Użyj kreatora, aby dodać i śledzić wiele kontaktów programu Outlook w Dynamics 365 for Outlook
Kontakty programu Office Outlook można śledzić w programie Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Kiedy śledzisz kontakt kopia rekordu tego kontaktu jest zapisywana w Dynamics 365 for Outlook i synchronizowana z rekordem Outlook. Jeśli kontakty są śledzone, widoczne są wszelkie wiadomości e-mail, zadania i terminy Customer Engagement związane z tymi kontaktami. Jeśli zsynchronizujesz program Outlook na urządzeniu przenośnym, będziesz mógł również na tym urządzeniu uzyskać dostęp do rekordów kontaktu.
Śledzenie kontaktów w programie Dynamics 365 for Outlook jest procesem ręcznym. Można śledzić jednocześnie do 20 kontaktów wybierając przycisk Śledź lub przycisk Zestaw nadrzędny w Dynamics 365 for Outlook. Jeśli chcesz dodać więcej niż 20 kontaktów jednocześnie lub jeśli chcesz dodać wszystkie swoje kontakty Outlook do Customer Engagement, możesz użyć kreatora Dodaj kontakty. Kreator może również pomóc ustawić kilka opcji. Na przykład, można określić czy w przyszłości komunikacja ze śledzonymi kontaktami powinna być zsynchronizowana z Dynamics 365 for Outlook.
Ważne
Aby śledzić kontakty w Dynamics 365 for Outlook, adres e-mail programu Outlook musi być zgodne z adresem e-mail rozwiązania Customer Engagement. Nie można zsynchronizować do ani z wielu adresów e-mail.
Krok 1: Przygotowanie
Przed dodaniem kontaktów programu Outlook:
Aby uzyskać najlepsze wyniki, upewnij się, że dane o kontaktach programu Outlook są możliwie kompletne i dokładne. Wprowadź wszystkie brakujące informacje i sprawdź, czy imiona i nazwiska osób są poprawnie napisane.
Ponieważ istnieje możliwość „zmapowania” nazw firm znajdujących się na liście kontaktów programu Outlook na nazwy klientów w programie Dynamics 365 for Customer Engagement, upewnij się, czy klienci mają taką samą pisownię w obu aplikacjach.
Krok 2: Uruchomienie kreatora
Wybierz Plik>Dynamics 365>Importuj kontakty>Dodaj kontakty.
Wybierz Dalej.
Potwierdź folderu, w którym są przechowywane kontakty programu Outlook, a następnie wybierz Dalej.
Uwaga
- Kreator określa folder, zwykle o nazwie Kontakty. Możesz zaznaczyć lub wyczyścić podfoldery w folderze Kontakty.
- Jeśli zezwolisz innej osobie na zarządzanie swoją pocztą e-mail (czyli wyznaczysz „użytkownika delegowanego”), nie możesz dodać kontaktów z folderu kontaktów tej osoby.
- Kreator określa folder, zwykle o nazwie Kontakty. Możesz zaznaczyć lub wyczyścić podfoldery w folderze Kontakty.
Wybierz sposób grupowania kontaktów. Możliwe grupy:
Nazwa firmy. Zgrupuj kontakty według pasującej nazwy klienta w u klientach Dynamics 365 for Customer Engagement. Kreator wyświetla liczbę kontaktów skojarzonych z każdym klientem. Wybierz łącze w celu zweryfikowania listy nazw dla każdego klienta.
Domena poczty e-mail. Kontakty są grupowane według domen poczty e-mail. Domena poczty e-mail to część adresu e-mail po symbolu @. Na przykład w adresie e-mail someone@contoso.com, „contoso.com" wskazuje domenę. Wybierz łącze w celu zweryfikowania listy nazw w każdej domenie.
Kategorie. Kontakty są grupowane według kategorii używanych do organizowania kontaktów w programie Outlook w stosownych przypadkach. Wybierz łącze w celu zweryfikowania listy nazw dla każdej kategorii.
Jeśli nie chcesz dodawać wszystkich grup, wyczyść pola wyboru obok grup, których nie chcesz dodać.
Uwaga
W kolumnie Liczba kontaktów jest stosowane wyróżnienie kolorem w celu wskazania, ile kontaktów jest już połączonych z rekordami programu Dynamics 365 for Customer Engagement:
-
Zielony. Wszystkie kontakty znajdują się już w Dynamics 365 for Customer Engagement.
- Żółty. Ponad 50% kontaktów jest już w Dynamics 365 for Customer Engagement.
- Czerwony. Co najmniej jeden kontakt jest już w Dynamics 365 for Customer Engagement.
Napiwek
Może się okazać, że grupowania mają wiele odmian, jeśli nazwy firm nie są dokładnie zgodne. W takim przypadku być może lepiej jest anulować działanie kreatora, poprawić nazwy firm w programie Outlook, a następnie ponownie uruchomić kreatora.
Sprawdź, czy jest zaznaczone pole wyboru Użyj nazwy firmy jako nazwy klienta (zalecane). Ewentualnie wyczyść to pole wyboru, jeśli później chcesz skojarzyć nazwę klienta z każdym kontaktem w programie Dynamics 365 for Customer Engagement.
Zaznacz pole wyboru Śledź całą komunikację dla dodanych kontaktów, aby śledzić wiadomości, terminy i zadania skojarzone z tymi kontaktami programu Outlook w programie Dynamics 365 for Customer Engagement.
Aby ręcznie wybrać klientów, którzy mają zostać skojarzeni z kontaktami, wybierz Zaawansowane. W kolumnie Ustaw klienta wybierz wiersz kontaktu. Z listy rozwijanej wybierz jedną z następujących pozycji:
Pozostaw pole puste (Bez ustawienia), aby później skojarzyć kontakty z klientem w programie Dynamics 365 for Customer Engagement.
Wybierz pozycję Użyj nazwy firmy, aby skojarzyć kontakty z klientem programu Dynamics 365 for Customer Engagement przy użyciu nazwy firmy.
Wybierz pozycję Wybierz istniejącego klienta, wybierz klienta lub kontakt, a następnie wybierz OK.
W kolumnie Uwzględnij komunikację wyczyść pole wyboru odpowiadające grupowaniu, dla którego nie chcesz śledzić wiadomości e-mail, terminów ani zadań w programie Dynamics 365 for Customer Engagement.
Wybierz Dodaj kontakty.
Przejrzyj stronę podsumowania i popraw ewentualne błędy. Następnie kliknij przycisk Zamknij.
Zobacz także
Omówienie śledzenia rekordów w Dynamics 365 for Outlook
Często zadawane pytania dotyczące synchronizowania rekordów między Microsoft Dynamics 365 a Microsoft Outlook