Definiowanie wartości biznesowej rozwiązania problemu
Wartość biznesowa znajduje się w jednej z czterech kategorii, które można łatwo zapamiętać:
Przychód: To rozwiązanie przynosi dochody, które w innym przypadku nie zostałyby osiągnięte dzięki nowej linii biznesowej lub usłudze, której wcześniej nie oferowano.
Wydajność: Wydajność to oszczędność kosztów. Takie rozwiązanie pozwala uczestnikom, którzy wykonują proces, zrobić to szybciej.
Wolumen: Uniknięcie kosztów osiąga się, umożliwiając obecnym użytkownikom przetwarzanie większej liczby transakcji, co z kolei pozwala uniknąć kosztów dodatkowych zasobów.
Inne: Rozwiązanie pomaga organizacji spełnić wymagania „należy zrobić”, co może skutkować uniknięciem kar finansowych.
Po określeniu kategorii musimy zdefiniować wartość, która zostanie osiągnięta:
Przychód
Ustalenie, jakie opłaty będą pobierane za usługę
Określenie liczby klientów, którzy będą kupować usługę lub produkt
Określenie horyzontu czasowego, który ma zostać poddany mierzeniu (miesięczny, kwartalny, roczny)
Przychód = (cena × klienci) dla horyzontu czasowego
Wydajność
Ustalenie liczby osób wykonujących dziś zadanie
Określ, ile czasu poświęcają bezpośrednio na wykonanie pracy dzisiaj („stary czas”)
Ustalanie liczby osób, które będą wykonywać zadanie po utworzeniu rozwiązania Microsoft Power Platform
Określenie, ile czasu zajmie bezpośrednio użycie nowego rozwiązania („nowy czas”)
Oszczędność czasu = stary czas – nowy czas (Aby przeliczyć to na dolary, pomnóż oszczędność czasu przez całkowity koszt ludzi w jednostce czasu, w której mierzysz (na przykład godziny).)
Wolumin
Określ liczbę transakcji, które jedna osoba może przetworzyć w określonej jednostce czasu („transakcje na osobę”)
Określ liczbę transakcji, które nowe rozwiązanie będzie w stanie przetworzyć w tym czasie („nowe transakcje na osobę”)
Określ liczbę transakcji, które muszą zostać przetworzone w tym czasie („wolumen”)
Unikanie kosztów = (wolumin ÷ transakcje na osobę) – (wolumin ÷ nowe transakcje na osobę)
Powoduje to obliczenie liczby osób, które nie muszą przetwarzać transakcji, aby osiągnąć wolumen przetwarzania przez to rozwiązanie.
Inna
- Ustalenie kary, której można uniknąć, przechwytując informacje i udostępniając je w rozwiązaniu
Jeśli wartość biznesowa, która ma być odbierana przez automatyzację procesów, nie będzie porównywać favorably z kosztami wykonania żadnych działań, musisz zadać sobie pytanie, czy jest to właściwy problem biznesowy, na którym należy się skupić.
Jeśli jednak wartość biznesowa otrzymywana w wyniku rozwiązywania problemu biznesowego jest większa od kosztów niewykonania żadnych działań—i czasu opracowywania i comiesięcznych kosztów każdej licencji na oprogramowanie—, to rozwiązanie może być zautomatyzowana.
Przykład: wartość biznesowa automatyzowania procesu wydatków
W przypadku naszej przykładowej aplikacji główną kategorią wartości biznesowej jest efektywność. Nowa aplikacja skróci czas potrzebny do przetworzenia takiej samej liczby raportów z wydatków w każdym tygodniu, miesiącu i roku. Przeanalizowaliśmy nowy proces i to, co chcielibyśmy, aby aplikacja osiągnęła dla naszych przyszłych użytkowników. Zapytaliśmy ich, ile czasu spodziewają się zaoszczędzić dzięki nowemu procesowi i możliwości wbudowania niektórych reguł w aplikacji do raportowania wydatków.
Nadal będziemy otrzymywać co tydzień 140 raportów wydatków; to się nie zmieniło. Jednak kiedy rozmawialiśmy z osobami składającymi raporty, stwierdziliśmy, że bylibyśmy w stanie skrócić ich czas do 20 minut, —ponieważ moglibyśmy natychmiast wprowadzać informacje i robić zdjęcia paragonów, gdy był wymagany paragon. Koszty w pełni obciążone również pozostają niezmienione.
(140. raporty o wydatkach na tydzień × 20 min) × $90/h = $4 158 w tygodniu = $216 216 rocznie
Nick przegląda raporty dotyczące wydatków zespołu (ok. 100 sprzedawców) i szacowano, że przegląd każdego raportu o wydatkach zajmuje w przybliżeniu 5 minut. Przegląd Nicka nie ogranicza się do typu przesłanych wydatków, z uwzględnieniem informacji, że konieczność otrzymania pozyskanych informacji — oraz konieczność uwzględnienia nazw użytkowników podczas rozpowszechniania i dystrybucji wydatków hotelowych w odpowiednich kategoriach — będą kontrolowane przez aplikację.
(100. raportów o wydatkach na tydzień × 5 min) × $90/h = $750 w tygodniu = $39 000 rocznie
Inni menedżerowie będą sprawdzać i zatwierdzać raporty dotyczące wydatków pochodzące od wydziałów, dzięki czemu pozostałe 40 raportów kosztów będzie kosztować $15 600 rocznie.
Praca dla Abhay i ich zespołu została przesunięta na spot sprawdzania raportów. Nie powinni potrzebować żadnych przeróbek; w rzeczywistości zespół Abhaya może być w stanie otrzymać inne zadania ze względu na zmniejszenie wysiłku potrzebnego do przeglądu raportów z wydatków.
Optymalizacja procesu polega na skojarzeniu poprawnego kodu księgowego księgi głównej z poszczególnymi kategoriami kosztów. Teraz firma Abhay i jej zespół mogą wyodrębnić dane w celu utworzenia karty płatności, zmniejszając 40,3 (16,5 dla kodowania + 23,8 dla księgowania) godzin tygodniowo, oszczędzając 188 604 $ (77 220 $ dla kodowania i 111 384 $ dla księgowania) rocznie. Abhay może być w stanie zadać niektórych członkom zespołu inną, ważniejszą, pracę w dziale.
W ramach nowego procesu firma Abhay i jej zespół może każdego dnia zamieszczać raporty o wydatkach, co codziennie zapewnia Charlotcie zaktualizowany widok budżetu. Pozwoli to również Charlotcie na szybkie zareagowanie na ograniczenia budżetu.
Nowe koszty w firmie za pośrednictwem zautomatyzowanej aplikacji są w przybliżeniu następujące:
$216 216 + $39 000 + $15 600 = $270 816 rocznie
Oszczędności firmy wynoszą około $777 738ach rocznie
Uwaga
Czy możesz poinformować nas o preferencjach dotyczących języka dokumentacji? Wypełnij krótką ankietę. (zauważ, że ta ankieta jest po angielsku)
Ankieta zajmie około siedmiu minut. Nie są zbierane żadne dane osobowe (oświadczenie o ochronie prywatności).