Konfigurowanie reguł w celu automatycznego tworzenia lub aktualizowania rekordów w aplikacji w starszej wersji

Artykuł
06/21/2024

Napiwek

Jeśli chcesz wypróbować Dynamics 365 Customer Service za darmo, możesz zarejestrować się na 30-dniową wersję próbną.

Każda organizacja ma wiele aplikacji służących do przechwytywania interakcji z klientami. Zdolność kierowania danych zewnętrznych do rekordów Microsoft Dataverse może znacznie poprawić efektywność zespołów odpowiedzialnych za sprzedaż, marketing i obsługę, i podnieść jakość danych. Teraz możesz kierować te dane z różnych aplikacji i zewnętrznych źródeł do Dataverse przy pomocy reguł tworzenia i aktualizowania rekordów.

Przy użyciu reguł tworzenia i aktualizowania rekordów w Dynamics 365 Customer Service, możesz automatycznie tworzyć lub aktualizować system lub niestandardowe rekordy z przychodzących działań , takich jak poczta elektroniczna, działania w serwisach społecznościowych lub działania niestandardowe, bez pisania jakiegokolwiek kodu. Aby uzyskać informacje na temat obsługiwanych działań i encji, przejdź do Działania i encje obsługiwane przez reguły automatycznego tworzenia lub aktualizowania rekordów. Można również skonfigurować regułę, aby przekonwertować aktywność przychodzącą na wiele rekordów. Na przykład możesz utworzyć sprawę i potencjalnego klienta z jednego działania w serwisie społecznościowym.

Reguła tworzenia i aktualizowania rekordów składa się z elementów reguły, które określają warunki tworzenia lub aktualizowania rekordów i definiuje również, jakie czynności lub kroki należy podjąć w związku z nowo utworzonymi rekordami. Reguła zawiera także właściwości kanału, które są używane do definiowania warunków dla reguł, a także określania właściwości tworzonego lub aktualizowanego rekordu.

Aby włączyć regułę służącą do aktualizowania rekordów, należy do niej dodać krok Aktualizacja. Tylko obiekt wybrany w kroku Aktualizacja jest aktualizowany w oparciu o ustawione właściwości.

Przechwytywanie danych ze źródeł zewnętrznych

Można również przechwycić bardziej wartościowe informacje o kliencie dostarczane przez zewnętrzną aplikację w postaci JSON (zbiór par nazwa-wartość) i wykorzystać je do podniesienia jakości rekordów docelowych oraz ustawienia różnych warunków w regułach tworzenia i aktualizacji rekordów.

Każde domyślne działanie standardowe lub działanie niestandardowe posiada atrybut Parametry dodatkowe. Atrybut ten przechowuje ładunek JSON odebrany z aplikacji zewnętrznej.

Aby przechwycić te informacje w Dataverse, możesz zdefiniować właściwości kanału i powiązać je z określoną regułą lub udostępnić je w wielu regułach o tym samym typie źródła. Na przykład wraz z wpisami społecznościowymi możesz przechwytywać ważne informacje na temat wpisów, takie jak ich wartość emocjonalna. Wartość emocjonalna to właściwość działania w serwisie społecznościowym, więc możesz użyć tej właściwości dla dowolnej reguły tworzenia i aktualizowania rekordu typu Działanie społecznościowe.

Oto odpowiedni format, w jakim Dataverse powinien otrzymać ładunek JSON (dane odbierane jako para nazwa-wartość w formacie JSON) z aplikacji zewnętrznej:

{“PropertyName1”:”Propertyvalue1”; “PropertyName2”:”Propertyvalue2”}

Uwaga

Konfiguracja sporządzona we właściwościach kanału jest prawidłowa jedynie wówczas, gdy te pary nazwa-wartość istnieją w ładunku JSON. Powinieneś używać wyłącznie parametrów otrzymanych z aplikacji zewnętrznej w warunkach element reguły oraz jako właściwości rekordu.

Aktywowanie i dezaktywowanie reguły

W przypadku wszelkich reguł tworzenia i aktualizowania rekordów, aby miały one zastosowanie do pasującego działania przychodzącego, po dodaniu elementów reguły, należy tę regułę aktywować.

