Strategie voor integratie met een kwaliteitsbeheersysteem of leermanagementsysteem
Integraties komen van pas als u de handmatige overdracht van gegevens tussen systemen, zoals Microsoft Power Platform en een kwaliteitsbeheersysteem (QMS), wilt automatiseren. Als u een gevestigde goedkeuringswerkstroom in uw QMS hebt, kunt u deze en de bijbehorende procestriggers opnieuw gebruiken voor het automatiseren van goedkeuringsstromen.
Integraties bieden in de volgende gevallen automatiseringsmogelijkheden:
- Bij het maken van QMS-recordgegevens.
- Bij activering van guides in een uitvoeringsomgeving.
- Bij het intrekken van guides zodat ze niet meer effectief zijn (bijvoorbeeld als een standaardbesturingssysteemprocedure [SOP] in de QMS wordt ingetrokken of de bijbehorende inhoud wordt ingetrokken).
Of integraties nu vanaf het begin een vereiste zijn of niet, het is raadzaam om de informatie in dit artikel in de eerste fasen van de implementatie in overweging te nemen omdat deze ook relevant is voor de gebruikersbeleving en het gegevensmodel.
Vereisten voor integratie met een QMS en categorisering van inhoud in een gereguleerde context
De ingebedde inhoud waaruit guides bestaan, wordt opgeslagen in Microsoft Power Platform. Deze inhoud kan niet in het QMS zelf worden geopend. In plaats daarvan moet u een koppeling maken tussen het QMS en de extern opgeslagen inhoud (de guide) en een nieuw documenttype/recordtype koppelen of maken voor digitale guides in het QMS. Voor dit documenttype/recordtype definieert u de bijbehorende vereisten en de benodigde documentatie. Een minimumvereiste is dat de guide-id van Dynamics 365 Guides en de id van het QMS-documenttype/recordtype van het QMS in beide systemen aanwezig moeten zijn. Deze twee id's worden van het begin af aan als onderdeel van het gegevensmodel aangeraden, zelfs als automatische integratie in eerste instantie niet is geïmplementeerd. Het is een vereiste voor het inschakelen van automatische integratie dat de uit te wisselen gegevens aanwezig zijn in het gegevensmodel van beide systemen.
Bepaal nadat het gegevensmodel is gedefinieerd wat de punten van integratie zijn in de gebruikersbeleving en welke activiteiten (acties in de systemen) de gegevensstroom tussen de systemen activeren.
Er zijn twee manieren om integraties uit te voeren: op proces gebaseerde integratie en technische integratie.
Op proces gebaseerde integratie
Bij deze benadering voert u geen technische integratie uit. In plaats daarvan gebruikt u de stroom in het QMS opnieuw en draagt u handmatig gegevens over. Zoals vermeld in Toegangsbeheer en identiteits- en toegangsbeheerstrategie, wijst u een rol toe die verantwoordelijk is voor de synchronisatie tussen de systemen bij de handmatige afhandeling van de integratie.
Door integraties handmatig uit te voeren, behoudt u de controle over de processen. U kunt deze processen verfijnen zonder dat de technische integratie moet worden aangepast. We raden deze benadering aan als u zich nog in de ontwikkelingsfase bevindt en slechts een beperkt aantal transacties hebt. In dat geval onderzoekt u hoe de twee systemen moeten samenwerken en bereidt u het gegevensmodel in Microsoft Power Platform dienovereenkomstig voor. Een goed gepland gegevensmodel vereenvoudigt technische integratie in de toekomst.
Technische integratie
Naarmate de oplossing verder wordt ontwikkeld, adviseren wij u gebruik te maken van technische integratie om processen te automatiseren die anders handmatig zouden worden afgehandeld. Er zijn twee opties voor een technische integratie: punt-naar-puntintegratie en op API gebaseerde middleware-integratie.
Punt-naar-puntintegratie: bij deze optie verbindt u twee apps via aangepaste code. Het is een eenvoudige en efficiënte manier om systemen in uw bedrijf met elkaar te verbinden. Punt-naar-puntintegraties zijn echter niet ontworpen om wijzigingen bij te houden. Daarom wordt de integratie korter wanneer er wijzigingen of updates in een van de verbonden systemen worden aangebracht. In dit geval kunt u beide systemen kwalificeren en valideren. Aangezien het up-to-date houden van de integratieconnectors tijdrovend kan zijn, is deze integratieoptie mogelijk niet uw beste keuze. De frequentie van updates van de verbonden systemen is van invloed op de uitvoerbaarheid van punt-tot-puntintegratie op de lange termijn.
