Uw bedrijfsproces optimaliseren
Nu u het hele bedrijfsproces hebt geïnspecteerd, kunt u het optimaliseren. Door het proces te stroomlijnen voorkomt u dat er zoveel stappen zijn dat werknemers overweldigd of in de war raken.
Enkele handige manieren om het proces te optimaliseren:
Begin met het doel. Geef de doelen aan die u met uw bedrijfsproces wilt bereiken. Deze doelen moeten een algemene visie geven van uw wensen voor het toekomstige proces.
Bedenk of iets efficiënter, goedkoper of met een hogere kwaliteit kan worden voltooid.
Zoek naar prestatie-indicatoren om te bepalen wat goed functioneert en wat moet worden verbeterd.
Neem wat afstand en vraag input door het procesdocument met uw team te delen.
Deel het procesdocument met het management om een perspectief op hoger niveau te krijgen en transparante verantwoording af te leggen voor elke stap in het proces.
Bekijk uw proces vanuit het oogpunt van de gebruiker of klant die van het proces zou kunnen profiteren, en bedenk manieren om hun ervaring en algehele tevredenheid te verbeteren.
Enkele belangrijke vragen om te stellen:
Kunnen resterende activiteiten uit het proces worden verwijderd om de efficiëntie of kwaliteit te verhogen of de kosten te verlagen?
Als de bezuinigingsactiviteit belangrijk is voor het totale bedrijf, kan deze dan worden afgehandeld in een afzonderlijk bedrijfsproces?
Kan een stap worden verbeterd om uw doel op een betere manier te bereiken?
Kan de volgorde van de stappen worden gewijzigd?
Kunnen stappen gecombineerd worden?
Kunnen stappen in dit proces gelijktijdig worden uitgevoerd?
Kunt u het aantal mensen verminderen dat nodig is om het proces uit te voeren?
Kunt u de manier wijzigen waarop u de volgende persoon in het proces op de hoogte stelt, zodat deze sneller reageert?
Zijn er aspecten van het proces die u verder kunt automatiseren? Zoals:
Gegevens automatisch vastleggen versus handmatige invoer
Automatiseren van beslissingen op basis van gegevens
Automatisering van de ondernomen actie
AI gebruiken om menselijke aandacht te vervangen
Notitie
Als uw taak volledig op het bureaublad is uitgevoerd, kunt u process advisor gebruiken om het proces automatisch te optimaliseren. Process advisor biedt mogelijkheden om uw proces te analyseren en het te visualiseren in een proceskaart. In een proceskaart worden knelpunten en metrische gegevens voor uw proces onthuld door middel van een analytisch rapport.
Voorbeeld: het proces van onkostendeclaraties optimaliseren
We hebben het huidige proces voor onkostendeclaraties bekeken en een aantal voor de hand liggende verbeteringen gevonden:
Het hele proces papierloos verwerken. (De besparingen en de milieuvoordelen zijn ook aangemerkt als pluspunten.)
Voer alle mogelijke nalevingscontroles uit voordat het rapport ter goedkeuring kan worden ingediend. (Vermindert de nabewerking en de volledige procestijd aanzienlijk.)
Zoek automatisch boekhoudkundcodes op en voeg ze toe wanneer de onkostennota wordt ingediend.
Laat de boekhouding de goedgekeurde uitgaven naar het financiële systeem verplaatsen zonder opnieuw gegevens in te voeren.
Maak automatisch wekelijkse onkostendeclaraties op basis van de digitale gegevens.
Charlotte overweegt verdere manieren om het budgetbeoordelingsproces te optimaliseren. En Rebecca onderzoekt hoe de halfjaarlijkse audit kan worden geoptimaliseerd door AI te gebruiken.
Ons voorgestelde geoptimaliseerde proces ziet eruit als in de volgende illustratie.
Notitie
Laat ons uw taalvoorkeuren voor documentatie weten! Beantwoord een korte enquête. (houd er rekening mee dat deze in het Engels is)
De enquête duurt ongeveer zeven minuten. Er worden geen persoonlijke gegevens verzameld (privacyverklaring).