Criar política de propriedade de sites do SharePoint
A funcionalidade de gestão do ciclo de vida do site do Microsoft SharePoint Premium – Gestão Avançada do SharePoint permite-lhe melhorar a governação do site ao ter políticas automatizadas configuradas no centro de administração do SharePoint.
As políticas de propriedade do site fazem parte da gestão do ciclo de vida do site e ajudam a gerir eficazmente a propriedade dos sites sharePoint na sua organização. Garantir que cada site tem proprietários responsáveis e responsáveis pelos respetivos conteúdos, acesso e outros aspetos de colaboração é importante para manter a sua organização segura e em conformidade. Com o dimensionamento, torna-se difícil para os administradores do SharePoint e outras pessoas controlarem a propriedade do site e tomarem as medidas necessárias para identificar casos em que os novos proprietários precisam de ser identificados ou tomar as medidas necessárias.
As políticas de propriedade do site ajudam a resolver este problema ao permitir-lhe configurar as políticas de propriedade da sua organização e executar todos os meses para identificar sites que não estão em conformidade com os mesmos. Também notificam os utilizadores relevantes em conformidade com o comportamento que configura para facilitar a adição de novos proprietários com um overhead de administração mínimo.
Requisitos
Para aceder e utilizar esta funcionalidade, a sua organização tem de ter o Microsoft SharePoint Premium – Gestão Avançada do SharePoint.
Âmbito das políticas de propriedade do site
Pode criar políticas diferentes com âmbitos diferentes com base nos requisitos da sua organização.
Pode escolher os sites a definir no âmbito da política com base em modelos de site, origens de criação, etiquetas de confidencialidade e incluir sites em políticas de retenção e retenção. Se pretender excluir sites específicos, pode adicionar os URLs do site de até 100 sites na secção Excluir sites enquanto configura a política.
Observação
Os sites do OneDrive, sites criados por utilizadores do sistema, sites de catálogo de aplicações, sites de raiz, sites domésticos, sites de administração de inquilinos são excluídos das políticas de propriedade do site.
Os sites marcados como só de leitura por políticas de propriedade do site serão detetados e adicionados ao relatório se não estiverem em conformidade de acordo com as configurações de política. Todos os outros sites bloqueados sem acesso ou acesso só de leitura são excluídos das políticas de propriedade do site.
Critérios de propriedade
Diferentes organizações têm necessidades diferentes. As políticas de propriedade do site permitem-lhe personalizar a forma como a propriedade é determinada ao permitir-lhe:
Escolha quem é considerado responsável pela gestão de um site na sua organização – proprietários de sites ou administradores de sites ou ambos.
Defina o número mínimo de proprietários ou administradores que um site deve ter, atualmente até 2.
A política identifica todos os sites que não estão em conformidade com os critérios de propriedade configurados e gera o relatório. Se a política estiver ativa, notificações por email serão enviadas para sites identificados.
Recomendamos que escolha 2 como a contagem mínima de proprietários para que os sites com um único proprietário sejam identificados e outro proprietário seja adicionado imediatamente. Ter mais do que um proprietário de site pode ajudar a reduzir o risco de os sites ficarem sem proprietário.
Criar uma política de propriedade do site
Para criar uma política de propriedade do site, aceda ao centro de administração do SharePoint.
Expanda Políticas e selecione Gestão do ciclo de vida do site.
Selecione + Criar política e selecione Seguinte.
Introduza os parâmetros de âmbito da política que determinam em que sites a política iria agir e selecione Seguinte.
Defina os critérios de propriedade, quem deve ser notificado se um site não cumprir estes critérios e que ação tomar se o site não cumprir estes critérios durante três meses. Selecione Avançar.
Atribua um nome à sua política, adicione uma descrição (opcional) e selecione um modo de política. Selecione Concluir.
Selecione Concluído. A política é agora criada e pode ser visualizada e gerida ao selecionar Políticas de propriedade do site na dashboard de gestão do ciclo de vida do site.
Reporting
Após cada execução da política configurada, pode ver um relatório sobre os sites identificados.
