Vereisten voor implementatie en uitrol
Als vereisten voor een geslaagde uitrol van Dynamics 365 Guides in gereguleerde bedrijfstakken adviseren wij u de volgende elementen te definiëren in de initiële fasen van de implementatie:
- De gebruikersbeleving voor guides
- Het gegevensmodel
- Systeemintegratie en hergebruik
- Meldingen
Houd vroeg in het proces rekening met deze vier bovenstaande elementen, omdat ze een aanzienlijke invloed hebben op het gehele implementatieproces en op de mogelijkheden voor toekomstige ontwikkeling.
De gebruikersbeleving voor guides
Het is raadzaam om een reeks interne workshops te organiseren voor medewerkers die in aanraking komen met standaardbedrijfsprocedures (SOP). De groep belanghebbenden zou in ieder geval SOP-auteurs, digitale trainingsconsultants, bedrijfs- en QA-specialisten uit de IT-afdeling, Microsoft Power Platform-medewerkers uit de IT-afdeling en operators moeten omvatten.
Het doel van deze workshops is de belanghebbenden informeren over de relevante stappen en rollen die zijn betrokken bij het maken van een guide tot aan de archivering en het aangeven van de mogelijke pijnpunten in de levenscyclus. Wanneer deze informatie wordt opgenomen in een gedetailleerde gebruikersbeleving, kunt u de juiste omgevingsstructuur en de stroom van guides tussen omgevingen ontwerpen en de juiste rollen selecteren die aan elke omgeving moeten worden gekoppeld. Het helpt u bij het identificeren van bestaande systemen die uw organisatie kan gebruiken en processen die uw organisatie kan hergebruiken of vereenvoudigen.
Het gegevensmodel
Een gegevensmodel is een blauwdruk die de herkomst aangeeft van gegevens, de indeling ervan, de wijze van opslag en toegang, en de besturingselementen die zijn ingeschakeld. Het is van cruciaal belang om het gegevensmodel vroeg in het implementatieproces te definiëren. Bereid een gegevensmodel voor als u processen in de toekomst wilt automatiseren en verwacht dat systeemintegraties moeten worden uitgevoerd. De voorbereiding betreft ervoor zorgen dat uw gegevensmodel overeenkomt met de gegevensvelden en id's van het toekomstige integratiesysteem. Op die manier zorgt u ervoor dat gegevens kunnen worden verbonden.
Het wordt aanbevolen dat uw gegevensmodel ook de auditvereisten specificeert, zoals welke gegevenselementen moeten worden bijgehouden, hoe vaak gegevenselementen moeten worden gecontroleerd en wie bevoegd is om gegevenswijzigingen aan te brengen. Met deze informatie zorgt uw organisatie voor een juiste audittrail.
Systeemintegratie en hergebruik
Systeemintegratie is het proces waarbij afzonderlijke systemen en onderdelen worden samengevoegd in één enkel centraal systeem. Houd er rekening mee wanneer u guides schaalt. Bepaal bijvoorbeeld of het relevant is om Guides te koppelen aan bestaande systemen, zoals een QMS (kwaliteitsmanagementsysteem) of LMS (leermanagementsysteem).
Het wordt aangeraden de communicatie tussen systemen (bijvoorbeeld tussen Microsoft Power Platform en een QMS) in eerste instantie handmatig te verwerken. Als u ontbrekende gegevensvelden in een van beide systemen identificeert, kunt u dit probleem eenvoudiger handmatig corrigeren dan door een automatisch proces te gebruiken via een integratie. Op die manier kunt u alle kleine fouten detecteren en corrigeren die mogelijk tijdens de implementatie optreden, voordat u de geautomatiseerde integratie instelt.
We raden u aan integraties vroeg in de implementatiefasen te plannen. Hoewel integratie ook in een later stadium kunnen worden ontwikkeld, is het aanzienlijk gemakkelijker als het gegevensmodel van tevoren wordt voorbereid.
Automatische integratie van het systeem wordt aangeraden om in de loop van de tijd te schalen. Aangezien handmatige besturingselementen worden vervangen door geautomatiseerde besturingselementen, zorgt dit type systeemintegratie voor extra robuustheid.
Meldingen
Wanneer u een guide maakt, zijn er verschillende rollen betrokken bij de stappen van de levenscyclus van de inhoud. Om te zorgen dat u zich houdt aan de validatievereisten en dat het proces probleemloos kan worden uitgevoerd, is het van belang dat de juiste rollen op tijd op de hoogte worden gebracht. Als bijvoorbeeld een guide wacht op goedkeuring in een validatieomgeving, moet QA onmiddellijk op de hoogte worden gebracht. Deze meldingen kunnen worden ingesteld als e-mailberichten, waarschuwingen of welke berichtvorm ook maar bij de systemen van uw organisatie past. Zorg voor een goed werkende stroom tussen de systemen en tussen de rollen in de levenscyclus van de inhoud. Overweeg om gebruik te maken van bestaande meldingsstromen die al werken en bekend zijn bij gebruikers.