Po aktywowaniu reguły tworzenia i aktualizowania rekordu automatycznie tworzony jest również odpowiadający jej przepływ pracy. Możesz użyć właściwości kanału, aby zdefiniować warunki przepływu pracy oraz operatory mapowania wartości atrybutów encji docelowej. W przypadku scenariuszy złożonych możesz konfigurować podrzędne przepływy pracy.

Więcej informacji: Konfigurowanie kroków przepływu pracy

W jaki sposób reguły tworzenia i aktualizacji rekordów współpracują z kolejkami?

W regule tworzenia i aktualizacji rekordu, po określeniu kolejki dla typu źródła, czynność przychodząca z tego źródła jest dodawana jako element kolejki dla tej kolejki. Oznacza to, iż jeśli aktywna jest reguła dla konkretnej kombinacji źródło działania i kolejka, reguła sprawia, że działanie przychodzące na tej kolejce tworzy lub aktualizuje rekordy.

Dla typu źródła, jakim jest wiadomość e-mail, określenie kolejki jest obowiązkowe. Dla wszystkich innych typów źródła, w tym działań niestandardowych, jest to opcja.

Uwaga

Po zastosowaniu reguły automatycznego tworzenia rekordów (ARC) dla elementu kolejki wiadomości e-mail, nastąpi jego dezaktywacja.

Reguły w rozwiązaniach

Reguły tworzenia i aktualizowania rekordów mogą być spakowane jako część rozwiązania Dataverse. Konfiguratorzy i deweloperzy dystrybuują rozwiązania, aby organizacje mogły korzystać z Dataverse do instalowania lub odinstalowywania funkcji biznesowych zdefiniowanych w rozwiązaniu.

Stosując reguły w rozwiązaniach należy pamiętać o następujących kwestiach:

Nowa reguła utworzona w Dynamics CRM Online 2015 Update 1 lub w nowszej wersji nie może być eksportowana do wcześniejszej wersji.
Reguły uaktualnione i edytowane w Dynamics CRM Online 2015 Update 1 lub w nowszej wersji nie mogą być eksportowane z powrotem do wcześniejszej wersji.

Wymagania wstępne

Przed użyciem reguł automatycznego tworzenia rekordów, upewnij się, że Twoja aplikacja zewnętrzna/system social engagement jest już zintegrowana z wystąpieniem Dataverse.

Jeśli Twoje wystąpienie spełnia te wymagania wstępne, wszystko, co musisz zrobić, to ustawić reguły w Dataverse, które automatycznie utworzą lub zaktualizują przypadek pomocy technicznej, potencjalnego klienta, szansy sprzedaży, termin, zadanie i inne z działań przychodzących.

Konfigurowanie reguły w celu automatycznego tworzenia lub aktualizowania rekordów w aplikacji w starszej wersji

Upewnij się, że przypisano Cię do roli menedżera działu obsługi klienta, działu sprzedaży lub marketingu lub posiadasz równoważne uprawnienia.

Sprawdzanie swojej roli zabezpieczeń
- Wykonaj kroki opisane w sekcji Wyświetlanie swojego profilu użytkownika.
- Nie masz odpowiednich uprawnień? Skontaktuj się z administratorem systemu.
Przejdź do opcji Ustawienia>Zarządzanie usługami
Wybierz Reguły automatycznego tworzenia i aktualizowania rekordów.
Aby utworzyć regułę tworzenia i aktualizacji rekordu, wybierz Nowa.

— LUB —

Aby edytować istniejącą regułę, na liście reguł wybierz i otwórz regułę, którą chcesz edytować.
Wpisz lub zmień informacje w polach.

Przesuń kursor nad etykiety pól, aby zobaczyć, co należy wprowadzić:
- Nazwa. Wpisz nazwę reguły.
- Typ źródła. Z listy rozwijanej wybierz działanie, które stanowi źródło rekordu.
- Kolejka. Wybierz kolejkę, której dotyczy reguła. Działanie przychodzące pojawia się w kolejce, a następnie prawidłowa regułą i element reguły są stosowane podczas tworzenia lub aktualizowania rekordów.
  
