Co to jest zarządzanie współpracą?
Ład współpracy to sposób zarządzania dostępem użytkowników do zasobów, zgodnością ze standardami biznesowymi i zapewnieniem bezpieczeństwa danych.
Obecnie organizacje korzystają z zróżnicowanego zestawu narzędzi. Istnieje zespół deweloperów korzystających z czatu zespołowego, kierowników wysyłających wiadomości e-mail i całej organizacji łączącej się za pośrednictwem społeczności społecznej przedsiębiorstwa. Używane jest wiele narzędzi do współpracy, ponieważ każda grupa jest unikatowa i ma własne potrzeby funkcjonalne i styl pracy. Niektórzy będą używać tylko poczty e-mail, podczas gdy inni będą żyć głównie na czacie.
Jeśli użytkownicy uważają, że narzędzia informatyczne nie odpowiadają ich potrzebom, prawdopodobnie pobierzą swoją ulubioną aplikację dla konsumentów, która obsługuje ich scenariusze. Chociaż ten proces umożliwia użytkownikom szybkie rozpoczęcie pracy, prowadzi do frustrującej pracy użytkownika w całej organizacji z wieloma identyfikatorami logowania, trudnościami w udostępnianiu i brakiem jednego miejsca do wyświetlania zawartości. Ta koncepcja jest określana jako "Shadow IT" i stanowi znaczące zagrożenie dla organizacji. Zmniejsza to możliwość jednolitego zarządzania dostępem użytkowników, zapewniania bezpieczeństwa i zgodności usług.
Usługi, takie jak grupy platformy Microsoft 365, aplikacje Teams i Viva Engage wzmacniają możliwości użytkowników i zmniejszają ryzyko tworzenia zasobów informatycznych w tle, udostępniając narzędzia potrzebne do współpracy. Platforma Microsoft 365 oferuje bogaty zestaw narzędzi do implementowania wszelkich funkcji ładu, których może wymagać organizacja.
Ta seria artykułów pomoże Ci zrozumieć, w jaki sposób grupy, zespoły i ustawienia programu SharePoint współdziałają, jakie możliwości ładu są dostępne, oraz jak utworzyć i zaimplementować strukturę ładu dla funkcji współpracy w usłudze Microsoft 365.
Konfigurowanie bezpiecznej współpracy z platformą Microsoft 365
Istnieje wiele opcji wdrażania Grupy Microsoft 365 i aplikacji Teams na potrzeby bezpiecznej współpracy w organizacji. Zalecamy używanie tej zawartości ładu wraz z konfigurowaniem bezpiecznego udostępniania plików i współpracy z usługą Microsoft Teams oraz powiązanymi z nią artykułami w celu utworzenia najlepszego rozwiązania do współpracy dla organizacji.
Ład dotyczący rezydencji danych
Jeśli Twoja organizacja jest wielonarodowa i masz wymagania dotyczące przechowywania danych dla różnych lokalizacji geograficznych, uwzględnij rozwiązanie Microsoft 365 Multi-Geo w ramach planu zapewniania ładu współpracy.
Dlaczego grupy platformy Microsoft 365 są ważne w zakresie zarządzania współpracą
Grupy platformy Microsoft 365 umożliwiają wybranie zestawu osób, z którymi chcesz współpracować, i łatwe skonfigurowanie kolekcji zasobów do udostępnienia tym osobom. Dodanie członków do grupy automatycznie przyznaje wymagane uprawnienia do wszystkich zasobów dostarczonych przez grupę. Zarówno usługa Teams, jak i Viva Engage używają grup platformy Microsoft 365 do zarządzania członkostwem.
