Proces żądania i powiadomienia e-mail w zarządzaniu upoważnieniami
Gdy użytkownik przesyła żądanie do pakietu dostępu, proces rozpoczyna dostarczanie tego żądania dostępu. Zarządzanie upoważnieniami wysyła powiadomienia e-mail do osób zatwierdzających i żądających, gdy w trakcie procesu wystąpią kluczowe zdarzenia. W tym artykule opisano proces żądania i wysyłane powiadomienia e-mail.
Kto może zażądać pakietu dostępu
Katalog, pakiet dostępu i ustawienia zasad określają, czy użytkownik może zażądać pakietu dostępu.
- Ustawienie katalogu Włączone określa, czy użytkownicy mogą żądać pakietów dostępu w katalogu.
- Ustawienie katalogu Włączone dla użytkowników zewnętrznych określa, czy użytkownicy z katalogów zewnętrznych mogą żądać pakietów dostępu w katalogu.
- Ustawienie pakietu dostępu Ukryte określa, czy użytkownicy mogą zobaczyć pakiet dostępu w obszarze Mój dostęp. Nie ogranicza to, czy użytkownik, który ma link do pakietu dostępu, może go zażądać.
- Lista pakietów dostępu niezgodnych pakietów dostępu i grup określa, czy użytkownicy, którzy mają już inne przypisania, mogą żądać.
- Ustawienia zasad w pakiecie dostępu określają, kto może zażądać.
Proces żądania
Użytkownik, który potrzebuje dostępu do zasobów w pakiecie dostępu, może przesłać żądanie dostępu. W zależności od konfiguracji zasad żądanie może wymagać zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu żądania proces rozpoczyna przypisywanie dostępu użytkownika do każdego zasobu w pakiecie dostępu. Na poniższym diagramie przedstawiono przegląd procesu i różnych stanów:
| Stan | opis |
|---|---|
| Przesłane | Użytkownik przesyła żądanie. |
| Oczekiwanie na zatwierdzenie | Jeśli zasady pakietu dostępu wymagają zatwierdzenia, żądanie zostanie przeniesione do oczekującego zatwierdzenia. |
| Wygasłe | Jeśli żadne osoby zatwierdzające nie zatwierdzają żądania w ramach limitu czasu żądania zatwierdzenia, żądanie wygaśnie. Aby ponowić próbę, użytkownik musi ponownie przesłać swoje żądanie. |
| Zabronione | Osoba zatwierdzająca odrzuca żądanie. |
| Zatwierdzona | Osoba zatwierdzająca zatwierdza żądanie. |
| Dostarczanie | Użytkownik nie ma przypisanego dostępu do wszystkich zasobów w pakiecie dostępu. Jeśli jest to użytkownik zewnętrzny, użytkownik może jeszcze nie uzyskać dostępu do katalogu zasobów. Mogą również nie zaakceptować monitu o wyrażenie zgody. |
| Dostarczenia | Użytkownik ma przypisany dostęp do wszystkich zasobów w pakiecie dostępu. |
| Częściowo dostarczone | Użytkownik nie został jeszcze przypisany do wszystkich zasobów w pakiecie dostępu. |
| Rozszerzony dostęp | Jeśli rozszerzenia są dozwolone w zasadach, użytkownik przedłużył przypisanie. |
| Dostęp wygasł | Dostęp użytkownika do pakietu dostępu wygasł. Aby ponownie uzyskać dostęp, użytkownik musi przesłać żądanie. |
Powiadomienia e-mail
Jeśli jesteś osoba zatwierdzającą, wysyłasz powiadomienia e-mail, gdy musisz zatwierdzić żądanie dostępu. Po zakończeniu żądania dostępu otrzymasz również powiadomienia. Wysyłane są również powiadomienia e-mail wskazujące stan żądania, jeśli jesteś obiektem żądający.
Poniższe diagramy pokazują, kiedy te powiadomienia e-mail są wysyłane do osób zatwierdzających lub osoby żądającej. Odwołaj się do tabeli powiadomień e-mail, aby znaleźć odpowiednią liczbę powiadomień e-mail wyświetlanych na diagramach.
