Werkorders beheren met Field Service in Teams (eerstelijnsmanagers)

De Dynamics 365 Field Service-app voor Teams stelt eerstelijnsmanagers in staat om werkorders te beheren zonder hun werkstroom te verstoren. U kunt zonder Teams te verlaten werkorders maken, bekijken en bewerken en snel reageren op serviceaanvragen of vragen over bestaande aanvragen.

Vereisten

• U hebt Aan de slag met Field Service in Teams voltooid.

Een werkorders in Teams maken

1. Selecteer vanuit uw Viva Connections-dashboard de optie Werkorder aanmaken op de tegel Alle werkorders op één plek .

   Selecteer op de startpagina van Teams Field Service de knop Werkorder maken.

   

2. Vul de vereiste informatie in.

   Als een waarde niet in de lijst voorkomt, selecteert u + Nieuw itemtype om deze te maken in de Field Service-app. Sla de Field Service-app op en sluit deze. Typ de nieuwe waarde of selecteer Vernieuwen om deze in de lijst te laten verschijnen.

   • Serviceaccount
   • Type werkorder
   • Prijslijst

   

3. Selecteer Opslaan.

   Het werkordernummer wordt weergegeven. Als u de werkorder in de Dynamics 365 Field Service-app wilt openen, selecteert u het pictogram voor het openen van de webapp .

Een werkorder plannen of opnieuw plannen

Met de Field Servic-app kunt u werkorders inplannen. Planningssuggesties zijn gebaseerd op de beschikbaarheid en vaardigheden van monteurs, de nabijheid van de locatie van de klant, beloofde tijdvensters en de business unit.

1. Open de werkorder die u wilt plannen of opnieuw plannen.

2. Als u wilt plannen, selecteert u Planning onder Voorgestelde acties. Als u een nieuwe afspraak wilt maken, selecteert u Planning weergeven onder Voorgestelde acties en daarna Opnieuw plannen.

   Het systeem zoekt naar beschikbare technici op basis van de werkordervereisten en geeft vervolgens suggesties weer. Als u meer suggesties wilt bekijken, selecteert u Meer weergeven onderaan de lijst.

3. De lijst met suggesties beoordelen. U kunt een monteur zoeken op naam, filteren op datums of de lijst sorteren op begintijd of reistijd.

   Als de Geschatte duur niet is ingesteld in de resourcevereisten, wordt standaard 30 minuten gebruikt.

   

   Als het systeem geen suggesties vindt of als u niet de juiste monteur vindt, gebruikt u in plaats daarvan het planbord in Field Service.

4. Als u de werkorder aan een monteur wilt toewijzen, selecteert u het pictogram Resource boeken.

   De monteur is geboekt en de status wordt gewijzigd in Gepland. Er wordt een bevestiging weergegeven.

5. Selecteer de pijl naar links om terug te keren naar de werkorder.

Een boeking verplaatsen

Als u de toegewezen monteur niet hoeft te wijzigen, maar alleen de datum of tijd van de serviceafspraak, kunt u de boeking verplaatsen. Indien nodig kunt u de werkorder ook aan een andere resource toewijzen.

1. Open een geplande werkorder en selecteer Planning bekijken.

2. Selecteer Boeking verplaatsen.

   

3. Selecteer de nieuwe datum en tijd en, indien nodig, een andere resource.

4. Selecteer Bijwerken.

   De technicus wordt geboekt. Er wordt een bevestiging weergegeven.

5. Selecteer de pijl naar links om terug te keren naar de werkorder.

Een werkorder weergeven

U kunt alle werkorders, achterstallige werkorders of werkorders in uitvoering bekijken. Een achterstallige werkorder is een ongeplande of geplande werkorder waarbij de beloofde tijd is verstreken.

1. Selecteer vanuit uw Viva Connections-dashboard de optie Alles weergeven via de tegel Alle werkorders op één plek.

   Selecteer op de startpagina van Field Service Teams een van de volgende opties:

   • Alle werkorders
   • Te laat
   • In uitvoering

   

   De meest recente werkorders worden het eerst weergegeven.

2. Zoek de werkorder die u wilt weergeven:

   • Typ de werkorder-id in het vak Zoeken op id en selecteer Zoeken. Wis eerst eventuele filters.

