Financiële labels

Nadat transacties zijn geboekt, is het gebruikelijk dat organisaties inzicht willen hebben in gegevens in de subadministratie, zodat de boekhoudingsposten die uit deze transacties worden gegenereerd, kunnen worden geanalyseerd. Vandaag de dag gebruiken organisaties velden zoals documentnummer, beschrijving of financiële dimensies om gegevens in de subadministratie in het grootboek bij te houden, omdat het moeilijk is om vanuit het gegevensmodel naar de gegevens in de subadministratie te navigeren. De typen gegevens in de subadministratie die vaak worden bijgehouden, zijn onder andere verkooporder- of inkoopordernummers, leverancier- of klantnamen, betalingsverwijzingen, factuurnummers of referentienummers uit externe transacties die worden geïmporteerd in Microsoft Dynamics 365 Finance. De gegevens in de subadministratie worden niet alleen gebruikt voor analyses, maar ook voor processen zoals grootboekvereffening.

De functie Financiële labels (tags) maakt het gebruik van documentnummers, beschrijvingen of financiële dimensies overbodig door een organisatie tot 20 door de gebruiker gedefinieerde velden te laten maken en invoeren bij transacties. Deze velden worden vervolgens opgeslagen op de boekhoudingsposten die voor de transacties zijn gemaakt. Labelwaarden worden niet opgeslagen in tabellen in de subadministratie, de tabel Klanttransacties of Leverancierstransacties.

Lables werden geïntroduceerd in versie 10.0.32 van Dynamics 365 Finance. In elke nieuwe versie worden labels geïmplementeerd in extra journalen, documenten en processen. In versie 10.0.37 is in de volgende journalen en transacties ondersteuning voor labels toegevoegd:

• Algemeen journaal

• Globaal algemeen journaal

• Toewijzingsjournaal

• Vaste-activajournaal

• Alle journalen voor activumlease

• Periodiek journaal

• Correctiejournaal aangiftevaluta

• Journaal met betalingen van klant

• Journaal met betalingen van leverancier

• Factuurjournaal (leverancier)

• Algemeen factuurjournaal (leverancier)

• Facturenregister

• Verkooporderdocumenten (verkooporder, pakbon en klantfactuur)

  Opmerking

  Als u ondersteuning voor labels beschikbaar wilt stellen op verkooporderdocumenten, moet u de functie Financiële labels voor facturering van verkooporders in Functiebeheer inschakelen.

• Inkooporderdocumenten (inkooporder, productontvangstbon en leveranciersfactuur)

  Opmerking

  Vanaf Dynamics 365 Finance versie 10.0.41 zijn labels beschikbaar op inkooporderdocumenten. De functie Financiële labels voor facturering van inkooporders is beschikbaar in Functiebeheer. Deze functie is in beperkte preview onder beheer van de flight PurchaseOrderFinTagFeature. Als u de financiële labels wilt gaan gebruiken in inkooporderdocumenten, maakt u eerst een IcM-ticket om de flight te activeren.

Instellingen

Als u deze functionaliteit wilt gebruiken, moet u de functie Financiële labels in de werkruimte Functiebeheer inschakelen. De functie kan op elk gewenst moment worden uitgeschakeld. Als de functie is ingeschakeld maar later wordt uitgeschakeld, worden alle waarden die zijn ingevoerd voor financiële labels in transacties bijgehouden in de database. Ze zijn echter niet langer zichtbaar in transacties of in query's in Dynamics 365 Finance.

De ervaring van het invoeren van codes voor transacties lijkt op de ervaring van het invoeren van een grootboekrekening met behulp van financiële dimensies. Labels gebruiken niet hetzelfde besturingselement als grootboekrekening, maar ze vereisen wel een scheidingsteken tussen de labelwaarden. U moet het labelscheidingsteken definiëren voordat u financiële labels definieert. Selecteer op de pagina Grootboekparameters de optie Financiële labels en geef het scheidingsteken op. Het scheidingsteken dat u opgeeft, mag niet worden gebruikt in labelwaarden die worden ingevoerd in transacties. Als u bijvoorbeeld een koppelteken (-) definieert als scheidingsteken, mag de klantnaam die als labelwaarde is ingevoerd geen koppelteken bevatten. Het scheidingsteken kan niet meer worden gewijzigd nadat het is gedefinieerd.