Grupy platformy Microsoft 365 obejmują zestaw połączonych zasobów, których użytkownicy mogą używać do komunikacji i współpracy. Grupy zawsze zawierać witrynę programu SharePoint, Planner oraz skrzynkę pocztową i kalendarz. W zależności od sposobu tworzenia grupy możesz opcjonalnie dodać inne usługi, takie jak Teams, Viva Engage i Project.
| Zasób | Opis |
|---|---|
| Kalendarz | Planowanie zdarzeń związanych z grupą |
| Skrzynka odbiorcza | W przypadku konwersacji e-mail między członkami grupy. Ta skrzynka odbiorcza ma adres e-mail i można ją ustawić tak, aby akceptowała wiadomości od osób spoza grupy, a nawet spoza organizacji, podobnie jak tradycyjna lista dystrybucyjna. |
| Notes programu OneNote | Do zbierania pomysłów, badań i informacji |
| Planner | Przypisywanie zadań projektu i zarządzanie nimi między członkami grupy |
| Projekt i plan działania | Narzędzia do zarządzania projektami opartymi na sieci Web |
| Witryna zespołu programu SharePoint | Centralne repozytorium informacji, linków i zawartości związanych z twoją grupą |
| Teams | Obszar roboczy oparty na czacie na platformie Microsoft 365 |
| Viva Engage | Wspólne miejsce do konwersacji i udostępniania informacji |
Grupy Microsoft 365 obejmuje różne mechanizmy kontroli ładu, w tym zasady wygasania, konwencje nazewnictwa i zasady zablokowanych słów, które ułatwiają zarządzanie grupami w organizacji. Ponieważ grupy kontrolują członkostwo i dostęp do tego pakietu zasobów, zarządzanie grupami jest kluczowym elementem zarządzania współpracą na platformie Microsoft 365.
Definiowanie najlepszych rozwiązań dotyczących ładu współpracy dla organizacji
Istnieje wiele miejsc do współpracy i konwersacji w ramach platformy Microsoft 365. Zrozumienie, gdzie użytkownicy mogą rozpoczynać konwersacje, może pomóc w zdefiniowaniu strategii komunikacji.
Istnieją trzy główne metody komunikacji obsługiwane przez platformę Microsoft 365:
- Outlook: współpraca za pośrednictwem poczty e-mail, w tym z udostępnioną skrzynką odbiorczą grupy i kalendarzem
- Microsoft Teams: stały obszar roboczy oparty na czatach, w którym można prowadzić nieformalne, w czasie rzeczywistym rozmowy dotyczące różnych tematów zorganizowanych według określonych grup podrzędnych
- Viva Engage: środowisko społecznościowe przedsiębiorstwa na potrzeby współpracy
Teams: obszar roboczy oparty na czatach (współpraca z dużą szybkością)
- Stworzona na potrzeby współpracy z osobami, z którymi użytkownicy pracują na co dzień
- Umieszcza informacje w zasięgu ręki użytkowników w jednym środowisku
- Dodawanie kart, łączników i botów
- Czat na żywo, konferencje audio/wideo, nagrane spotkania
Viva Engage: nawiązywanie połączenia między organizacją (środowisko społecznościowe przedsiębiorstwa)
- Społeczności praktyk — grupy funkcjonalne osób, które podzielają wspólny interes lub wiedzę, ale niekoniecznie współpracują ze sobą na co dzień
- Połączenie przywództwa, społeczności edukacyjne, społeczności oparte na rolach
Skrzynka pocztowa i kalendarz (współpraca oparta na wiadomościach e-mail)
- Służy do ukierunkowanej komunikacji z osobami lub grupą osób
- Kalendarz udostępniony na spotkania z innymi członkami grupy
W miarę określania sposobu korzystania z funkcji współpracy na platformie Microsoft 365 rozważ te metody komunikacji i które użytkownicy mogą używać w różnych scenariuszach.
Uwaga
Po utworzeniu nowej grupy platformy Microsoft 365 za pośrednictwem Viva Engage lub aplikacji Teams grupa nie jest widoczna w programie Outlook ani w książce adresowej, ponieważ podstawowa komunikacja między tymi użytkownikami odbywa się u odpowiednich klientów. Viva Engage grup nie można połączyć z usługą Teams.
