Czy tworzą lub edytują dane?
Zrozumienie zadań w tym kroku może pomóc w udzieleniu odpowiedzi na pytanie, czy rozwiązanie musi zostać przechwycone? Jeśli tak, jakie dane należy przechwycić? Oto kilka rzeczy do rozważenia dla każdego elementu danych przechwyconego przez rozwiązanie.
Czy jest istniejący formularz?
Czy jest używany aktualny formularz papierowy lub formularz elektroniczny, za pomocą którego można teraz przechwycić te dane? Taki formularz może służyć jako doskonały punkt początkowy, kiedy sądzisz o układzie ekranów i sposobie jego przechwytywania.
Należy również zastanowić się, że formularz jest krytycznie:
Czy elementy danych będą prezentowane w innej kolejności, w jakiej są w tym samym porządku zgodne z informacjami o tym, jak je przechwytujesz?
Czy formularz można podzielić na osobne, mniejsze formy, które pozwalają na równoległe wykonywanie części procesu, a nie pojedynczo?
Jakie dane są rejestrowane?
Jakie dane są przechwycane? Jak to się nazywa? Czy to jest prawdziwa nazwa ze źródła danych, czy nazwa zwyczajowa używana w tej części firmy? Może być konieczne mapowanie nazwy danych w źródle danych na „przyjazną” nazwę znaną użytkownikom.
Czy istnieje hierarchia dla danych? Na przykład w przypadku każdego raportu z wydatków może być podanych wiele kosztów, a niektóre typy wydatków wymagają dodatkowych informacji.
Jakie dane są tworzone na podstawie formuł lub obliczeń?
Czy są obliczenia wykonane w celu utworzenia danych? Jeśli tak, to czy obliczony wynik będzie przechowywany lub jest widoczny tylko podczas korzystania z aplikacji? Dane, które mogą być ponownie obliczone w dowolnym czasie (takie jak sumy lub liczby), mogą nie być przechowywane.
Na przykład unikatowy identyfikator raportu wydatków zostanie utworzony przy użyciu daty dzisiejszej oraz nazwiska pracownika; konieczne jest przechowywanie go tak, że nigdy nie ulega zmianom. Ponadto będą obliczane sumy częściowe i całościowe wydatku, ale w związku z tym, że można je ponownie obliczyć z poziomu innych danych w raporcie, nie jest konieczne zapisywanie ich osobno.
Czy dane są wymagane?
Czy na tym etapie procesu dane są wymagane, aby zakończyć proces? Jeśli tak, to dlaczego jest to wymagane? Czy dane są wymagane tylko w pewnych sytuacjach?
Jaki jest typ danych?
Jakiego rodzaju dane są przechwytywane?
Tekst w dowolnej postaci: Czy jest wyznaczony dopuszczalny czas? Czy wpis tego pola zależy od innego pola (na przykład wartości pola skojarzonego, np. opcji menu rozwijanego Inne)? Czy istnieje wpis domyślny, który należy wypełnić? Czy tekst jest tworzony na podstawie innych danych?
Liczby: Czy jest to wartość procentowa? Czy liczba całkowita? Czy jest wymagana pewna liczba miejsc dziesiętnych? Czy istnieje ustalone minimum lub maksimum, które jest dozwolone dla tej liczby? Czy numer jest uzależniony od innego numeru (np. nie może być większy niż lub mniejszy niż inny wpis)? Czy istnieje domyślny numer, który ma zostać dostarczony, lub numer obliczany na podstawie innych wpisów?
Daty: Jakiego formatu użyć dla daty? Czy zawiera on zarówno datę, jak i godzinę? Czy istnieją reguły dla daty (minimalnej lub maksymalnej, nie może być wcześniejsza niż dzisiejsza)? Czy jest obliczana (np. „siedem dni od dzisiaj”)? Czy istnieje data domyślna, którą należy wypełnić?
Dostępne opcje: czy odpowiedź ma być ograniczona do określonego zestawu odpowiedzi? Jakie są prawidłowe odpowiedzi? Czy odpowiedzi są zależne od innego elementu danych? Czy jest wybór domyślny, czy wartość domyślna oparta na innym elemencie danych? Czy można wybrać tylko jedną opcję, czy jednocześnie wybrać wiele opcji wyboru?
Obrazy lub klipy wideo: czy powinien zostać przechwycony obraz lub film? Czy obraz lub zawartość wideo jest przechwytywana z aparatu na urządzenie użytkownika? Czy to zdjęcie lub film wideo przesyłany pocztą elektroniczną? Czy na tym obrazie należy uruchomić sztuczną inteligencję (na przykład wykrywając elementy obrazu)?
Gdzie dziś umieszczasz dane?
Gdzie w chwili rozwiązywania problemu biznesowego przechwytywane są dane? Czy wracają do istniejącego systemu? Czy przechodzą do arkusza kalkulacyjnego? Czy w ogóle są przechwytywane?
Jeśli dane nie są jeszcze przechowywane w sposób cyfrowy, tworzone jest dla nich repozytorium danych, który jest omawiane w Gdzie są dane?
Inną kwestią do rozważenia jest to, czy dane te mogą być cenne dla innych procesów w organizacji. Czy w przypadku uzyskiwania dostępu do tych danych można zautomatyzować inne procesy?
Czy ktoś używa tych danych na późniejszym etapie procesu?
