Ustawienie limitu podpisywania — informacje
Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Zarządzanie wydatkami to kluczowy element zarządzania ryzykiem finansowym dla organizacji. Zarządzanie wydatkami wymaga wzmocnienia kontroli wewnętrznej i upewnienia się, że pracownicy działają zgodnie z tymi wskaźnikami. Limity podpisywania są ważnym elementem kontroli i zapewnienia zgodności dla zarządzania wydatkami.
Limit podpisywania określa największe zobowiązanie finansowe, dla którego pracownik ma uprawnienia do zarządzania nim w imieniu pracodawcy. Czynności pracownika związane z wydatkami i zatwierdzone przez kierownika wydatki mogą bezpośrednio skutkować powstaniem relacji umownych firmy z inną organizacją. Na przykład zamówienie zakupu może zostać wydane dla dostawcy.
Istnieją dwa typy limitów podpisywania: limity wydatków i limity akceptacji. Limit wydatków jest maksymalną kwotą, którą pracownik jest uprawniony wydać na zakupy związane z firmą. Limit zatwierdzania jest maksymalną kwotą, którą pracownik jest uprawniony zatwierdzić dla określonego dokumentu biznesowego. Limity podpisywania mogą się różnić w zależności od typu transakcji. Dlatego zapotrzebowania na zakup, raporty z wydatków, zamówienia zakupu i faktury mogą mieć różne limity podpisywania.
Organizacje przypisują domyślne limity podpisywania. W zależności od konfiguracji limitów podpisywania w organizacji pracownik może uzyskać domyślny limitu podpisywania w jeden z następujących sposobów:
Pracownikowi jest automatycznie przypisywany domyślny limit podpisywania, na podstawie stanowiska pracownika lub poziomu wynagrodzeń.
Pracownik musi przesłać wniosek o limit podpisywania w portalu usług pracowników w Enterprise Portal dla Microsoft Dynamics AX.
Umowy o limit podpisywania obowiązują tylko przez określony czas. Przed wygaśnięciem umowy należy odnowić pracownika. Podczas odnowienia pracownicy ponownie potwierdzają, że zgadzają się na warunki umowy. Jeśli umowa dotycząca limitu podpisywania wygasa, pracownik nie może dokonywać zakupów do czasu jej odnowienia.
Omówienie procesu: limity zatwierdzania i wydatków
Proces konfiguracji i aktywowania limitów podpisywania obejmuje następujące kroki:
Administrator może wybrać podstawę limitu podpisywania.
Jeśli to konieczne, administrator ogranicza limity podpisywania do użytkowników, którzy mają rekord pracownika w Microsoft Dynamics AX.
W razie potrzeby administrator konfiguruje limity podpisywania, tak aby pracownicy musieli zażądać domyślnych limitów podpisywania dla ich poziomu wynagrodzeń lub zadania. Przesyłanie wniosków odbywa się w portalu usług pracownika w systemie Program Enterprise Portal.
Dla każdego poziomu wynagrodzeń lub zadania administrator określa domyślne limity wydatków i limity akceptacji według typu transakcji.
Uwaga
Domyślny limit podpisywania dla zadania lub poziomu wynagrodzenia może być określony inaczej dla innych firm w organizacji. W firmie domyślne limity podpisywania można określić inaczej dla różnych obszarów, na przykład działów lub centrów kosztów. Pracownicy, którzy mają stanowiska w więcej niż jednej jednostce w organizacji, mogą mieć inne domyślne limity podpisywania w każdej firmie.
Gdy pracownicy są zatrudnieni, mają przypisywany określony poziom wynagrodzenia lub zadania w Microsoft Dynamics AX.
Jeżeli limity podpisywania są skonfigurowane tak, aby były automatycznie przyznawane pracownikom, na podstawie poziomu wynagrodzeń lub zadań, pracownik automatycznie otrzymuje na tej podstawie limit podpisywania.
Jeżeli limity podpisywania pracowników są skonfigurowane tak, aby zażądać limitów podpisywania dla ich poziomu zadania lub wynagrodzeń, pracownik musi przesłać żądanie do portalu usług pracowników.
Menedżer pracownika przegląda wniosek o limit podpisywania i zatwierdza go albo odrzuca. Menedżer może też wywołać limit podpisywania w dowolnym momencie.
Po skonfigurowaniu limitu wydatków dla pracownika może on dokonać zakupów do tej kwoty. Limity wydatków są wywoływane w momencie zakupu. Limity akceptacji są wywoływane, gdy menedżer pracownika zatwierdza zakup w ramach cyklu zatwierdzania dokumentu.
