Zamknięcie na koniec roku dla zamówienia zakupu
W tym artykule opisano wymaganą konfigurację i kroki wykonywania procesu zamknięcia roku w księdze głównej.
Proces zamówienia zakupu na koniec roku umożliwia organizacjom korzystającym z modułu Budżet przenoszenie otwartych zamówień zakupu podczas zamknięcia roku. Podczas tego przeniesienia budżet roku zamknięcia jest zwalniany (lub wycofywany) w rejestrach budżetu, a w następnym otwartym okresie tworzone są nowe wiersze. Daty księgowania i finansowe daty dystrybucji w zamówieniu zakupu są aktualizowane.
Jeśli rejestrowane są przyszłe zobowiązania wiążące dla zamówień zakupu w księdze głównej, w tym zamówień zakupu dla projektów, można wygenerować wpisy zamknięcia w księdze głównej i względem rezerw w budżecie na koniec każdego roku obrachunkowego. Na początku nowego roku obrachunkowego można utworzyć wpisy otwarcia prawidłowo rejestrujące rezerwy w budżecie i przyszłe zobowiązania wiążące. Te wpisy pomagają zagwarantować, że rezerwacje dla przyszłych zobowiązań wiążących zamówień zakupu są prawidłowo zarejestrowane na koniec roku w sprawozdaniach finansowych i w kontroli budżetu. Dowiedz się więcej na stronieO obciążeniach zamówienia zakupu.
W przypadku projektów konto, do którego są przypisywane dystrybucje w nowym roku obrachunkowym, jest kontem zdefiniowanym na stronie Proces na koniec roku zamówienia zakupu w module Księga główna . Nie jest to konto zdefiniowane na Ustawienia księgowania w księdze w module Zarządzanie projektami i ich księgowanie .
W przypadku organizacji sektora publicznego, które korzystają z rezerwacji w budżecie ogólnym, przejdź do sekcji Finalizowanie rezerwacji budżetu ogólnego (sektor publiczny) i Przenoszenie informacji o rezerwacjach środków w budżecie na nowy rok obrachunkowy (sektor publiczny).
Uwaga
Rezerwacje środków w budżecie są dostępne tylko wtedy, gdy jest włączony klucz konfiguracji Sektor publiczny.
W przypadku częściowo zafakturowanego zamówienia zakupu, tylko kwota niezafakturowana zostanie zamknięta i ponownie otwarta w następnym roku obrachunkowym.
Zamknięcie obciążeń zamówienia zakupu i zamknięcie roku obrotowego są odrębnymi procesami. Obciążenia zamówień zakupu są zwykle zamykane przed zamknięciem roku obrotowego. Dowiedz się więcej o tym, jak zamknąć rok obrachunkowy w artykule Zamknięcie na koniec roku.
Uwaga
(FRA) Francuskie jednostki sektora publicznego również mogą tworzyć lub aktualizować zobowiązania w nowym roku obrachunkowym. Dowiedz się więcej w(FRA) Informacje o zobowiązaniach (sektor publiczny) i (FRA) Przetwarzanie obciążeń i zobowiązań zamówień zakupu na koniec roku (sektor publiczny).
Wymagania wstępne
Przed rozpoczęciem procesu zamówienia zakupu na koniec roku należy skonfigurować następujące wymagania wstępne.
Włączanie kontroli budżetu
Kontrola budżetu często jest włączona, gdy przyszłe zobowiązania wiążące zostały utworzone na poczet zamówienia zakupu. Aby skorzystać z tego procesu, nie musisz włączać kontroli budżetu. Jednak wpisy do rejestru budżetu są tworzone tylko wtedy, gdy włączona jest kontrola budżetu.
Opcja Przetwarzanie i przenoszenie budżetu na koniec roku może być używana tylko wtedy, gdy włączona jest kontrola budżetu. Dowiedz się więcej w artykule Omówienie kontroli budżetu.
Włączanie procesu przyszłych zobowiązań niewiążących
Proces przyszłych zobowiązań wiążących musi być włączony, aby było możliwe rejestrowanie przyszłych zobowiązań wiążących dla zamówienia zakupu w księdze głównej oraz właściwe uruchomienie procesu zakończenia roku dla zamówienia zakupu. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia zamówień zakupu, zobacz temat Tworzenie zamówień zakupu.
