verificar limite de saldo	Verifique o saldo da conta de pagamento à vista selecionada na data especificada e mostre o resultado em uma mensagem informativa. Somente as transações aprovadas podem ser contadas no cálculo do saldo. As transações marcadas como Para a folha de pagamento não são consideradas.
Recálculo de saldo de pagamento à vista	Use esta tarefa para verificar se os saldos do razão para contas de pagamento à vista se encaixam no saldo de pagamento à vista.
Criação de relatório de pagamento à vista (somente para a Polônia)	Criar um relatório Pagamento à vista. O número do relatório Pagamento à vista será gerado com base na sequência numérica configurada para o Número do relatório. Na caixa de diálogo da tarefa, na Data Final, especifique a última data em que as transações de pagamento à vista devem ser contabilizadas para o relatório Pagamento à vista. Use a função Filtrar na guia Registros a serem incluídos para especificar critérios adicionais a fim de limitar a seleção de transações de pagamento à vista. Esses critérios podem incluir números de conta de pagamento à vista e códigos de moeda. No campo Criação de, selecione o usuário responsável pela criação do relatório. Para exibir o relatório Pagamento à vista criado, use o botão Relatórios de pagamento à vista na página Contas de pagamento à vista.
Pagamento à vista – Ajuste cambial PEPS e UEPS (somente para a Polônia)	Calcule o ajuste cambial de acordo com os padrões poloneses. Use a função Filtrar na guia Registros a serem incluídos para especificar a conta de pagamento à vista para a qual executar a tarefa. Marque a caixa de seleção Recálculo para fazer um recálculo completo da diferença de ajuste cambial para todos os períodos abertos. Veja a seguir como o ajuste cambial é calculado quando os métodos PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) e último a entrar, primeiro a sair (UEPS) são usados: Método PEPS – o sistema pesquisa uma transação de despesa que tenha uma data de transação anterior (número da ordem menor) e a liquida com uma transação de recebimento que tenha uma data de transação anterior (número de ordem menor). Método UEPS – o sistema pesquisa uma transação de despesa que tenha uma data de transação posterior (número da ordem maior) e a liquida com uma transação de recebimento que tenha uma data de transação posterior (número de ordem maior). O valor liquidado é refletido no campo Moeda liquidada na página de Transação de pagamento à vista. Se houver uma diferença de ajuste cambial, o valor será refletido no campo Valor do ajuste cambial e uma transação do tipo documento Diferença cambial será gerada na tabela Transações de pagamento à vista. As contas contábeis para transações de lucros/perdas são definidas na tabela Moeda (Lucro financeiro da taxa de câmbio e Perda financeira da taxa de câmbio).
Reavaliação de moeda estrangeira - Pagamento à vista	Use essa tarefa para ter um saldo adequado na moeda padrão na data do relatório em que as operações forem inseridas em moedas estrangeiras. Use a função Filtrar na guia Registros a serem incluídos para especificar a conta de pagamento à vista para a qual executar a tarefa. Na caixa de diálogo da tarefa, use os campos Moeda inicial e Moeda final para especificar as moedas da transação. O sistema comparará o valor na moeda convertida usando a taxa de câmbio na data selecionada com o valor na moeda padrão. A diferença entre os dois valores (excluindo o ajuste cambial anterior) é o ajuste cambial calculado. Esta tarefa cria uma transação de pagamento à vista aprovada do tipo Ajuste cambial. A transação do razão é formada usando a conta contábil para pagamento à vista e a conta contábil especificada em Lucro não realizado ou Perda não realizada na tabela Moeda.

Consultas e relatórios

Consulta ou relatório	Descrição
Exibição de transações de pagamento à vista	Para uma linha do diário de guias, use o botão Consultas no Painel de Ações para exibir transações do razão, o saldo de pagamento à vista e outras informações.
Transação de pagamento à vista	Acesse Gerenciamento de caixa e bancos>Consultas e relatórios>Transações de pagamento à vista para exibir transações de pagamento à vista. Use a função Filtrar para especificar critérios adicionais a fim de limitar a seleção de transações de pagamento à vista.
Diário de registro (para Estônia, Rússia)	O relatório em Gerenciamento de caixa e bancos>Consultas e relatórios>Diário de registro reflete todas as guias de reembolso e pagamento à vista que foram emitidas.
Livro-caixa (para Letônia, Lituânia, Rússia)	O relatório em Gerenciamento de caixa e bancos>Consultas e relatórios>Relatório de livro-caixa reflete os movimentos reais dos fundos (recebimentos e despesas).