Omówienie pracy z przepływami procesów biznesowych
Ten temat dotyczy platformy Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Jeśli jesteś użytkownikiem online, zobacz Omówienie przepływów procesów biznesowych w dokumentach Power Automate.
Tworząc przepływ procesu biznesowego możesz pomóc w zagwarantowaniu, że ludzie będą konsekwentnie wprowadzali dane i wykonywali te same kroki za każdym razem, gdy pracują z klientem. Na przykład można utworzyć przepływ procesu biznesowego, aby wszyscy obsługujący żądania obsługi klienta postępowali w taki sam sposób lub wymagali od ludzi do uzyskania zatwierdzenia faktury przed złożeniem zamówienia. Przepływy procesów biznesowych używają tej samej podstawowej technologii jak inne procesy, ale możliwości, jakie one zapewniają bardzo różnią się od innych funkcji używających procesów. Aby dowiedzieć się, jak tworzyć i edytować przepływ procesów biznesowych, zobacz Utwórz przepływ procesów biznesowych.
Obejrzyj krótki film (4:49) o przepływach procesów biznesowych.
Po co używa się przepływów procesów biznesowych?
Przepływy procesów biznesowych dostarczają wskazówek użytkownikom, aby mogli oni wykonywać swoją pracę. Zapewniają one usprawnione użytkowanie, które przeprowadza użytkowników poprzez procesy, jakie dla interakcji zdefiniowała organizacja, które trzeba będzie kontynuować do pewnego rodzaju zakończenia. To środowisko użytkownika może być dostosowywane, dzięki czemu osoby o różnych rolach zabezpieczeń otrzymają środowisko najlepiej odpowiadające wykonywanej przez nich pracy.
Przepływy procesów biznesowych służą do definiowania zestawu kroków, jakie użytkownicy powinni wykonać, aby osiągnąć pożądane rezultaty. Kroki te stanowią wskaźnik wizualny, który mówi ludziom, w którym miejscu w procesie biznesowym się znajdują. Przepływy procesów biznesowych zmniejszają konieczność przeprowadzania szkolenia, ponieważ nowi użytkownicy nie muszą się zastanawiać, której encji powinni użyć. Mogą zdać się na proces. Przepływy procesów biznesowych można skonfigurować do obsługi wspólnych metodologii sprzedaży, które mogą pomóc Twoim grupom sprzedaży osiągnąć lepsze wyniki. W przypadku grup usługi przepływy procesów biznesowych mogą pomóc nowym pracownikom szybciej dostosować się do normalnego tempa pracy i uniknąć błędów, które mogą spowodować niezadowolenie u klientów.
Co mogą robić przepływy procesów biznesowych?
Definicja przepływu procesów biznesowych jest przedstawiana jako encja niestandardowa a wystąpienie procesu jest przechowywane w postaci rekordu w tej encji. Każdy rekord jest skojarzony z rekordem danych (np. klient, kontakt, potencjalny klient lub szansa sprzedaży) oraz w przypadku procesów wspólnych dla encji, z rekordem danych dla każdej encji uczestniczącej.
Za pomocą przepływów procesów biznesowych definiuje się zestaw etapów i kroków, które są następnie wyświetlane w formancie w górnej części formularza.
Każdy etap zawiera grupy kroków. Każdy krok reprezentuje pole, w którym można wprowadzać dane. Użytkownicy przechodzą do następnego etapu za pomocą przycisku Następny etap. Możesz wprowadzić krok, który wymaga od użytkowników, aby wprowadzili dane dla odpowiednich pól, zanim będą mogą przystąpić do kolejnego etapu. Często nazywa się to ,,bramkowanie etapu".
Przepływy procesów biznesowych wydają się być stosunkowo proste w porównaniu do innych rodzajów procesów, ponieważ nie zapewniają żadnej warunkowej logiki biznesowej ani automatyzacji poza uproszczonym środowiskiem do wprowadzania danych i kontrolowaniem przejść do etapów. Jednakże, w przypadku łączenia ich z innymi procesami i dostosowaniami mogą one być istotne dla oszczędności czasu, obniżania kosztów szkolenia i poprawić poznawanie programu przez użytkowników.
Istnieje wiele dostępnych gotowych do użycia przepływów procesów biznesowych. Więcej informacji: Dodawanie gotowych do użycia przepływów biznesowych.