Uwaga
Jeśli administrator bezpośrednio przypisuje użytkownika do pakietu dostępu, nie otrzymasz powiadomienia e-mail po zakończeniu lub odmowie dostępu. Powiadomienia e-mail są wysyłane tylko wtedy, gdy użytkownik wysyła żądanie dostępu.
Osoby zatwierdzające i alternatywne osoby zatwierdzające
Na poniższym diagramie przedstawiono środowisko osób zatwierdzających i alternatywnych osób zatwierdzających oraz powiadomienia e-mail otrzymywane podczas procesu żądania:
Osoby żądające
Na poniższym diagramie przedstawiono środowisko żądających i otrzymywanych przez nich powiadomień e-mail podczas procesu żądania:
Zatwierdzanie wieloetapowe
Na poniższym diagramie przedstawiono środowisko osób zatwierdzających etap 1 i etap 2 oraz powiadomienia e-mail otrzymywane podczas procesu żądania:
Tabela powiadomień e-mail
Poniższa tabela zawiera więcej szczegółowych informacji na temat każdego z tych powiadomień e-mail. Aby zarządzać tymi wiadomościami e-mail, możesz użyć reguł. Na przykład w programie Outlook można utworzyć reguły przenoszenia wiadomości e-mail do folderu, jeśli temat zawiera słowa z tej tabeli. Słowa są oparte na domyślnych ustawieniach języka dzierżawy, w której użytkownik żąda dostępu.
| # | Temat wiadomości e-mail | Po wysłaniu | Wysłane do |
|---|---|---|---|
| 1 | Wymagana akcja: Zatwierdź lub odmów przesłany dalej żądanie o [date] | Ta wiadomość e-mail zostanie wysłana do alternatywnych osób zatwierdzających etap 1 (po eskalacji żądania) w celu podjęcia działań. | Alternatywne osoby zatwierdzające etap 1 |
| 2 | Wymagana akcja: Zatwierdź lub odmów żądanie o [date] | Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do pierwszego osoby zatwierdzającej, jeśli eskalacja jest wyłączona, aby podjąć działania. | Pierwsza osoba zatwierdzająca |
| 3 | Przypomnienie: Zatwierdź lub odmów żądanie o [date] dla [osoby żądającej] | Ta wiadomość e-mail z przypomnieniem jest wysyłana do pierwszego osoby zatwierdzającej, jeśli eskalacja jest wyłączona. Wiadomość e-mail prosi ich o podjęcie działań, jeśli tego nie zrobili. | Pierwsza osoba zatwierdzająca |
| 100 | Zatwierdzanie lub odrzucanie żądania przez [time] w dniu [date] | Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do pierwszego osoby zatwierdzającej (jeśli jest włączona eskalacja) w celu podjęcia działań. | Pierwsza osoba zatwierdzająca |
| 5 | Wymagane przypomnienie dotyczące akcji: Zatwierdź lub odmów żądania według [date] dla [żądającego] | Ta wiadomość e-mail z przypomnieniem jest wysyłana do pierwszego osoby zatwierdzającej, jeśli eskalacja jest włączona. Wiadomość e-mail prosi ich o podjęcie działań, jeśli tego nie zrobili. | Pierwsza osoba zatwierdzająca |
| 6 | Żądanie wygasło dla [access_package] | Ta wiadomość e-mail zostanie wysłana do pierwszego osoby zatwierdzającej i alternatywne osoby zatwierdzające etap 1 po wygaśnięciu żądania. | Pierwsza osoba zatwierdzająca, osoba zatwierdzająca — etap 1 — alternatywny |
| 7 | Żądanie zatwierdzone dla [żądającego] do [access_package] | Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do pierwszego osoby zatwierdzającej i osoby zatwierdzające etap 1 po zakończeniu żądania. | Pierwsza osoba zatwierdzająca, osoba zatwierdzająca — etap 1 — alternatywny |
| 8 | Żądanie zatwierdzone dla [żądającego] do [access_package] | Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do pierwszego osoby zatwierdzającej i osoby zatwierdzające etap 1 żądania wieloetapowego po zatwierdzeniu żądania etapu 1. | Pierwsza osoba zatwierdzająca, osoba zatwierdzająca — etap 1 — alternatywny |
| 9 | Żądanie odmowy [ access_package] | Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do osoby żądającej po odmowie żądania | Requestor |
