Zapraszanie, rejestrowanie i kwaterowanie uczestników wydarzeń

Po zakończeniu modelowania wydarzenia w usłudze Dynamics 365 Customer Insights - Journeys można zacząć je promować. System udostępnia wiele narzędzi ułatwiających wykonanie tej czynności.

Zapraszanie kontaktów do wydarzeń

Po zaplanowaniu i skonfigurowaniu wydarzenia najwyższa pora zacząć je promować! Usługa Customer Insights - Journeys udostępnia kilka narzędzi ułatwiających wykonanie tej czynności:

• Utworzenie marketingowej wiadomości e-mail zawierającej element wydarzenia. Element wydarzenia dodaje przycisk wywołania akcji w wiadomości, który przenosi odbiorców wiadomości bezpośrednio do witryny internetowej wydarzeń. Więcej informacji: Omówienie marketingowych wiadomości e-mail.
• Skonfigurowanie procesu pozyskiwania klientów, który będzie wysyłać marketingową wiadomość e-mail wszystkim stosownym kontaktom, rejestrować interakcje wiadomości oraz będzie reagować na rejestracje w wydarzeniu. Więcej informacji: Używanie procesów pozyskiwania klientów w celu tworzenia zautomatyzowanych kampanii
• Tworzenie banerów i wpisów w mediach społecznościowych w celu promowania wydarzenia. Do każdego wpisu można dodać link do witryny internetowej wydarzeń oraz skorzystać z funkcji adresu URL przekierowania w usłudze Customer Insights - Journeys w celu tworzenia krótkich adresów URL, które rejestrują kliknięcia w usłudze Customer Insights - Journeys i natychmiast przekierowują kontakty do witryny internetowej wydarzeń. Istnieje możliwość utworzenia innego adresu URL przekierowania dla każdej strony mediów społecznościowych, banera lub wiadomości, co pozwala gromadzić odrębne wyniki liczby kliknięć dla każdego adresu URL. W ten sposób można analizować skuteczność poszczególnych kanałów lub inicjatyw. Więcej informacji: Konfigurowanie adresów URL przekierowania.

Rejestrowanie uczestników wydarzenia, sesji i przepustek

Rejestracja wydarzenia pozwala uczestnikom rejestrować się w wydarzeniu i rezerwować miejsca w określonych sesjach lub ścieżkach. System pomaga także mierzyć zainteresowanie wydarzeniem oraz przekazywać zapotrzebowanie planistom wydarzenia w celach takich jak definiowanie liczby miejsc. Menedżerowie wydarzenia mogą korzystać z rekordów rejestracji w celu wcześniejszej oceny, ile zasobów należy udostępnić, które sesje wymagają większych pomieszczeń, a nawet które sesje można anulować. Wcześniejsza rejestracja pozwala także uczestnikom uzyskać pewność, że ich miejsca we wszystkich żądanych sesjach będą zarezerwowane.

Użytkownicy Customer Insights - Journeys mogą ręcznie rejestrować uczestników, tworząc rejestracje zdarzeń, rejestracje sesji i przypisania bezpośrednio w aplikacji. Dzięki temu można na przykład udostępnić rejestrację telefoniczną. Ręczne rejestracje umożliwiają też użytkownikom pominięcie w razie potrzeby listy oczekiwania.

Każda rejestracja skutkuje utworzeniem rekordu rejestracji w wydarzeniu, który wiąże się z profilem osoby rejestrującej, przepustkami informacjami o sesjach, w których chce uczestniczyć, a także o sesjach, w których uczestniczył. Każdy rekord rejestracji ma unikalny identyfikator, który system koduje w postaci kodu QR, który można osadzić w wiadomości e-mail z potwierdzeniem rejestracji wysyłanej do każdego rejestrującego się. Kod QR jest również osadzany w każdym rekordzie rejestracji, dzięki czemu można go używać w innych kontekstach, na przykład w celu wydrukowania plakietek do rozdania na wydarzeniu. Dowiedz się więcej: Korzystanie z kodów QR na potrzeby rejestracji zdarzeń, linków do zawartości lub adresów URL

