Analizuj dane przy użyciu szablonów programu Excel

 

Dotyczy: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Ta funkcja została wprowadzona w usłudze CRM Online 2016, aktualizacja i systemie CRM 2016 (wersja lokalna).

Interesuje Cię możliwość korzystania z tej funkcji? Znajdź administratora usługi Dynamics 365 lub przedstawiciela pomocy technicznej.

Microsoft Excel oferuje zaawansowane mechanizmy służące analizowania i prezentowania danych Dynamics 365. Dzięki szablonom Excel można łatwo tworzyć i udostępniać dostosowaną analizę innym osobom w organizacji.

Używaj szablonów Excel do:

• Przeprowadzania prognozy sprzedaży

• Zarządzanie potokiem

• Przeprowadzania oceny potencjalnych klientów

• Planowania terytorium

• I nie tylko...

Możesz wypróbować szablony Excel dołączone do Microsoft Dynamics 365, aby uzyskać szybki podgląd tego, jakiego rodzaju analizy są możliwe do przeprowadzenia.

Porada

Sprawdź następujące wideo: Twórz dokumenty bezpośrednio z programu Dynamics CRM przy użyciu szablonów programu Word i Excel (2:38)

Utwórz nowy szablon programu Excel

Poniżej przedstawiono procedurę tworzenia szablonu Excel.

Krok 1: Tworzenie nowego szablonu z istniejących danych

Istnieją dwa miejsca w Dynamics 365, w których możesz utworzyć szablon Excel:

• Strona Ustawienia. Przejdź do Ustawienia > Szablony > Szablony dokumentów > Nowy(). Konieczne będzie posiadanie wystarczających uprawnień niezbędnych do dostępu do strony Ustawienia, takich jak Administrator systemu lub Konfigurator systemu.

• Lista rekordów. Na przykład, przejdź do Sprzedaż > Szanse sprzedaży > Moje otwarte szanse sprzedaży. Na pasku menu, kliknij Szablony programu Excel > Tworzenie szablonu programu Excel.

  

Pojawia się strona Utwórz szablon z danych Dynamics 365.

Wybierz dane, które mają zostać uwzględnione w szablonie

1. Kliknij Szablon Excel.

2. Wybierz encję (typ rekordu), aby uwzględnić dane Dynamics 365 tej encji. Widoki, które można wybrać w następnym polu zależą od encji, którą wybierzesz.

3. Wybierz widok.

4. Kliknij Edytuj kolumny, aby dodać, usunąć i dostosować właściwości kolumn, które mają zostać uwzględnione w szablonie.

5. Kliknij Pobierz plik, aby utworzyć pliku szablonu.

Ostrzeżenie

Możesz także pobrać szablon nie zawierający danych z wyjątkiem kolumn związanych z typem rekordu (encja) za pomocą Ustawienia > Zarządzanie danymi > Szablony do importowania danych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz: Pobieranie szablonu importu danych.

Krok 2: Dostosuj dane w programie Excel

Otwórz nowo utworzony szablon w Excel, aby dostosować dane.

Przeanalizujmy prosty przykład dostosowywania szablonu Excel przy użyciu przykładowych danych Dynamics 365.

Przykład dostosowywania danych Szanse sprzedaży

1. Kliknij Włącz edytowanie, aby umożliwić dostosowywanie arkusza kalkulacyjnego Excel.

2. Dodaj nową kolumnę i nadaj jej nazwę "Oczekiwane przychody".

   

3. Utwórz formułę dla oczekiwanego przychodu. Nie odnoś się do komórek przy użyciu ich adresów; zdefiniuj nazwy i używaj ich.

   

4. Utwórz tabelę przestawną i wykres. Te i inne kroki demo zostaną wyjaśnione w przyszłej aktualizacji do tego tematu.

   Umieść zawartość dodaną przez użytkownika powyżej lub po prawej stronie istniejącej tabeli danych. Zapobiega to zastępowaniu zawartości w przypadku dodawania nowych danych w Dynamics 365 później i tworzenia nowego szablonu Excel. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz: Najważniejsze wskazówki i zagadnienia dotyczące korzystania z szablonów programu Excel.

   

5. Zapisz arkusz kalkulacyjny.

Możesz teraz przekazać szablon Excel do Dynamics 365.