| 10 | Twoje żądanie wygasło dla [access_package] | Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do osoby żądającej na końcu pojedynczego lub wieloetapowego żądania. Wiadomość e-mail powiadamia osobę żądającą o wygaśnięciu żądania. | Requestor |
| 11 | Wymagana akcja: Zatwierdź lub odmów żądanie o [date] | Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do drugiego osoby zatwierdzającej, jeśli eskalacja jest wyłączona, aby podjąć działania. | Drugi osoba zatwierdzająca |
| 12 | Wymagane przypomnienie dotyczące akcji: Zatwierdź lub odmów żądania według [date] | Ta wiadomość e-mail z przypomnieniem jest wysyłana do drugiego osoby zatwierdzającej, jeśli eskalacja jest wyłączona. Powiadomienie prosi ich o podjęcie akcji, jeśli jeszcze tego nie zrobili. | Drugi osoba zatwierdzająca |
| 13 | Wymagana akcja: Zatwierdź lub odmów żądanie o [date] dla [osoby żądającej] | Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do drugiego osoby zatwierdzającej, jeśli jest włączona eskalacja, aby podjąć działania. | Drugi osoba zatwierdzająca |
| 14 | Wymagane przypomnienie dotyczące akcji: Zatwierdź lub odmów żądania według [date] dla [żądającego] | Ta wiadomość e-mail z przypomnieniem jest wysyłana do drugiego osoby zatwierdzającej, jeśli eskalacja jest włączona. Powiadomienie prosi ich o podjęcie akcji, jeśli jeszcze tego nie zrobili. | Drugi osoba zatwierdzająca |
| 15 | Wymagana akcja: Zatwierdź lub odmów przesłany dalej żądanie o [date] | Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do alternatywnych osób zatwierdzających etap 2, jeśli eskalacja jest włączona, aby podjąć działania. | Alternatywne osoby zatwierdzające etap 2 |
| 16 | Żądanie zatwierdzone dla [żądającego] do [access_package] | Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do drugiego osoby zatwierdzającej i osoby zatwierdzające etap 2 po zatwierdzeniu żądania. | Druga osoba zatwierdzająca, alternatywne osoby zatwierdzające etap 2 |
| 17 | Żądanie wygasło dla [access_package] | Ta wiadomość e-mail zostanie wysłana do drugiego osoby zatwierdzającej lub alternatywnej osoby zatwierdzającej po wygaśnięciu żądania. | Druga osoba zatwierdzająca, osoba zatwierdzająca — etap 2 |
| 18 | Masz teraz dostęp do [access_package] | Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do użytkowników końcowych, aby rozpocząć korzystanie z dostępu. Ta funkcja jest domyślnie wyłączona przy użyciu funkcji zarządzania upoważnieniami do wyłączania wiadomości e-mail. | Requestor |
| 19 | Rozszerzanie dostępu dla [access_package] według [date] | Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do użytkowników końcowych przed wygaśnięciem dostępu. Ta funkcja jest domyślnie wyłączona za pomocą funkcji zarządzania upoważnieniami do wyłączania e-maili. | Requestor |
| 20 | Dostęp został zakończony dla [access_package] | Ta wiadomość e-mail zostanie wysłana do użytkowników końcowych po wygaśnięciu dostępu. Funkcja zarządzania upoważnieniami do wyłączania e-maili jest domyślnie wyłączona. | Requestor |
Wiadomości e-mail dotyczące żądań dostępu
Gdy osoba żądająca przesyła żądanie dostępu dla pakietu dostępu skonfigurowanego do wymagania zatwierdzenia, wszystkie osoby zatwierdzające dodane do zasad otrzymują powiadomienie e-mail ze szczegółami żądania na ich etapie zatwierdzania. Szczegóły w wiadomości e-mail obejmują: nazwę organizacji osoby żądającej i uzasadnienie biznesowe; oraz żądana data rozpoczęcia i zakończenia dostępu (jeśli podano). Szczegóły będą również uwzględniane, gdy żądanie zostało przesłane i kiedy żądanie wygaśnie.
