Konfigurowanie weryfikacji uzgadniania faktur w module Rozrachunki z dostawcami

Zanim rozpoczniesz, upewnij się, że wybrano klucz konfiguracji Uzgadnianie faktur. Jeśli firma śledzi wydatki, na przykład koszty frachtu, przy użyciu opłat, upewnij się, że wybrany został klucz konfiguracji Opłaty. Uzgadnianie faktur rozrachunków z dostawcami jest procesem uzgadniania obejmującym informacje z faktury dostawcy, zamówienia zakupu i przyjęć produktów. Różnice między tymi dokumentami są nazywane rozbieżnościami (w uzgadnianiu/wykrytymi podczas uzgadniania). Rozbieżności w uzgadnianiu są porównywane z ustawionymi wartościami tolerancji. Jeśli rozbieżność przekracza wartość procentową lub kwotową, są wyświetlane ikony uzgadniania odchyleń na stronach Faktura od dostawcy i Szczegóły uzgadniania faktur.

Określ, która weryfikacja zgodności z fakturą ma być użyta

Dostępne są cztery różne typy weryfikacji zgodności.

• Dopasowywanie na poziomie linii– Najpopularniejszym typem dopasowania jest dopasowywanie linii. Uzgadnianie faktur może być dwukierunkowe lub trzyelementowe zasady uzgadniania wierszy. Domyślne dopasowywanie poziomu wiersza można określić dla firmy na stronie parametrów Parametr rozrachunków z dostawcami. Uzgadnianie dwuelementowe — porównuje cenę jednostkową faktury z informacjami o cenie jednostkowej na zamówieniu zakupu. Trzykierunkowe dopasowywanie dodatkowo porównuje ilość fakturowaną do dopasowanej ilości w dokumencie przyjęcia produktów.
• Uzgadnianie sum faktur — dopasowuje łączne kwoty na fakturze do łącznych kwot w zamówieniu zakupu. Ten typ uzgadniania faktury zawiera najmniej szczegółów, użyj tej opcji do konfigurowania opcji kontroli maksymalnie skracających czas weryfikacji informacji o uzgadniania faktur. Porównywane są sześć sum, w tym suma częściowa, rabat końcowy, opłaty, podatki, zaokrąglenie i kwota faktury. System sprawdza, czy którakolwiek z tych wartości na fakturze odchyla od kwot oczekiwanych o więcej niż akceptowalne odchylenie.
• Uzgadnianie opłat — dopasowywanie informacji o opłatach (kwot) na fakturze do informacji o opłatach (kwot) w zamówieniu zakupu
• Sumy cen dla uzgadniania pozycji — ten typ uzgadniania jest przydatny w przypadku firm, które zazwyczaj otrzymują wiele faktur dla jednego wiersza zamówienia zakupu. Jeśli zazwyczaj jest pobierana tylko jedna faktura dla wiersza zamówienia zakupu, ten typ zgodności nie jest konieczny. To uzgodnienie wymaga włączenia dwóch lub trzech kierunków współfinansowania i służy jako nieprzekraczającej weryfikacji kwoty netto na podstawie wartości procentowych tolerancji i kwot. Ten typ dopasowania porównuje informacje o cenie netto każdego wiersza na fakturze oraz wszystkich oczekujących i wcześniej zaksięgowanych wierszy faktury z kwotą netto w odpowiednim wierszu zamówienia zakupu. Kwota netto jest określana według następującego wzoru: (cena jednostkowa * ilość wiersza) + opłaty wiersza - rabaty wiersza. Podczas dopasowywania sum cen w procentach wartości zostaną porównane przy użyciu waluty transakcji. Podczas uzgadniania cen całkowitych według kwoty system porównuje wartości w walucie rozliczeniowej.