  Oto kilka kwestii do rozważenia:
  - Dla wszystkich działań i działań niestandardowych, z wyjątkiem wiadomości e-mail, określanie kolejki jest opcjonalne. Dla wszystkich takich działań możesz mieć w danym momencie tylko jedną regułę ze skojarzoną kolejką i jedną regułę bez skojarzonej kolejki. Na przykład dla typu źródła Działanie społecznościowe, możesz mieć dwie aktywne reguły, jedną z określoną kolejką i jedną bez kolejki.
  - Jeśli wybrałeś wiadomość e-mail jako typ źródła dla tej reguły, nie możesz aktywować reguły o ile nie wybierzesz kolejki.
  Uwaga
  
  Dla danej kolejki można skojarzyć tylko jedną regułę z jednym typem źródła. Na przykład: Jeśli tworzysz regułę konwersji wiadomości e-mail na sprawę, upewnij się, że określiłeś adres e-mail dla tej kolejki. W przeciwnym wypadku automatyczne tworzenie rekordu dla wiadomości e-mail nie będzie działać. Więcej informacji: Tworzenie lub zmienianie kolejki
Wybierz pozycję Zapisz.

Skonfiguruj właściwości kanału

Pod Właściwości kanału, w polu Dodatkowe właściwości, wybierz grupę właściwości kanału.

Uwaga

Po wybraniu grupy właściwości dla reguły tworzenia i aktualizacji rekordu, możesz używać elementów właściwości grupy właściwości kanału w warunkach elementu reguły lub podczas określania właściwości rekordu docelowego. Po uaktywnieniu reguły nie możesz usuwać ani zmieniać grupy wybranej właściwości. Inną grupę właściwości możesz wybrać dopiero po usunięciu wspomnianych elementów właściwości poprzedniej grupy właściwości z elementów reguły. Przy próbie wybrania nowej grupy właściwości bez usunięcia odwołań właściwości poprzedniej grupy właściwości pojawi się błąd.

Aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu grup właściwości kanału i dodawaniu do nich właściwości, zobacz Skonfiguruj właściwości kanału w dalszej części tego tematu.

Ustaw warunki wiadomości e-mail

Jeśli typ źródła dla reguły ustawiono jako E-mail, określ warunki konwertowania wiadomości e-mail na rekord docelowy.

Utwórz rekordy dla wiadomości e-mail od nieznanych nadawców. Jeśli wybierzesz to pole wyboru, wszystkie wiadomości e-mail od nieznanych nadawców (nadawca, którego adres e-mail nie jest obecny w żadnym rekordzie) są konwertowane na nowe rekordy (na określonych przez Ciebie warunkach). Tworzony jest także rekord kontaktu dla tego nieznanego nadawcy.

Uwaga

Dataverse określa, jaki rekord należy utworzyć na podstawie encji wybranej w kroku Utwórz rekord pod Akcje.

Jeśli ta opcja nie zostanie zaznaczona, rekordy są tworzone tylko dla wiadomości e-mail, które mają kontakt lub konto jako nadawców.

Ta opcja, w połączeniu z opcją Automatyczne tworzenie rekordów w programie Dynamics 365 Customer Engagement w opcjach osobistych właściciela reguły, określa, czy jest tworzony rekord sprawy i kontaktu (zobacz Ustawianie opcji osobistych).
Tworzenie sprawy, jeśli istnieją prawidłowe uprawnienia dla klienta. Jeśli zaznaczysz to pole wyboru, program utworzy sprawę, tylko jeśli dla danego klienta istnieje aktywne uprawnienie.