Nadat de functie is ingeschakeld, kan elke rechtspersoon maximaal 20 financiële labels definiëren. Labels zijn specifiek voor rechtspersonen. U kunt de entiteiten Configuratie van financiële labels en Aangepaste lijstwaarden van financiële labels gebruiken om de labels voor elke rechtspersoon te importeren. Daarom kunt u snel en eenvoudig dezelfde initiële instellingen definiëren in meerdere rechtspersonen.

Financiële labels ,alem

Houd rekening met de volgende punten voordat u financiële labels maakt:

• Bepaal of de gegevens moeten worden bijgehouden als een financiële dimensie of als een financieel label. Financiële labels zijn een alternatief voor financiële dimensies, vooral wanneer u waarden bijhoudt die weinig of niet herbruikbaar zijn, zoals verkoopordernummers of inkoopordernummers. Zie Verschillen tussen financiële labels en financiële dimensies voor meer informatie over de verschillen tussen financiële labels en financiële dimensies.
• Nadat een financieel label is gemaakt, kan dit wel worden gedeactiveerd maar niet verwijderd. Deze beperking zorgt ervoor dat de labelwaarden beschikbaar blijven voor rapportage over geboekte grootboekposten. Financiële labels kunt op elk moment eenvoudig worden geactiveerd en gedeactiveerd.
• Het label van elk financieel label kan op elk moment worden gewijzigd, zelfs nadat transacties zijn geboekt.
• Als er geen transacties zijn geboekt voor een specifiek financieel label, heeft een wijziging van het label van het label geen invloed. Dit gedrag is handig wanneer u een label opnieuw moet gebruiken zodat u andere gegevens kunt bijhouden.
• Als er transacties zijn geboekt voor een specifiek financieel label, veranderen de labelwaarden niet. Als het label van het label oorspronkelijk 'Inkoopordernummer' was, maar later is gewijzigd in 'Verkoopordernummer', bevatten de boekhoudingsposten die zijn geboekt voordat de labelwijziging werd geboekt nog steeds de inkoopordernummers die werden ingevoerd en geboekt naar het grootboek.

Een financieel label maken

Volg deze stappen om een financieel label te maken.

1. Ga naar Grootboek > Rekeningschema > Financiële labels > Financiële labels.
2. Selecteer Nieuw om een financieel label te maken.
3. Voer een label in voor het label. Het label moet beginnen met een letter of onderstrepingsteken en kan alleen letters, cijfers en onderstrepingstekens bevatten. Speciale tekens, inclusief spaties, zijn niet toegestaan.
4. Selecteer in het veld Waardetype de optie Tekst, Lijst of Aangepaste lijst.
5. Als u Lijst hebt geselecteerd in het veld Waardetype , selecteert u de waardebron in het veld Waarden gebruiken uit. Het veld bevat een lijst met entiteiten waaruit de labelwaarden kunnen worden geselecteerd tijdens het invoeren van de transactie.
6. Als u Aangepaste lijst hebt geselecteerd in het veld Waardetype, selecteert u Labelwaarden om de aangepaste lijst met labelwaarden te maken die tijdens het invoeren van de transactie beschikbaar zijn voor selectie.
7. Selecteer Activeren om het label te activeren.

Waarden van financiële labels invoeren voor transacties

Nadat één financieel label is geactiveerd, zijn labels beschikbaar voor invoer bij elke transactie die de functie ondersteunt.

Journalen en regels

Wanneer u journalen voert, kunt u labelwaarden definiëren in de journaalbatchkoptekst. Deze waarden worden vervolgens gebruikt als standaardwaarden voor de regels in het journaal. Bij andere standaardwaarden in het journaal worden deze automatisch ingevoerd op nieuwe regels die aan het journaal worden toegevoegd. Deze worden echter niet ingevoerd op regels die al bestaan wanneer u de waarden in de koptekst definieert.

