Workflows gebruiken om werknemersgegevens te beheren
Is van toepassing op deze Dynamics 365-toepassingen:
Human Resources
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de workflowmogelijkheid voor Human resources kunt gebruiken om werknemersgegevens te beheren. U kunt bijvoorbeeld een workflow aan een positie koppelen en een goedkeuringsworkflow configureren die wordt gestart wanneer werknemers hun record wijzigen.
De workflowmogelijkheid voor Human resources biedt een groot aantal workflows voor het beheren van human resources-activiteiten. Bovendien zijn er vele opties beschikbaar zodat u specifieke workflows kunt wijzigen en deze aan een rapportagehiërarchie kunt koppelen. Werkstromen zijn beschikbaar om wijzigingen in verschillende typen medewerkersgegevens gemakkelijker te beheren. U kunt een workflow koppelen aan een positie. Vervolgens wordt er, als werknemers hun werknemersrecord wijzigen, een workflow gestart die moet worden goedgekeurd voordat de nieuwe informatie wordt opgeslagen. Werkstromen worden vooraf gedefinieerd voor de volgende typen informatie om wijzigingen efficiënt te beheren en uw medewerkersgegevens nauwkeurig te houden:
- Identificatienummers
- Cursussen
- Onderwijs
- Afbeelding
- Geleende artikelen
- Beroepservaring
- Projectervaring
- Vaardigheden
- Vertrouwensposities
- Acties van Human Resources
- Cursusregistratie
Wanneer werknemers worden aangesteld of overgeplaatst of wanneer hun dienstverband wordt beëindigd, kan de workflow een controleproces bevatten. Op deze manier kan een document worden herzien of kunnen de voorwaarden van een actie als onderdeel van de werkstroom worden gedefinieerd. Wanneer het controleproces is voltooid, wordt het document of de actie voltooid en wordt de workflow verplaatst naar een laatste goedkeuringsstap.
Een workflow koppelen aan een positiehiërarchie
U kunt een workflow koppelen aan elke positiehiërarchie die u configureert. Er worden twee hiërarchietypen gebruikt voor workflowroutering: voor leidinggevenden en configureerbaar.
- Een hiërarchie voor leidinggevenden vertegenwoordigt de rapportagestructuur van het bedrijf of de organisatie. Zie Verantwoording aan positie voor meer informatie over dit hiërarchietype .
- Een configureerbare hiërarchie vertegenwoordigt een matrix of aangepaste hiërarchie. Zie Relaties voor meer informatie over dit hiërarchietype .
Voorbeeld van hiërarchie voor leidinggevenden
U kunt een workflow zo configureren dat wanneer een werknemer een inkoopaanvraag indient voor een nieuwe computer, de aanvraag naar de manager van de werknemer wordt gerouteerd en managerniveaus worden overgeslagen. Wanneer u de workflowstap configureert, stelt u het veld Toewijzingstype in op Hiërarchie. Vervolgens wordt het tabblad Hiërarchietype beschikbaar. Selecteer voor dit voorbeeld de hiërarchie Leidinggevenden.
Voorbeeld van configureerbare hiërarchie
Als een positie is gekoppeld aan een matrixrapportagehiërarchie, kunt u een workflow configureren waarmee onkosten voor een bepaald project worden doorgestuurd naar de projectleider in plaats van de manager van de werknemer. In dit geval stelt u het veld Toewijzingstype in op Hiërarchie. Selecteer op het tabblad Type hiërarchie de optie Configureerbare hiërarchie. Nadat de workflow is ingesteld, selecteert u de hiërarchie Koppelen op de pagina Workflows instellen om de hiërarchie te selecteren die moet worden gebruikt voor de workflowroutering.
Belangrijk
Wanneer een document, transactie of hoofdrecord wordt ingediend voor workflowgoedkeuring, wordt de primaire positie van de indiener gebruikt om te bepalen naar wie het document moet worden gerouteerd.
Hiërarchie-instelling in Workflowparameters
- Ga op de pagina Workflowparameters naar Hiërarchieroutering.
- De optie Positiehiërarchie gebruiken is standaard ingesteld op Nee. In dit geval gebruikt de workflow de primaire positie van de werknemer wanneer deze door de hiërarchie navigeert. Stel de optie in op Ja om ervoor te zorgen dat de workflow de bovenliggende functie gebruikt wanneer deze door de hiërarchie navigeert.