Op API gebaseerde middleware-integratie: bij deze optie fungeert software als brug tussen twee of meer systemen die moeten communiceren. Met middleware-integratie kunnen de systemen communiceren en een onderlinge gegevensstroom opzetten zonder dat de apps rechtstreeks hoeven te communiceren. De brug die door de middleware-integratie wordt gemaakt, scheidt ook de systeemupdates. Beide systemen hoeven dus niet opnieuw te worden gevalideerd als slechts één systeem wordt gewijzigd of bijgewerkt.
De keuze tussen punt-naar-puntintegratie en op API gebaseerde middleware-integraties is afhankelijk van de strategie voor uw ondernemingsarchitectuur en de tools die er in uw organisatie beschikbaar zijn. Als u over middleware-integratiesoftware beschikt, is het zinvol om de op API gebaseerde middleware-integratie te kiezen. Als u niet over middleware-integratiesoftware beschikt, is punt-naar-puntintegratie wellicht het meest geschikt.
Opmerking
Alle technische integraties moeten deel uitmaken van de potentiële validatie en test volgens de Good {industry} Practice (GxP). Dit vereiste is een reden om te beginnen met procesgebaseerde integratie aangezien de tijd tot go-live kan worden verminderd. Procesgebaseerde integratie brengt ook minder onderhoudswerk met zich mee totdat er een kritiek niveau van gegevensoverdracht nodig is.
Integratie met een LMS
Als u van plan bent om trainingsmateriaal te gebruiken dat in Guides is ontwikkeld, kunt u Guides verbinden met uw leermanagementsysteem (LMS). Via deze verbinding kunt u gebruiksgegevens van gebruikers en informatie over de voltooiing van guides overdragen. De exacte instelling van deze integratie is afhankelijk van de vereisten voor uw specifieke branche.
In het volgende diagram wordt een voorbeeld van de stroom weergegeven. Trainingsmateriaal wordt opgeslagen in Microsoft Power Platform en goedgekeurd in het QMS. Het wordt vervolgens toegewezen aan relevante werknemers en de uitvoering wordt gedocumenteerd.
Er zijn drie factoren waarmee u rekening moet houden als u van plan bent om Guides met uw LMS te koppelen:
Integratie tussen het QMS en het LMS: stel een integratie in tussen het QMS en het LMS om de overdracht van trainingsmateriaal uit het QMS en het LMS te automatiseren en voor synchronisatie te zorgen. Als u geen integratie hebt, zorgt u er handmatig voor dat het trainingsmateriaal beschikbaar wordt gesteld uit het QMS naar het LMS.
Licenties op basis van gebruikers of apparaten: de manier waarop u de LMS-integratie gebruikt om bewijs te leveren van de voltooiing van richtlijnen is afhankelijk van of u gebruik hebt gemaakt van op gebruikers of apparaten gebaseerde Guides-configuratie.
- Als u een installatie op gebruikersbasis hebt, kunnen gebruikersstatistieken in een bewijs van uitvoering voorzien via logboeken in Microsoft Power Platform. De wettelijke vereisten die van toepassing zijn op deze logboekregistratie als bewijs, bijvoorbeeld GxP en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), moeten worden geverifieerd door de afdeling Kwaliteitscontrole (QA) binnen het bedrijf en door de functionaris voor gegevensbescherming (DPO).
- Als u een licentie op apparaatbasis hebt, kunnen gebruikersstatistieken en logboeken niet rechtstreeks uit Microsoft Power Platform worden gebruikt. In plaats daarvan kan een app die is ontwikkeld in Power Apps, worden gebruikt om functionaliteit te maken in de trainingsstroom waarmee werknemers een bewijs van uitvoering kunnen leveren door zich af te melden van hun profiel. Deze functionaliteit kan worden ondersteund door een digitale handtekening om te voldoen aan de wettelijke vereisten voor documentatie. Verder kunt u als extra bewijs van uitvoering geïntegreerde functionaliteit maken zodat gebruikers de training kunnen evalueren. Deze aanpak kan ook worden gebruikt voor een licentie op gebruikersbasis als QA of de DPO het Microsoft Power Platform-logboek niet accepteert als bewijs van uitvoering.
Gegevensmodel: net als bij een QMS-integratie raden we u aan om uw gegevensmodel vanaf het begin van de implementatie voor te bereiden op een LMS-integratie. Het toevoegen van een gegevensveld zoals documenttype' in Microsoft Power Platform vereenvoudigt u de integratie, aangezien dat veld kan worden gebruikt om de records (guides) te identificeren die aan LMS-processen moeten worden gekoppeld.