Rekomendacje dotyczące formalizowania procedur i zadań innych niż rutynowe
Dotyczy tego Power Platform zalecenia dotyczącego listy kontrolnej doskonałości operacyjnej Well-Architected:
| OE:02 | Sformalizuj sposób, w jaki wykonujesz rutynowe, w razie potrzeby i awaryjne zadania operacyjne, korzystając z dokumentacji, list kontrolnych lub automatyzacji. Dążenie do spójności i przewidywalności procesów zespołowych i produktów końcowych poprzez przyjęcie wiodących w branży praktyk i podejść, takich jak podejście "przesunięcia w lewo". |
|---|
Ten przewodnik opisuje rekomendacje dotyczące formalizowania procedur i zadań innych niż rutynowe. Formalizowanie procedur i zadań innych niż rutynowe ma decydujące znaczenie dla efektywnego i skutecznego zarządzania pracą. Zastosowanie sprawdzonych w branży narzędzi i procedur pomaga zespołom obsługi obciążenia optymalizować wydajność oraz spójność i automatyzację procesów w praktycznym zakresie. Ta praktyka pomaga zmniejszyć ryzyko wystąpienia problemów w sytuacji, gdy pojawiają się problemy, i zapewnić, że pomoc techniczna jest efektywna. Dzięki spójności obsługi zadań rutynowych, improwizowanych i awaryjnych członkowie zespołu w zakresie prac mogą zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów i korzystać z praw własności.
Kluczowe strategie projektowania
Spójne procesy poprawią jakość pracy i przewidywaną jakość pracy, dzięki czemu obsługa prac jest bardziej bezproblemowa. Aby osiągnąć spójność procesów, należy ustandaryzować procesy i dokumentować standardowe procedury operacyjne. Standaryzowanie pomaga zespołom obsługi obciążenia i w sposób ciągły poprawia obciążenie w ogólnym ładzie organizacji. Użyj strategii, takich jak automatyzacja i przesunięcie do lewej strony, aby zminimalizować potencjalne obszary, których nie można przewidzieć.
Standaryzowanie procesów ma wiele form. Oto kilka ogólnych rekomendacji:
Standaryzowane procesy powinny obejmować wszystkie aspekty zarządzania pracą: niezawodność, zabezpieczenia, wydajność, doświadczenie i procesy operacyjne. Zespół ds. obciążenia pracą powinien mieć taką własność procesów, jaka jest potrzebna do utrzymania i ciągłego ulepszania obciążenia pracą w ramach ogólnego zarządzania organizacją.
Produkowana dokumentacja określa standardowe procedury operacyjne i określa sposób działania, ale dokumentacja nigdy nie jest ostateczna. Procedury powinny rozwijać się w wraz ze rozwojem zespołu. Regularnie przeglądaj i sprawdzaj standardy, aby zagwarantować, że są one właściwymi standardami dla zespołu. Dokumentacja powinna być szablonowana i kontrolowana wersja, aby zapewnić spójność formatów dokumentacji oraz rejestr przeglądów i aktualizacji.
Warto przećwiczyć procedury, usprawniać i udoskonalać zadania w łatwo zrozumiałych elementach listy kontrolnej, dzięki czemu zespoły obsługi obciążenia mogą osiągnąć spójność procesów i zminimalizować potencjalne obszary, których nie można przewidzieć.
Przykładem rutynowego zadania jest proces stosowania uaktualnienia do rozwiązania w środowisku produkcyjnym. W przypadku określenia, że konieczne jest uaktualnienie rozwiązania, zespół prac może utworzyć listę kontrolną zawierającą elementy, takie jak:
Przetestuj aktualizację w środowiskach testowych i przejściowych.
Utwórz żądanie zarządzania zmianami w celu wdrożenia uaktualnienia w środowisku produkcyjnym.
Zaktualizuj dokumentację, taką jak baza wiedzy, w celu odzwierciedlenia najnowszych informacji.
Przejrzyj okno awarii, aby zminimalizować zakłócenia dla użytkowników.
Skoncentruj poszczególne elementy listy kontrolnej na zadaniach dyskretnych, które są dobrze zdefiniowane.
Zadania improwizowane i awaryjne są specyficzne dla danego scenariusza, ale operatorzy nadal powinny dobrze poznać ich role i obowiązki. Muszą wiedzieć, jak komunikować się z zespołem obsługi obciążenia i innymi zespołami w organizacji w celu efektywniejszego wykonywania tych typów zadań.