Lista kontrolna najlepszych rozwiązań dotyczących ładu w zakresie współpracy
Podczas rozpoczynania procesu planowania ładu należy pamiętać o następujących najlepszych rozwiązaniach:
Porozmawiaj ze swoimi użytkownikami — zidentyfikuj swoich największych użytkowników funkcji współpracy i spotkaj się z nimi, aby zrozumieć ich podstawowe wymagania biznesowe i scenariusze przypadków użycia.
Równoważenie ryzyka i korzyści — przejrzyj potrzeby biznesowe, prawne, prawne i zgodności oraz zaplanuj rozwiązanie, które optymalizuje pod kątem wszystkich wyników.
Dostosuj się do różnych organizacji i różnych typów zawartości i scenariuszy — weź pod uwagę różne potrzeby różnych grup lub działów oraz różne typy zawartości, takie jak zawartość intranetowa, a nie zawartość usługi OneDrive użytkownika.
Dopasowanie do priorytetów biznesowych — cele biznesowe pomogą Ci określić, ile czasu i energii potrzebujesz do inwestowania w ład.
Osadzanie decyzji dotyczących ładu bezpośrednio w utworzonych rozwiązaniach — wiele decyzji dotyczących ładu można zaimplementować, włączając lub wyłączając funkcje w usłudze Microsoft 365.
Użyj podejścia etapowego — najpierw wprowadź funkcje współpracy dla niewielkiej grupy użytkowników. Uzyskaj od nich opinię, watch bilety pomocy technicznej i zaktualizuj wszelkie wymagane ustawienia lub procesy przed przejściem do większej grupy.
Wzmacnianie dzięki szkoleniu — dostosuj rozwiązania, takie jak ścieżki szkoleniowe platformy Microsoft 365 , aby zapewnić, że oczekiwania specyficzne dla twojej organizacji zostaną wzmocnione dzięki szkoleniom zapewnianym przez firmę Microsoft.
Masz strategię przekazywania zasad i wytycznych dotyczących ładu w organizacji — utwórz Centrum wdrażania platformy Microsoft 365 w witrynie komunikacji programu SharePoint , aby komunikować się z zasadami i procedurami.
Definiowanie ról i obowiązków — najpierw zidentyfikuj swój podstawowy zespół ds. ładu i pracuj nad kluczowymi decyzjami dotyczącymi ładu dotyczącymi aprowizacji i nazewnictwa oraz dostępu zewnętrznego, a następnie pracuj nad pozostałymi decyzjami.
Ponawiaj decyzje w miarę zmian biznesowych i technologicznych — okresowo wywiązywać się z nowych możliwości i nowych oczekiwań biznesowych.
Aby bliżej przyjrzeć się tym praktykom, przeczytaj Tworzenie planu ładu współpracy.
Zarządzanie wpływem i zmianami użytkowników końcowych
Ponieważ grupy i zespoły można tworzyć na kilka sposobów, zalecamy szkolenie użytkowników w celu korzystania z metody, która najlepiej pasuje do Twojej organizacji:
- Jeśli Twoja organizacja wdrożyła usługę Teams, poproś użytkowników, aby utworzyli zespół, gdy potrzebują miejsca do współpracy.
- Jeśli twoja organizacja wykonuje większość komunikacji za pomocą poczty e-mail, poproś użytkowników o utworzenie grup w programie Outlook.
- Jeśli Organizacja intensywnie korzysta z programu SharePoint lub przeprowadza migrację z lokalnego programu SharePoint, poproś użytkowników o utworzenie witryn zespołowych programu SharePoint na potrzeby współpracy.
Pomaga to uniknąć nieporozumień, jeśli użytkownicy nie znają sposobu, w jaki grupy odnoszą się do powiązanych usług. Aby uzyskać więcej informacji na temat sposobu mówienia użytkownikom o grupach, zobacz Objaśnienie Grupy Microsoft 365 dla użytkowników.
