Remetentes externos – Resolver problemas de e-mails enviados para o Microsoft 365
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Este artigo fornece informações de resolução de problemas para remetentes que estão a ter problemas ao tentar enviar e-mails para destinatários no Microsoft 365 e melhores práticas para o correio em massa para os clientes.
Está a gerir a reputação de envio do seu IP e domínio?
Proteção do Exchange Online (EOP) fornece proteção anti-spam para o Microsoft 365. Também utilizamos tecnologias de autenticação de e-mail como SPF, DKIM e DMARC para verificar se o domínio que envia o e-mail está autorizado a fazê-lo. Muitos fatores influenciam a filtragem da EOP. Por exemplo, o IP de envio, domínio, autenticação de e-mail, precisão da lista, taxas de reclamação, conteúdo e muito mais. Um dos principais fatores para reduzir a reputação de um remetente e a sua capacidade de entregar e-mails é a taxa de reclamação de e-mail de lixo.
Está a enviar e-mails a partir de novos endereços IP?
Os endereços IP que nunca foram utilizados para enviar e-mails normalmente não têm qualquer reputação nos nossos sistemas. Como resultado, é mais provável que o e-mail de novas origens se deparar com problemas de entrega. Assim que o endereço IP tiver criado uma reputação para não enviar spam, a EOP normalmente permite uma melhor experiência de entrega de e-mail.
Os novos IPs para domínios com registos SPF existentes experimentam normalmente o benefício adicional de herdar parte da reputação de envio do domínio. Se o seu domínio tiver uma boa reputação de envio, os novos IPs poderão ter um tempo de aumento mais rápido. Um novo IP pode esperar ser totalmente aumentado dentro de algumas semanas ou menos, dependendo do volume, da precisão da lista e das taxas de reclamação de e-mail de lixo.
Confirme que o DNS está configurado corretamente
Para obter instruções sobre como criar e manter registos DNS, incluindo o registo MX necessário para o encaminhamento de correio, tem de contactar o seu fornecedor de alojamento DNS.
Certifique-se de que não se anuncia como um IP não encaminhável
Podemos não aceitar e-mails de remetentes que falhem numa pesquisa de DNS inverso. Em alguns casos, os remetentes legítimos anunciam-se incorretamente como um IP encaminhável não internet ao tentar abrir uma ligação à EOP. Os endereços IP reservados para redes privadas (não encaminháveis) incluem:
- 192.168.0.0/16 (ou 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
- 10.0.0.0/8 (ou 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
- 172.16.0.0/11 (ou 172.16.0.0 - 172.31.255.255)
Recebeu um relatório de entrega sem fins lucrativos (NDR) ao enviar um e-mail a um utilizador no Office 365
Alguns problemas de entrega são o resultado do bloqueio do endereço IP do remetente pela Microsoft ou a conta de utilizador é identificada como remetente proibido devido a atividade de spam anterior. Se acredita que recebeu o relatório de entrega sem êxito (também conhecido como NDR ou mensagem de devolução) por engano, siga todas as instruções na mensagem NDR para resolve o problema.
Para obter mais informações sobre o erro que recebeu, consulte a lista de códigos de erro no Email relatórios de entrega não entregues no Exchange Online.
Por exemplo, o seguinte NDR indica que a Microsoft bloqueou o endereço IP de envio:
550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.
Para pedir a remoção desta lista, consulte Utilizar o portal de exclusão para se remover da lista de remetentes bloqueados.
O meu e-mail foi enviado para a pasta de Email de Lixo do destinatário
Se uma mensagem tiver sido identificada incorretamente como spam pela EOP, pode trabalhar com o destinatário para submeter esta mensagem falsa positiva à Microsoft para análise. Para mais informações, confira Relatar mensagens e arquivos à Microsoft.
Tráfego limitado da EOP do meu endereço IP
Recebe o seguinte NDR porque foi detetada atividade suspeita a partir do endereço IP de origem. O correio da origem foi temporariamente restringido enquanto está a ser avaliado.
host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later
Depois de avaliarmos as mensagens e determinarmos que está tudo bem, removemos a restrição.