Na página Políticas de propriedade do site , selecione a política pretendida na lista.
O relatório descreve o número de sites identificados como não cumprindo os critérios de propriedade, juntamente com o número de sites que não tinham ninguém para notificar.
Selecione Transferir relatório para transferir o relatório detalhado num formato .csv. Este relatório contém os seguintes campos:
- Nome do site
- URL
- Modelo
- Rótulo de confidencialidade
- Política de retenção
- Proprietários mínimos ou administradores configurados
- Número de proprietários de sites
- endereço Email dos proprietários do site
- Número de administradores de sites
- Email endereço dos administradores do site
- Gestores de proprietários ou administradores anteriores
- Membros ativos
- Contagem total de notificações
- Ação status da política
- Ação tomada em (UTC)
- Data da última atividade (UTC)
- Data de criação do site (UTC)
- Armazenamento utilizado (GB)
Notificações
As notificações só são acionadas se a política estiver em execução no modo Ativo.
Cada política é executada todos os meses para identificar sites não conformes. Email notificações são enviadas para o conjunto configurado de destinatários de acordo com a política.
Os potenciais destinatários destas notificações por email, se configurados na política, são:
Proprietários de sites atuais: Se a contagem mínima de proprietários ou administradores estiver definida como 2 e o site tiver um proprietário de site existente, receberá uma notificação por e-mail a pedir-lhe para adicionar outro proprietário.
Administradores de sites atuais: Se a contagem mínima de proprietários ou administradores estiver definida como 2 e o site tiver um administrador de site existente, receberão uma notificação por e-mail a pedir-lhes para adicionarem outro proprietário.
Gestores de proprietários ou administradores anteriores: Se um proprietário ou administrador de um site sair da organização, os respetivos gestores são informados de que o site precisa de um proprietário para uma gestão eficaz. Se os gestores forem membros de um site, podem aceitar a propriedade. Se forem visitantes ou não tiverem acesso ao site, podem coordenar-se com os administradores do SharePoint para encontrar o próximo melhor proprietário.
À medida que os detalhes de um utilizador são eliminados do sistema 30 dias após a saída da organização, os gestores podem receber apenas uma notificação sobre o site.
Se a política for executada após 30 dias após a saída de um utilizador da organização, as informações do gestor não estarão disponíveis e as notificações não poderão ser enviadas.
Membros do site ativo: Com base na configuração da política, os e-mails são enviados para os membros mais ativos de um site para aceitar a propriedade. A atividade é determinada com base no número de modificações, adições e eliminações que os membros do site efetuam aos documentos localizados num site.
Observação
Se um site não tiver ninguém para ser notificado de acordo com os destinatários de e-mail fornecidos durante a configuração da política, a contagem é fornecida no resumo. Pode fazer a triagem dos sites e determinar o próximo curso de ação.
Ações
Se um site for identificado como não cumprindo os critérios de propriedade durante três meses consecutivos, é efetuada uma das seguintes ações consoante o que está configurado:
Não fazer nada: não há nenhuma alteração ao acesso, mas as notificações subsequentes são colocadas em pausa e serão retomadas após três meses.
Definir o acesso como só de leitura: os membros do site e os visitantes podem ver conteúdos, mas deixar de fazer edições. Não são enviadas mais notificações.
- Se a opção for escolhida e ninguém puder ser notificado durante os três meses, o site continuará a ter o respetivo acesso definido como só de leitura.
Modo só de leitura
Uma política de propriedade do site configurada com a ação de imposição só de leitura envia notificações adicionais para informar os destinatários quando não há resposta.
É enviada uma notificação quando o site entra no modo só de leitura.
Assim que o site estiver no modo só de leitura, é adicionada uma faixa ao site para que os utilizadores identifiquem que isto aconteceu.
Para remover um site do modo só de leitura no centro de administração do SharePoint, aceda à página Sites ativos , selecione o site e, em seguida, selecione Desbloquear no painel da página do site.
Os proprietários do site não podem remover um site do modo só de leitura e têm de contactar o administrador do inquilino para remover o modo só de leitura.