Przepływy procesów biznesowych zintegrowane z innymi dostosowaniami
Gdy Ty lub Twój użytkownik wprowadzacie dane przy użyciu przepływów procesów biznesowych, zmiany danych są również stosowane do pól formularza tak, aby wszelkie automatyczne procesy dostarczone przez reguły biznesowe lub skrypty formularzy mogły być niezwłocznie stosowane. Można dodawać kroki, które ustawiają wartości dla pól nieobecnych w formularzu i pola te zostaną dodane do Modelu obiektu interfejsu API używanego dla skryptów formularzy. Wszystkie przepływy pracy, które są inicjowane przez zmiany pól zawartych w przepływie procesów biznesowych zostaną zastosowane po zapisaniu danych w formularzu. Jeśli zastosowano automatyzację w ramach przepływu pracy w czasie rzeczywistym, zmiany zostaną natychmiast wyświetlone użytkownikowi po odświeżeniu danych w formularzu, po zapisaniu rekordu.
Chociaż sterowanie przepływem procesów biznesowych w formularzu nie zapewnia żadnego bezpośredniego programowania po stronie klienta, zmiany zastosowane przez reguły biznesowe lub skrypty formularzy są automatycznie stosowane do formantów przepływu procesów biznesowych. Jeśli ukryjesz pole w formularzu, to pole również zostanie ukryte w formancie przepływu procesów biznesowych. Jeśli ustawisz wartość przy użyciu reguł biznesowych lub skryptów formularzy, ta wartość zostanie ustawiona w ramach przepływu procesów biznesowych.
Współbieżne przepływy procesów
Równoczesne przepływy procesów biznesowych pozwalają konfiguratorom konfigurować wiele procesów biznesowych i kojarzyć je z tym samym rekordem początkowym. Użytkownicy mogą przełączać się między równocześnie działającymi procesami biznesowymi, i wznawiać pracę na etapie procesu, na którym się one znajdowały.
Przepływy procesów biznesowych systemu
Program zawiera następujące przepływy procesów biznesowych. Aby zrozumieć, jak działają przepływy procesów biznesowych, przejrzyj te przepływy procesów biznesowych systemu:
Proces Od potencjalnego klienta do szansy sprzedaży
Proces Szansa sprzedaży
Proces Od telefonu do sprawy
Encje wielokrotne w przepływach procesów biznesowych
Można użyć przepływu procesów biznesowych dla pojedynczej encji lub objąć nim wiele encji. Na przykład można mieć proces, który rozpoczyna się od szansy sprzedaży, a następnie przechodzi do oferty, zamówienia i faktury, zanim ostatecznie nastąpi zamknięcie szansy sprzedaży.
Możesz zaprojektować przepływy procesów biznesowych, które wiążą ze sobą rekordy dla maksymalnie pięciu różnych encji w pojedynczym procesie tak, że osoby korzystające z aplikacji mogą skupić się na przepływie swojego procesu, zamiast na tym, na której encji pracują. Mogą oni łatwiej przechodzić między rekordami encji pokrewnych.
Dla jednej encji dostępnych jest wiele przepływów procesów biznesowych.
Nie każdy użytkownik w organizacji może stosować ten sam procesu i różne warunki mogą wymagać zastosowania innego procesu. Na jedną encję może przypadać maksymalnie 10 aktywnych przepływów procesów biznesowych, aby zapewnić właściwe procesy w różnych sytuacjach.
Kontrolowanie, który przepływ procesów biznesowych zostanie zastosowany
Przepływy procesów biznesowych można skojarzyć z rolami zabezpieczeń tak, aby tylko osoby z tymi rolami zabezpieczeń mogły je wyświetlać lub ich używać. Można również ustawić kolejność przepływów procesów biznesowych tak, że można będzie kontrolować, które przepływ procesów biznesowych zostaną ustawione domyślnie. Aby ustawić kolejność przepływ procesów biznesowych, otwórz przepływ procesów biznesowych w projektancie, a następnie wybierz Określanie kolejności przepływu procesów na pasku poleceń. Wybierz strzałki w górę lub w dół, aby ustawić przepływy procesów biznesowych w wybranej kolejności.
W przypadku utworzenia nowego rekordu encji, lista dostępnych definicji aktywnych procesów biznesowych jest filtrowana na podstawie roli zabezpieczeń użytkownika. Pierwsza aktywowana definicja procesów biznesowych dla roli zabezpieczeń użytkownika zgodnie z listą zamówienia procesu jest tą stosowaną domyślnie. Jeśli dostępna jest więcej niż jedna definicja aktywnych procesów biznesowych, użytkownicy mogą załadować inną z okna dialogowego Przełącz proces. W każdym przypadku przełączania procesów, ten aktualnie renderowany przechodzi w tło, i jest zastępowany przez wybrany, ale zachowuje jego stan i może zostać ponownie przełączony. Każdy rekord może mieć wiele skojarzonych wystąpień procesu (po jednym na definicję przepływu procesów biznesowych, maksymalnie 10). Podczas ładowania formularza renderowany jest tylko jednej przepływ procesów biznesowych. Gdy dowolny użytkownik stosuje inny proces, ten proces może być tylko załadować domyślnie dla określonego użytkownika.
