Informacje o podpisywaniu limitów
Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Kluczowym elementem zarządzania ryzykiem finansowym dla organizacji jest zarządzanie wydatków. Zarządzanie wydatków obejmuje wzmocnienia kontroli wewnętrznej i upewniając się, że pracownicy spełniają te formanty. Limity podpisywania są ważną częścią kontroli wydatków i zgodności.
Limit podpisywania definiuje największą zobowiązania finansowe, które pracownik jest upoważniona do dokonywania w imieniu pracodawcy. Jak działania i jego Menedżera aktywności kolejne zatwierdzenia wydatków na bezpośrednim wynikiem pracownik organizacji mogą wejść w relacji umownych z trzeciej. Na przykład zamówienia zakupu mogą być wydawane dostawcy.
Istnieją dwa typy limitów podpisywania: ograniczenia i limity zatwierdzenia. A limit wydatków jest ilość pracownika można poświęcić na zakupy, związanych z biznesem. Ograniczenie zatwierdzenia jest maksymalną kwotę, jaką pracownik jest upoważniona do zatwierdzania dokumentu firmy. Podpisywanie limitów może różnić się według typu transakcji, zapotrzebowania zakupu, raporty z wydatków, zamówień zakupu lub faktury.
Organizacje przypisać domyślną podpisywania limitów na podstawie pracy pracownika lub poziom rekompensaty. W zależności od sposobu podpisywania limity są skonfigurowane, pracownik otrzymuje domyślnie podpisywanie limit w jednym z następujących sposobów:
Pracownik jest automatycznie przypisywany domyślny limit dla ich zadania lub rekompensaty poziom podpisywania.
Pracownik musi przesłać żądanie limit podpisywania w portalu samoobsługowym pracownika.
Podpisywanie umów dopuszczalne są ograniczone w czasie. Przed wygaśnięciem Umowy, pracownik musi odnowić jej potwierdzenie, że on zgadza się przestrzegać zasad. Po wygaśnięciu limitu podpisywania pracownik nie może dokonywać zakupów, dopóki nie zostanie odnowiona.
Omówienie procesu: limity wydatków i zatwierdzenia
Proces konfigurowania i aktywowanie podpisywania limitów obejmuje następujące etapy:
Administrator może wybrać podpisywania Podstawa limitu.
Jeśli to konieczne, administrator ogranicza podpisywania limitów użytkownikom, którzy pracownik rejestruje w Microsoft Dynamics AX.
Jeśli to konieczne, administrator konfiguruje podpisywania limitów wymagać, aby pracownicy na żądanie domyślne podpisywania kwota limitu dla ich poziomu zadania lub rekompensaty. Wnioski w portalu samoobsługowym pracownika w Program Enterprise Portal.
Administrator definiuje domyślne limity wydatków i limitów zatwierdzenia, według typu transakcji dla każdego poziomu zadania lub rekompensaty.
Uwaga
Domyślnie podpisywania limity dla zadania lub poziom rekompensaty może być określony inaczej dla różnych podmiotów prawnych w organizacji. W ramach podmiot prawny one może również być określony inaczej w różnych obszarach, takich jak dział lub koszt Centrum. Pracowników, którzy są przypisani do stanowiska w więcej niż jeden podmiot prawny w organizacji może mieć inny domyślny podpisywania limitów w każdy podmiot prawny.
Gdy pracownik jest zatrudniony, jest ona przypisany określonego poziomu zadania lub rekompensaty w Microsoft Dynamics AX.
Jeśli podpisywania limity są skonfigurowane do automatycznego przyznania ogranicza się do pracowników na podstawie zadania lub poziom rekompensaty, pracownik automatycznie jest udzielane podpisywania limit na tej podstawie.
Jeśli skonfigurowano podpisywania limitów wymagać, aby pracownicy zażądać podpisywania limity poziomu zadania lub rekompensaty, pracownik musi przedłożyć wniosek w portalu samoobsługowym pracownika.