   • Als u de lijst op status of prioriteit wilt filteren, selecteert u Filteren, maakt u uw keuze en selecteert u daarna Toepassen.

   • Als u een ​​filter wilt verwijderen, selecteert u Filteren, wist u elke selectie en selecteert u vervolgens Toepassen.

3. Selecteer een werkorder om deze weer te geven of te bewerken.

   

Terwijl u een werkorder bekijkt, kunt u ook het volgende doen:

• Planning of Planning weergeven om planningsinformatie te plannen of weer te geven.

• Nieuwe of gewijzigde informatie weergeven. Selecteer het pictogram Vernieuwen.

• De werkorder openen in Dynamics 365 Field Service. Selecteer het pictogram om de web-app te openen.

• Een kaart openen om het serviceadres te vinden. Selecteer het pictogram Openen in Bing Kaarten.

Een werkorder bewerken

1. Bekijk de werkorder die u wilt bewerken.

2. Voer de vereiste wijzigingen door en selecteer vervolgens Opslaan.

Bijlagen toevoegen aan een werkorder

Voeg installatiehandleidingen, onderhoudsdocumenten, specificaties of tips voor het oplossen van problemen toe die relevant zijn voor een werkorder. Met bijlagen kunnen technici Copilot vragen stellen en snel antwoorden krijgen, waardoor een snellere diagnostiek en probleemoplossing mogelijk zijn. Terwijl technici aan opdrachten werken, kunnen ze met Copilot communiceren voor realtime advies.

Als u kennisartikelen wilt toevoegen, gaat u naar Een kennisartikel koppelen aan een werkorder.

Voer de volgende stappen uit om notities, Microsoft Word of PDF-documenten toe te voegen.

1. Geef de werkorder weer.

2. Selecteer het pictogram voor het openen van de webapp om de werkorder te openen in Dynamics 365 Field Service.

3. Selecteer het tabblad Tijdlijn.

4. Selecteer het pictogram Bijlage. Zoek en selecteer het item en selecteer vervolgens Notitie toevoegen en sluiten.

   

Werkordergegevens delen

U kunt koppelingen naar werkorders delen die automatisch worden uitgevouwen met belangrijke details. Kopieer de werkorderkoppeling vanuit de Field Service-webapp of selecteer het pictogram Kopiëren wanneer u de werkorder bekijkt in Teams.

Via Remote Assist een oproep plaatsen voor samenwerking op afstand

1. Op drie plekken in Teams kunt u snel hulp krijgen van een expert op afstand:

   • Selecteer in uw Viva Connections-dashboard Openen op de tegel Remote Assist.

   • Selecteer in de Field Service-app op het tabblad Start de optie Website starten op de tegel Ondersteuningstool voor Remote Assist.

   • Wanneer u een werkorder in uitvoering hebt, selecteert u Remote Assist starten in de werkordergegevens.

2. Zoek en selecteer de contactpersoon die u wilt bellen.

3. Selecteer OK om Remote Assist toegang te geven tot uw camera en selecteer daarna Oproep starten.

Meer informatie over Dynamics 365 Remote Assist.

Omgevingen omschakelen

Als u machtigingen hebt om in meerdere omgevingen te werken, kunt u gemakkelijk van wisselen zonder dat u zich steeds hoeft af en aan te melden.

1. Selecteer in de Field Service-app Omgevingen omschakelen op de tegel Aangemeld bij Dynamics 365 op het tabblad Start of Instellingen. Selecteer op een mobiel apparaat het tabblad Instellingen.

2. Selecteer uw Field Service-omgeving.

3. Nadat de omgeving is gevalideerd, selecteert u het tabblad Start om naar de startpagina van Teams te gaan of selecteert u Viva Connections openen om naar uw Viva Connections-dashboard te gaan.

Afhankelijk van uw rol in de nieuwe omgeving kan uw dashboard er anders uitzien. Als u bijvoorbeeld een eerstelijnsmanager bent in de ene omgeving en een eerstelijnsmedewerker in de omgeving waarnaar u bent overgeschakeld, toont de nieuwe omgeving uw dashboard als eerstelijnsmedewerker.