Krok 3: Przekaż szablon i udostępnij go innym użytkownikom

Jeśli Twój szablon Excel jest już dostosowany tak, jak chcesz, możesz go przesłać do Dynamics 365. Miejsce przesłania szablonu określa jego dostępność.

Administratorzy Dynamics 365 mogą używać strony Ustawienia do przekazywania szablonu Excel do Dynamics 365. Szablon przekazany dzięki Ustawienia jest dostępny dla wszystkich użytkowników w organizacji Dynamics 365.

Dla administratorów: Przekaż szablon programu Excel do Dynamics 365

1. W Dynamics 365, przejdź do Ustawienia > Szablony > Szablony dokumentów.

2. Kliknij Przekaż szablon.

3. Przeciągnij plik Excel do okna dialogowego lub przeprowadź wyszukiwanie, aby znaleźć i przekazać plik.

   

4. Kliknij polecenie Przekaż.

Użytkownicy niebędący administratorami mogą przekazać szablon do ich własnego użytku z listy rekordów.

Dla użytkowników innych niż administratorzy lub administratorów, którzy chcą utworzyć szablon osobisty: Przekaż szablon programu Excel do Dynamics 365

1. W Dynamics 365, otwórz stronę z listą rekordów, na przykład listę Szanse sprzedaży. Przejdź do Sprzedaż > Szanse sprzedaży > Moje otwarte szanse sprzedaży.

2. Na pasku menu, kliknij Szablony programu Excel > Tworzenie szablonu programu Excel.

3. Kliknij Szablon programu Excel > Przekaż.

   

4. Przeciągnij plik do okna dialogowego lub przeprowadź wyszukiwanie, aby znaleźć i przekazać plik.

5. Kliknij polecenie Przekaż.

Krok 4: Wybierz, kto może korzystać z nowego szablonu

Dostęp do nowo utworzonego szablonu programu Excel zależy od sposobu jego przekazania oraz dostępu przyznanego roli zabezpieczeń. Pamiętaj, aby sprawdzić Używaj ról zabezpieczeń, aby kontrolować dostęp do szablonów.

Jeśli szablon został przekazany ze strony Ustawienia

Strona z informacjami o przesłanym szablonie Excel będzie wyglądać w sposób ukazany poniżej.

Szablony przekazane ze strony Ustawienia są dostępne dla wszystkich użytkowników w organizacji Dynamics 365. Nie trzeba podejmować żadnych dodatkowych działań.

Jeśli szablon został przekazany z listy rekordów

Strona z informacjami o przesłanym szablonie Excel będzie wyglądać w sposób ukazany poniżej.

Szablony przesłane z listy rekordów są dostępne dla użytkownika, który wysłał szablonu. Aby udostępnić szablon innym użytkownikom, wykonaj następujące czynności:

1. Ze strony Informacji o szablonie, kliknij Udostępnij.

2. Użyj strony Udostępnij szablon dokumentu osobistego, aby udostępnić szablon Excel innym osobom i ustawić uprawnienia.

Eksportuj i analizuj dane przy użyciu nowego szablonu

Proces korzystania z szablonu Excel wygląda następująco.

Krok 1: Wybierz encję do analizy

W Dynamics 365 wybierz encję (typ rekordu) do analizy za pomocą utworzonego szablonu Excel. Na przykład, przejdź do Sprzedaż > Szanse sprzedaży > Moje otwarte szanse sprzedaży. Dwie nowe szanse sprzedaży zostały dodane od chwili utworzenia szablonu.

Krok 2: Eksportuj dane Dynamics 365 przy użyciu nowego szablonu programu Excel

Wybierz utworzony szablon Excel.

Ten szablon został utworzony ze strony Ustawienia, więc pojawi się w menu pod Szablony programu Excel. Jeśli zostałby on utworzony z listy rekordów, pojawiłby się pod Osobiste szablony programu Excel.

Jeśli masz Microsoft Excel Online, możesz wyświetlić dane w okienku Excel w Dynamics 365. Jeśli nie, lub jeśli wolisz utworzyć plik Excel, kliknij Pobierz <nazwa szablonu>.

Krok 3: Analizuj dane Dynamics 365 w programie Excel

Co widać w arkuszu kalkulacyjnym Excel zależy od dwóch rzeczy:

• Rekordy Dynamics 365. Widok, z którego postanawiasz eksportować określa, które rekordy Dynamics 365 widzisz w wyeksportowanym pliku Excel. Na przykład jeśli wybrano Zamknięte szanse sprzedaży, zobaczysz te rekordy, nawet jeśli użyłeś szablonu utworzonego za pomocą Moje otwarte szanse sprzedaży.