Konfigurowanie definicji księgowania
Na stronie Definicje księgowaniaustaw następujące definicje księgowania dla modułu Zakupy:
- Zamówienie zakupu na koniec roku — definicja księgowania umożliwiająca wycofywanie przyszłych zobowiązań wiążących i nieuregulowanych rezerw w budżecie dla zamówienia zakupu w roku obrachunkowym, który się kończy i wygenerowanie wpisów zamknięcia roku w księdze głównej.
- Przyszłe zobowiązanie wiążące zamówień zakupu — definicja księgowania określająca sposób rejestrowania kwot obciążenia w księdze głównej. Ponadto jest używana w nowym roku obrachunkowym do wycofywania wpisów zamknięcia roku i ponownego ustanowienia przyszłych zobowiązań wiążących w księdze głównej.
Dowiedz się więcej w temacie Definicje księgowania.
Przypisanie definicji księgowania do typów księgowania transakcji
Strona Definicje księgowania transakcji służy do przypisywania definicji księgowania do odpowiednich definicji księgowania transakcji. Można również wybrać kryteria, które muszą spełniać transakcje źródłowe w celu użycia określonej definicji księgowania.
Wybierz następujące typy księgowania transakcji w module Zakupy , a następnie wykonaj kroki opisane na stronie Definicje księgowania :
- Zamknięcie roku zamówienia zakupu— umożliwia wybór definicji księgowania, która została utworzona na koniec roku zamówienia zakupu.
- Zamówienie zakupu — wybierz definicję księgowania, która będzie używana dla przyszłych zobowiązań wiążących zamówień zakupu.
Opcje przetwarzania na koniec roku
Zaznacz jedną z następujących opcji przetwarzania na koniec roku, aby zamknąć przyszłe zobowiązanie wiążące zamówień zakupu w roku obrachunkowym, który się kończy i ponownie je aktywować w nowym roku obrachunkowym.
Uwaga
Wybrana opcja przetwarzania na koniec roku jest używana dla przyszłych zobowiązań wiążących dotyczących wszystkich zamówień zakupu. Po wybraniu klucza konfiguracji Sektor publiczny można zastąpić ten wybór i wybrać inną opcję przetwarzania na koniec roku dla określonych środków pieniężnych, które wybiera się na stronie Fundusze.
| Opcja | Kroki zamknięcia i otwarcia dotyczące przyszłych zobowiązań wiążących zamówień zakupu |
|---|---|
| Przetwarzaj i nie przenoś budżetu na następny okres | Kroki zamknięcia:
Kroki otwarcia:
|
| Przetwarzaj i przenieś budżet na następny okres | Uwaga: Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy kontrola budżetu jest włączona. Kroki zamknięcia:
Kroki otwarcia:
|
Przygotuj sie na proces zakończenia roku zamówienia zakupu
Uwaga
Aby można było uruchomić proces zamówienia zakupu na koniec roku, Uwzględnij kwotę przeniesienia na następny okres musi być włączony na karcie Dostępne środki budżetowe w konfiguracji kontroli budżetu.
Aby umożliwić pobieranie zamówień zakupu podczas procesu zamówienia zakupu na koniec roku, muszą być spełnione następujące warunki:
- Zamówienia zakupu mają Potwierdzone lub mają zarezerwowane wartości budżetowe (obciążenie).
- Zamówienie zakupu jest otwarte lub częściowo zapłacone.
- Zadania zatwierdzania zamówienia zakupu są ukończone.
- Nie istnieją robocze faktury dla zamówienia zakupu. Jeśli istnieje wersja robocza faktury, należy ją usunąć lub zaksięgować przed rozpoczęciem procesu na koniec roku.
- Stan zakupu to Zamówienie oczekujące lub Odebrane.
- Ostatnie zdarzenie księgowania dla zamówienia zakupu ma miejsce w roku obrachunkowym wybranym na koniec roku zamówienia zakupu. Na przykład w przypadku wybrania roku 2023 data księgowania ostatniego zdarzenia księgowania musi przypadać na rok 2023. W przeciwnym razie powiązane zamówienie zakupu nie zostanie uwzględnione.
- Zarówno bieżący, jak i następny okres roku obrachunkowego są otwarte.
Wybór zamówień zakupu i uruchomienie procesu zakończenia roku dla zamówienia zakupu
Przejdź do Księga główna> Okresowe>Zamknięcie roku obrachunkowego>Proces zamówienia zakupu na koniec roku.
W dolnym okienku wybierz opcję Pobierz zamówienia zakupu.
