Wprowadzenie do zarządzania zasobami sprzętu i żądaniami

Zanim będzie można przetworzyć żądania i zarządzać zasobami, należy wykonać pewne kroki konfiguracji i migracji.

Jako administrator lub menedżer programu musisz dokończyć konfigurację w aplikacji opartej na modelu żądania sprzętu i administratora zarządzania dla następujących komponentów:

• Grupy biznesowe

• Budżety

• Typy produktów

• Typy podrzędne produktów

• Produkt (katalog)

• Zasoby

  

Administrowanie grupami biznesowymi

Rekord grupy biznesowej reprezentuje dział w organizacji, który ma własne:

• budżet zakupów sprzętu
• osoby zatwierdzające biznesowo w przypadku żądań sprzętu
• administratorzy zasobów działu

Zanim będzie można składać zamówienia na sprzęt, należy skonfigurować co najmniej jedną grupę biznesową. Czynność:

1. Wybierz + Nowy z galerii Grupy biznesowe
2. Na karcie Ogólne dodaj Nazwę grupy nowej grupy biznesowej
   1. Jeśli grupa składa się z jednego użytkownika
      1. ustaw Użyj zespołu zatwierdzającego na Nie
      2. wybierz użytkownika jako główną osobę zatwierdzającą
   2. Jeżeli zamiast tego grupa ma składać się z zespołu
      1. ustaw Użyj zespołu zatwierdzającego na *Tak
      2. wybierz zespół jako Zespół zatwierdzający

Istniejące grupy biznesowe można przeglądać i edytować. Nazwa grupy biznesowej jest podana w hipertekście. Kliknij łącze do szczegółów widoku. Ponieważ grupa biznesowa jest wyznaczona w budżetach, żądaniach, zamówieniach zakupu i zasobach, przypisania te będą widoczne w dwóch miejscach:

• tabele w zakładce „Ogólne” (tylko stan „Aktywny”)
• dedykowane zakładki: „Budżety”, „Zapytania”, „Zamówienia”, „Aktywa” (z rozbudowanym zestawem pól i filtrem statusów)

Administrowanie budżetami

Rejestrowanie budżetu ustalonego przez organizację pozwala aplikacji śledzić skumulowane wydatki i zapewnia wgląd w pewność, że zakup aktywów odbywa się w ramach limitów korporacyjnych. Po skonfigurowaniu grup biznesowych można dodać budżety.

1. Wybierz plus (+) w górę w galerii Budżety
2. Na karcie Ogólne dodaj:
   1. nazwę budżetu
   2. kwotę w dolarach
   3. przypisanie grupy biznesowej
   4. currency

Istniejące budżety można przeglądać i edytować. Nazwa budżetu jest podana w hipertekście. Wybierz łącze, aby wyświetlić szczegóły. W miarę składania zamówień w ramach budżetu lista zamówień zakupu jest rozszerzana, a Podsumowanie wydatków jest aktualizowane.

Aby uzyskać bardziej szczegółowy widok, wybierz Zamówienia zakupu.

Konfiguruj produkty i zarządzaj nimi

Skonfiguruj typ produktu, podtyp produktu i klasyfikacje produktów, aby ustanowić i usprawnić proces składania zapytań.

Typy produktów

Typy produktów stanowią najwyższy poziom klasyfikacji produktów w katalogu. Typy produktów upraszczają proces składania wniosków i poprawiają możliwości raportowania dla administratorów.

Przed załadowaniem produktów do katalogu należy skonfigurować listę typów produktów. Czynność:

1. Wybierz plus (+) w górę w galerii Typ podrzędny produktów
2. Na karcie Ogólne dodaj:
   1. nazwa typu produktu
   2. obraz (jeśli dostępny)

Istniejące typy produktów można przeglądać i edytować. Nazwa typu produktu znajduje się w hipertekście i prowadzi do widoku szczegółowego. Gdy produktom przypisany jest typ produktu, są one dodawane do listy w tym widoku karty Produkty dla tego typu produktu.

Typy podrzędne produktów

Podtyp produktu umożliwia dodatkowy poziom klasyfikacji produktów w katalogu. Podtyp produktu pomaga żądającym w lokalizowaniu produktów i zapewnia administratorom większą szczegółowość raportowania i analiz.

