Goedkeuringen voor financiële journalen instellen
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
In sommige organisaties moeten journalen worden goedgekeurd door een andere gebruiker dan de gebruiker die het journaal heeft ingevoerd. Twee types van goedkeuringen zijn beschikbaar voor financiële journalen: handmatig en workflow. Op basis van de journaalnamen kunt u handmatige goedkeuring, workflowgoedkeuring of geen goedkeuring verplicht stellen. U kunt niet handmatige goedkeuring en workflowgoedkeuring voor dezelfde journaalnaam gebruiken.
Als handmatige journaalgoedkeuring is vereist, meldt de gebruiker die transacties in een journaal invoert, het journaal gereed. Een geautoriseerde gebruiker moet het journaal in het relevante Journaal-formulier goedkeuren voordat het journaal kan worden geboekt. Zie Een journaal goedkeuren voor meer informatie.
Als workflowgoedkeuring van een journaal is ingeschakeld, dient de gebruiker die transacties in een journaal invoert, het journaal bij workflow in ter goedkeuring. Workflow maakt de toepasselijke goedkeuringen, taken en door de gebruiker gespecificeerde meldingen, en wijst ze aan de toepasselijke gebruikers en rollen toe zoals aangegeven in de workflow. De goedkeuringsworkflows van financiële journalen automatiseren het goedkeuringsproces, zodat gebruikers met goedkeuringsrechten vanuit een goedkeuringstaak kunnen goedkeuren zonder het journaal rechtstreeks te moeten openen. Zie Een document indienen en Een document controleren dat aan u ter goedkeuring is toegewezen voor meer informatie.
Sommige knoppen in de formulieren Journaal en Journaalboekstuk zijn niet beschikbaar wanneer er een journaal is ingediend voor workflowjournaalgoedkeuring. Wanneer het journaal is goedgekeurd, zijn de opties onder de knop Boeken beschikbaar en zijn de andere besturingselementen en velden in het formulier niet beschikbaar. Als een gebruiker een of meer regels in een goedgekeurd journaal bewerkt, wordt de workflowstatus opnieuw ingesteld, zijn de opties onder de knop Boeken niet beschikbaar, maar zijn de andere besturingselementen en velden wel beschikbaar. Wanneer de wijzigingen zijn aangebracht, moet het journaal opnieuw worden ingediend voor goedkeuring.
Handmatige goedkeuring van journalen instellen
De gebruiker die verantwoordelijk is voor journaalroutines, stelt het goedkeuringssysteem in voor elk journaal waarbij goedkeuringen zullen worden gebruikt. Handmatige goedkeuring is beschikbaar voor alle journalen in Microsoft Dynamics AX.
Klik op Grootboek > Instellen > Journalen > Journaalnamen.
Selecteer in de linkerdeelvenster het journaal waarvoor het goedkeuringssysteem moet worden gebruikt, bijvoorbeeld een journaal met het type Dagelijks.
Vink in de veldgroep Goedkeuring het selectievakje Actief aan en selecteer een gebruikersgroep in het veld Goedkeuren. De gebruikers die tot deze groep behoren, kunnen deze journalen nu handmatig goedkeuren.
Workflowgoedkeuring van journalen instellen
De gebruiker die verantwoordelijk is voor journaalroutines, stelt het goedkeuringssysteem in voor elk journaal waarbij goedkeuringen zullen worden gebruikt. Workflowgoedkeuring van een journaal is alleen beschikbaar voor geselecteerde financiële journalen. Voordat u begint, moet u controleren of workflows zijn ingesteld voor de journaaltypen waarvoor u workflowgoedkeuring zult gebruiken. Zie Leverancierworkflows instellen, Klantenworkflows instellen, Workflows voor vaste activa instellen en Grootboek-workflow instellen voor meer informatie.
Klik op Grootboek > Instellen > Journalen > Journaalnamen.
Selecteer in de linkerdeelvenster het journaal waarvoor het goedkeuringssysteem moet worden gebruikt, bijvoorbeeld een journaal met het type Dagelijks.
In de veldgroep Goedkeuringsworkflow schakelt u het selectievakje Goedkeuringsworkflow in en selecteert u een workflowconfiguratie die in het veld Workflow voor het journaaltype is ingesteld.