Zarządzanie propozycjami faktur projektu

Zastosowane do: Project Operations dla zasobów/scenariuszy nieopartych na zaopatrzeniu

Propozycje faktur projektu mogą być przetwarzane przez dział rozliczeń, jeśli spełnione są następujące dwa warunki:

• Menedżer projektu potwierdza fakturę proforma w Microsoft Dataverse.
• Wszystkie nierozliczone transakcje sprzedaży i materiały zawarte na fakturze proforma są publikowane przy użyciu arkusza integracji aplikacji Project Operations usługi Dynamics 365.

Wykonaj następujące kroki, aby dokończyć propozycje faktury projektu w u prognozie sprzedaży usługi Dynamics 365 Finance.

1. Przeglądanie informacji dotyczących fakturowania dotyczących transakcji czasowych i materiałowych oraz publikowane w arkuszu integracji aplikacji Project Operations.
2. Przeglądanie informacji o fakturowaniu dla punktów kontrolnych rozliczania o stałej cenie.
3. Przejrzyj i sformatuj propozycję faktury za projekt.
4. Księgowanie i drukowanie faktur projektu.

Zarządzanie informacjami dotyczących fakturowania w arkuszu integracji aplikacji Project Operations

Dane rzeczywiste projektu utworzone w Dataverse są przeglądane i księgowane w Finance przez księgowego projektu. Aby uzyskać więcej informacji na temat pracy z arkuszem integracji, zobacz Arkusz integracji w aplikacji Project Operations.

Wartości rzeczywiste kosztów i niezafakturowane wartości rzeczywiste sprzedaży są dodawane do arkusza Integracja jako oddzielne wiersze:

• Cena kosztu jednostkowego i kwota kosztu rzeczywistego kosztu domyślnego z transakcji kosztu rzeczywistego projektu w Dataverse.
• Jednostkowa cena sprzedaży i kwota sprzedaży w niezafakturowanej transakcji sprzedaży są domyślne z rzeczywistej niezafakturowanej transakcji sprzedaży projektu w Dataverse.

Rozliczanie podatku sprzedaży

Obliczenia podatku dla fakturowania są określane przez kombinację pola Grupa podatku fakturowania i Grupa podatku towaru do rozliczania dla nieunikatowego rekordu sprzedaży w wierszu arkusza integracji aplikacji Project Operations. System domyślnych wartości tych pól jest oparty na ustawieniach na karcie Finanse na stronie Parametry zarządzania projektami i parametrów księgowania.

• Metoda grupy podatku fakturowania służy do określania domyślnej logiki grupy podatku fakturowania:

  • Projekt: zawsze będzie domyślną grupą podatku fakturowania dla projektu. Aby przejrzeć lub zmienić domyślną grupę podatku fakturowania w projekcie, wybierz opcję Pokaż domyślne księgowanie na stronie Wszystkie projekty.
  • Kontrakt projektu: zawsze będzie domyślną grupą podatku fakturowania dla kontraktu projektu. Aby przejrzeć lub zmienić domyślną grupę podatku fakturowania w kontrakcie projekcie, wybierz opcję Pokaż domyślne księgowanie na stronie Kontrakty projektów.
  • Klient: zawsze będzie domyślną grupą podatku fakturowania dla klienta.
  • Wyszukiwanie: przeszuka wszystkie powyższe encje i wybierz pierwszą dostępną wartość. Wyszukiwanie rozpoczyna się od encji Projekt, encji Kontrakt projektu oraz encji Klient.

• Metoda grupy podatku towaru służy do określania domyślnej logiki grupy podatku towaru do rozliczenia:

  • W przypadku typów transakcji dotyczących czasu, wydatków i opłat grupa podatku dla elementu rozliczeniowego będzie zawsze domyślną encja Kategoria projektu.
  • W przypadku typów transakcji materiałowych domyślne wartości grupy podatku dla pozycji rozliczeń są oparte na ustawieniu Metody grupy podatku w Parametrach zarządzania projektami i księgowania. Numer pozycji jest domyślnie pobiera grupę podatku dla pozycji rozliczeń dla encji Produkt wydany. Kategoria domyślnie określa grupę podatków dla towaru z encji Kategoria projektu.