Menedżer pracownika przejrzy żądanie limit i zatwierdza lub odrzuca. Menedżer można też odebrać podpisywania limit w dowolnym momencie.
Po skonfigurowaniu limit wydatków dla pracownika, pracownik mogą dokonywać zakupów w ramach ich kwoty limitu. Limity wydatków są wywoływane w momencie zakupu. Limity zatwierdzenia są wywoływane jako część cyklu zatwierdzania dokumentu, gdy Menedżer pracownika zatwierdzi zakupu.
Przykład: Limit wydatków.
Prakash jest menedżerem projektu. Jako osoba odpowiedzialna za dostarczanie na czas projektu Prakash musi być możliwe dokonywanie zakupów wykazu dla sprzętu i oprogramowania firmy. Domyślny limit zdefiniowany dla jego pracy wydatków jest 500 USD. Dokonywanie zakupów, które są wymagane do jego termin ostateczny projekt spełnia Prakash musi wyższy limit wydatków. Przedkłada wniosek o zwiększenie jego limit wydatków do 2 500 USD. Limit tej kwoty pozwala mu na zakup towarów i usług wyceny maksymalnie 2500 USD.
Żądanie limit wydatków na Prakash przepływa do Reina, Menedżer zasobów projektu, który zatwierdza wniosek. Prakash teraz mogą dokonywać zakupów wykazu maksymalnie 2500 USD, który jest domyślny limit zdefiniowany dla jego pracy podpisywania 2 000 USD.
Jeśli Prakash musi wyższy limit wydatków dla zakupu określonego powyżej 2500 USD, on przedstawić wniosek o jednorazowe zwiększenie limitu wydatków.
Przykład: Ograniczenie zatwierdzenia
Reina jest menedżerem projektu w Fabrikam, Inc. Menedżerowie Reina na poziomie domyślny limit zatwierdzenia 2 000 USD ustawiono dla zapotrzebowań zakupu.
Fabrikam skonfigurował podpisywania limitów wymagać, aby pracownicy przesyłanie żądań limit podpisywania. Ograniczenia nie są przyznawane automatycznie. Gdyby Reina żądanie zatwierdzenia domyślny limit 2 000 USD, jej żądania mogą być udzielone, bez konieczności przechodzenia przez przepływ pracy zatwierdzania. Jednak wymagać pracowników firmy Reina wydatki w granicach ponad 2 000 USD na zapotrzebowanie zakupu. Reina przesyła żądania zatwierdzenia limitu 2 500 USD. Czerwca Menedżer podział produktów zatwierdzi wniosek. Teraz Reina można zatwierdzić zakupów dokonanych przez jej pracowników do 2 500 USD.
Przykład: Odnowienie podpisywania umów limit
Podpisywanie umów dopuszczalne są ograniczone w czasie. Pracownikom należy odnowić ich okresowo, aby potwierdzić postanawiają zgodne z polityką. Na przykład Prakash ma limit wydatków dla zapotrzebowanie zakupu. Poprosił podpisywania limit on przeczytaj umowę "Warunki zakupów" i uzgodnione warunki jej na 1 czerwca 2011. Czas trwania umowy został zdefiniowany jako 12 miesięcy. Dlatego jego potwierdzenie wygasa z dniem 1 czerwca 2012. Przed tą datą musi on potwierdzają jego umowy do wykonania Porozumienia "Warunki zakupów".
Umowy otwartej okresu zdefiniowanego dla limit wydatków Prakash jest dwóch miesięcy. Począwszy od dnia 1 kwietnia 2012 r. Potwierdzenie limit podpisywania strony będą dostępne dla Prakash odnowienia jego limit podpisywania. Między 1 kwietnia 2012 r. i dnia 31 maja 2012 Prakash można przejść do tej strony i odnowienia jego limit podpisywania. Jeśli nie był odnowić jego podpisywania limit w tym okresie, jego limit podpisywania wygaśnie i nie będzie mógł dokonywać zakupów, aż do zakończenia tego zadania.