Konfigurowanie parametrów, aby włączyć sprawdzanie zgodności faktur

1. Wybierz kolejno opcje Rozrachunki z dostawcami > Ustawienia > Parametry modułu rozrachunków z dostawcami.
2. Kliknij kartę Weryfikacja faktury
3. Zaznacz lub wyczyść pole wyboru Włącz sprawdzanie poprawności uzgadniania faktur.
   • Wybierz, czy do zaksięgowania uzgadnianej faktury zawierającej rozbieżności wymagane jest jej wcześniejsze zatwierdzenie. Jeśli zaznaczysz opcję Zezwól z ostrzeżeniem, wizualne wskazanie pojawia się, gdy rozbieżność dla uzgadniania faktur przekroczy tolerancję. Jednak będzie można zaksięgować fakturę. Aby korzystać z przepływów pracy razem ze sprawdzaniem poprawności uzgadniania faktur, upewnij się, że pole Księguj fakturę z rozbieżnościami ma ustawioną wartość Zezwól z ostrzeżeniem, aby uniknąć konieczności wielokrotnego zatwierdzania.
   • W polu Automatycznie aktualizuj stan dopasowania nagłówka faktury wybierz, czy uzgadnianie będzie wykonywane automatycznie podczas wprowadzania danych faktury. Zalecanym ustawieniem jest Tak, chyba że występują problemy z wydajnością wprowadzania danych. Wyłączenie funkcji aktualizacji automatycznych może poprawić wydajność systemu, ponieważ podczas wprowadzania danych będzie pomijane sprawdzanie poprawności uzgadniania faktur,. Jeśli zostanie zaznaczona opcja Nie, pracownik zajmujący się wprowadzaniem danych musi ręcznie zaktualizować stan uzgadniania faktury, aby widzieć wyniki weryfikacji uzgadniania faktury.
4. Ustaw Uzgadnianie sum faktur
5. Zaznacz lub wyczyść pole wyboru Dopasuj sumy faktur, aby dopasować rzeczywiste sumy faktur do oczekiwanych sum.
   • Określ, czy ikona jest wyświetlana, gdy rozbieżność dla uzgadniania faktur przekracza limity tolerancji. Można ustawić wyświetlanie ikony, gdy dodatnia rozbieżność przekracza limity tolerancji lub gdy dodatnia lub ujemna rozbieżność przekracza limity tolerancji.
   • Przykładowo, tolerancja wynosi 5 procent, a łączna kwota faktury dla zamówienia zakupu to 100. W takim wypadku ikona uzgadniania cen zostanie wyświetlona, jeśli łączna kwota faktury na fakturze przekroczy 105,00. Wybranie opcji Jeśli większe lub mniejsze niż dopuszczalna rozbieżność sprawi, że odpowiednia ikona zostanie również wyświetlona w przypadku kwoty faktury mniejszej niż 95,00.
6. W polu Procent tolerancji sum faktury wprowadź akceptowalne odchylenie procentowe. Ta wartość jest wartością domyślną dla firmy. Wartość ta może zostać zastąpiona przez określonych dostawców przy użyciu strony Tolerancje sum faktury. Aby uzyskać informacje dotyczące sposobu zastąpienia wartości procentowej tolerancji sum faktury dla określonego dostawcy, zapoznaj się z sekcją Konfigurowanie tolerancji uzgodnienia sum faktur dla dostawców w dalszej części tego artykułu.
7. Ustaw Uzgadnianie cen i ilości.
8. W polu Zasady uzgadniania wierszy wybierz wartość, która będzie używana jako domyślna zasada dla firmy, z którą pracujesz.

• Niewymagane — Nie ma weryfikacji cen poszczególnych wierszy faktury do ceny zamówienia zakupu ani ilości faktury do ilości dokumentów dostawy.
• Dopasowanie dwukierunkowe- Weryfikacja wierszy faktury jest wymagana, ale tylko zamówienie zakupu i dokumenty faktury dostawcy są zaangażowane w weryfikację. Dokument przyjęcia produktów nie jest brany pod uwagę przy sprawdzaniu poprawności uzgadniania.
• Dopasowanie trójelementowe — cena jednostkowa netto faktury jest porównywana z ceną jednostkową netto zamówienia zakupu, a pasująca ilość dokumentu przyjęcia produktów zostanie porównana z ilością na fakturze.