Wymiary finansowe

Wymiary finansowe dla niezafakturowanych rekordów sprzedaży w arkuszu Integracja Project Operations domyślnie z encji Projekt. Wymiary finansowe można przejrzeć i dostosować, wybierając opcję Dystrybuuj kwoty. Jeśli potrzebujesz zmienić wymiary finansowe niezafakturowanego rekordu sprzedaży po zaksięgowaniu arkusza integracji, ale przed potwierdzeniem faktury Proforma, przejdź do Wszystkie projekty>Zarządzaj>Transakcje zaksięgowane, wybierz transakcję, a następnie wybierz Proces>Koryguj Księgowanie.

Kursy wymiany

Niezafakturowana waluta transakcji w Dataverse jest używana jako waluta transakcji w Finance i konwertowana na walutę księgową firmy przy użyciu kursów wymiany zdefiniowanych w Finance.

Umowa projektowa może wymagać stosowania stałego (ustalonego) kursu wymiany przez cały okres obowiązywania umowy. W niektórych przypadkach umowa o stałym oprocentowaniu może być wymagana w celu spełnienia wymogów umownych lub regulacyjnych. Ustalony kurs wymiany jest następnie stosowany, gdy wszelkie kwoty sprzedaży w skonfigurowanej walucie są przeliczane na zapisy przychodów w walucie księgowej firmy.

Przegląd funkcji stałego kursu wymiany

Począwszy od wersji 10.0.41, funkcja Włącz korzystanie z umów o stałym kursie wymiany projektu dla wdrożeń z zasobami / bez zapasów jest dostępna w celu obsługi tego wymagania. Po włączeniu tej funkcji okienko akcji na stronie Umowy projektowe w architekturze finansów i operacji zawiera przycisk, którego można użyć do skonfigurowania umowy o stałej stawce. Dodatkowo można wprowadzić walutę sprzedaży, kurs wymiany i opcjonalny numer umowy referencyjnej, aby umożliwić zawarcie umowy o stałym kursie.

Domyślnie, jeśli dla danej umowy projektu nie skonfigurowano umowy o stałym kursie wymiany, system stosuje kurs wymiany skonfigurowany dla danej jednostki prawnej.

Następujące dokumenty mogą być używane z umowami o stałym oprocentowaniu:

• Arkusze
• Wpisy czasu
• Dzienniki użycia materiałów
• Punkty kontrolne i zatrzymania
• Wydatki
• Raporty z wydatków
• Faktury od dostawcy
• Szacunki takie jak godziny, czas i materiały

Uwaga

Jeśli stały kurs wymiany jest włączony w projekcie, który ma istniejące transakcje, istniejące wersje robocze arkuszy integracji lub oczekujące faktury projektu zaczną używać nowego kursu.

Przykładowy scenariusz

Contoso ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych i używa dolara amerykańskiego (USD) jako waluty księgowej. Realizuje projekt dla Coho Winery z siedzibą w Wielkiej Brytanii. Funt brytyjski (GBP) jest używany jako waluta sprzedaży kontraktowej. Kursy wymiany GBP do USD regularnie wahają się między 1,2 a 1,4. W związku z tym spółki uzgodniły stałą stawkę 1,25 dla swoich transakcji biznesowych przez cały okres obowiązywania umowy i projektu.

W rozwiązaniu Project Operations ustanawiany jest kontrakt dotyczący projektu. W przypadku tej umowy projektowej skonfigurowano umowę o stałym kursie, która wykorzystuje walutę GBP i kurs wymiany 1,25. Contoso skonfigurował projekt Czas i materiały z czasem i wydatkami, które generują przychody w celu generowania wpisów finansowych dotyczących produkcji w toku (WIP).

W projekcie tworzone są zadania w celu zaplanowania różnych etapów projektu. Julia Funderburk wykona pierwsze zadanie, zbieranie wymagań. Szacowany czas trwania tego zadania wynosi siedem godzin. Można otworzyć stronę Wszystkie projekty w infrastrukturze finansów i operacji, wybrać projekt, a następnie wybrać pozycję Prognozy godzinowe na karcie Plan w okienku akcji. Strona pokazuje wpis dla prognozy siedmiogodzinnej. Wybierz Podgląd księgi głównej, w zakładce Podgląd wyświetlone zostaną szacunkowe koszty i wiersz przychodów w wysokości 2 187,50 GBP dla typu księgowania Projekt – zafakturowane przychody. Wybierz zakładkę Ogólne, aby wyświetlić podział sprzedaży. To zestawienie pokazuje siedem godzin wysiłku i cenę sprzedaży wynoszącą 250. Całkowita kwota sprzedaży w wysokości 1750 jest obliczana przy użyciu kursu wymiany wynoszącego 125.