Na przykład improwizowane zadanie może obejmować włączenie nowego ustawienia lub funkcji środowiska albo użycie składników kodu dla środowisk deweloperskich. Może istnieć być w pełni zrealizowana lista kontrolna do testowania tego typu zasobu. Należy jednak stosować ogólne listy kontrolne służące do dodawania nowych zasobów lub funkcji do środowisk i standardów, które obejmują testowanie wydajności, zabezpieczeń i niezawodności na każdym etapie.
Podobnie plan odpowiedzi na sytuację awaryjną powinien jasno zdefiniować role i obowiązki oraz ogólne procesy i procedury. Musisz przestrzegać tego planu w sytuacjach awaryjnych, aby zapewnić ich wydajną obsługę.
Operacje improwizowane i awaryjne to także dobre umiejętności, aby dowiedzieć się, jak usprawnić standardowe procedury operacyjne. Należy poprosić zespół obsługi o rozważanie sposobów, w jaki można usprawnić operacje, i określenie, czy aktualizacja istniejących procesów może być korzystna w przyszłości.
Sprawdzone w tej branży metody pozwalają zminimalizować ilość czasu poświęcanego przez zespół na minimalizowanie procesów i standardów. Korzystanie z praktyki Agile w systemie Scrum, organizowanie pracy przez tablice Kanban i wprowadzanie różnych etosów przesunięcia w lewo to przykłady praktyk skutecznych dla organizacji dowolnej wielkości. W wielu dojrzałych organizacjach użycie standardowych procedur operacyjnych z kontrolą wersji, stron wiki, nowych instrukcji obsługi i instrukcji operacyjnych jest stosowane w celu zapewnienia spójności.
Polegaj na doświadczeniu swojego zespołu, aby zdecydować, które praktyki pasują do zarządzania cyklem życia obciążeń. Dowiedz się od innych zespołów o standardach, które udało im się wdrożyć, aby zrozumieć, w jaki sposób poszczególne praktyki wpisują się w Twoją strukturę organizacyjną.
W celu uwzględnienia wymagań organizacyjnych i funkcji równoległych należy uwzględnić w standardowych procedurach operacyjnych. Organizacja może mieć standardy dla niektórych procesów, które należy przetwarzać, np. zarządzania zmianami i obsługi. Można jednak także uzyskać uprawnienia do tworzenia własnych norm dla innych procesów, dlatego należy szukać sposobów uwzględnienia w procesach wymaganych norm. Procesy, których jesteś właścicielem, prawdopodobnie przecinają się z procesami innych zespołów, więc staramy się wyrównać standardy do stopnia, w jakim się znajdują.
Udokumentuj miejsca, w których procesy zespołu ds. obciążenia pracą i innych zespołów rozchodzą się, aby upewnić się, że zespół ds. obciążenia pracą może lepiej współpracować z innymi zespołami, gdy istnieją punkty przecięcia. Centralne zespoły zabezpieczeń mogą używać innych narzędzi i procedur niż zespół obsługi obciążenia, a zespoły te mogą łatwiej współpracować, jeśli wiedzą o tych różnicach.
Automatyzacja zapewnia spójność. Zautomatyzuj zadania, które są często powtarzalne i podatne na błędy ludzkie, aby chronić zarządzanie zespołem. Poszukaj szans, aby zautomatyzować procesy, takie jak generowanie biletów zarządzania usługami IT. Dowiedz się więcej w temacie Zalecenia dotyczące wdrażania automatyzacji.
Kompromis: Kodyfikacja standardowych procedur operacyjnych może nieść ze sobą ryzyko doprowadzenia do stagnacji lub samozadowolenia. Standardy należy śledzić, ale nie powinny one być sztywne ani statyczne. Staraj się znaleźć równoważenie między tym, czy proces będzie przetwarzany w sposób bezpieczny, aby procesy rozwijały się w czasie.
Ułatwienia Power Platform
Mimo, że nie Power Platform ma produktów, które bezpośrednio ułatwiają formalizację procesów i procedur, Microsoft publikuje kompleksowe wytyczne na ten temat. Te wskazówki dotyczą sprawdzonych w tej branży i zalecanych rozwiązań oraz sposobu zastosowania ich do obciążenia.
Power Platform Well-Architected zapewnia również szczegółowe wskazówki dotyczące procesów i procedur, które należy skodyfikować, aby zapewnić, że obciążenie i zespół ds. obciążenia działają zgodnie ze standardami branżowymi:
- Zalecenia dotyczące wdrażania automatyzacji
- Zalecenia dotyczące włączania automatyzacji w obciążeniu
- Zalecenia dotyczące formalizacji praktyk zarządzania rozwojem oprogramowania
- Podwyższyć poziom kulturę Agile w swoim zespole