Kto wykonuje prace, kiedy i gdzie?
W tym kroku należy zapoznać się z możliwościami wykonywania zadań. Jaka jest ich rola?
Najłatwiejszym sposobem jest rozpoczęcie pracy z nazwiskami użytkowników, ale warto zrozumieć, jakie role pełnią podczas wykonywania zadań. Na przykład:
Pracownik przesyłający raport o wydatkach
Menedżer osoby przesyłającej raport, który zatwierdza raport (kluczowa jest relacja z wnioskodawcą)
Specjalista ds. księgowości przegląjący raportu (członkostwo w określonym zespole jest kluczowe)
Dyrektor finansowy, który przegląda zagregowane finanse (określony tytuł jest kluczowy)
Jedna osoba może czasami odgrywać każdą z tych ról, ale kluczowe jest zrozumienie roli, jaką odgrywają, wykonując zadanie. Zrozumienie ról ułatwi projektowanie ekranów aplikacji oraz konfigurację dostępu i zabezpieczeń. (Zostaną omówione w fazie projektowania).
W kategoriach informatycznych każda osoba lub grupa osób pełniących tę samą funkcję jest określana jako rola zadania, a opis ich istotnych cech jest identyfikowany jako osoba (która często ma przypisane imię i nazwisko w celu ułatwienia wyszukiwania informacji).
Po zidentyfikowaniu „kto” rozważ następujące kwestie:
Jakie urządzenie jest używane? Gdzie jest podstawowa lokalizacja pracy? Czy znajduje się on w biurze? W lokalizacji klienta? W fabryce? (Omówmy to w następnych sekcjach).
Jakie inne systemy są używane regularnie? (Znajomość tej wartości będzie przydatna w fazie projektowania). Na przykład menedżer, który „mieszka” w Microsoft Teams, może chcieć otrzymywać tam prośby o zatwierdzenie zamiast wiadomości e-mail).
Jakie korzyści ma ta osoba dzięki zastosowaniu aplikacji lub współpracy z tym nowym procesem?
Ostatni punkt jest bardzo ważny, ponieważ osoby zaangażowane w proces mogą mieć zastrzeżenia lub wahania przed lub po wykonaniu kroków przez aplikację. Może to spowodować, że Twoja aplikacja nie będzie używana z powodu braku współpracy.
Porada
Ważne jest, aby wiedzieć, na kogo zmiana procesu biznesowego będzie miała wpływ. Zidentyfikuj użytkowników, którzy będą używać aplikacji i których będzie dotyczyć ta zmiana, nawet jeśli nie korzystają z aplikacji.
Porada
Analizując informacje, których możesz nie znać, najlepiej jest porozmawiać z osobą i uzyskać jej perspektywę. Z pewnością możesz założyć, jak wykonują swoją pracę, ale to niesamowite, czego możesz się nauczyć w krótkiej rozmowie—a nie tylko w dniu dzisiejszym, ale również jak chcieliby ją wykonywać w przyszłości.
Jak często zajmują się oni pracą?
Zapisz również, jak często ma być wykonywane zadanie. Codziennie, co tydzień, sporadycznie, sezonowo?
Aplikacja używana codziennie ma inne względy projektowe niż aplikacja używana tylko sporadycznie. (Na przykład pierwsza może wymagać usprawnienia, a druga może zawierać bardziej objaśniający tekst).
Gdzie zajmują się oni pracą?
Rozważając każdą osobę, która przyczynia się do rozwiązania problemu, zastanów się, jak wykonują swoją pracę:
Czy to coś, co robią przy biurku?
Czy pracują w określonym miejscu w terenie?
Czy przemieszczają się z miejsca na miejsce w terenie?
Dobrze jest zrozumieć, jak działa każdy z użytkowników, aby stworzone przez niego rozwiązanie działało dla nich.
Czy będzie to aplikacja mobilna?
Czy będzie to aplikacja na komputery stacjonarne?
Czy są dostępne wersje mobilne i na komputery stacjonarne?
Zagadnienia dotyczące łączności
Czy każdy pracownik, który wykonuje swoją część procesu, może uzyskać dostęp do Internetu?
Czy są w terrenie, w którym nie ma łączności? Czy użytkownik może współpracować z automatycznym rozwiązaniem w celu zebrania danych w czasie rzeczywistym i synchronizowania danych podczas ustanawiania łączności?
Co muszą wiedzieć inni uczestnicy procesu (jeśli w ogóle muszą coś zrobić), gdy osoba wykonująca ten krok jest offline?