Na wydarzeniu organizatorzy mogą skanować kody QR okazywane przez każdego uczestnika w celu odnotowania identyfikatora rejestracji, który następnie może posłużyć do zweryfikowania rejestracji i/lub rejestrowania udziału w każdym wydarzeniu lub sesji. Kod QR zawiera tylko identyfikator rejestracji, więc organizatorzy wydarzeń muszą dokonać pewnego niestandardowego programowania, aby zaimplementować niezbędne funkcje weryfikacji, meldowania i rejestracji. Jednym ze sposobów może być utworzenie niestandardowej aplikacji na smartfony.

Aby wyświetlić wszystkie bieżące rejestracje i przypisania przepustek oraz tworzyć je ręcznie w systemie, możesz skorzystać z jednej z następujących encji w obszarze roboczym Wydarzenia:

• Wydarzenia>Wydarzenie>Rejestracje na wydarzenie: w tym miejscu można wyświetlać i tworzyć rejestracje na wszystkie wydarzenia.
• Wydarzenia>Wydarzenie>Wydarzenia: otwórz rekord w tym miejscu i przejdź do karty Rejestracja i uczestnictwo, aby wyświetlać i tworzyć rejestracje dla wybranego wydarzenia. Aby wyświetlić lub utworzyć indywidualne rejestracje na sesje, w rekordzie wydarzenia przejdź do karty Plan spotkania i otwórz jedną z widocznych tam sesji.

Konfigurowanie segmentów do komunikacji z uczestnikami wydarzeń

Gdy przygotowujesz się do wydarzenia (lub wykonujesz kolejne czynności po jego zakończeniu), prawdopodobnie co jakiś czas chcesz się komunikować z osobami zapisanymi na wydarzenie. Dobrym sposobem jest skonfigurowanie segmentu służącego znajdowaniu odpowiednich uczestników, a następnie utworzenie procesu pozyskiwania klientów, który powoduje wysyłanie wiadomości e-mail, konfigurowanie kolejnych działań itd.

Aby można było tworzyć segmenty znajdujące kontakty powiązane z encjami wydarzeń, system musi synchronizować encje wydarzeń z usługą marketing-insights. Jeśli w wystąpieniu Customer Insights - Journeys jeszcze nie skonfigurowano synchronizowania wymaganych encji wydarzeń, poproś administratora, aby to skonfigurował. Jeśli jesteś administratorem, zobacz Wybór encji synchronizowanych z usługą marketing-insights w celu uzyskania instrukcji. Podstawowa encja wydarzenia (Wydarzenie) zwykle jest synchronizowana domyślnie, ale encja rejestracji na wydarzenie (Rejestracja na wydarzenie), która przydaje się do komunikowania z zarejestrowanymi kontaktami, już nie.

Rezerwacja pokoi hotelowych dla personelu, prelegentów i gości

Jeśli organizacja skonfigurowała hotele i przydziały pokoi dla wydarzenia w usłudze Customer Insights - Journeys, można wyświetlać i tworzyć rezerwacje pokoi, korzystając z opcji Wydarzenia>Logistyka>Rezerwacje pomieszczeń hotelu. Każda rezerwacja pokoju łączy rekord rejestracji w wydarzeniu (oraz powiązany z nim kontakt) z przydziałem pokoi hotelowych skonfigurowanym w usłudze Customer Insights - Journeys. Każdy przydział pokoju reprezentuje blok pokoi określonego typu (pojedyncze, podwójne, apartamenty) w określonym hotelu podczas określonego wydarzenia. Po zarezerwowaniu wszystkich przydzielonych pokoi dany przydział zostaje uznany za zużyty, chyba że nastąpi wysłanie prośby o kolejne miejsca w danym hotelu. Rezerwacje pokoi nie definiują numeru pokoju, a jedynie jego rodzaj (pojedynczy, podwójny, apartament) oraz unikatowy numer rezerwacji.

Więcej informacji: Zarządzanie logistyką i dostępnością zakwaterowania uczestników