Aby upewnić się, że proces biznesowy jest domyślnie ładowany dla wszystkich użytkowników (zachowanie będące odpowiednikiem "przypinania" procesu) niestandardowy skrypt interfejsu API klienta (zasób sieci Web) można dodać podczas ładowania formularza, który specjalnie ładuje wystąpienie istniejącego procesów biznesowych w oparciu o identyfikator definicji procesów biznesowych
Uprawnienia przepływu procesów biznesowych
Każda definicja przepływu procesów biznesowych jaka jest przedstawiana jako encja niestandardowa ma własny zestaw uprawnień, które można edytować w roli zabezpieczeń, tak jak inne encje systemu lub encje niestandardowe. Można określić uprawnienia na karcie Przepływy procesów biznesowych dla roli zabezpieczeń.
Użytkownik może przypisać następujące uprawnienia w przepływie procesów biznesowych:
- Tworzenie: Umożliwia utworzenie wystąpienia przepływu procesów biznesowych, co jest wykonywane w tym samym czasie, co tworzenie nowego rekordu.
- Przeczytaj: Umożliwia wyświetlanie przepływu procesów biznesowych na utworzonym rekordzie.
- Zapis: Umożliwia aktualizację przepływu procesów biznesowych. Na przykład zmiana stanu i nawigacji.
- Usuwanie: Umożliwia usuwanie wystąpienia, np. podczas usuwania rekordu.
- Dołączanie: Umożliwia nawigację między encjami i wychodzenie z encji. Na przykład encja Potencjalny klient w przepływie procesu biznesowego Proces Od potencjalnego klienta do szansy sprzedaży.
- Dołączanie do: Umożliwia nawigację między encjami i przechodzenie do encji. Na przykład encja Szansa sprzedaży w przepływie procesu biznesowego Proces Od potencjalnego klienta do szansy sprzedaży.
Uwaga
Domyślnie role zabezpieczeń Administrator systemu i Konfigurator systemu mają dostęp do wszystkich przepływów procesów biznesowych.
Rozważania dotyczące przepływu procesów biznesowych
Przepływy procesów biznesowych można zdefiniować tylko dla tych encji, które je obsługują. Należy również zdawać sobie sprawę z ograniczeń liczby procesów, etapów i kroków, które można dodać.
Przepływy procesów biznesowych, które wywołują przepływ pracy
Można teraz wywołać przepływy pracy na żądanie z przepływu procesu biznesowego. Możesz to skonfigurować w nowym Projektancie przepływu procesów biznesowych, przeciągając składnik przepływu pracy do etapu procesu lub do sekcji Globalne przepływy pracy. Aby uzyskać więcej informacji na temat korzystania z przepływów pracy w przepływach procesów biznesowych, zobacz Blog: Automatyzacja przepływu procesów biznesowych w Dynamics 365 for Customer Engagement.
Jeśli dołączysz przepływ pracy, który ma wyzwalać zakończenie etapu dla etapu w przepływie procesów biznesowych, a etap ten jest ostatnim etapem w przepływie, projektant zapewnia wrażenie, że przepływ pracy zostanie wyzwolony po zakończeniu etapu. Jednak przepływ pracy nie zostanie wyzwolony, ponieważ nie odbywa się przejście etapu. Nie otrzymasz ostrzeżenia ani błędu, co uniemożliwiłoby dołączenie przepływu pracy do etapu. Gdy użytkownik wejdzie w interakcję z przepływem procesów biznesowych, zakończenie lub porzucenie procesu nie powoduje przejścia etapu, a w związku z tym przepływ pracy nie jest wyzwalany. Rozważ następujące przykłady:
Tworzysz przepływ procesów biznesowych z dwoma etapami, S1 łączy się z S2, z przepływem pracy na etapie S2 i ustawiasz wyzwalacz na Zakończenie etapu.
Tworzysz przepływ procesów biznesowych z trzema etapami, S1 łączy się z S2, a następnie S2 łączy się z S3. Dodajesz przepływ pracy na S2 i ustawiasz wyzwalacz na Zakończenie etapu.
W żadnym z tych przypadków przepływ pracy nie zostanie wyzwolony. Aby obejść ten problem, można dodać Globalny przepływ pracy i dodać przepływ pracy, który ma go wyzwalać, tak, aby przepływ pracy był wyzwalany dla procesu biznesowego, a nie dla etapu procesu. Możesz ustawić wyzwalanie Globalnego przepływu pracy na Proces porzucony lub Proces zakończony, aby spowodować wyzwolenie przepływu pracy, gdy użytkownik porzuci lub zakończy proces biznesowy.