Zrozumienie tego pomaga ustalić, czy potrzebujesz procesów, które przechwytują dane lokalnie, aby użytkownik mógł zostać „rozłączony” podczas wykonywania swojej części procesu, a następnie zsynchronizować wyniki po ponownym połączeniu.
Zagadnienia dotyczące urządzenia
Gdy rozumiesz, jak działa każdy uczestnik w rozwiązaniu problemu, ważne jest również, aby wiedzieć, na jakich urządzeniach pracują. Jeśli pracownik znajduje się w polu i działa tylko na telefonie lub tablecie, dobrze jest znać sposób definiowania wyglądu i sposobu funkcjonowania ekranu. W przypadku, gdy wszyscy autorzy są na komputerze stacjonarnym lub przenośnym, można zastosować różne podejścia do projektowania. Użytkownik może tworzyć swoje wspólne działania na komputerze stacjonarnym i mobilnym.
Przykład: Osoby dla procesu raportowania wydatków
Oto typy ról, stylów pracy i preferencji, które można znaleźć w procesie raportowania wydatków.
Lee - sprzedawca
Prawie zawsze w ruchu
Preferuje pracę na tablecie podczas spotkania z klientami
Nie zawsze ma łączność z Internetem, więc musi być zdolna do pracy w trybie offline
Woli samodzielnie przechwytywać koszty i pokwitowania najszybciej jak to możliwe po ich zakończeniu
Nick – Menedżer ds. sprzedaży
Prawie zawsze w ruchu
Aplikacja wymaga tylko ekranu dotykowego
Wymaga obsługi w trybie offline w lokalizacjach zdalnych
Odpowiedzialne za zatwierdzanie raportów dotyczących wydatków wszystkich ich raportów bezpośrednich
Shawna – Obsługa klienta i pomoc techniczna
Głównie korzysta z komputera stacjonarnego
Zwykle ponosi koszty morale zespołu i musi identyfikować pracowników
Rebecca – audytor
Musi współpracować ze wszystkimi pracownikami we wszystkich lokalizacjach
Ma okazjonalne koszty podróży
W większości jest używany pulpit, ale woli korzystać z telefonu komórkowego
Zazwyczaj ma dostęp do Internetu
Odpowiedzialna za zapewnienie ogólnej zgodności pracownika z procedurami sprawozdawczymi
Abhay - Księgowy
Musi mieć możliwość przejrzenia wszystkich raportów i dochodów z wydatków
Odpowiedzialny za zapewnienie zgodności z każdym raportem wydatków
Ma dużą ilość pracy; musi mieć możliwość szybkiego przetwarzania informacji
Musi mieć możliwość tworzenia raportów na temat sposobu zrównoważenia kosztów w budżecie
Charlotte - dyrektor finansowy
Muszę prowadzić oko w ogólnym budżecie z wydatkami i menedżerami sekcji pomocy pozostają w budżecie
Podróżuje do różnych biur, ma zewnętrzne spotkania i konferencje i musi przechwytywać własne koszty
Pracuje w biurze, w sposób zdalny i z domu, używając różnych urządzeń — komputera, telefonu i tabletu
Nie zawsze jest połączony z Internetem
W tym artykule opisano, co przedstawiono w kroku 1 procesu (w rzeczywistości tworząc raport o wydatkach).
Zadanie 1: Tworzenie raportu z wydatków
| Kogo to jest? | Wszyscy pracownicy |
| Skąd działa przystąpi do pracy? | W biurze, w siedzibie klienta lub w podróży |
| Kiedy praca się dzieje? | Ad hoc. Niektórzy pracownicy wykonują tę co najmniej tygodniowo. Inne osoby mogą ją wykonać raz lub dwa razy w roku. |
| Online lub offline? | Ten element jest obecnie realizowany na papierze, ale zespół chce ją wykonać cyfrowo. Wprowadzenie danych może być wykonane w trybie offline, jeśli nie jest dostępna łączność. Sprzedawcy nie chcą, aby rozpocząć rejestrowanie przychodów i kosztów w trybie online. (Na przykład woleliby to zrobić podczas podróży samolotem do domu). |
| Urządzenia? | Telefon, tablet, laptop lub komputer stacjonarny |
Uwaga
Czy możesz poinformować nas o preferencjach dotyczących języka dokumentacji? Wypełnij krótką ankietę. (zauważ, że ta ankieta jest po angielsku)
Ankieta zajmie około siedmiu minut. Nie są zbierane żadne dane osobowe (oświadczenie o ochronie prywatności).