• Kolumny. Użyty szablon określa, które kolumny pojawiają się w tabeli w wyeksportowanym pliku Excel. Na przykład widok Zamknięte szanse sprzedaży zawiera te kolumny: Potencjalny klient, Stan, Przychód rzeczywisty i Rzeczywista data zamknięcia. Ale jeśli szablon, którego użyto, bazował na Moje otwarte szanse sprzedaży, zobaczysz kolumny związane z tym widokiem i kolumny filtrujące gotowe podczas tworzenia szablonu.

Krok 4: Udostępniaj wyniki innym

Jeśli używasz Excel, zapisz kopię online lub na swoim komputerze. Wyślij plik do innych osób, aby go przejrzały i oceniły.

Wypróbuj przykładowe szablony Excel

Istnieją cztery szablony Excel dołączone do Microsoft Dynamics 365.

Przykładowe szablony Excel zostały utworzone za pomocą konkretnego typu rekordu (encja). Będziesz mógł zastosować szablon tylko do rekordów tego samego typu.

Imię i nazwisko	Encja
Zarządzanie potokiem	Szansa sprzedaży (obszar Sprzedaż)
Podgląd kampanii	Kampania (obszar Marketing)
Sprawy — stan umowy SLA	Sprawa (obszar Usługa)
Podsumowanie sprawy	Sprawa (obszar Usługa)

Aby zastosować przykładowy szablon programu Excel

1. Otwórz listę rekordów z informacjami z typem encji, który pasuje do przykładowego szablonu. Na przykład otwórz listę szans sprzedaży, aby zastosować szablon Zarządzanie planowaną sprzedażą.

2. Kliknij > Szablony programu Excel, a następnie w Szablony programu Excel, zaznacz przykładowy szablon.

3. Pobierz szablon lub otwórz go w Excel.

Porada

Możesz wyeksportować szablony, które są zawarte w Microsoft Dynamics 365, zmodyfikować je, a następnie ponowne je zaimportować jako nowe szablony. To może Ci pomóc w tworzeniu Twoich własnych niestandardowych szablonów Excel.

Najważniejsze wskazówki i zagadnienia dotyczące korzystania z szablonów programu Excel

Poniżej przedstawiono niektóre kwestie, których musisz być świadomy podczas tworzenia i korzystania z szablonów programu Excel w Dynamics 365.

Testuj szablony programu Excel

Excel posiada wiele funkcji. Dobrym pomysłem jest testowanie dostosowań, aby się upewnić, że wszystkie funkcje programu Excel znajdujące się w szablonach działają zgodnie z oczekiwaniami.

Prywatność i wykresy przestawne

Domyślnie dane z wykresu przestawnego nie są aktualizowane po otwarciu arkusza kalkulacyjnego. Jeśli niektóre dane z wykresu przestawnego nie będą widoczne dla użytkowników z niewystarczającymi uprawnieniami, może to stwarzać problemy z zabezpieczeniami.

Rozważmy następujący scenariusz:

• Administrator Dynamics 365 tworzy szablon z ważnymi danymi w wykresie przestawnym i przekazuje szablon do Dynamics 365.

• Sprzedawca, który nie powinien mieć dostępu do poufnych danych w wykresie przestawnym używa tego szablonu do utworzenia pliku Excel chcąc przeprowadzić dodatkową analizę.

Wynik. Sprzedawca może nie być w stanie zobaczyć danych w wykresie przestawnym przesłanych przez administratora Dynamics 365, łącznie z dostępem do widoków, do których sprzedawca nie ma uprawnień.

Ponadto. iOS nie obsługuje aktualizowania danych przestawnych i wykresów przestawnych podczas korzystania z aplikacji Microsoft Excel na urządzeniach iOS.

Zalecenie. Dane poufne nie powinny być umieszczane w tabelach przestawnych i wykresach przestawnych.

Ustaw dane wykresów przestawnych na odświeżanie automatyczne

Domyślnie dane z wykresów przestawnych nie są odświeżane automatycznie po otwarciu arkusza kalkulacyjnego. Normalne wykresy są aktualizowane automatycznie.

