Czy podejmowane są decyzje na podstawie danych lub reguł biznesowych, których należy przestrzegać?
Czy dane są określane przez wyniki wszelkich decyzji?
Czy po zakończeniu tego działania w procesie jest podejmowana decyzja? Czy rozwiązanie może automatycznie podjąć decyzję na podstawie danych?
Czy ta decyzja jest przekazywana jakiejś osobie? W jaki sposób jest przekazywana?
Czy ta decyzja określa, czy następny krok procesu zostanie wykonany? W jaki sposób jest to przekazywane?
Czy istnieje logika „jeśli/to”? Na przykład jeśli koszt posiłku $75 lub więcej, to pracownicy muszą dołączyć rachunki za posiłki; i jeśli całkowita kwota jest większa niż $500, to nasze raporty z wydatków wymagają dodatkowego poziomu zatwierdzenia.
Czy decyzje wymagają zatwierdzeń?
Czy zatwierdzania są wymagane przed rozpoczęciem następnego kroku procesu? W jaki sposób zostały zarejestrowane te zatwierdzania? Czy istnieje określony użytkownik lub rola, która może zatwierdzić następny krok w procesie? Czy ta osoba ma dostęp do aplikacji lub można użyć innej metody (np. wiadomość e-mail wysłana do użytkownika w celu uzyskania zatwierdzenia do przeniesienia)?
W jaki sposób następna osoba w procesie jest powiadamiana o reakcji, aby mogła (lub nie) przejść do następnego etapu procesu? Czy istnieje konkretna metoda alertu następnej osoby w procesie
Czy użytkownik może się dowiedzieć, kiedy element pracy ma zostać przekazany, ponieważ nie był przepracowany w wyznaczonym czasie?
Porada
Rozważając te różne aspekty, zawsze szukaj najbardziej optymalnej metody, która pomoże skrócić czas odpowiedzi na zatwierdzenie.
Czy eskalacje są wymagane?
Czy ten proces biznesowy wymaga eskalacji?
Czy elementy będą automatycznie eskalować pod pewnymi warunkami? Czy są ramy czasowe, w których to rozwiązanie musi zostać ukończone? Jeśli pracownik korzystający z rozwiązania przegapił zgodę, jak długo czekasz, zanim działanie zostanie przeniesione do innego pracownika? Czy jest wysyłane kolejne powiadomienie?
Czy użytkownicy mogą eskalować problem?
Jeśli jest wymagane eskalacja, jak ma zostać przedstawiona? Czy elementy pracy są na najwyższym poziomie, aby można było nad nim pracować? Czy rozwiązanie zmienia kolor, aby pracownik był świadomy faktu, że niektóre działania są opóźnione z harmonogramem?
Czy należy wygenerować wszystkie alerty i powiadomienia?
Przykład: Zatwierdzenia raportów wydatków
W procesie raportu o wydatkach są wymagane zatwierdzenia. Wszyscy sprzedawcy muszą mieć zatwierdzony raport wydatków przez Nicka, ich przełożonego. Kiedy pracownik przesyła raport, należy wysłać alert do Nicka w celu przejrzenia i zatwierdzenia raportu z wydatków.
Wiesz, że Nick to bardzo zajęty menedżer, więc należy rozważyć eskalowanie raportów dotyczących wydatków, które poczekają na zatwierdzenie przez niego dłużej niż pięć dni. Możemy wziąć pod uwagę kilka metod eskalacji:
Możemy wysłać nowy alert do Nicka—zamiast poczty e-mail, więc rozważmy wysłanie wiadomości SMS.
Jeśli Nick nie odpowie, może należy wysłać raport do menedżera Nicka—lub nawet Abhaya—, aby go przejrzał i zatwierdził.
Uwaga
Czy możesz poinformować nas o preferencjach dotyczących języka dokumentacji? Wypełnij krótką ankietę. (zauważ, że ta ankieta jest po angielsku)
Ankieta zajmie około siedmiu minut. Nie są zbierane żadne dane osobowe (oświadczenie o ochronie prywatności).