Is het de moeite waard om dit proces te automatiseren?

Denk nu na over hoeveel moeite het kost om de oplossing te bouwen en bepaal of de opbrengst dit rechtvaardigt. Dit houdt in dat u de bedrijfswaarde afweegt tegen de kosten van het automatiseren van het proces. Bedrijfswaarde is het blijvende voordeel dat het bedrijf van het project ontvangt.

De kosten als er niets wordt gedaan

Om erachter te komen of het de moeite waard is om het proces te automatiseren, moet u eerst begrijpen wat de kosten zijn van het niet oplossen van het probleem.

Als onderdeel van het definiëren van de bedrijfswaarde die u hoopt te bereiken met de Microsoft Power Platform-oplossing, zou u beter moeten begrijpen wat het uw organisatie kost om het probleem op de huidige manier op te lossen. Met andere woorden meet de kosten van het niets doen.

Om de huidige kosten te berekenen bepaalt u hoeveel tijd u aan het huidige proces besteedt en vermenigvuldigt u dit met de kosten van de mensen die het uitvoeren. U kunt de jaarlijkse kosten meten door de kosten te bepalen van het één keer uitvoeren van het proces, en dit vervolgens te vermenigvuldigen met het aantal keren dat u het proces in een jaar uitvoert. Voeg eventuele andere kosten toe, zoals softwarelicenties, papier, verzendkosten, enzovoort.

Voorbeeld: de kosten van het huidige onkostendeclaratieproces

Het eerste wat we moeten begrijpen: wat kost het de organisatie om het declaratieproces handmatig te blijven doen? Dit is wat we ontdekten in overleg met onze collega's:

• We ontdekten dat het elke week ongeveer een uur kost om al hun kwitanties samen te voegen en de onkostendeclaratie handmatig in te vullen. Abhay gaf aan dat er ongeveer 140 onkostendeclaraties per week zijn. We weten ook dat de volledige kosten per teamlid ongeveer $ 90/uur zijn.

  (140 onkostendeclaraties × 1 uur/week) × $ 90 = $ 12.600/week

  52 weken × $ 12.600 = $ 655.200 per jaar

• Nick geeft geen beoordeling of goedkeuring voor de onkostendeclaraties. Dat is het werk van Abhay en en Abhays team. Omdat Nick de uitgaven van het team niet regelmatig in de gaten houdt, mist Nick een belangrijke kans om de uitgaven te controleren, op fraude te letten en de uitgaven van het team te optimaliseren.

• Abhay meldt dat het team ongeveer 15 minuten per onkostendeclaratie besteedt, gemiddeld 140 rapporten per week ontvangt en 25 procent daarvan terugstuurt vanwege ontbrekende informatie.

  Eerste beoordeling: 140 onkostendeclaraties × 15 minuten = 35 uur

  Eerste beoordeling: 35 uur × $ 90 = $ 3.150 per week = $ 163.800/jaar

  Tweede beoordeling: 35 onkostendeclaraties × 15 minuten = 8,75 uur

  Tweede beoordeling: 8,75 uur × $ 90/uur = $ 787,50 / week = $ 40.950 / jaar

  Totale kosten per week: $ 3.937,50

  Totale kosten per jaar: $ 204.750

• Nadat de onkostendeclaratie is geverifieerd, duurt het ongeveer 7 minuten per onkostendeclaratie om de grootboekcodes voor elke onkostencategorie op te zoeken en toe te schrijven aan elke onkostenregel van de rapportage.

  140 onkostendeclaraties × 7 minuten codering = 16,5 uur/week = $ 1.485/week = $ 77.220/jaar

• Het kost ongeveer 10 minuten per onkostendeclaratie om een betalingsjournaal in het financiële systeem te creëren om de betaling te verwerken en weer te geven in het financiële rapport voor Charlotte.

  140 onkostendeclaraties × 10 minuten = 23,8 uur/week = $ 2.142/week = $ 111.384/jaar

• Charlotte wil het budget elke week herzien, maar kan het rapport pas donderdag ontvangen, nadat Abhay de beoordeling heeft voltooid en de rapporten met ontbrekende informatie heeft teruggekregen. (Hoewel dit geen financiële kosten zijn, heeft het wel een impact op het bedrijf.)

Het hele proces kost het bedrijf:

$ 655.200 + $ 204.750 + $ 77.220 + $ 111.384 = $ 1.048.554

Volgende stap: Het bepalen van de bedrijfswaarde

Notitie

Laat ons uw taalvoorkeuren voor documentatie weten! Beantwoord een korte enquête. (houd er rekening mee dat deze in het Engels is)

De enquête duurt ongeveer zeven minuten. Er worden geen persoonlijke gegevens verzameld (privacyverklaring).