W Excel, kliknij prawym przyciskiem myszy wykres przestawny, a następnie kliknij Opcje wykresu przestawnego > Odświeżanie danych podczas otwierania pliku.

Umieszczanie nowych danych

Jeśli chcesz dodać zawartość do szablonu Excel, umieść dane powyżej lub na prawo od istniejących danych. Drugą opcją jest umieszczenie nowej zawartości na drugim arkuszu.

Szablony programu Excel zawierające obrazy mogą powodować wystąpienie błędu

Jeśli zostanie podjęta próba analizowania danych Dynamics 365 przy użyciu szablonu programu Excel, który zawiera obraz, może się pojawić następujący błąd: "Wystąpił błąd podczas próby zapisania skoroszytu. W wyniku tego skoroszyt nie został zapisany." Spróbuj usunąć obraz z szablonu i ponownie go załadować w Dynamics 365.

Szablony programu Excel i aplikacja Office Mobile w systemie Windows 8.1

Szablony Excel nie będą się otwierały na urządzeniach Windows 8.1 z aplikacją Office Mobile. Otrzymasz komunikat o błędzie: "Odzyskaliśmy możliwie największą część dokumentu, ale nie można go edytować. Spróbuj otworzyć i naprawić dokument na swoim komputerze, aby rozwiązać problem."

Jest to znany problem.

Używaj nazw kolumn tabeli i nazw zakresów w formułach

Podczas tworzenia formuł programu Excel nie używaj tytułów kolumn ani numerów komórek. Zamiast tego używaj nazw kolumn tabeli i określaj nazwy komórek lub zakresów komórek.

Używaj ról zabezpieczeń, aby kontrolować dostęp do szablonów

Administratorzy Dynamics 365 mogą dość szczegółowo kontrolować dostęp do szablonów programu Excel. Na przykład możesz nadawać sprzedawcom prawa do odczytu, ale nie do zapisu szablonu programu Excel.

1. W Dynamics 365 kliknij Ustawienia > Zabezpieczenia > Role zabezpieczeń.

2. Wybierz rolę, a następnie kliknij kartę Zarządzanie podmiotem gospodarczym.

3. Wybierz Szablon dokumentu, aby ustawić dostęp dla szablonów dostępnych dla całej organizacji. Wybierz Szablon dokumentu osobistego dla szablonów udostępnionych poszczególnym użytkownikom.

4. Kliknij kółka, aby ustawić żądany poziom dostępu.

Przeglądanie i usuwanie szablonów dokumentów osobistych

Aby usunąć szablony dokumentów osobistych, wykonuj następujące czynności:

1. Kliknij Wyszukiwanie zaawansowane ().

2. Dla Szukaj, wybierz opcję Szablony dokumentów osobistych.

3. Kliknij Wyniki(!).

4. Wybierz szablon dokumentu osobistego, aby go usunąć, a następnie kliknij Usuń ().

Szablon programu Excel nie jest ładowany w programie Microsoft Edge

Jeśli Twój szablon programu Microsoft Excel jest ładowany w Dynamics 365 podczas korzystania z Microsoft Edge jako przeglądarki, zaktualizuj Microsoft Edge i spróbuj ponownie.

Zasady zachowania poufności informacji

W przypadku używania usługi Microsoft Dynamics 365 (online) podczas eksportowania danych do arkusza statycznego lokalna kopia eksportowanych danych jest tworzona i zapisywana na komputerze użytkownika. Dane są przesyłane z usługi Dynamics 365 (online) do komputera za pomocą bezpiecznego połączenia, ale nie jest zachowywane połączenie między tą kopią lokalną a kopią w usłudze Dynamics 365 (online).

W przypadku eksportowania do arkusza dynamicznego lub tabeli przestawnej jest zachowywane połączenie między arkuszem programu Excel a usługą Dynamics 365 (online). Przy każdym odświeżeniu arkusza dynamicznego lub tabeli przestawnej użytkownik jest uwierzytelniany w usłudze Dynamics 365 (online) przy użyciu odpowiednich poświadczeń. Będziesz w stanie wyświetlać dane, do których masz uprawnienia do wyświetlania.

Administrator określa, używając ról zabezpieczeń, czy użytkownicy w organizacji mogą eksportować dane do programu Excel.

Zobacz też

Pobieranie szablonu importu danych
Korzystanie z szablonów programu Word w Dynamics 365