Aby dodać podtypy:

1. Wybierz plus (+) w górę w galerii Typy podrzędne produktów
2. Na karcie Ogólne dodaj:
   1. nazwę podtypu
   2. przypisanie do nadrzędnego typu produktu. Na przykład podtyp tablet można dodać do typu produktu komputery

Istniejące typy podrzędne produktów można przeglądać i edytować. Nazwa typu podrzędny produktu znajduje się w hipertekście i prowadzi do widoku szczegółowego. Gdy produktom przypisany jest typ podrzędny produktu, są one dodawane do listy w tym widoku karty Produkty dla tego typu podrzędnego produktu.

Produkty

Po skonfigurowaniu typu i podtypu produktu można dodawać produkty do katalogu. Lista produktów w katalogu jest używana zarówno w przypadku żądanych produktów, jak i wszelkich zasobów zarządzanych w aplikacji administracyjnej.

Dostępne pola są obowiązkowe:

• Nazwa/nazwisko
• Typ produktu
• Podtyp produktu

Opcjonalne pola zawierają:

• Popis
• Kilka szczegółów producenta (nazwa, numer części, numer modelu, łącze do szczegółów produktu)
• Ceny (cena domyślna i waluta)
• Zdjęcie (zdjęcie produktu można wgrać z plików Administrator i dołączyć do rekordu produktu)
• Okres odświeżania (miesiące) (informuje właściciela zasobu i Administrator, kiedy zgodnie z polityką można wymienić zasób)

Porada

W przypadku początkowej migracji katalogu produktów najlepiej będzie skorzystać z funkcji Excel Online. Z paska menu wybierz Eksportuj do Excela a następnie Otwórz w Excel Online. Dane można wkleić z istniejącego skoroszytu i zapisać, o ile układ pól jest zgodny. Alternatywnie, jeśli plik źródłowy jest w formacie .csv, można go zaimportować za pomocą opcji menu Importuj z programu Excel.

Możesz przeglądać lub edytować istniejące produkty. Nazwa produktu znajduje się w hipertekście i prowadzi do widoku szczegółowego produktu. Ponieważ produkty są oznaczone jako aktywa lub przypisane do żądań, są one dodawane do tego widoku zakładek Aktywa i Poproś o przedmioty dla tego produktu.

Przeprowadź migrację istniejących zasobów

Ważną częścią konfiguracji jest początkowa migracja istniejących zasobów. Zakładamy, że te aplikacje zastępują obecny system zgłoszeń sprzętowych i zarządzania aktywami. Z tego systemu (lub źródło danych) należy wyodrębnić dane o zasobach. Chociaż jest to praktyczne tylko dla małego zestaw danych, dane można migrować ręcznie.

1. Wybierz plus (+) z galerii Zasoby
2. Uzupełnij rekord na karcie Ogólne

Dostępne pola są obowiązkowe:

• Produkt (można wybrać z menu rozwijanego, wartości są wypełniane z katalogu)
• Status zasobu (przypisany, nieprzypisany, wycofany, kwalifikujący się do odświeżenia)
• Grupa biznesowa (grupa w organizacji, do której należy zasób)

Opcjonalne pola zawierają:

• Data dostarczenia
• Odświeżanie ważne dnia (data)
• Odśwież odpowiednie powiadomienie wysłane dnia
• Wycofane dnia
• Żądanie sprzętu
• Zamówienie zakupu

Pola określone przez system obejmują:

• Numer zasobu
• Miesiące do odświeżenia
• Autor
• Utworzono

Porada

W przypadku początkowej migracji istniejących zasobów najlepiej będzie skorzystać z funkcji Excel Online. Z paska menu wybierz Eksportuj do Excela a następnie Otwórz w Excel Online. Dane można wkleić z istniejącego skoroszytu i zapisać, o ile układ pól jest zgodny. Alternatywnie, jeśli plik źródłowy jest w formacie .csv, można go zaimportować za pomocą opcji menu Importuj z programu Excel.

Możesz przeglądać lub edytować istniejące zasoby. Nazwa zasobu znajduje się w hipertekście i prowadzi do widoku szczegółowego.

Następny krok

Wprowadzenie do korzystania z aplikacji Hardware Request and Management