9. Aby zezwolić na stosowanie różnych poziomów uzgadniania do towaru, dostawcy, kombinacji dostawców i towarów lub wierszy zamówienia zakupu, należy wybrać wartość w polu Zezwalaj na zastępowanie zasad uzgadniania. Zasadę uzgadniania wierszy obowiązującą w firmie można zastąpić dla określonego dostawcy, towaru lub kombinacji dostawcy i towaru na stronie Zasady uzgadniania.
   • Jeśli używasz zasady dwuelementowego uzgadniania lub trzyelementowego uzgadniania wierszy, na stronie Rozbieżności cenowych towarów można skonfigurować wartości procentowe rozbieżności cen dla firmy, towarów i dostawców. Domyślna tolerancja ceny firmy zostanie ustawiona na wartość zero procent dla dwu i trzyelementowego uzgadniania. Gdy faktury dostawców są porównywane z informacjami w zamówieniach zakupu, odpowiednia dozwolona wartość procentowa rozbieżności cen jest wyszukiwana.
10. Aby uzgadniać całkowite ceny dla towarów w wierszach na fakturach, należy wybrać wartość w polu Dopasuj ceny całkowite. Ten typ uzgadniania przydaje się, gdy dostawca wysyła wielu faktur dla tego samego wiersza zamówienia zakupu. Istnieje możliwość porównania informacji o cenie netto każdego wiersza na fakturze oraz wszystkich oczekujących i wcześniej zaksięgowanych wierszy faktury z kwotą netto w odpowiednim wierszu zamówienia zakupu. Dostępne opcje to Brak,Procent,Kwota lub Wartość procentowa i kwota.
11. W polu Procent tolerancji całkowitej ceny zakupu wprowadź wartość procentową odchylenia, która zostanie zaakceptowane. To pole jest dostępne wtedy, gdy w polu Dopasuj ceny całkowite wybrano opcję Procent lub Procent i kwota.
12. W polu Tolerancja sumy ceny zakupu wprowadź kwotę w walucie rozliczeniowej. To pole jest dostępne wtedy, gdy w polu Dopasuj ceny całkowite wybrano opcję Kwota lub Procent i kwota.
13. W polu Wyświetl ikonę dopasowania ceny całkowitej określ, czy ikona jest wyświetlana, gdy rozbieżność dla uzgadniania faktur przekracza limity tolerancji. Ikona może być wyświetlana, gdy dodatnia rozbieżność przekracza limity tolerancji lub gdy dodatnia lub ujemna rozbieżność przekracza limity tolerancji. Przykładowo, tolerancja wynosi 5 procent, a cena całkowita dla wiersza zamówienia zakupu to 10,00. W takim wypadku ikona uzgadniania cen zostanie wyświetlona, jeśli cena całkowita dla wiersza na fakturze przekracza 10,50. Wybranie opcji Jeśli większe lub mniejsze niż dopuszczalna rozbieżność sprawi, że odpowiednia ikona zostanie również wyświetlona w przypadku kwoty wiersza faktury mniejszej niż 9,50.
14. Ustaw Uzgadnianie opłat.
15. Aby uzgadniać rzeczywiste opłaty z opłatami oczekiwanymi zgodnie z informacjami zawartymi w zamówieniu zakupu, zaznacz pole wyboru Dopasuj opłaty.

