Strategie voor versiebeheer van guides
Als u wijzigingen in guides wilt beheren, gebruikt u een versiebeheerstrategie. Wij raden uw organisatie aan onderscheid te maken tussen twee typen versies: primaire en secundaire.
Primaire versies
Wanneer uw organisatie een nieuwe versie nodig heeft van een guide die bestaat in een uitvoeringsomgeving, maakt u een nieuwe primaire versie aan. In dit geval wordt een handleiding met de naam "Guide 1.0" gewijzigd in "Guide 2.0." De "2.0" geeft aan dat de bijgewerkte guide een eerdere versie vervangt. Door primaire versies te gebruiken, kunt u wijzigingen bijhouden die in de desbetreffende guides zijn aangebracht. Valideer een nieuwe primaire versie voordat u deze naar de uitvoeringsfase verplaatst, net zoals u zou doen bij elke andere guide. De versie wordt geregistreerd in het kwaliteitsbeheersysteem (QMS) en is daardoor traceerbaar.
Wanneer u een nieuwe primaire versie van een guide maakt, moet u overwegen wat u wilt doen met de guide die door de nieuwe primaire versie wordt vervangen:
- Onmiddellijke buitengebruikstelling: de vervangen guide buiten gebruik stellen in een archiveringsomgeving voordat de nieuwe primaire versie wordt ontworpen.
- Buitengebruikstelling bij vervanging: de vervangen guide buiten gebruik stellen in een archiveringsomgeving wanneer de nieuwe primaire versie is goedgekeurd en klaar is voor uitvoering.
Als een procedure is gewijzigd en de huidige guide niet langer compatibel is, moet u overwegen de onmiddellijke buitengebruikstelling te gebruiken. Anders kan de veiligheid of wettelijke naleving van de regels in gevaar komen als een operator de huidige guide opent en de instructies in de guide volgt. In dat geval is de eerste stap het buiten gebruik stellen van de guide door deze naar het archief te verplaatsen. Vervolgens kunt u de nieuwe primaire versie van de guide maken, valideren en starten.
In een ander scenario blijkt uit Power BI-rapporten voor gebruiksgegevens van een guide dat de operators pauzeren bij een specifieke stappenkaart. Aangezien een dergelijke pauze erop kan duiden dat de instructies onduidelijk zijn, besluit u ze te verfijnen. Aangezien deze update draait om optimalisatie, niet om procedurele wijzigingen, is het niet nodig de huidige versie buiten gebruik te stellen totdat de nieuwe versie is goedgekeurd en klaar is voor uitvoering. Overweeg daarom om de aanpak van buitengebruikstelling bij vervanging te gebruiken. In dit geval wordt de guide pas buiten gebruik gesteld wanneer deze is vervangen door de nieuwe primaire versie.
Secundaire versies
Hoewel primaire versies verplicht zijn, zijn secundaire versies optioneel. Secundaire versies zijn alle versiewijzigingen die zijn aangebracht voordat de guide de uitvoeringsomgeving bereikt. Als uw organisatie het niet nodig vindt om de inhoudslevenscyclus vóór de uitvoeringsfase te volgen, kunnen secundaire versies worden overgeslagen.
Alleen de hoogste secundaire versie wordt overgebracht naar de uitvoeringsomgeving.
In dit geval verwijst versiebeheer naar het versiebeheer van guides in Microsoft Power Platform. Deze naam hoeft niet hetzelfde te zijn als voor recordversiebeheer in het QMS. (In dat geval is de record in het QMS aan de guide gekoppeld in Microsoft Power Platform.) Afhankelijk van het systeem en het proces dat wordt geïmplementeerd, kan de recordversie in het QMS veranderen wanneer er wijzigingen worden aangebracht in de metagegevens, zoals de titel of auteur.
We raden aan het versiebeheer in Microsoft Power Platform en het QMS te ontkoppelen om het proces zo flexibel mogelijk te maken. Het synchroon houden van het versiebeheer kan lastig zijn omdat een wijziging in het versiebeheer in het QMS een wijziging in het versiebeheer in Microsoft Power Platform vereist. Zelfs als de wijziging in de record in het QMS geen gevolgen heeft voor de eigenlijke guide, is een nieuwe goedkeuring van de guide vereist.