Kluczowe możliwości zarządzania współpracą i wymagania dotyczące licencjonowania
Funkcje ładu do współpracy w usłudze Microsoft 365 obejmują funkcje platformy Microsoft 365, aplikacji Teams, sharepoint i Tożsamość Microsoft Entra.
| Możliwość lub funkcja | Opis | Licencjonowanie |
|---|---|---|
| Udostępnianie zespołu i witryny | Oceń, czy zespoły, grupy i witryny mogą być udostępniane osobom spoza organizacji. | Microsoft 365 E5 lub E3 |
| Zezwalaj/blokuj domenę | Ogranicz udostępnianie osobom spoza organizacji do osób z określonych domen. | Microsoft 365 E5 lub E3 |
| Samoobsługowe tworzenie witryny | Zezwalaj lub uniemożliwiaj użytkownikom tworzenie własnych witryn programu SharePoint. | Microsoft 365 E5 lub E3 |
| Ograniczone udostępnianie witryn i plików | Ogranicz udostępnianie witryn, plików i folderów do członków określonej grupy zabezpieczeń. | Microsoft 365 E5 lub E3 |
| Tworzenie grupy z ograniczeniami | Ogranicz tworzenie zespołu i grupy do członków określonej grupy zabezpieczeń. | Microsoft 365 E5 lub E3 z licencjami Tożsamość Microsoft Entra P1 lub P2 lub Microsoft Entra Basic EDU |
| Zasady nazewnictwa grup | Wymuszanie prefiksów lub sufiksów w nazwach grup i zespołów. | Microsoft 365 E5 lub E3 z licencjami Tożsamość Microsoft Entra P1 lub P2 lub Microsoft Entra Basic EDU |
| Zasady wygasania grupy | Ustaw nieaktywne grupy i zespoły, aby wygasły i zostały usunięte po określonym czasie. | Microsoft 365 E5 lub E3 z licencjami Tożsamość Microsoft Entra P1 lub P2 |
| Dostęp gościa dla grupy | Zezwalaj na udostępnianie zespołów i grup osobom spoza organizacji lub zapobiegaj ich udostępnianiu w oparciu o grupę. | Microsoft 365 E5 lub E3 |
Ponadto te licencje dodatków zapewniają ulepszone możliwości ładu:
- Microsoft Teams Premium zapewnia możliwości zgodności dla spotkań, w tym znaki wodne, szyfrowanie i etykiety poufności.
- Microsoft Syntex — usługa SharePoint Advanced Management udostępnia zasady dostępu do zawartości, współpracy i zarządzania cyklem życia.
Zalecenia dotyczące planowania zarządzania współpracą
Wykonaj następujące podstawowe kroki, aby utworzyć plan utrzymania ładu:
- Rozważ kluczowe cele biznesowe i procesy — utwórz plan utrzymania ładu , aby zaspokoić potrzeby twojej firmy.
- Omówienie ustawień w usługach — ustawienia w grupach i współdziałanie programu SharePoint ze sobą, podobnie jak ustawienia w grupach, programie SharePoint iusłudze Teams oraz innych usługach. Pamiętaj, aby zrozumieć te interakcje podczas planowania strategii ładu.
- Planowanie zarządzania dostępem użytkowników — zaplanuj poziom dostępu, który chcesz przyznać użytkownikom w grupach, programie SharePoint i usłudze Teams.
- Planowanie zarządzania ustawieniami zgodności — zapoznaj się z dostępnymi opcjami zgodności dla grup platformy Microsoft 365, aplikacji Teams i współpracy programu SharePoint.
- Planowanie zarządzania komunikacją — zapoznaj się z dostępnymi opcjami zarządzania komunikacją w scenariuszach współpracy.