Standaardwaarden voor journalen

Labelwaarden die u in een journaal invoert, worden op de volgende manier als standaardwaarden ingevoerd:

• Boekstuk van één regel:

  • Labelwaarden die u toevoegt aan de journaalbatchkoptekst, worden als standaardwaarden ingevoerd op de rekening.
  • Labelwaarden die u toevoegt aan de rekening, worden als standaardwaarden ingevoerd op de tegenrekening.
  • Als de tegenrekening al bestaat wanneer u labelwaarden aan de rekening toevoegt, worden deze labelwaarden niet als standaardwaarden ingevoerd op de tegenrekening.
  • Als er labelwaarden bestaan op zowel de rekening als de tegenrekening, zorgen wijzigingen aan de labelwaarden op de ene locatie er niet voor dat de waarden op de andere locatie worden bijgewerkt. Als u bijvoorbeeld de labelwaarden van de rekening wijzigt, worden de labelwaarden op de tegenrekening niet bijgewerkt. Dit gedrag helpt voorkomen dat gegevens verloren gaan als een gebruiker de standaardwaarden handmatig overschrijft.
  • Wanneer u een nieuwe regel toevoegt en u een nieuw boekstuknummer toewijst (dat een nieuwe transactie vertegenwoordigt), begint het standaardgedrag opnieuw. Labelwaarden van de regels van één boekstuk worden nooit als standaardwaarden ingevoerd op de regels van een ander boekstuk.

• Boekstuk met meerdere regels:

  • Labelwaarden die u toevoegt aan de journaalbatchkoptekst, worden als standaardwaarden ingevoerd op de rekening van elke regel die is toegevoegd aan het boekstuk.
  • De labelwaarden die u aan de rekening op de eerste regel toevoegt, worden niet als standaardwaarden ingevoerd op de rekening van de volgende regel van het boekstuk enzovoort.

Standaardlabelwaarden bestaan niet in hoofdgegevens en zijn niet beschikbaar als standaardwaarden. Er is bijvoorbeeld geen mogelijkheid om standaardlabelwaarden voor klanten of leveranciers te definiëren. Bovendien zijn eigenschappen van een transactie zelf niet automatisch als standaardwaarden ingevoerd. Er is bijvoorbeeld een label gemaakt om de klantnaam bij te houden. Als een transactie een klant bevat, wordt de naam van de klant standaard niet als klantlabelwaarde gebruikt. De waarde moet handmatig worden ingevoerd of geïmporteerd.

Standaardwaarden voor documenten

Voor documenten worden labelwaarden, net als voor journalen, niet ingevoerd als standaardwaarden uit hoofdgegevens, omdat hoofdgegevens geen standaard labelwaarden bevatten. De meeste documenten, zoals verkooporders, volgen deze algemene standaardorder:

1. Labelwaarden kunnen in de koptekst van het document worden gedefinieerd.
2. Labelwaarden in de koptekst worden gebruikt als standaardwaarden op de regels van het document.
3. Labelwaarden uit de regels van het document worden gebruikt als standaardwaarden in de boekhoudingsverdelingen (als het document een brondocument is en boekhoudingsverdelingen ondersteunt).

Voor de boekhoudingsposten die worden gemaakt, worden de labelwaarden op de volgende manier als standaardwaarden ingevoerd:

• Niet-brondocumenten:

  • De labelwaarden voor de overzichtsrekening, zoals Leveranciers of Klanten, worden standaard in de koptekst ingevoerd.
  • Voor alle andere rekeningen, zoals onkosten, opbrengsten, btw en kortingen, worden standaard de labelwaarden uit de regels gebruikt.

• Brondocumenten:

  • De labelwaarden voor de overzichtsrekening, zoals Leveranciers of Klanten, worden standaard ingevoerd in de koptekst of in de boekhoudingsverdelingen, afhankelijk van de grootboekparameters die worden gebruikt voor overzichtsrekeningen. (Ga naar Grootboek>Grootboekinstelling>Grootboekparameters.) De labelwaarden worden standaard ingevoerd volgens dezelfde logica die wordt gebruikt voor de waarden van financiële dimensies voor de overzichtsrekening.
  • Voor alle andere rekeningen, zoals onkosten, opbrengsten, btw en kortingen, worden standaard de labelwaarden uit de boekhoudingsverdelingen gebruikt.