Jeżeli nadawcą wiadomości e-mail jest kontakt z kontem nadrzędnym, program tworzy rekord, jeśli konto nadrzędne kontaktu ma ważne uprawnienia, a kontakt jest wymieniony w sekcji Kontakty uprawnienia, lub jeśli sekcja Kontakty jest pusta (co oznacza, że uprawnienie stosuje się do wszystkich kontaktów dla klienta).
Tworzenie spraw dla działań skojarzonych z rozwiązaną sprawą. Jeśli zaznaczysz to pole wyboru, program utworzy sprawę, jeśli adres e-mail jest powiązany z rozwiązaną sprawą. Jeśli wiadomość e-mail jest powiązana z aktywną sprawą, nie będzie można utworzyć nowej sprawy. Jednak jeśli wiadomość e-mail jest powiązana z anulowaną sprawą, zostanie utworzona nowa sprawa.
Tworzenie sprawy, jeśli sprawa skojarzona z działaniem jest rozwiązana od. Jeśli wybierzesz pole wyboru Tworzenie spraw dla działań skojarzonych z rozwiązaną sprawą, wybierz w tym miejscu czas trwania. Program utworzy sprawę, tylko wtedy, gdy sprawa zostanie rozwiązana wcześniej niż upłynie wyznaczony czas trwania. Jeśli przychodząca wiadomość e-mail jest powiązana ze sprawą rozwiązaną później niż określony czas trwania, program skojarzy jedynie przychodzącą wiadomość e-mail z istniejącą rozwiązaną sprawą, nowa sprawa nie zostanie utworzona. Rozwiązana sprawa nie zostanie automatycznie ponownie otwarta, gdy zostanie z nią powiązana wiadomość przychodząca. Można jednak skonfigurować przepływy za pomocą Power Automate, aby ponownie otworzyć rozwiązaną sprawę, gdy przychodząca wiadomość e-mail jest powiązana z rozwiązaną sprawą.
Po utworzeniu rekordu wyślij do klienta automatyczną wiadomość e-mail z odpowiedzią. Zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz automatycznie wysyłać odpowiedzi na wiadomość e-mail do nadawcy wiadomości e-mail po utworzeniu rekordu docelowego dla wiadomości e-mail.
Wybierz szablon wiadomości e-mail wysyłanej jako odpowiedź do klienta. Jeśli zaznaczysz pole wyboru Wysyłanie do klienta automatycznej wiadomości e-mail z odpowiedzią po utworzeniu rekordu, wybierz szablon wiadomości e-mail (globalny szablon lub szablon wiadomości e-mail dla dowolnego typu encji). Jeśli nie wybierzesz szablonu, automatyczne odpowiedzi nie zostaną wysłane.

Uwaga

Podczas mapowania przychodzących wiadomości e-mail do pola, które nie obsługuje HTML, należy usunąć zawartość HTML z poczty e-mail, aby tekst był zgodny z Dynamics a zawartość mogła być wyświetlana bez tagów HTML. Można to zrobić w następujący sposób.

1. Użyj wyrażenia regularnego, takiego jak <[^>]*> , aby odfiltrować tagi HTML z wiadomości e-mail przed zamapowaniem jej na pole. Należy zauważyć, że ten sposób spowoduje trwałe usunięcie znaczników z treści.
2. Jeśli chcesz zachować tagi HTML w wiadomości e-mail, ale nie chcesz ich wyświetlać, dostosuj pola CSS, aby używać węzła DOM textContent, aby przeglądarka wyświetlała tylko tekst w wiadomości e-mail w formularzu.

Należy pamiętać, że te dostosowania nie są obsługiwane przez Microsoft. Wypróbuj je w środowisku piaskownicy, aby zapobiec utracie danych produkcyjnych.

Jeśli typ źródła dla reguły ustawiono na Działanie społecznościowe, określ warunki konwertowania działania społecznościowego na rekord docelowy.

Utwórz rekordy dla zablokowanych profilów społecznościowych. Jeśli zaznaczysz to pole wyboru, program tworzy lub aktualizuje rekord docelowy dla wpisów społecznościowych (działań społecznościowych) z profili społecznościowych, które są przez Ciebie zablokowane.

Uwaga

Wpisy społecznościowe pojawiają się w aplikacji jako działania społecznościowe.
Tworzenie rekordów tylko dla wiadomości bezpośrednich. Jeśli zaznaczysz to pole wyboru, program tworzy rekord docelowy tylko wtedy, gdy wpisy społecznościowe będą wysyłane jako wiadomości bezpośrednie lub prywatne. Jeśli pole wyboru zostanie wyczyszczone, rekordy będą tworzone dla wszystkich wpisów społecznościowych, w tym również wiadomości publicznych (oś czasu).