Wiadomość e-mail zawiera osoby zatwierdzające link, które mogą wybrać, aby przejść do pozycji Mój dostęp, aby zatwierdzić lub odrzucić żądanie dostępu. Oto przykładowe powiadomienie e-mail wysyłane do osoby zatwierdzającej w celu ukończenia żądania dostępu:
Osoby zatwierdzające mogą również otrzymywać wiadomość e-mail z przypomnieniem. Wiadomość e-mail prosi osoby zatwierdzającej o podjęcie decyzji w sprawie żądania. Oto przykładowe powiadomienie e-mail odbierane przez osoby zatwierdzające w celu przypomnienia im o podjęciu akcji:
Alternatywne osoby zatwierdzające żądają wiadomości e-mail
Jeśli ustawienie alternatywnych osób zatwierdzających jest włączone, a żądanie jest nadal oczekujące, jest przekazywane. Alternatywne osoby zatwierdzające otrzymują wiadomość e-mail w celu zatwierdzenia lub odmowy żądania. Można włączyć alternatywne osoby zatwierdzające w etapie 1 i etapie 2. Oto przykładowa wiadomość e-mail z powiadomieniem, które otrzymują alternatywne osoby zatwierdzające:
Zarówno osoba zatwierdzająca, jak i alternatywne osoby zatwierdzające mogą zatwierdzać lub odrzucać żądanie.
Zatwierdzone lub odrzucone wiadomości e-mail
Gdy osoba zatwierdzająca otrzyma żądanie dostępu przesłane przez osoby żądające, może zatwierdzić lub odrzucić żądanie dostępu. Osoba zatwierdzająca musi dodać uzasadnienie biznesowe dla swojej decyzji. Oto przykładowa wiadomość e-mail wysłana do osób zatwierdzających i alternatywnych osób zatwierdzających po zatwierdzeniu żądania:
Po zatwierdzeniu żądania dostępu, a ich dostęp jest aprowizowany, powiadomienie e-mail jest wysyłane do osoby żądającej, że mają teraz dostęp do pakietu dostępu. Oto przykładowe powiadomienie e-mail wysyłane do osoby żądającej po udzieleniu im dostępu do pakietu dostępu:
Gdy żądanie dostępu zostanie odrzucone, do osoby żądającej zostanie wysłane powiadomienie e-mail. Oto przykładowe powiadomienie e-mail wysyłane do osoby żądającej, gdy żądanie dostępu zostanie odrzucone:
Wiadomości e-mail dotyczące żądania dostępu do zatwierdzenia wieloetapowego
Jeśli jest włączone zatwierdzenie wieloetapowe, co najmniej jeden osoba zatwierdzająca z każdego etapu musi zatwierdzić żądanie, zanim osoba żądająca będzie mogła uzyskać dostęp.
Podczas etapu 1 pierwsza osoba zatwierdzająca otrzymuje wiadomość e-mail z żądaniem dostępu i podejmuje decyzję.
Po zatwierdzeniu pierwszego lub alternatywnego osoby zatwierdzające żądanie na etapie 1 rozpoczyna się etap 2. Podczas etapu 2 drugi osoba zatwierdzająca otrzymuje wiadomość e-mail z powiadomieniem o żądaniu dostępu. Po włączeniu drugiej osoby zatwierdzającej lub alternatywnej osoby zatwierdzającej na etapie 2 (w przypadku włączenia eskalacji) zdecydują się zatwierdzić lub odrzucić żądanie, wiadomości e-mail z powiadomieniami są wysyłane do pierwszych i drugich osób zatwierdzających, a także wszystkich alternatywnych osób zatwierdzających w etapie 1 i etapie 2, a także do osoby żądającej.
Wygasłe wiadomości e-mail dotyczące żądań dostępu
Żądania dostępu mogą wygasnąć, jeśli osoba zatwierdzająca nie zatwierdziła ani nie odrzuciła żądania.
Gdy żądanie osiągnie skonfigurowaną datę wygaśnięcia i wygaśnie, nie może być już zatwierdzone ani odrzucone przez osoby zatwierdzające.
Powiadomienie e-mail jest wysyłane do osoby żądającej, powiadamiając ich o wygaśnięciu żądania dostępu i konieczności ponownego przesłania żądania dostępu. Na poniższym diagramie przedstawiono środowisko osoby żądającej i otrzymywane powiadomienia e-mail po żądaniu rozszerzenia dostępu:
Oto przykładowe powiadomienie e-mail wysyłane do osoby żądającej po wygaśnięciu żądania dostępu:
