Jak zabezpieczenia pól wpływają na synchronizację z programem Outlook
Zabezpieczenie pola za pomocą zabezpieczeń na poziomie pola może wpłynąć na synchronizację między aplikacjami do obsługi klienta (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing i Dynamics 365 Project Service Automation) a Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Rozważmy następujący scenariusz.
Uwaga
Nie zaleca się zabezpieczania pola, jeśli pole zostanie ustawione na synchronizację. Najlepszym rozwiązaniem jest NIE zapewnianie zabezpieczeń dla pól synchronizacji. Jeśli zdecydujesz się zabezpieczyć pola objęte synchronizacją, należy wykonać następujące czynności:
- Zabezpiecz pole przy użyciu zabezpieczenia na poziomie pola. Więcej informacji: patrz „Ustawianie zabezpieczeń na poziomie pola” poniżej.
- Zmień kierunek synchronizacji tak, aby synchronizacja nie próbowała aktualizować pola ani w nim zapisywać podczas synchronizacji. Więcej informacji: Steruj synchronizacją pól między Aplikacje zaangażowania klientów a Outlook lub Exchange
Scenariusz: Ograniczanie użytkownikom możliwości zmiany stanowiska
Firma Contoso chce wspierać spójność wprowadzania danych. Pracujący w terenie pracownicy działu sprzedaży mogą w łatwy sposób tworzyć różne wpisy w celu opisywania tych samych rzeczy. Na przykład to samo stanowisko może być wprowadzane jako „Kierownik budowy”, „Majster” lub „Menedżer lokalizacji”. Aby temu zapobiec, pole Stanowisko jest zabezpieczone. Ma to konsekwencje dla synchronizacji.
Ustawianie zabezpieczeń na poziomie pola
Jan, administrator w firmie Contoso, ustawia zabezpieczenia dla kilku pól.
John wykonał następujące kroki:
W aplikacji sieci web wybierz menu Ustawienia (
) >Ustawienia zaawansowane.Wybierz kolejno Ustawienia>Dostosowania.
Wybierz Dostosuj system.
Rozwiń Encje>Kontakt.
Wybierz kolejno opcje Pola > jobtitle. Istnieje wiele pól kontaktów, więc trzeba przejść kilka stron.
Zaznacz Edytuj.
W obszarze Zabezpieczenia pola wybierz Włącz>Zapisz i zamknij.
Wybierz Publikuj wszystkie dostosowania.
Jan zabezpieczył również następujące pola Kontakt, tak aby nie pojawiały się w aplikacjach zaangażowania klientów: ftpsiteurl, governmentid.
Tworzenie i konfigurowanie profilu zabezpieczeń pól
Jan tworzy profil zabezpieczeń pól i przypisuje członków zespołu sprzedaży do profilu.
John wykonał następujące czynności, aby utworzyć profil zabezpieczeń pól:
W aplikacji sieci web wybierz menu Ustawienia (
) >Ustawienia zaawansowane.Wybierz Ustawienia>Zabezpieczenia.
Wybierz Profile zabezpieczeń pól.
Utwórz nowy. Wybierz opcję Nowy i wprowadź nazwę.
Wybierz Zapisz i zamknij.
Wybierz nowy profil >Użytkownicy>Dodaj
Wybierz użytkowników, a następnie wybierz pozycję Dodaj>.
Ustawianie uprawnień do pól
Mając utworzony profil zabezpieczeń pól i dodanych użytkowników do profilu, Jan może teraz ustawić uprawnienia wobec pól na odpowiadające wymaganiom jego organizacji.
W aplikacji sieci web wybierz menu Ustawienia (
) >Ustawienia zaawansowane.Wybierz Ustawienia>Zabezpieczenia.
Wybierz Profile zabezpieczeń pól> Twój profil.
Wybierz kolejno opcję Uprawnienia pól> pole do zabezpieczenia >Edytuj
Zmień ustawienia zabezpieczeń na pasujące do wymagań firmy, a następnie wybierz OK>Zapisz i zamknij.
Co użytkownik widzi
Natalia, sprzedawca w Contoso, używa Dynamics 365 for Outlook do utworzenia nowego kontaktu, a następnie śledzi go w aplikacjach usługi Dynamics 365.
Kiedy Natalia synchronizuje z aplikacjami zaangażowania klienta, zauważa się, że pole Stanowisko znika z danych kontaktu. To dlatego, że Natalia nie ma praw aktualizacji wobec pola Stanowisko.
Przełożony Natalii, mając prawa do aktualizowania pola Stanowisko, wypełnia pole poprawną nazwą stanowiska: Kierownik budowy.
Natalia ponownie synchronizuje z aplikacjami zaangażowania klientów i teraz pole Stanowisko jest w danych kontaktu z prawidłową nazwą.
