Przewodnik administratora Dynamics 365 for Outlook

Ważne

Od 1 października 2020 r. starsza wersja Dynamics 365 for Outlook (nazywana również dodatkiem Outlook COM) została wycofana. Firma Microsoft nie będzie świadczyć pomocy technicznej ani żadnych dalszych aktualizacji (w tym aktualizacji zabezpieczeń i aktualizacji krytycznych) dla dodatku Outlook COM w zakresie kontaktów z klientami (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing i Field Service).

• Od 4 grudnia 2020 starsza wersja Dynamics 365 for Outlook nie jest dostępna dla aplikacji do kontaktu z klientami (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing i Field Service). Użyj nowoczesnych Dynamics 365 App for Outlook zamiast tego.
• Użytkownicy Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) mogą nadal korzystać ze starszej wersji Dynamics 365 for Outlook i nadal będą otrzymywać krytyczne aktualizacje zabezpieczeń. Zalecamy jednak, aby przejść do nowoczesnej wersji Dynamics 365 App for Outlook najszybciej jak to możliwe.

Aby uzyskać dalsze informacje i kroki umożliwiające bezproblemową zmianę, pobierz Podręcznik Dynamics 365 for Outlook (dodatek COM)

Dynamics 365 for Outlook może synchronizować wiadomości e-mail, kontakty, zadania i terminy między Office Outlook a Dynamics 365 (synchronizacja klient-serwer). Podobnie jak w przypadku synchronizacji po stronie serwera, filtry synchronizacji są używane do synchronizacji danych wiadomości z Dynamics 365 do programu Outlook lub Exchange. Śledzenie ręczne lub oparte na regułach skrzynki odbiorczej jest używane do synchronizowania danych systemu wiadomości z Exchange lub Outlook do Dynamics 365.

Gdy używasz programu Dynamics 365 for Outlook, istnieje kilka pojęć dotyczących synchronizacji, które warto zrozumieć. Należy zauważyć, że aby mieć którąkolwiek z funkcjonalności Dynamics 365 for Outlook, każdy użytkownik Dynamics 365 for Customer Engagement musi uruchomić dodatek Dynamics 365 for Outlook, a rekord skrzynki pocztowej użytkownika Dynamics 365 musi zostać odpowiednio skonfigurowany.

Gdy wybierzesz Dynamics 365 for Outlook jako metodę synchronizacji danych systemu wiadomości w rekordzie skrzynki pocztowej użytkownika, adres e-mail, kontakty, terminy i zadania utworzone w Outlook są synchronizowane z Dynamics 365 lub Customer Engagement (on-premises).

Ważne

• Użytkownik musi mieć najnowszą wersję Dynamics 365 for Outlook (wersja 8.2.3), aby nawiązać połączenie z Dynamics 365. Wersja 8.2.3 zapewnia obsługę Transport Layer Security (TLS) 1.2 wymagana do łączenia Dynamics 365 for Outlook i Dynamics 365. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Aktualizacja Dynamics 365 for Outlook.
• W przypadku korzystania z Dynamics 365 for Outlook w wersji 9.0 w trybie offline załączniki do zsynchronizowanych rekordów nie będą dostępne w trybie offline. Jeśli rekord zawiera załącznik, załącznik będzie dostępny tylko po powrocie do trybu online. Jeśli do rekordu w trybie offline dodano załącznik, załącznik zostanie zsynchronizowany z serwerem po powrocie do trybu online. Aby użyć załączników w trybie offline, należy rozważyć zapisanie załącznika na urządzeniu.
• Funkcja offline w Dynamics 365 for Outlook, wersja 9.0, nie jest dostępna w Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
• Dostosowania zależne od aparatu bazy danych SQL i lokalnego wystąpienia offline Dynamics 365 for Outlook nie są obsługiwane.
• Microsoft Dynamics 365 for Outlook nie włączono w Dataverse.

Pojęcia dotyczące synchronizacji Dynamics 365 for Outlook

Należy zwrócić uwagę na następujące pojęcia podczas korzystania z programu Dynamics 365 for Outlook jako agenta synchronizacji:

1. Organizacja synchronizująca. Tylko jedną organizację można wyznaczyć jako synchronizującą. Jeśli masz skonfigurowaną więcej niż jedną organizację Dynamics 365, możesz sprawdzić organizacje synchronizującą w Dynamics 365 Configuration Wizard. Configuration Wizard jest aplikacją dołączaną do programu Dynamics 365 for Outlook. Zauważ, że możesz nadal się łączyć z dodatkowymi organizacjami za pomocą programu Dynamics 365 for Outlook. Jednak kiedy organizacja nie jest zdefiniowana jako organizacja synchronizująca w programie Dynamics 365 for Outlook, dane systemu wiadomości w programie Outlook nie są synchronizowane z tą organizacją.

2. Synchronizująca skrzynka pocztowa. Tylko jedna skrzynka pocztowa programu Exchange lub typu POP3 może być wyznaczony dla jednego użytkownika programu Dynamics 365 for Customer Engagement. Nie można wyznaczyć wielu skrzynek pocztowych i nie można zmapować więcej niż jednego użytkownika programu Dynamics 365 for Customer Engagement do jednej skrzynki pocztowej programu Exchange lub typu POP3. Ta skrzynka pocztowa jest zwana podstawową skrzynką pocztowej.