Przychody Contoso w walucie księgowej są obliczane w następujący sposób:

7 godzin × cena 250 GBP × kurs wymiany 1,25 = 2187,50 USD

Po rozpoczęciu pracy nad projektem Julia rejestruje swój czas pracy za pierwsze cztery godziny pracy na pierwszej fakturze za projekt. W dniu 27 sierpnia tworzy wpis czasu pracy na cztery godziny w ramach zadania zbierania wymagań. Po zatwierdzeniu tego wpisu jest on tworzony jako arkusz integracji podczas następnego przetwarzania import z tabeli przejściowej. Arkusz integracji pokazuje dwie linie: jedną dla kosztów i jedną dla sprzedaży. Poniższa tabela przedstawia wygląd tych linii.

Document type	Nazwa zasobu	godzin(y)	Kwota kosztów	Kwota sprzedaży	Waluta sprzedaży	Kurs wymiany cen
Sposób użycia	Julia Funderburk	100	480	0	USD	100
Sposób użycia	Julia Funderburk	100	0	1,000	GBP	125

W przypadku linii kosztowej koszt pozostaje w walucie firmy (USD). W związku z tym kurs wymiany nie jest stosowany. W przypadku linii sprzedaży kurs wymiany ceny odzwierciedla stały kurs wymiany.

Zaksięgowanie arkusza integracji skutkuje następującymi produktami:

• Księgowanie kosztów projektu
• Wejście do projektu - WIP - Wartość sprzedaży
• Wprowadzenie do projektu naliczonych przychodów dla WIP przy użyciu stałego kursu wymiany

Account	Nazwa/nazwisko	Kwota w walucie transakcji	Kwota w walucie rozliczeniowej	Kurs wymiany	Typ księgowania
600300	Alokacja płac	-480	-480	1	Projekt — alokacja listy płac
540100	Koszt projektu - robocizna	480	480	1	Projekt - koszt
161300	WIP - wartość sprzedaży	1,000	1,250	1.25	Projekt — PWT — wartość sprzedaży
420200	Przychody przyszłych okresów	-1000	-1250	1.25	Projekt - naliczone przychody

Gdy generowana jest propozycja faktury, zawiera ona pojedynczy wiersz dla czterech godzin w cenie sprzedaży wynoszącej 250 GBP, przy całkowitej kwocie sprzedaży wynoszącej 1000 GBP. Faktura klienta jest wystawiona w GBP.

Zaksięgowanie propozycji faktury skutkuje wystawieniem klientowi faktury zawierającej następujące elementy:

• Odwrócenie do projektu - WIP - Wartość sprzedaży
• Odwrócenie do projektu naliczonych przychodów dla WIP przy użyciu stałego kursu wymiany
• Wpis dotyczący zafakturowanych przychodów przy użyciu stałego kursu wymiany
• Zapis salda klienta przy użyciu stałego kursu wymiany

4 godziny × cena 250 GBP × kurs wymiany 1,25 = 1250 GBP

Account	Nazwa/nazwisko	Kwota w walucie transakcji	Kwota w walucie rozliczeniowej	Kurs wymiany	Typ księgowania
161300	WIP - wartość sprzedaży	-1000	-1250	1.25	Projekt — PWT — wartość sprzedaży
420200	Przychody przyszłych okresów	1,000	1,250	1.25	Projekt - naliczone przychody
411100	Przychód — praca	-1000	-1250	1.25	Projekt – zafakturowane przychody
130100	Rozrachunki z odbiorcami	1,000	1,250	1.25	Saldo klienta

Zarządzanie atrybutami finansowymi punktów kontrolnych rozliczania

Wiersze kontraktu dotyczącego projektu korzystające z metody fakturowania ze stałą ceną są fakturowane za pośrednictwem punktach kontrolnych z ustalonymi cenami. Księgowy projektu może przeglądać etapy rozliczeń w programie Finance, przechodząc do Zarządzanie projektami i księgowanie>Wszystkie projekty>Zarządzaj>Transakcje dotyczące klienta.

Rozliczanie podatku sprzedaży

Wartości Grupa podatków i Grupa podatku towaru są domyślnie ustawione na podstawie ustawień, gdy nowy punkt kontrolny fakturowania jest tworzony w Dataverse. System domyślnie ustawia wartości w tych polach na podstawie ustawień na karcie Finanse na stronie parametrach zarządzania projektami i księgowania.

• Metoda grupy podatku fakturowania określa domyślną logikę Grupy rozliczenia podatków:

  • Projekt zawsze będzie domyślną grupą podatku fakturowania dla projektu. Aby przejrzeć lub zmienić domyślną grupę podatku w projekcie, wybierz opcję Pokaż domyślne księgowanie na stronie Wszystkie projekty.
  • Kontrakt projektu zawsze będzie domyślną grupą podatku fakturowania dla kontraktu projektu. Aby przejrzeć lub zmienić domyślną grupę podatku fakturowania w kontrakcie projekcie, wybierz opcję Pokaż domyślne księgowanie na stronie Kontrakty projektów.
  • Klient zawsze będzie domyślną grupą podatku fakturowania dla klienta.
  • Wyszukiwanie:przeszuka wszystkie powyższe encje na tej liście i wybierz pierwszą dostępną wartość. Wyszukiwanie rozpoczyna się od encji Projekt, encji Kontrakt projektu oraz encji Klient.

• Grupa podatku od sprzedaży — Pozycja etapu o stałej cenie jest używana jako wartość domyślna w polu Grupa podatku od sprzedaży dla punktu kontrolnego rozliczenia. Księgowy może przejrzeć i zmodyfikować tę wartość na stronie Transakcje na rachunku. Podczas tworzenia wiersza propozycji sprzedaży na fakturze projektu system używa wartości z transakcji konta.

Wymiary finansowe

Domyślne wymiary finansowe dla punktu kontrolnego fakturowania ze stałą ceną są ustawiane w wierszach umowy dotyczącej projektu. Wybierz pozycję Kontrakty projektów>Pokaż domyślne księgowanie, a na karcie Wiersze kontraktu wybierz wiersz umowy cenowej, a następnie ustaw wartości wymiarów finansowych, których chcesz użyć jako domyślnych.

Księgowy projektu może edytować informacje o podatku od sprzedaży i wymiarach finansowych w punktach kontrolnych faktur do momentu utworzenia propozycji faktury projektu.

Utwórz propozycje faktur za projekt

Oferty na fakturę projektu można przejrzeć w module Zarządzanie projektami i księgowanie, przechodząc do Faktury projektu>Propozycje faktur projektu.

Nagłówek propozycji faktury projektu jest tworzony w Finance, gdy faktura Proforma jest potwierdzana w Dataverse. Aby ułatwić uzgodnienie, system ustawia numer propozycji faktury za projekt w programie Finance na taki sam numer, jak identyfikator faktury Proforma w Dataverse. Ponieważ faktury Proforma niekoniecznie są potwierdzane w tej samej kolejności, w jakiej są tworzone, sekwencja numerów propozycji faktury projektu w programie Finance musi zezwalać na zmiany w coraz niższych i wyższych numerach. Skonfiguruj sekwencje numerów, korzystając z następujących kroków:

1. W Finance przejdź do Administracja organizacji>Sekwencje numerów>Sekwencje numerów.

2. W filtrze Obszar wybierz opcję Projekty.

3. W filtrze Odwołania wybierz opcję Propozycja faktury.

4. Pole Firma umożliwia filtrowanie poszczególnych firm, dla których włączono integrację Project Operations Dataverse.

5. Otwórz Nekwencja numerów szczegóły. Na karcie Ogólne ustaw następujące wartości:

   • Zezwalaj na zmiany użytkownika: Do niższej liczby = Tak
   • Zezwalaj na zmiany użytkownika: Do wyższej liczby = Tak

Wiersze propozycji faktury projektu są dodawane przez system przy użyciu procesu okresowego Import z tabeli przemieszczania (Zarządzanie projektami i księgowanie>Okresowe>Integracja Project Operations>Import z tabeli przemieszczania). Ten proces można uruchomić ręcznie lub przy użyciu harmonogramu okresowego. System nie doda wierszy do dokumentu propozycji faktury, dopóki wszystkie wiersze nie będą gotowe do zafakturowania. Transakcje czasowe i materiałowe są gotowe do zafakturowania tylko wtedy, gdy są zaksięgowane przy użyciu arkusza Integracja Project Operations.