Uwaga

Dataverse określa, jaki rekord należy utworzyć na podstawie encji wybranej w kroku Utwórz rekord pod Akcje.

Ustaw szczegóły tworzenia rekordów

W sekcji Określ szczegółowe informacje dotyczące tworzenia i aktualizowania rekordów wybierz Przycisk Dodaj rekord. , aby zdefiniować warunki tworzenia i aktualizowania rekordu i określ właściwości rekordu.

W polu Nazwa wprowadź nazwę opisową dla reguły.
W sekcji Warunki, wybierz rekord, właściwości kanału, pola i relacyjne operatory zapytania, aby określić, kiedy rekord docelowy powinien być tworzony lub aktualizowany.

Na przykład, aby utworzyć rekord z wpisu społecznościowego (działania społecznościowego) o wartości poniżej 3, wyniku wpływu powyżej 60 i hashtagach zawierających SilverCreditCard, możesz dodać następujące warunki:

Uwaga

Możesz również użyć właściwości kanału.

Po dodaniu wszystkich warunków tak wygląda element reguły:
Dodaj kroki, aby utworzyć lub zaktualizować rekordy dla działania przychodzącego, które odpowiada warunkom zdefiniowanym wcześniej.

a. W Akcje, wybierz Dodaj krok>Utwórz rekord.

b. W polu Utwórz wybierz typ rekordu dla rekordu, który chcesz utworzyć z działania przychodzącego. Na przykład, jeśli chcesz utworzyć sprawę z działania społecznościowego, zaznacz Sprawa.

Uwaga

Jeśli działanie przychodzące ma określony obiekt Dotyczy, i jeśli encja obiektu Dotyczy i encja wybrana w kroku Utwórz rekord nie są takie same, nie jest stosowany żaden przepływ pracy a akcje zdefiniowane w regule nie są wykonywane.

c. Wybierz Określ ustawienia.

Wyświetlany jest formularz encji. Pola encji docelowych można mapować do danych rekordu działania społecznościowego, włącznie z właściwościami kanału. Niektóre mapowania są dostępne od ręki: Tytuł sprawy, Klient i Pochodzenie (oznaczone kolorem żółtym). Można zmienić mapowania standardowe. Nowe mapowania mogą być dodawane za pomocą formantu Asystent formularzy.

Tworzony nowy rekord zostanie automatycznie ustawiony jako rekord powiązany z rekordem działania przychodzącego. Istnieje tylko jeden obiekt powiązany z działaniem społecznościowym, więc tylko jedna akcja rekordu Utwórz jest możliwa w sekcji Akcje.

d. Aby dodać więcej akcji, w Określ inne akcje, wybierz Dodaj krok><Akcja>. Dostępne akcje to: Utwórz rekord, Uaktualnij rekord, Wyślij e-mail lub Uruchom podrzędny przepływ pracy.

Dowiedz się więcej o każdej z tych akcji w Konfigurowanie etapów przepływu pracy.
Wybierz Zapisz i zamknij.
Uwaga
- Typy danych "Zestaw opcji" i "Dwie opcje" nie są obsługiwane w warunkach typu string.
- Elementy właściwości dla każdego z obsługiwanych typów danych muszą mieć wartość domyślną. Wymaganie to jest ważne w sytuacjach, gdy skonfigurowane elementy linii właściwości mają puste przychodzące żądanie sieci web. W takich przypadkach wiersz właściwości przyjmie wartość domyślną po wykonaniu do niego odniesienia w przepływie pracy.

Włącz regułę

Włącz regułę, aby rekordy mogły być tworzone lub aktualizowane dla działań przychodzących w oparciu o określone warunki. Więcej informacji: Aktywowanie i dezaktywowanie reguły.

Napiwek

Deweloperzy mogą także stosować reguły z mocą wsteczną dla przychodzących rekordów, które mogły zostać pominięte podczas edytowania reguły.