3. Synchronizowanie wystąpienia Dynamics 365 for Outlook. Tylko jedno wystąpienie programu Dynamics 365 for Outlook można wyznaczyć jako synchronizujące wystąpienie programu Dynamics 365 for Outlook. Kiedy zalogujesz się do organizacji z innego komputera, na którym jest uruchomiony program Dynamics 365 for Outlook niebędący synchronizującym wystąpieniem programu Dynamics 365 for Outlook, zobaczysz w oknie dialogowym komunikat z pytaniem, czy chcesz wyznaczyć bieżące wystąpienie programu Dynamics 365 for Outlook jako synchronizujące wystąpienie programu Dynamics 365 for Outlook. Należy zauważyć, że po wybraniu opcji nieustawiania wystąpienia programu Dynamics 365 for Outlook jako wystąpienia synchronizującego możesz nadal łączyć się organizacją programu Dynamics 365 for Customer Engagement i wykonywać zadania, ale dane systemu wiadomości w programie Outlook nie będą synchronizowane z organizacją programu Dynamics 365 for Customer Engagement.

4. Synchronizacja danych dla funkcji. Funkcja Przejdź do trybu offline używa SQL Server Express jako lokalnego magazynu danych. Po przejściu do trybu offline lub powrocie do trybu online program Dynamics 365 for Outlook synchronizuje wybrane rekordy typów encji z usługą Dynamics 365 for Customer Engagement lub programem Customer Engagement (on-premises). Po przejściu do trybu offline lub powrocie do trybu online odbywa się oddzielny proces synchronizacji, który nie jest częścią synchronizacji danych systemu wiadomości opisanej tutaj. Funkcja Przejdź tryb offline umożliwia użytkownikowi tworzenie, modyfikowanie i usuwanie rekordów w trybie offline, co później można zsynchronizować z programem Dynamics 365 for Customer Engagement lub Customer Engagement (on-premises) po ponownym przełączeniu programu Dynamics 365 for Outlook to trybu online.

Zasady zachowania poufności informacji

Aby korzystać z programu Microsoft Dynamics 365 for Outlook, musisz zalogować się przy użyciu swoich poświadczeń (adresu e-mail i hasła). Te informacje można zapisać lokalnie, dzięki czemu monit o wprowadzenie poświadczeń nie będzie wyświetlany przy każdym otwarciu programu Outlook. W przypadku podjęcia decyzji o zapisaniu tych informacji lokalnie program Dynamics 365 for Outlook będzie automatycznie nawiązywać połączenie z usługą Microsoft Dynamics 365 (online) po każdym otwarciu programu Outlook.

Po pierwszym zalogowaniu się i użyciu programu Dynamics 365 for Outlook połączenie między Twoim komputerem a usługą Dynamics 365 (online) będzie zawsze otwarte, o ile będziesz mieć dostęp do Internetu. Możesz wybrać opcję wyłączenia połączenia między swoim komputerem a usługą Dynamics 365 (możesz to zrobić tylko przy użyciu ustawienia konfiguracji), ale jeżeli wyłączysz połączenie, program Dynamics 365 for Outlook może działać z niższą wydajnością.

Jeśli używasz programu Dynamics 365 for Outlook do śledzenia wiadomości e-mail, wątek wiadomości e-mail będzie widoczny dla użytkowników w organizacji mających uprawnienie do wyświetlania go.

W przypadku każdej wiadomości e-mail, którą otrzymasz, program Dynamics 365 for Outlook wyśle do usługi Dynamics 365 (online) następujące dane: adres e-mail nadawcy, adres e-mail adresata i wiersz tematu wiadomości. Umożliwia to usłudze Dynamics 365 (online) określanie, czy dana wiadomość e-mail ma być przechowywana w usłudze Dynamics 365 (online). Kiedy element jest śledzony, jego kopia jest utrzymywana przez usługę Dynamics 365 i jest widoczna dla innych użytkowników w organizacji, którzy mają odpowiednie uprawnienia. Gdy przestaniesz śledzić element, jego kopia zostanie automatycznie usunięta z usługi Dynamics 365 (online) tylko w sytuacji, gdy jesteś jego właścicielem.

Jeśli używasz programu Microsoft Dynamics 365 for Outlook, podczas przechodzenia do trybu offline kopia danych, nad którymi pracujesz, jest tworzona i zapisywana na komputerze lokalnym. Dane są przesyłane z usługi Dynamics 365 (online) na Twój komputer za pomocą bezpiecznego połączenia i jest zachowywane połączenie między kopią lokalną a kopią w usłudze Dynamics 365 Online. Przy następnym logowaniu do usługi Dynamics 365 (online) dane lokalne zostaną zsynchronizowane z usługą Dynamics 365 (online).

Administrator określa uprawnienia użytkowników w organizacji do przechodzenia do trybu offline w programie Microsoft Dynamics 365 for Outlook, używając ról zabezpieczeń.

Użytkownicy i administratorzy mogą określać, które encje będą pobierane za pośrednictwem funkcji synchronizacji w trybie offline, używając ustawienia Filtry synchronizacji w oknie dialogowym Opcje. Alternatywnie, użytkownicy i administratorzy mogą określać, które pola będą pobierane (i przekazywane), używając karty Opcje zaawansowane w oknie dialogowym Filtry synchronizacji.

Jeśli podczas korzystania z funkcji Synchronizacja z programem Outlook używasz usługi Dynamics 365 (online), synchronizowane dane z usługi Dynamics 365 są „eksportowane" do programu Outlook. Między informacjami w programie Outlook oraz informacjami w usłudze Dynamics 365 (online) jest utrzymywane połączenie, aby zagwarantować aktualność informacji w obu tych lokalizacjach. Funkcja synchronizacji z programem Outlook pobiera tylko odpowiednie identyfikatory rekordów usługi Dynamics 365, które są używane, gdy użytkownik próbuje śledzić element programu Outlook i ustawić dla niego rekord Dotyczy. Dane firmy nie są przechowywane na urządzeniu.

Administrator określa, używając ról zabezpieczeń, czy użytkownicy w organizacji są uprawnieni do synchronizowania danych usługi Dynamics 365 z programem Outlook.