Formatowanie i drukowanie propozycji faktur

Księgowy projektu może dostosować wydruk faktury za projekt, korzystając z propozycji faktury Formatowanie propozycji faktury oraz funkcji zarządzania drukowaniem.

Formatowanie propozycji faktur

Strona Formatowanie ofert faktur umożliwia wyświetlanie niestandardowych transakcji grupowania na fakturze projektu klienta.

1. Na stronie Propozycje faktury projektu wybierz opcję Drukuj>Formatowanie propozycji faktur.

2. Wybierz opcję Nowy, aby utworzyć nowe grupowanie dla wydruku faktury Projektu.

3. W polu Szczegóły/Podsumowanie wybierz opcje dotyczące tego grupowania:

   • Wybierz opcję Szczegóły, aby wydrukować szczegóły transakcji na fakturze klienta.
   • Wybierz opcję Podsumowanie, aby wydrukować podsumowanie transakcji na fakturze klienta.

Uwaga

Wybór w polu Szczegóły/Podsumowanie na stronie Formatowanie propozycji faktury zastępuje opcję wybraną w polu IFormat faktury na stronie Propozycje faktur, aby wydrukować szczegółową fakturę lub fakturę podsumowania.

• Wybierz wiersze transakcji, które chcesz uwzględnić w tej sekcji na karcie Dostępne transakcje i wybierz opcję Uwzględnij transakcje, aby przenieść je na kartę Wybrane transakcje.
• Wybierz opcję Przenieś w górę i Przenieś w dół, aby zmienić kolejność sekcji.
• Wybierz Podgląd wydruku, aby wyświetlić podgląd sformatowanych faktur.

Zarządzanie drukowaniem

Zarządzanie drukowaniem wykorzystuje różne pliki raportów do drukowania, określania miejsc docelowych i dostosowywania tekstu stopki faktury. Zarządzanie drukowaniem można skonfigurować na poziomie modułu, jednak ustawienia te można zastąpić dla konkretnego klienta, umowy lub propozycji faktury. Aby uzyskać dostęp do tej funkcji na stronie Propozycji fakturowania projektu, wybierz Drukuj>Zarządzanie drukowaniem.

Konfiguracja zarządzania drukowaniem jest wyświetlana jako widok drzewa, w którym na każdym poziomie węzła są wyświetlane dokumenty dostępne do dostosowania. Możesz przypisać niestandardowe wydruki na poziomie modułu, klienta, umowy lub dokumentu propozycji faktury. Aby zmodyfikować wydruk oryginalnego dokumentu, rozwiń żądany węzeł i wybierz Oryginalny element. W polu Format raportu wybierz format raportu, który ma być używany do drukowania. Możesz użyć niestandardowych formatów raportów, używając struktury zarządzania dokumentami biznesowymi.

Księgowanie propozycji faktur

Po przejrzeniu i edycji faktury, a wiersze propozycji faktury są zadowalające, sprawdź sumy faktur i podatek. W grupie Szczegóły wybierz opcję Sumy, a następnie wybierz opcję Zaksięguj w celu zafakturowania faktury.

Aby wyświetlić fakturę przed opublikowaniem, wyczyść pole wyboru Księgowanie. Pro forma zostanie wydrukowane na fakturze, aby zaznaczyć, że jest to faktura przykładowa. Aby wydrukować fakturę, zaznacz pole wyboru Wydrukuj fakturę.

Oprócz strony Propozycja faktury można także wystawić propozycję faktury, uruchamiając zadanie okresowe Księgowanie propozycji faktur. Aby znaleźć to zadanie, przejdź do Zarządzanie projektami i księgowanie>Okresowe>Faktury projektów>Zaksięguj propozycje faktur.

Ta strona zawiera wszystkie propozycje faktur, które są gotowe do zaksięgowania. Ofertę na fakturę można zaplanować, wybierając opcję Partia. Ustaw parametr Przetwarzanie wsadowe na wartość Tak i ustaw cykl przetwarzania wsadowego, wybierając opcję Cykl.