Konfigurowanie dozwolonych wartości procentowych tolerancji ceny jednostkowej

Przejdź do Ustawienia rozrachunków z dostawcami > Ustawianie > Ustawienia uzgadniania faktur > Rozbieżności cenowe w celu zdefiniowania dozwolonych wartości procentowych tolerancji cen. Jeśli używasz zasady dwuelementowego uzgadniania lub trzyelementowego uzgadniania wierszy, na stronie rozbieżności cenowych towarów można skonfigurować wartości procentowe rozbieżności cen dla firmy, towarów i dostawców. Gdy faktury dostawców są porównywane z informacjami w zamówieniach zakupu, odpowiednia dozwolona wartość procentowa rozbieżności cen jest wyszukiwana. Poniżej podano domyślną kolejność wyszukiwania:

• Tabela/tabela
• Tabela/Grupa
• Tabela/Wszystkie
• Grupa/Tabela
• Grupa/Grupa
• Grupy/Wszystkie
• Wszystkie/Tabela
• Wszystkie/Grupa
• Wszystkie/Wszystkie

Domyślna rozbieżność cen w firmie ma wartość 0 procent i jest stosowana do wszystkich towarów i wszystkich kont (Wszystkie, Wszystkie). Nie można usunąć rekordu dla domyślnej rozbieżności cen w firmie.

Domyślnie w systemie są dozwolone ujemne wartości rozbieżności cen. Jednakże nie można wprowadzić liczby ujemnej jako wartości procentowej dla rozbieżności cen. Aby śledzić wartości procentowe tolerancji cen, należy wybrać opcję Jeśli większe lub mniejsze niż dopuszczalna rozbieżność w polu Wyświetl ikonę uzgadniania opłat na stronie Parametry modułu rozrachunków z dostawcami. Następnie wprowadź wartości procentowe rozbieżności cen na stronie Rozbieżności cenowe.

Skonfiguruj na zastępowanie zasad uzgadniania

Przejdź do Ustawień rozrachunków z dostawcami >Ustawienia > Ustawienia uzgadniania faktur > Zasady uzgadniania, aby zdefiniować domyślny wpis dla pól zasad uzgadniania dla wierszy na stronie zamówienia zakupu. To jest opcjonalna konfiguracja. Użyj tej strony, aby skonfigurować dopasowanie dwukierunkowe lub trzykierunkowe dla towarów, dostawców lub kombinacji pozycji i dostawców. Te wpisy umożliwiają zdefiniowanie bardziej szczegółowych zasad niż zasady uzgadniania firmy zdefiniowane na stronie parametry Rozrachunki z dostawcami. Domyślne zasady dopasowywania wierszy firmy są stosowane do wszystkich towarów i dostawców, z wyjątkiem tych, dla których na tej stronie określono różne zasady dotyczące zgodności wierszy.

Na tej stronie wybierz Poziom zasad dopasowywania. Wybierz poziom w dopasowanej hierarchii zasad, aby ustawić zasady uzgadniania wierszy. Dostępne poziomy zasad uzgadniania to:

• Towar i dostawca — określone pozycje, które są kupowane od określonych dostawców.
• Pozycja — określone pozycje, które są kupowane od dowolnego dostawcy, z wyjątkiem tych, które są określone na poziomie towaru i dostawcy.
• Dostawca — wszystkie towary, które są kupowane od określonych dostawców, z wyjątkiem tych, które są określone na poziomie towaru i dostawcy oraz towaru.

Następująca hierarchia jest używana do określenia stosowanej zasady dopasowywania:

• Pozycja i dostawca
• Element
• Dostawca
• Firma

Skonfiguruj dozwolonych rozbieżności uzgadniania sum faktur dla dostawców

Przejdź do Ustawienia rozrachunków z dostawcami >Ustawienia > Ustawienia uzgadniania faktur >Tolerancje sum faktur są przeznaczone do określania tolerancji specyficznych dla dostawcy dla uzgadniania sum faktur. W obliczeniu dopasowywania jest używana wartość procentowa tolerancji sumy faktury z konta dostawcy określonego jako konto zamówienia na fakturze od dostawcy. Jeśli dla konta dostawcy nie określono procentu tolerancji dla sum faktury, używana jest wartość procentowa tolerancji sumy faktury określona dla firmy na stronie Parametry rozrachunków z dostawcami.

1. Aby określić tolerancje dla poszczególnych dostawców, które zastępują domyślną tolerancję, wybierz Konto dostawcy.
2. Wprowadź procent odchylenia, który akceptujesz dla tego dostawcy.