Não consigo receber e-mails de remetentes no Microsoft 365
Para receber mensagens de remetentes do Microsoft 365, certifique-se de que a sua rede permite ligações a partir dos endereços IP que a EOP utiliza nos nossos datacenters. Para obter mais informações, veja Proteção do Exchange Online endereços IP.
Melhores práticas para enviar e-mails em massa para utilizadores do Microsoft 365
Se realizar frequentemente campanhas de e-mail em massa para utilizadores do Microsoft 365, siga as sugestões nesta secção.
Certifique-se de que o nome De reflete quem está a enviar a mensagem
A linha Assunto da mensagem deve ser um breve resumo do que é a mensagem. O corpo da mensagem deve indicar de forma clara e sucinta o que é a oferta, o serviço ou o produto. Por exemplo:
Correto:
De: marketing@shoppershandbag.com
Assunto: Catálogo atualizado para a época natalícia!
Incorreto:
De: someone@outlook.com
Assunto: Catálogos
Quanto mais fácil for para as pessoas saberem quem é e o que está a fazer, menos dificuldade terá com a maioria dos filtros de spam.
Incluir sempre uma opção de anulação da subscrição em e-mails de campanha
O e-mail de marketing, especialmente newsletters, deve incluir sempre uma forma de anular a subscrição. Por exemplo:
This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.
Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy
Exigir que os destinatários enviem e-mails com "Anular subscrição" na linha Assunto é menos preferível do que a opção de um clique. Se precisar que os destinatários enviem uma mensagem, certifique-se de que a ligação os encaminha para um formulário onde todos os campos necessários são preenchidos.
Utilizar a opção de opção de opção de ativação pós-falha dupla para o registo de newsletter ou e-mail de marketing
Esta melhor prática do setor é recomendada se a sua empresa exigir ou incentivar os utilizadores a registarem as respetivas informações de contacto para acederem ao seu produto ou serviços. A prática de inscrever automaticamente utilizadores para e-mails de marketing ou newsletters eletrónicos durante o processo de registo é questionável no ambiente de Internet atual.
Se as opções para receber a newsletter ou ofertas especiais estiverem selecionadas por predefinição no seu processo de registo, é muito provável que os utilizadores não interessados recebam o seu e-mail.
A Microsoft recomenda a opção de duplo opt-in, o que significa que a caixa de marcar para e-mail de marketing ou newsletters não está selecionada por predefinição. Além disso, depois de o formulário de registo ter sido submetido, é enviado um e-mail de verificação ao utilizador. O e-mail de verificação contém um URL que permite ao utilizador confirmar a decisão de receber e-mail de marketing.
O método de duplo opt-in ajuda a eliminar quaisquer práticas questionáveis de marketing de e-mail, porque ninguém pode afirmar que se inscreveram involuntariamente para e-mail de marketing.
Certifique-se de que o conteúdo da mensagem de e-mail é transparente e rastreável
Email conteúdo é tão importante quanto a forma como envia e-mails. Utilize as seguintes melhores práticas para garantir que o seu e-mail não é sinalizado pelos serviços de filtragem de e-mail:
Os pedidos para os destinatários adicionarem o remetente ao livro de endereços devem indicar claramente que esta ação não garante a entrega.
Os redirecionamentos incluídos no corpo da mensagem devem ser semelhantes e consistentes e não múltiplos e variados. Um redirecionamento neste contexto é qualquer coisa que aponte para longe da mensagem, como ligações e documentos. Se tiver muitas ligações de publicidade, anular a subscrição de ligações ou atualizar as ligações de perfil, todas elas deverão apontar para o mesmo domínio. Por exemplo:
Correto (todos os domínios são iguais):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.bulkmailer.comoptions.bulkmailer.comIncorreto (todos os domínios são diferentes):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.excite.comoptions.yahoo.comEvite conteúdos com imagens e anexos grandes ou mensagens compostas inteiramente por uma imagem.
As suas definições de privacidade pública ou P3P devem indicar claramente a presença de píxeis de controlo (web bugs ou beacons).
Remover aliases de e-mail incorretos das bases de dados
Quaisquer endereços de e-mail incorretos na sua base de dados que resultem em NDRs são desnecessários e colocam o seu e-mail de saída em risco para um escrutínio mais aprofundado por parte dos serviços de filtragem de e-mail. Certifique-se de que a sua base de dados de e-mail está atualizada.