Encje, które mogą używać przepływów procesów biznesowych
Tylko jednostki, które używają zaktualizowanych formularzy mogą używać przepływów procesów biznesowych. Dotyczy to encji niestandardowych i następujących encji systemowych:
Klient
Termin
Kampania
Działanie w ramach kampanii
Odpowiedź na kampanię
Konkurent
Kontakt biznesowy
Poczta e-mail
Uprawnienie
Faks
Sprawa
Faktura
Potencjalny klient
List
Lista marketingowa
Szansa sprzedaży
Rozmowa telefoniczna
Produkt
Pozycja cennika
Oferta
Termin cykliczny
Materiały sprzedażowe
Działanie społecznościowe
Pozycja
Użytkownik
Zadanie
Zespół
Aby włączyć encję niestandardową dla przepływów procesów biznesowych, w definicji encji zaznacz pole wyboru Przepływy procesów biznesowych (pola zostaną utworzone). Należy zauważyć, że nie można cofnąć tej akcji.
Uwaga
Jeśli przejdziesz do etapu przepływu procesów biznesowych, który zawiera encję Social Activity i wybierzesz przycisk Następny etap, zobaczysz opcję Utwórz. Po wybraniu Utwórz, zostanie załadowany formularz Działanie społecznościowe. Jednakże ponieważ Social Activity nie jest prawidłowa dla Create z interfejsu użytkownika aplikacji, nie będzie można zapisać formularza i pojawi się komunikat o błędzie: "Nieoczekiwany błąd".
Maksymalna liczba procesów, etapów i kroków
W celu zapewnienia akceptowanej wydajności i użyteczności interfejsu użytkownika, istnieją pewne ograniczenia, z których należy zdawać sobie sprawę, gdy planuje się używać przepływów procesów biznesowych.
Na jedną encje może maksymalnie przypadać 10 aktywowanych przepływów procesów biznesowych.
Każdy proces może zawierać nie więcej niż 30 etapów.
Procesy o encjach wielokrotnych mogą zawierać nie więcej niż pięć encji.
Wsparcie techniczne dla dostosowywania encji przepływów procesów biznesowych
Encje przepływu procesów biznesowych mogą być widoczne w systemie, dzięki czemu dane rekordu encji mogą być udostępniane w siatkach, widokach, wykresach i pulpitach nawigacyjnych.
Użyj rekordów encji przepływu procesów biznesowych z siatkami, widokami, wykresami i pulpitami nawigacyjnymi
Dzięki przepływom procesów biznesowych dostępnych jako encja, można teraz użyć wyszukiwania zaawansowanego, widoków, wykresów i pulpitów nawigacyjnych pochodzących od danych przepływu procesów biznesowych dla danej encji, takiej jak potencjalny klient lub szansa sprzedaży. Administratorzy systemu i konfiguratorzy mogą tworzyć dla przepływów procesów biznesowych niestandardowe siatki, widoki, wykresy i pulpity nawigacyjne podobne do tych utworzonych przy użyciu dowolnej innej encji.
Przepływy procesów biznesowych, takie jak Proces Od potencjalnego klienta do szansy sprzedaży, są wyświetlane jako konfigurowalna encja w Eksploratorze rozwiązań.
Aby uzyskać domyślny dostęp do widoku przepływu procesu biznesowego, otwórz eksplorator rozwiązań, rozwiń Encje> rozwiń wybrany proces, taki jak Proces Od potencjalnego klienta do szansy sprzedaży, wybierz Widoki, a następnie wybierz wybrany widok.
Jest dostępnych kilka widoków domyślnych, które można wyświetlać w formie wykresu, takich jak widok Aktywny proces Szansa sprzedaży.
Ograniczenia dotyczące używania encji przepływu procesów biznesowych
Obecnie nie można tworzyć niestandardowych formularzy dla encji w oparciu o przepływ procesów biznesowych.
Zobacz także
Obejrzyj krótki film (4:49) o przepływach procesów biznesowych
Dodawanie gotowych procesów biznesowych
Utwórz przepływ procesów biznesowych
Rozszerzanie przepływów procesów biznesowych poprzez zastosowanie rozgałęzień
Oficjalny dokument: łączanie procesów za pomocą aplikacji Dynamics 365 for Customer Engagement
Tworzenie niestandardowej logiki biznesowej dzięki procesom
procesów przepływu pracy
Omówienie akcji