Als een document downstream-documenten bevat, worden de labels van het bovenliggende document gebruikt voor de onderliggend documenten. De labelwaarden van de verkooporderkop en -regels worden bijvoorbeeld gebruikt voor de boekhouding die is gemaakt voor de pakbon en klantfactuur, volgens de logica die eerder is beschreven.

Validatie

Wanneer labelwaarden voor transacties worden ingevoerd, vindt er geen validatie plaats tijdens het invoeren of boeken van transacties. Zelfs als er een label van het waardetype Lijst of Aangepaste lijst is gedefinieerd, worden de labelwaarden niet gevalideerd om er zeker van te zijn dat ze bestaan in de lijst. Er wordt bijvoorbeeld een label van het waardetype Lijst gemaakt en het inkoopordernummer wordt geselecteerd als de bron van de lijst. Hoewel een lijst met inkoopordernummers wordt weergegeven, kan de gebruiker een inkoopordernummer invoeren dat niet in de lijst bestaat.

Transacties met labelwaarden boeken

Nadat een transactie is geboekt, zijn de financiële labels beschikbaar op de regels van de grootboekrekeningpost. Ze worden weergegeven op de pagina's Boekstuktransacties en Transacties voor hoofdrekening . De financiële labels worden weergegeven in afzonderlijke kolommen, zodat ze eenvoudiger kunnen worden gesorteerd en gefilterd.

Voor rapportage maken de labels geen deel uit van de dimensiesets. U kunt daarom geen samengevat transactiesaldo voor een specifieke labelwaarde opvragen. Wanneer u bijvoorbeeld naar de proefbalans zoekt, kunt u geen waarde voor saldi per label krijgen. Wanneer u echter inzoomt op de saldi uit de proefbalans, worden de labelwaarden weergegeven in de gedetailleerde transacties. De gedetailleerde transacties, waaronder de labelwaarden in afzonderlijke kolommen, kunnen naar Excel worden geëxporteerd, waar ze kunnen worden samengevat als saldi zijn vereist.

Als een label is gedeactiveerd, blijven de labelwaarden behouden in de geboekte transacties. Gedeactiveerde labels worden standaard niet weergegeven op querypagina's. U kunt de kolommen echter toevoegen door Inactieve financiële labels weergeven te selecteren.

Labelwaarden corrigeren na het boeken

Hoewel financiële labels beschikbaar zijn voor rapportage, maken ze geen deel uit van de grootboekrekening en hebben ze geen invloed op financiële overzichten. Aangezien labels alleen voor interne analyses worden gebruikt, zijn bewerkingen van de labelwaarden toegestaan nadat transacties zijn geboekt.

1. Schakel in de werkruimte Functiebeheer de functie Bewerkingen in interne gegevens op boekstukken in het grootboek toestaan in. Door deze functie kunnen sommige rollen het veld Omschrijving van geboekte boekhoudingsposten wijzigen. Als de functie Financiële labels eveneens is ingeschakeld, is deze functie verbeterd, zodat de labelwaarden kunnen worden bewerkt.
2. Nadat de functie is ingeschakeld, gaat u naar Boekstuktransacties.
3. Met de query kunt u zoeken naar de transacties die u wilt bewerken.
4. Selecteer de regels in Boekstuktransacties en selecteer vervolgens Interne boekstukgegevens bewerken. U kunt alleen regels bewerken die zijn geselecteerd.

Op de pagina worden de regels weergegeven die u hebt geselecteerd in Boekstuktransacties, met inbegrip van de huidige financiële labels en nieuwe financiële labels. De huidige labelwaarden worden als standaardwaarden voor de nieuwe labels ingevoerd. U hoeft daarom niet handmatig alles opnieuw in te voeren, maar kunt in plaats daarvan alleen wijzigen wat onjuist is. Met de knop Geselecteerde records in bulk bijwerken kunt u massaal bijwerken. Massale updates zijn handig als u labelwaarden wilt toewijzen aan grote groepen geboekte transacties die onjuist waren of als er geen labelwaarden zijn gedefinieerd (bijvoorbeeld omdat deze waren geboekt voordat de functie werd ingeschakeld).