Czy jest jakiś krok później w procesie, który wykorzystuje te dane? W jaki sposób wykorzystywane są dane? Gdyby te dane były dostępne wcześniej w procesie, czy proces znajdujący się w dalszej części linii mógłby rozpocząć się wcześniej lub uruchomić równolegle?
Czasami automatyzacja procesu pomaga skrócić całkowity czas na rozwiązanie problemu biznesowego, ponieważ dane stają się dostępne wcześniej, a inni uczestnicy, którzy pracują nad rozwiązaniem problemu, mogą działać wcześniej. Może to przyczynić się do zwiększenia wartości biznesowej automatyzacji procesu biznesowego.
Czy każdy inny użytkownik może korzystać z tych danych poza tym procesem?
Czy istnieje inny zespół lub proces, który może korzystać z danych przechwyconych w tym procesie? (Nie jest to kolejny krok w tym procesie, ale proces w innym miejscu w firmie, który może przechwycić te same informacje lub być w stanie z nich skorzystać?)
Użytkownicy biznesowi czasem myślą tylko w granicach tego, co robią z dnia na dzień. Jeśli cofniesz się o krok, czy widzisz możliwości rozszerzenia tych danych na inne procesy, które można zautomatyzować? Często procesy są ręczne, ponieważ proces w innym obszarze nie ma środków, za pomocą których można uzyskać dane. Teraz, gdy proces ten jest zautomatyzowany, czy jest szansa, aby inne procesy mogły go wykorzystać?
Przykład: Tworzenie danych raportu z wydatków
Oto niektóre elementy danych w arkuszu dla procesu przechwytywania raportu wydatków.
| Poziom danych | Element danych | Typ elementu | Dostępne do edycji? | Format dozwolony | Sprawdzanie poprawności | Domyślne/Obliczanie |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Raport wydatków | Numer raportu wydatków | Tekst | Nie | Nie może być pusta | „EXP” + Data (YYYYMMDD) + UserID | |
| Pozycja wydatku | Data wydatku | Date | Tak | MM-DD-YYYY | Nie może wystąpić w przyszłości | |
| Pozycja wydatku | Typ wydatku | Opcja wyboru | Tak | Wybierz z listy: podróż, posiłek, hotel, transport, parking, zaopatrzenie | Nie może być pusta | |
| Pozycja wydatku | Kwota | Numer | Tak | ###,###.## | Nie może być puste, nie może być wartością ujemną | |
| Pozycja wydatku | Przyjęcie | Obraz | Tak | JPG, PNG | Wymagane w przypadku, gdy kwota jest większa niż $74,99 | |
| Pozycja wydatku | Do zwrotu | Tak/Nie | Tak | Tak/Nie | Domyślna wartość jest ustawiona na Nie | |
| Szczegóły wydatku | Nazwa gościa | Tekst | Tak | Cokolwiek | Wymagany dla wydatku typu Posiłek, jeśli kwota jest większa niż $75 |
W tym przykładzie są przechwytywane trzy poziomy danych. (Będzie to bardzo ważne w fazie projektowania zarówno projektu ekranu, jak i projektu przechowywania danych.)
Raport wydatków: te elementy są przechwycone raz w ogólnym raporcie wydatków.
Pozycja wydatku: te elementy są przechwytywane dla każdego raportowanego wydatku danego raportu dotyczącego wydatków. Z jednym raportem o wydatkach można skojarzyć wiele pozycji wydatków.
Szczegóły wydatku: te elementy są skojarzone z określonymi pozycjami kosztów Posiłek i hotel, co ułatwia rozdzielenie tych dwóch typów wydatku. Jeśli pozycja wydatku to Posiłek, wymagane są Imię gościa i Firma gościa. Jeśli pozycja wydatku to Hotel wymagany jest Typ wydatku i Kwota—, a kwota każdego z tych wpisów musi być równa kwocie pozycji wydatku.
Dane, które będą wyświetlane w aplikacji, ale nie będą przechowywane w jakimkolwiek miejscu, to obliczenia na bieżąco:
Zsumuj pozycje wydatków w sumie raportu wydatków
Zsumuj szczegóły wydatków w sumie pozycji wydatków
Liczenie liczb wpisów w raporcie wydatków
Ustal, czy suma raportu z wydatków przekracza limit zatwierdzenia dla menedżera podmiotu przesyłającego
Dane przechwycone podczas procesu raportu wydatków ostatecznie muszą zostać zaksięgowane w systemie finansowym. Raporty wydatków nie są obecnie przechowywane w trybie online, ale tylko na papierze. Tak więc nie ma istniejącego systemu, aby umieścić te dane w programie; Musimy go utworzyć.
Posiadanie wszystkich tych danych o wydatkach dałoby się do analizy w przyszłości, gdybyśmy przechwytywali je cyfrowo. Na przykład, jeśli wszyscy pracownicy przebywają w tym samym hotelu podczas podróży, dział zaopatrzenia może pobierać dane dotyczące wydatków i potencjalnie negocjować lepsze stawki. Zwrócimy na to uwagę w naszym planie projektu.
Uwaga
Czy możesz poinformować nas o preferencjach dotyczących języka dokumentacji? Wypełnij krótką ankietę. (zauważ, że ta ankieta jest po angielsku)
Ankieta zajmie około siedmiu minut. Nie są zbierane żadne dane osobowe (oświadczenie o ochronie prywatności).