Extra voorbeeld
Werknemer Grace Sturman erkent twee functies: consultant en trainer. De primaire functie van Grace is die van trainer. Wanneer ze geen nieuwe werknemers traint, is ze beschikbaar voor advieswerk. Via haar primaire functie legt Grace verantwoording af aan Claire, directeur van de afdeling Human Resources. Claire legt verantwoording af aan Charlie. Voor haar functie als consultant heeft Grace meerdere indirecte relaties, afhankelijk van het project.
Het bedrijf van Grace maakt workflowrouteringsregels die zijn gebaseerd op een configureerbare hiërarchie (matrix-/projecthiërarchieën). Deze hiërarchie gebruikt de functie van consultant van Grace. Als de optie Positiehiërarchie gebruiken is ingesteld op Nee, wordt er, als een document ter goedkeuring naar Grace wordt gerouteerd, gekeken naar haar primaire functie (trainer) om te bepalen waarheen het document vervolgens moet worden gerouteerd. In dit geval wordt het eerst naar Claire en vervolgens naar Charlie gerouteerd. Als de optie is ingesteld op Ja en de workflow gebruikmaakt van een configureerbare hiërarchie, worden de consultantpositie van Grace en de hiërarchische relatie onderzocht om te bepalen waarnaar het document vervolgens moet worden gerouteerd.
Meerdere fiatteurs configureren
Als voor een werkstroom de goedkeuring van meerdere gebruikers is vereist, kunnen de afzonderlijke goedkeuringsprocessen worden gecombineerd tot een enkel goedkeuringsproces met meerdere stappen. Het voltooiingsbeleid kan worden ingesteld op Alle fiatteurs of Eén fiatteur.
Het voltooiingsbeleid voor een goedkeuringsproces is bijvoorbeeld ingesteld op Eén fiatteur. Werknemer Sam dient een workflow in die de goedkeuring vereist van lijnmanager Brian en HRM-manager Christine. Als Brian de eerste persoon is die reageert, wordt zijn actie op het document toegepast. Als Brian het document afwijst, wordt het teruggestuurd naar Sam en is de status Afgewezen. Als Brian het document goedkeurt, wordt het ter controle doorgestuurd naar Christine.
Zie Goedkeuringsstappen configureren in een workflow voor meer informatie.
Volg deze stappen om de workflow te configureren.
- Maak een enkel goedkeuringsproces met meerdere stappen.
- Maak de stappen van het goedkeuringsproces. In het eerder beschreven voorbeeld heeft het goedkeuringsproces twee stappen: één voor goedkeuring door de lijnmanager en één voor goedkeuring door de HRM-manager.
- Stel het veld Voltooiingsbeleid in op Alle fiatteurs of Eén fiatteur.
Een workflow voor Human resources configureren
Voer de volgende stappen uit om een eenvoudige workflow te configureren die wordt gestart wanneer werknemers een wijziging van hun persoonlijke identificatienummer aanvragen.
Op de pagina Human resources-werkstromen selecteert u Nieuw.
Selecteer in de lijst met beschikbare workflows Identificatienummers.
Selecteer Uitvoeren om de workflowontwerper te openen en voer vervolgens uw gebruikersnaam en wachtwoord in.
Verplaats het element Identificatienummer goedkeuren vanuit de lijst met workflowelementen naar het ontwerperscanvas.
Verbind het goedkeuringselement met Starten en Voltooien.
Dubbeltik op (of dubbelklik) op Element goedkeuren, selecteer en houd dit vast (of klik met de rechtermuisknop) en selecteer Eigenschappen.
Voer de volgende stappen uit om werkiteminstructies toe te voegen:
- Selecteer Toewijzing en selecteer vervolgens Hiërarchie onder het toewijzingstype.
- Selecteer onder de sectie HiërarchieConfigureerbare hiërarchie.
- Voeg een stopvoorwaarde toe en sluit de pagina.
Voltooi eventuele aanvullende instructies.
Selecteer Opslaan en sluiten. Activeer de nieuwe workflow wanneer het dialoogvenster wordt geopend en selecteer Actief maken.
Ga naar Human Resources>Functies>Positiehiërarchietypen.
Selecteer Matrix.
Voeg de workflow Identificatienummer van werknemer aan de lijst toe.