Przykład: limit wydatków
Prakash jest menedżerem projektu. Ponieważ jest on odpowiedzialny za dostarczanie projektu w terminie, Prakash musi mieć możliwość dokonywania zakupu katalogów sprzętu i oprogramowania dla biznesu. Domyślny limit wydatków zdefiniowany dla jego pracy to 500 USD. Jednak zakupy, których Prakash musi dokonać w związku z realizacją tego projektu, wymagają wyższego limitu wydatków. W związku z tym Prakash przesyła wniosek o zwiększenie jego limitu wydatków do 2500 USD, dzięki czemu może on zakupić towary i usługi, których koszt sięga 2500 USD.
Wniosek o limit wydatków dla Prakasha jest wysyłany do Reiny, menedżera zasobów w projekcie, i Reina zatwierdza to żądanie. Prakash może teraz dokonywać zakupów katalogu do kwoty 2500 USD, czyli 2000 USD większej niż domyślny limit, który jest zdefiniowany dla jego pracy.
Jeśli Prakash musi dokonać zakupu na kwotę powyżej 2500 USD, może on złożyć wniosek o jednorazowe zwiększenie limitu wydatków.
Przykład: limit zatwierdzania
Reina jest menedżerem projektu w firmie Fabrikam, Inc. Dla menedżerów na poziomie Reiny domyślny limit zatwierdzania 2000 USD jest zdefiniowany dla zapotrzebowań na zakup. Firma Fabrikam skonfigurowała limity podpisywania, aby pracownicy musieli przesyłać wnioski o limit podpisywania. Limity podpisywania nie są przyznawane pracownikom automatycznie.
Reina wnioskuje o domyślny limit zatwierdzania 2000 USD. W związku z tym jej żądanie jest realizowane automatycznie i nie musi ona przechodzić przez przepływ pracy zatwierdzania. Pracownicy firmy Reina potrzebują jednak limitów większych niż 2000 USD na wydatki dla zapotrzebowań na zakup. Z tego względu Reina przesyła wniosek o limit zatwierdzania do kwoty 2500 USD. June, menedżer oddziału produktów, zatwierdza żądanie. Reina może teraz zatwierdzać zakupy o wartości do 2500 USD, których będą dokonywać pracownicy.
Przykład: odnowienie Umowy o limit podpisywania
Umowy o limit podpisywania obowiązują tylko przez określony czas. Pracownicy muszą odnawiać umowy okresowo, aby ponownie potwierdzić zgodę na przestrzeganie warunków umowy. Na przykład Prakash ma limit wydatków dla zapotrzebowań na zakup. Gdy Prakash żądał limitu podpisywania, przeczytał on „Warunki zakupów” określone w umowie i zaakceptował jej warunki z dniem 1 czerwca 2011. Czas trwania umowy został zdefiniowany na 12 miesięcy. Z tego względu Prakash dla potwierdzenia wygasa z dniem 1 czerwca 2012. Przed tą datą Prakash musi ponownie potwierdzić, że wyraża on zgodę na te umowne „Warunki zakupów”.
Pole Otwarta umowa (miesiące) służy do definiowania długości okresu odnowienia umowy dotyczącej limitu podpisywania. Dla limitu wydatków Prakasha przewidziano dwumiesięczny okres odnowienia. W związku z tym, począwszy od dnia 1 kwietnia 2012, strona Potwierdzenie umowy dotyczącej limitu podpisywania jest dostępna dla Prakasha. Między 1 kwietnia 2012 r. a 31 maja 2012 Prakash może otworzyć tę stronę i odnowić umowę dotyczącą limitu podpisywania. Jeśli Prakash nie odnowi umowy dotyczącej limitu podpisywania w tym okresie, jego limit podpisywania wygasa i nie może on dokonywać zakupów do czasu odnowienia umowy.
Patrz również
Aby uzyskać informacje na temat zadań z limitem podpisywania dla pracowników i menedżerów, wyszukaj tematy Tworzenie i obsługa wniosków o limit podpisywania oraz Obsługa wniosku o limit podpisywania dla pracowników w Pomocy programu Enterprise Portal dla Microsoft Dynamics AX.
Aby uzyskać więcej informacji dotyczących konfigurowania parametrów limitu podpisywania, zobacz temat Ustawianie parametrów limitu podpisywania.