- Planowanie ładu w organizacji i cyklu życia — wybierz zasady, których chcesz użyć do tworzenia grup i zespołów, nazewnictwa, wygasania i archiwizacji. Ponadto zapoznaj się z opcjami zakończenia cyklu życia grup, zespołów i Viva Engage
Szkolenie dla administratorów
Te moduły szkoleniowe z usługi Microsoft Learn mogą pomóc w poznaniu funkcji ładu na platformie Microsoft 365.
- Wprowadzenie do ochrony informacji i zarządzania cyklem życia danych w usłudze Microsoft Purview — dowiedz się, w jaki sposób rozwiązania do ochrony informacji i zarządzania cyklem życia danych platformy Microsoft 365 ułatwiają ochronę danych i zarządzanie nimi przez cały cykl życia.
- Podstawy zabezpieczeń, zgodności i tożsamości firmy Microsoft: opis możliwości rozwiązań do zapewniania zgodności firmy Microsoft — informacje o rozwiązaniach do zapewniania zgodności w firmie Microsoft. Topics omówione będą obejmować zgodność, ochronę informacji i ład w rozwiązaniu Microsoft 365, ryzyko niejawnych testów, inspekcję i rozwiązania zbierania elektronicznych materiałów dowodowych. Omówione są również możliwości zarządzania zasobami platformy Azure.
Ilustracje
Te ilustracje pomogą Ci zrozumieć, w jaki sposób grupy i zespoły wchodzą w interakcje z innymi usługami w usłudze Microsoft 365 oraz jakie funkcje zapewniania ładu i zgodności ułatwiają zarządzanie tymi usługami w organizacji.
Grupy na platformie Microsoft 365 dla architektów IT
Co architekci IT muszą wiedzieć o grupach na platformie Microsoft 365
| Element | Opis |
|---|---|
PDF | Visio Zaktualizowano w maju 2022 r. |
Te ilustracje szczegółowo przedstawiają różne typy grup, sposoby ich tworzenia i zarządzania nimi oraz kilka zaleceń dotyczących ich nadzorowania. |
Usługa Microsoft Teams i powiązane usługi zwiększające produktywność na platformie Microsoft 365 dla architektów IT
Architektura logiczna usług zwiększających produktywność na platformie Microsoft 365 z wiodącą usługą Microsoft Teams.
| Element | Opis |
|---|---|
Zaktualizowano kwiecień 2019 r. |
Firma Microsoft udostępnia pakiet usług zwiększających produktywność, które działają wspólnie, aby zapewnić środowiska współpracy z funkcjami zarządzania danymi, zabezpieczeń i zgodności. Ta seria ilustracji zapewnia wgląd w architekturę logiczną usług zwiększających produktywność dla architektów korporacyjnych z wiodącą usługą Microsoft Teams. |
Funkcje ochrony informacji i zgodności platformy Microsoft 365
Platforma Microsoft 365 obejmuje obszerny zestaw funkcji ochrony informacji i zgodności. Wraz z narzędziami zwiększającymi produktywność firmy Microsoft te możliwości są zaprojektowane tak, aby ułatwić organizacjom współpracę w czasie rzeczywistym przy jednoczesnym przestrzeganiu rygorystycznych ram zgodności.
Ten zestaw ilustracji używa przykładu jednej z najbardziej regulowanych branż, usług finansowych, aby zademonstrować, jak można zastosować te możliwości w celu spełnienia typowych wymagań prawnych. Możesz swobodnie dostosowywać te ilustracje do własnego użytku.
| Element | Opis |
|---|---|
Angielski: Pobierz jako plik PDF | Pobierz jako plik programu Visio Japoński: Pobierz jako plik PDF | Pobierz jako plik programu Visio Zaktualizowano w listopadzie 2020 r. |
Uwzględnione funkcje:
|
Powiązane zasoby
Dokumentacja zabezpieczeń platformy Microsoft 365
Dokumentacja usługi Microsoft Purview
Video Governance & Security Practices for Microsoft 365 — Microsoft Ignite | OD13