Een projectbudget maken uit schattingen

Van toepassing op: Project Operations voor scenario's op basis van resources/niet-voorradige artikelen, Lite-implementatie - van deal tot pro-formafacturering.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u vanuit schattingen een budget maakt.

De functie verkoopbudget voor projecten inschakelen

Mogelijkheden voor projectbudgettering zijn alleen ingeschakeld als de functievlag is ingeschakeld.

Opmerking

Nadat de functie voor projectkostenbudgetten is ingeschakeld in een organisatie, kan deze niet worden uitgeschakeld. U hoeft echter niet voor elk project een budget te maken.

Volg deze stappen om projectbudgettering in te schakelen.

1. Aanmelden bij Microsoft Dynamics 365 Project Operations.
2. Verander in de linkernavigatie het gebied in Instellingen.
3. Selecteer in de sectie Algemeen de optie Parameters.
4. U ziet nu een lijst met organisatie-eenheden. Dubbeltik (of dubbelklik) op de rij Organisatie-eenheden voor de kolommen die geen links zijn.
5. Selecteer op de pagina Projectparameters in het veld Besturingselement voor functie de optie Besturingselement voor functie.
6. Selecteer Functievlag voor projectbudgettering inschakelen.

Nadat u de budgetfunctie voor projectkosten hebt ingeschakeld, wordt de pagina vernieuwd en wordt het tabblad Prioriteiten voor budgetafstemming toegevoegd.

Een budget maken uit schattingen

Je plant projecten door taken te definiëren, resources toe te wijzen en materiaal- en onkostenkosten te schatten. Deze instelling wordt weerspiegeld in de schattingen voor het project, die kunnen worden bekeken op het tabblad Schattingen op de projectpagina.

Wanneer deze stappen worden gevolgd, kunnen goed geplande schattingen als basis voor het maken van projectkosten en een verkoopbudget worden gebruikt.

Notitie

De stappen die in dit artikel worden beschreven gelden zowel voor het kosten- als voor het verkoopbudget.

De actie om op basis van schattingen een budget te creëren, wordt op basis van ′best effort′ uitgevoerd. Met andere woorden: alle schattingen die budgetgerelateerde validaties doorstaan, worden aangemaakt als budgetregels.

De sectie Tijdlijn van het tabblad Projectoverzicht biedt een samenvatting van de actie waarbij op basis van schattingen een budget wordt gemaakt.

Volg deze stappen om een budget te maken vanuit schattingen.

1. Meld u aan bij Project Operations.

2. Verander in de linkernavigatie het gebied in Projecten.

3. Selecteer het project waarvoor u een budget wilt maken.

4. Selecteer op de projectpagina in het actievenster Budget maken en volg daarna deze stappen:

   1. Selecteer Uit schattingen.

   2. Selecteer in het veld Tijdsbron de bron voor de budgetregels voor de transactieklasse Tijd:

      • Als u de budgetregels voor Tijd wilt maken op basis van de resources die aan de taken zijn toegewezen, selecteert u Resourcetoewijzingen. U kunt deze schattingen bekijken op het tabblad Resourcetoewijzingen op de projectpagina.
      • Selecteer projectteamleden om budgetregels voor tijd te maken op basis van de resources die deel uitmaken van projectteamleden. U kunt deze schattingen bekijken op het tabblad Team op de projectpagina.

   3. Geef in de sectie Onvoorzien het percentage op waarmee de budgetregels Tijd, het Materiaal en de Kosten moeten worden verhoogd bij onvoorziene gebeurtenissen. Het onvoorziene bedrag voor elke budgetregel wordt berekend als een percentage van het gebudgetteerde bedrag en toegevoegd aan het gebudgetteerde bedrag voor die regel.

   4. Selecteer Importeren. Een berichtenbalk op de projectpagina geeft aan dat het proces van het maken van een budget op basis van schattingen bezig is. De benodigde tijd is afhankelijk van het aantal schattingen dat erbij betrokken is. Wacht tot je een melding krijgt dat het proces is voltooid.

Nadat het proces van het maken van een budget op basis van schattingen is voltooid, wordt een nieuw tabblad Budget toegevoegd aan de projectpagina. Er wordt een budgetversie gemaakt met de status Concept en het raster toont de budgetregels die met succes zijn gemaakt op basis van schattingen. Controleer de sectie Tijdlijn van het tabblad Projectoverzicht voor een samenvatting van het proces om een budget op basis van schattingen te maken.

Opmerking

Als een schatting niet kan worden geconverteerd naar een budgetregel, wordt de reden voor de fout vastgelegd in het foutenlogboek. U hebt toegang tot het foutenlogboek via het gedeelte Tijdlijn van het tabblad Projectoverzicht. Door de geregistreerde fouten aan te pakken, kunt u de problemen oplossen. Vervolgens kunt u de schattingen opnieuw importeren. Zie de sectie Schattingen opnieuw importeren om een budget te maken voor meer informatie.

Nadat een budget is gemaakt op basis van schattingen, kunt u alle gewenste bewerkingen in het raster uitvoeren en ook nieuwe budgetregels toevoegen, net zoals wanneer u handmatig een budget maakt.

Zie Budgetregels voor projecttijden, Budgetregels voor projectmaterialen en Begrotingsregels voor projectkosten voor informatie over hoe u meer budgetregels voor kosten kunt maken.

Opnieuw schattingen importeren om een budget te maken

Als er fouten optreden tijdens het maken van een budget op basis van schattingen, kunt u de vereiste wijzigingen in de schattingen aanbrengen om de fouten te verhelpen. U kunt dan proberen het budget opnieuw te maken op basis van schattingen.

Belangrijk

Als u schattingen opnieuw importeert om een budget te maken, wordt het budget verwijderd en opnieuw gemaakt. Eventuele wijzigingen in het budget worden overschreven.

Notitie

U kunt schattingen alleen opnieuw importeren als het budget de status Concept heeft.

Volg deze stappen om schattingen opnieuw te importeren om een budget te maken.

1. Meld u aan bij Project Operations.
2. Verander in de linkernavigatie het gebied in Projecten.
3. Selecteer het project om schattingen opnieuw te importeren om een budget te maken.
4. Selecteer Budget op de projectpagina en vervolgens Schattingen opnieuw importeren.
5. U krijgt via een berichtvenster een melding dat bij het opnieuw importeren van schattingen alle budgetregels worden verwijderd en het budget opnieuw wordt gemaakt op basis van schattingen. Selecteer OK om te bevestigen dat u schattingen opnieuw wilt importeren.
6. Volg in het dialoogvenster Importeren uit schattingen de stappen in het gedeelte Een budget maken op basis van schattingen.

Een budget verwijderen

Notitie

Een projectbudget kan alleen worden verwijderd als het budget de status Concept of Afgewezen heeft. Het kan niet worden verwijderd als het de status Wordt geëvalueerd, Goedgekeurd of Herzien heeft.

Voer deze stappen uit om een budget voor projectkosten te verwijderen.

1. Meld u aan bij Project Operations.
2. Verander in de linkernavigatie het gebied in Projecten.
3. Selecteer het project waarvoor u het budget wilt verwijderen.
4. Selecteer Budget op de projectpagina en vervolgens Verwijderen.