W wyświetlonym oknie dialogowym kwerendy zdefiniuj kryteria dla zamówień zakupu, które mają zostać uwzględnione w przetwarzaniu na koniec roku. Kryteria obejmują datę, zakres dat, konto dostawcy, typ zamówienia zakupu, saldo zamówienia zakupu i wymiary finansowe. Po zakończeniu wybierz przycisk OK.
Na stronie Proces na koniec roku zamówienia zakupu w dolnym okienku są wyświetlane wyniki kwerendy. Aby uwzględnić tylko określone zamówienia zakupu z wyników kwerendy w przetwarzaniu na koniec roku, zaznacz pole wyboru Uwzględnij dla każdego z nich. Aby uwzględnić wszystkie zamówienia zakupu z wyników zapytania, wybierz opcję Uwzględnij wszystkie. Aby wyczyścić zaznaczenie wszystkich zamówień zakupu, wybierz opcję Wyklucz wszystkie. Obciążenia dla wybranych zamówień zakupu są wycofywane w kończącym się roku obrachunkowym. Obciążone kwoty będą dostępne w nowym roku obrachunkowym.
Wskazówka
Szczegóły zamówienia zakupu można wyświetlić, wybierając pozycję Wyświetl zamówienie zakupu. Można również kliknąć przycisk Wyświetl dziennik księgi , aby wyświetlić pozycje otwarcia i zamknięcia roku, które są generowane dla poszczególnych zamówień zakupu.
W polu Opcja na koniec roku wybierz sposób przetwarzania obciążeń zamówienia zakupu.
Jeśli zostanie wybrana opcja zakończenia roku Przetwarzaj i przenieś budżet na następny okres, trzeba też wybrać kod budżetu z typem budżetu pierwotnego. Ten kod jest używany dla korekt budżetu, które są tworzone w zamknięciu roku obrachunkowego. Dla wybranego kodu nie musi być wybrany żaden przepływ pracy. W przeciwnym razie przetwarzanie na koniec roku zostanie zatrzymane w celu zatwierdzenia przepływu pracy.
Jeśli zostanie wybrana opcja zakończenia roku Przetwarzaj i przenieś budżet na następny okres, trzeba też wybrać kod budżetu do przeniesienia. Ten kod jest używany dla korekt budżetu, które są tworzone w nowym roku obrachunkowym. Dla wybranego kodu nie musi być wybrany żaden przepływ pracy. W przeciwnym razie przetwarzanie na koniec roku zostanie zatrzymane w celu zatwierdzenia przepływu pracy.
Przejrzyj wartości domyślne w polach Kalendarz i Rok obrachunkowy . Wybrany rok obrachunkowy można zmienić bezpośrednio na tej stronie. Aby jednak zmienić wybrany kalendarz obrachunkowy, należy użyć strony Księga .
Możesz wybrać nazwę kalendarza, aby otworzyć stronę Kalendarze obrachunkowe . W tym miejscu można wyświetlić opis kalendarza obrachunkowego. Można również wyświetlić lata obrachunkowe, które są uwzględnione w kalendarzu obrachunkowym.
Przejrzyj wartości domyślne pól Parametry zamknięcia zamknięcia i wprowadź wymagane zmiany.
- Pole Data księgowania wskazuje ostatni dzień wybranego roku obrachunkowego. Tej wartości nie można zmienić.
- Pole Typ jest zazwyczaj ustawione na wartość Operacje dla okresu, które mogą być używane do rejestrowania transakcji księgowania. Można wybrać opcję Zamykanie, jeśli używasz okresu zamknięcia do oddzielenia wpisów zamknięcia.
- Jeśli wybrano typ Zamykanie, wybierz okres zamknięcia, który ma być używany.
Przejrzyj wartości pól Parametry otwarcia. Tych wartości nie można zmienić.
- Pole Data księgowania wskazuje pierwszy dzień wybranego roku obrachunkowego.
- Pole Okres wskazuje pierwszy okres, który ma typ Działanie w otwierającym roku obrachunkowym. Ten typ okresu służy do rejestrowania transakcji księgowania.
Kliknij opcję Proces, aby uruchomić proces zakończenia roku dla zamówienia zakupu.
Jeśli otrzymasz jakieś komunikaty, wprowadź wymagane poprawki. Następnie ponownie uruchom proces dla zamówień zakupu, których dotyczy problem.
Ważne
Zweryfikuj wpisy do rejestru budżetu, które zostały utworzone w bieżącym i poprzednim roku obrachunkowego w celu zapewnienia dokładności procesu zamknięcia przyszłych zobowiązań wiążących na koniec roku. Można wyświetlić wszystkie Wpisy do rejestru budżetu.